Дистанционный работник: страховые взносы

Содержание

Как рассчитываться с дистанционными сотрудниками, перечислять за них НДФЛ и взносы

Дистанционный работник: страховые взносы
В трудовом договоре о дистанционной работе или в допсоглашении к нему надо прописать, в какие сроки удаленщик будет отправлять вам больничные листы, заявления на стандартные вычеты. НДФЛ и взносы платите по местонахождению головной компании.

Там, где трудится дистанционный работник, у компании не возникает обособленного подразделения. А потому НДФЛ, удержанный с зарплаты удаленщика, а также страховые взносы вы будете перечислять по местонахождению головного офиса компании.

Теперь обо всем по порядку.

Надо ли регистрироваться в фондах в том регионе, где трудится удаленщик

Нет никаких причин становиться на учет в фонды в другом регионе — там, где работает дистанционный сотрудник. Ведь обособленного подразделения в данном случае не возникает.

Взносы вы будете платить по местонахождению головной компании. К тому же вам не придется оформлять для удаленщика ни пенсионное свидетельство, ни полис обязательного медицинского страхования.

Даже если он трудоустраивается впервые.

Как дистанционному работнику заявить на стандартные вычеты по НДФЛ

Удаленный сотрудник, как и любой другой работник, вправе заявить на стандартные вычеты по НДФЛ. Вот только законодательство умалчивает о том, в каком виде дистанционщик должен составить такое заявление. Советуем действовать так.

Предложите сотруднику направить вам документ в электронном виде, заверив усиленной квалифицированной подписью. Ту же подпись он ставил на трудовом договоре. Или удаленный сотрудник может прислать вам заявление на вычет обычной почтой — заказным письмом с уведомлением. Именно такие варианты обмена документами предусмотрены главой 49.1 Трудового кодекса РФ.

Кстати, в бухучете зарплату удаленщику вы начислите в обычном порядке. Наверняка деньги вы будете переводить удаленщику на его личный счет в банке.

Проводки делайте такие:

ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 70

Аутсорсинг бухгалтерии от 1667 рублей в месяц. Персональная команда для вашего бизнеса: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик и бизнес-ассистент.

— начислена заработная плата сотруднику;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— удержан НДФЛ с зарплаты сотрудника;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51

— перечислена зарплата на карту удаленного сотрудника.

Раз наличных денег дистанционный работник получать не будет, то и расписываться в зарплатных ведомостях ему не придется.

Каким способом передавать удаленщику справки 2-НДФЛ

Важная деталь

Прежде чем отправлять справку 2-НДФЛ удаленному работнику, уточните у него, для чего нужен документ. Для имущественного вычета понадобится строго оригинал в бумажном виде.

В любой момент работник может попросить вас выдать ему справку по форме 2-НДФЛ. И вы обязаны будете это сделать (п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ). Но опять же не ясно, в каком виде оформить такую справку для удаленщика. Все зависит от того, для чего нужен документ.

Предположим, справка понадобилась работнику, потому что он решил заявить имущественный вычет. В этом случае документ работнику придется направить заказным письмом с уведомлением. Ведь инспекторы захотят увидеть оригинал справки с синей печатью.

Если же данные нужны сотруднику для личных целей, то направьте документ в электронном виде.

На основании чего выплачивать дистанционщику социальные пособия

Выплатить социальные пособия, скажем больничные, дистанционному работнику можно только на основании оригиналов документов. Такое требование предусмотрено статьей 312.1 Трудового кодекса РФ.

Здесь же уточняется, что все необходимые для начисления пособий бумаги работник должен выслать заказным письмом с уведомлением. А можно воспользоваться экспресс-доставкой.

На этот счет никаких ограничений, конечно же, нет.

Осторожно!

Попросите сотрудника направлять оригиналы больничных заказным письмом с уведомлением или экспресс-почтой.

А что делать, если оригиналы документов затерялись на почте? Тогда попросите удаленного работника получить в медучреждении копию листка нетрудоспобности. И пока вы не получите дубликат, выплачивать пособие нельзя. Без оригинала больничного листа в ФСС вам попросту не возместят сумму выданного работнику пособия.

И вот что еще важно. Чтобы рассчитать социальные пособия, вам понадобятся данные о страховом стаже сотрудника. А как быть, если по договоренности с удаленщиком вы не вносили запись о дистанционной работе в трудовую книжку?

Действительно, правила позволяют так делать. И в этом случае книжку хранит у себя сотрудник. Тогда, чтобы определить стаж, вам понадобится запросить у дистанционного работника копию трудовой книжки. Пусть сотрудник вышлет ее в электронном виде, заверив усиленной квалифицированной подписью.

Чтобы вовремя получать все необходимые документы, подтверждающие продолжительность болезни, пропишите алгоритм действий в допсоглашении к трудовому договору о дистанционной работе. Образец формулировок мы привели ниже.

Возмещать суммы выплаченных пособий вы будете по общему правилу — в том отделении ФСС, где состоит на учете головной офис. То есть в том регионе, куда станете перечислять взносы.

Валентина Белова — эксперт журнала «Главбух»

Источник: https://delovoymir.biz/kak-rasschityvatsya-s-distancionnymi-sotrudnikami-perechislyat-za-nih-ndfl-i-vznosy.html

Дистанционные сотрудники: преодолевая расстояние и препятствия

Дистанционный работник: страховые взносы

ТОП-6 сложностей, если в штате есть дистанционные сотрудники:

  • организация документооборота
  • определение налогового статуса
  • если работник проживает за границей
  • организация рабочего процесса
  • учет рабочего времени
  • особенности увольнения

Законно трудоустраивать дистанционных сотрудников работодатели получили право еще в апреле 2013 года, когда в ТК РФ появилась специальная глава 49.1.

До этого момента «дистанционщики» трудились либо на условиях договоров ГПХ, что, ухудшало их положение по сравнению с другими работниками, либо по нормам, регулирующим труд надомных работников, что по сути не корректно.

Таким образом, вот уже почти пять лет труд дистанционных работников урегулирован на законодательном уровне. Однако до сих пор бухгалтеры и кадровики то и дело натыкаются на «подводные камни» дистанционного трудоустройства.

Прежде всего, внесем ясность в само понятие дистанционной работы и дистанционных сотрудников. Согласно ТК РФ, для дистанционной работы характерно наличие двух признаков (ст. 312.1 ТК РФ):
  1. Трудовая функция, закрепленная в трудовом договоре, выполняется вне места нахождения работодателя (в том числе его обособленного структурного подразделения, либо стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя).

В этом отличие дистанционной работы от, например, работы вахтовым методом, при которой работники осуществляют свои трудовые функции на подконтрольных работодателю объектах (ст. 297 ТК РФ).

  1. Работник выполняет свои трудовые обязанности, а также взаимодействует с работодателем посредством сети Интернет.

Таким образом, дистанционная работа не связана с производством (изготовлением) каких-либо объектов, имеющих материально-вещественную форму. В этом состоит главное отличие дистанционной работы от работы на дому (ст. 310 ТК РФ).

Дистанционными работниками признаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.

! Обратите внимание: Указание на дистанционный характер работы должно присутствовать как в трудовом договоре (ст. 312.2 ТК РФ), так и в приказе о приеме на работу.

Например, в трудовой договор можно включить следующую формулировку: «Работник выполняет возложенную на него трудовую функцию вне места расположения работодателя (дистанционно)».

В приказе о приеме на работу (форма № Т-1) в графу «Условия приема на работу, характер работы» следует внести запись «дистанционная работа».

Какие сложности чаще всего возникают у бухгалтера и кадровика при приеме дистанционных сотрудников?

«Сложность» №1: организация документооборота

В настоящее время доступны два варианта организации документооборота с дистанционными работниками. Причем выбрать тот вариант, который подходит именно Вам, желательно еще до принятия в штат дистанционных сотрудников.

  1. Обмен бумажными документами (с помощью Почты России, либо курьерской почты).

Очевидно, что такой вариант организации документооборота достаточно «неповоротлив»: всегда будет временной разрыв между отправкой документа и его получением адресатом.

Кроме того, достаточно проблематично отследить наличие у работодателя всех необходимых документов с подписью сотрудника (какие- то документы в пути, какие-то высланы работнику на подпись, но не получены обратно и т.д.).

И еще один существенный минус обмена документами с помощью почтовых отправлений – их дороговизна. Причем, чем больше дистанционных сотрудников в штате, тем ощутимее минусы бумажного документооборота.

  1. Обмен электронными документами.

Возможность обмениваться с дистанционными сотрудниками электронными документами закреплена в ТК РФ (ст. 312.1 ТК РФ). Плюсы такого варианта организации документооборота хорошо известны бухгалтерам, главный из них – оперативность.

Кроме того, в случае с электронным документооборотом гораздо проще проконтролировать подписание нужных документов сотрудником. И по стоимости, как это ни странно, электронный документооборот обойдется дешевле. Стоимость изготовления ЭЦП для физлиц (сотрудников) в среднем составляет 1000 руб.

в год, а у работодателя электронная подпись, скорее всего, и так имеется.

Если вы выбираете обмен электронными документами с дистанционными работниками, необходимо учесть следующие моменты:

  • Выбранный способ обмена документами, а также срок, в течение которого каждая из сторон трудового договора направляет подтверждение о получении электронного документа от другой стороны, следует прописать в трудовом договоре о дистанционной работе (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).
  • Для осуществления обмена электронными документами и работник, и работодатель должны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).
  • Электронный документ, заверенный УКЭП, приравнивается к бумажному документу, заверенному собственноручной подписью и печатью (если она требуется) (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Однако в некоторых случаях электронных документов не достаточно.На бумажных носителях по почте заказным письмом с уведомлением необходимо предоставлять следующие документы:
    • Экземпляр трудового договора, принадлежащий дистанционному работнику. Направляется работнику в течение трех дней с момента заключения трудового договора в электронном виде (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).
    • Нотариально заверенные копии документов, предъявляемых работником при приеме на работу (по требованию работодателя) (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).
    • Оригинал трудовой книжки. При этом если по соглашению сторон трудового договора сведения о дистанционной работе не вносятся в трудовую книжку работника, ее представление не требуется (ч. 6, 7 ст. 312.2 ТК РФ).
    • Оригиналы больничных листов и других документов, необходимых для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ч. 7 ст. 312.1 ТК РФ).
    • Заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с трудовой деятельностью дистанционного работника, которые работодатель обязан предоставить по заявлению работника в течение трех дней (если в заявлении указано получение таких копий на бумажных носителях) (ч. 8 ст. 312.1 ТК РФ).
    • Заверенная надлежащим образом копия приказа об увольнении работника. Направляется работнику в день увольнения (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ).

«Сложность» №2: определение налогового статуса для исчисления НДФЛ

Работодатель чаще всего не может отследить фактическое местоположение дистанционного работника, а в некоторых случаях связь с работником настолько минимальна, что у работодателя вообще нет уверенности в том, находится ли работник в России или за ее пределами. Таким образом, статус работника, от которого зависит ставка НДФЛ, также под вопросом.

Налоговым резидентом признается физическое лицо, фактически находящееся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ).

В том случае, если физическое лицо не является налоговым резидентом, его доходы облагаются по ставке 30%. Доходы резидента облагаются по ставке 13%.

Таким образом, если дистанционный сотрудник фактически не является налоговым резидентом, а работодатель не учел это и удерживал с его заработной платы налог по ставке 13%, возникает недоимка по НДФЛ.

Выявление такой недоимки налоговым органом грозит работодателю начислением пеней, а также штрафом в размере 20% от неудержанной суммы НДФЛ (ст. 75, 123 НК РФ).

Чтобы избежать налоговых последствий, работодателю следует запастись доказательствами того факта, что дистанционный работник является налоговым резидентом (или нерезидентом).

Например, такими документами могут служить копия паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы, либо свидетельства о регистрации по месту временного пребывания.

Кроме того, можно установить геолокацию на рабочий телефон сотрудника (с его ведома).

Еще более неоднозначная ситуация возникает с дистанционным работником, проживающим во время работы за границей. Дело в том, что заработная плата такого работника, полученная от российского работодателя, относится к доходам, полученным от источников за пределами РФ (пп.

6 п. 3 ст. 208 НК РФ). При этом доходы нерезидента облагаются НДФЛ, только если они получены от источников в РФ (ст. 209 НК РФ).

Следовательно, заработная плата, полученная работником-нерезидентом за период его нахождения за рубежом, НДФЛ не облагается

Источник: http://buh-aktiv.ru/distantsionnye-sotrudniki/

Образец трудового договора с дистанционным работником 2017-2018

Дистанционный работник: страховые взносы

Трудовой договор с дистанционным работником – образец 2017-2018 прилагается к настоящей статье – документ, который должен содержать отсылку к договоренностям об осуществлении работы вне рабочих мест, созданных работодателем и контролируемых им. Рассмотрим особенности оформления такого договора.

Трудовое законодательство об удаленном труде

Различия во взаимоотношениях с дистанционным работником и с надомником

Работа по совместительству с возможностью удаленного труда

Особенности оформления кадровых документов при дистанционном труде

Возможности электронного взаимодействия при заключении трудового соглашения

Отличия договора с работающим дистанционно сотрудником от обычного трудового соглашения

Трудовой договор дистанционного работника – образец

Итоги

Трудовое законодательство об удаленном труде

Удаленный труд предполагает, что выполняемая сотрудником работа осуществляется им не на том месте, которое создается и контролируется работодателем. Действующая редакция ТК РФ описывает 2 варианта такого труда:

  • надомный (гл. 49), при котором место работы для работника определено как место его жительства;
  • дистанционный (гл. 49.1), когда место работы не устанавливается и работник вправе выбирать его сам.

У обоих вариантов много общего:

  • взаимоотношения между удаленным сотрудником и работодателем базируются на тех же положениях ТК РФ, которые распространяются на обычных работников, с учетом особенностей, возникающих в силу особого характера удаленного труда;
  • работник может не появляться по месту нахождения работодателя или бывать там изредка по мере необходимости, но при этом считается находящимся на работе;
  • время, затрачиваемое на труд, работодателем не контролируется, и работник может сам регулировать периоды труда и отдыха;
  • объем поручаемой сотруднику работы должен обеспечивать для него возможность соблюдать установленную законодательством продолжительность рабочего времени и чередовать периоды труда и отдыха;
  • средства труда, участвующие в выполнении работы, могут принадлежать как работнику, так и работодателю;
  • работнику положена компенсация расходов, понесенных им в процессе выполнения работы, в т. ч. за использование принадлежащего ему имущества;
  • специально оговаривается порядок взаимодействия по передаче работнику задания на работу и получению от него результатов труда;
  • для работодателя перечень его обязанностей по отношению к работнику в части вопросов охраны труда ограничивается проведением инструктажа, обеспечением медицинского обслуживания и необходимостью расследовать несчастный случай с работником, если такой будет иметь место, при этом он должен обеспечивать надомников средствами спецзащиты и контролировать условия их труда;
  • в трудовой договор могут включаться особые основания для увольнения.

Надо ли оформлять табель на работающих удаленно сотрудников, читайте в статье «Нужно ли вести табель на сотрудника надомника?».

Различия во взаимоотношениях с дистанционным работником и с надомником

Кроме общего, между надомной и дистанционной работой есть ряд существенных различий:

  • надомник привязан к определенному месту, на котором выполняется работа, в то время как работающий дистанционно может выполнять работу в любом удобном для него месте;
  • надомнику разрешено привлекать к выполнению работы членов своей семьи, а дистанционный работник делает работу сам;
  • надомник создает вещи материального характера, требующие вложения в них исходных материальных затрат, а работа дистанционного характера приводит к созданию интеллектуальных продуктов;
  • работа надомником требует осуществления непосредственного взаимодействия с работодателем при получении от него исходных материалов (если их предоставляет работодатель) и передаче ему готовой продукции, а с работающим дистанционно все подобное взаимодействие осуществляется посредством электронных средств связи;
  • для дистанционного работника могут устанавливаться:
    • режим труда, согласованный с работодателем;
    • право применения усиленной квалифицированной электронной подписи создаваемых документов;
    • особые условия в части охраны труда, обеспечения процесса труда, предоставления отпусков.

Работа по совместительству с возможностью удаленного труда

ТК РФ не содержит запрета на удаленную работу для совместителей. Заключая договор о такой работе с совместителем, следует помнить о правилах, установленных гл. 44 ТК РФ, в силу которых для совместителя:

  • рабочее время определяется как половина нормальной продолжительности рабочего дня, и, соответственно, объем выполняемой им работы будет вдвое меньше, чем у обычного работника;
  • предоставление отпуска происходит одновременно с отпуском по основному месту работы;
  • не действуют гарантии, положенные лицам:
    • работающим в районах Крайнего Севера;
    • совмещающим работу и учебу;
    • прекращение договора возможно с предупреждением об этом за 2 недели в случае приема для выполнения тех же функций другого работника, оформляемого на основное для него место работы.

Подробнее об особенностях оформления на работу совместителя читайте в материале «Как правильно оформить работу по совместительству по ТК РФ?».

Особенности оформления кадровых документов при дистанционном труде

Прием работника на удаленную работу не освобождает работодателя от обязанности обмена документами с ним с целью:

  • получения от работника всех необходимых сведений о нем;
  • предоставления работником оригиналов и копий документов, имеющих значение для трудоустройства и дальнейших расчетов по оплате труда;
  • оформления подписываемого обеими сторонами трудового договора и возможных дополнений к нему;
  • ознакомления работника под подпись с внутренними нормативными актами;
  • получения работником справок от работодателя.

Но если с надомником такой обмен можно совершить при непосредственном контакте в момент получения материалов для работы или передачи готовой продукции, то для дистанционного работника такой способ не всегда доступен.

Поэтому взаимодействие с ним и в отношении кадровых документов разрешено осуществлять с применением электронных средств связи.

При этом документы, которые работник должен представить работодателю в оригинале, подлежат пересылке обычной почтой заказным письмом с уведомлением.

В отношении прочих документов возможны такие варианты электронного обмена:

  • через обычную электронную переписку с последующей отправкой почтой тех бумаг, которые работнику и (или) работодателю нужно иметь в оригинале;
  • с использованием электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, причем от получателя обязательно направление ответного подтверждения.

Посредством электронных документов допускается осуществлять:

  • знакомство с внутренними нормативными актами;
  • подачу заявлений;
  • предоставление объяснений.

Возможности электронного взаимодействия при заключении трудового соглашения

Согласование условий трудового соглашения, заключаемого с дистанционным работником, осуществляется в процессе электронной переписки. Но окончательный вариант этого документа должна иметь в бумажном варианте каждая из сторон. Поэтому ст. 312.

2 ТК РФ обязывает работодателя не позже 3 календарных дней с момента заключения договора путем обмена электронными документами направить работнику согласованный текст договора (или дополнительного соглашения к нему) обычной почтой заказным письмом с уведомлением.

Документы, необходимые для трудоустройства (паспорт, трудовую книжку, свидетельство СНИЛС, документы о воинском учете и об образовании, справки), можно подать работодателю в электронном виде. Если он сочтет такое представление недостаточным, то ему почтой заказным письмом направляются нотариально заверенные копии этих бумаг.

В отношении 2 видов документов, нужных для трудоустройства, для дистанционных работников установлен особый порядок оформления:

  • свидетельство СНИЛС лицо, его не имеющее, должно оформлять самостоятельно;
  • запись в трудовой книжке (либо сама трудовая книжка при первом оформлении трудового договора работником) по соглашению между работником и работодателем может не оформляться, но если такого соглашения нет, то книжку надо передать работодателю лично или через почту заказным письмом.

Если запись о дистанционной работе не вносится в трудовую книжку, то основанием для подтверждения трудового стажа за период такой работы будет являться трудовой договор. И в этом случае факт наличия его оригинала на руках у работника приобретает особое значение.

О том, для чего нужно подтверждение трудового стажа, читайте в статье «Общий трудовой стаж — что входит и как подсчитать?».

Отличия договора с работающим дистанционно сотрудником от обычного трудового соглашения

Трудовой договор с дистанционным работником заключается в обязательном порядке (ст. 312.1 ТК РФ). Однако особые условия осуществления дистанционного труда и возможности, предоставляемые действующим законодательством, обусловливают существование ряда отличий такого договора от договора с обычным работником. В договоре с работающим дистанционно:

  • обязательно указание на дистанционный характер работы, при этом в качестве места заключения договора указывают местонахождение работодателя;
  • присутствует условие о неоформлении трудовой книжки, если такое соглашение достигнуто;
  • устанавливается определенный режим работы, если это важно для работодателя, и порядок предоставления отпусков;
  • оговаривается необходимость оформления усиленной квалифицированной электронной подписи, если такая подпись нужна работнику для работы;
  • содержится перечень технических средств и программного обеспечения, которые работник должен применять в работе, если в такой оговорке есть необходимость, а также приводится список передаваемых работнику средств труда, если такая передача осуществляется работодателем;
  • отражается объем компенсации за использование имущества, принадлежащего работнику и используемого для выполнения дистанционной работы, а также иных расходов, возникающих в связи с этой работой;
  • устанавливается порядок обмена заданиями на работу и результатом их выполнения;
  • определяются дополнительные обязанности работодателя по вопросам охраны труда, если в этом есть необходимость;
  • отражаются условия увольнения, дополняющие перечень причин, содержащихся в ТК РФ, если принято решение об их включении в текст документа.

Трудовой договор дистанционного работника – образец

Трудовое соглашение, заключаемое с дистанционным работником, как и договор с обычным работником, имеет произвольную форму, но должно содержать обязательные сведения, предусмотренные ст. 57 ТК РФ, с учетом особенностей, отличающих дистанционный труд от обычного.

О том, какие сведения составляют содержание трудового соглашения, читайте в статье «Порядок заключения трудового договора (нюансы)».

Образец трудового договора о дистанционной работе 2017-2018 можно посмотреть на нашем сайте.

Скачать образец

Итоги

Трудовое законодательство РФ допускает возможность осуществления работы вне места нахождения работодателя. Такой труд имеет 2 разновидности (надомный и дистанционный), которым присущи как общие черты, отличающие этот труд от обычного, так и свои особенности.

Дистанционный труд отличает преобладание электронных форм взаимодействия и возможность не оформлять трудовую книжку.

Трудовой договор с дистанционным работником оформляется в обычном порядке, но с включением в его текст положений, требующих согласования между работником и работодателем в силу особого характера работы. 

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/trudovoj_dogovor/obrazec_trudovogo_dogovora_s_distancionnym_rabotnikom_20162017/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.