Единая система внутренних документов компании

Единая система внутреннего и внешнего документооборота для средних компаний #сравнение и выбор #СЭД #ECMJ

Единая система внутренних документов компании

Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

Обмен с контрагентами через оператора ЭДО – это простой и удобный способ взаимодействия, и его может быть достаточно для простого обмена. Но какие системы и в каких комбинациях использовать организации, у которой растет и изменяется не только бизнес, но и внутренние процессы?

Для начала давайте разберемся с задачами, которые решает небольшая компания с помощью сервиса обмена. Понятно, что основная цель – это создание, подписание, обмен электронными документами с контрагентами, но есть и другие потребности:

●    Хранение в облаке: позволяет обойтись без собственного электронного архива, при этом документы без проблем можно найти и выгрузить локально, в том числе для представления в налоговую.

●    Минимальное согласование (тоже можно найти в системах операторов ЭДО): позволяет закрыть самые базовые требования, например, возможность поставить отметку о том, что кладовщик или менеджер приняли документ без претензий.

До определенного момента перечисленная функциональность закрывает основные потребности компании. Но с ростом бизнеса появляется больше сотрудников и процессов, которыми нужно управлять, например:

●    Организация подключается еще к одному или нескольким операторам ЭДО.

●    Усложняется ИТ-инфраструктура. Кроме учетной, может появиться еще и биллинговая система.

●    Нужно обеспечить сертификатами ЭП еще нескольких сотрудников и разграничить их права доступа к определенным видам документов.

●    Разделяются согласующие по разным видам документов, их становится больше, появляется необходимость вести упорядоченный реестр договоров.

●    Увеличивается объем документов – хранить только в системе обмена уже неудобно. К тому же поиск становится сложнее.

●    Нужно представлять в налоговые органы большие объемы первички, а пара тысяч документов в квартал – это уже много.

Наступает момент, когда возможностей веб-клиента сервиса обмена недостаточно для решения такого количества задач, и нужна внутренняя СЭД. На рынке не так много ECM‑систем с необходимой функциональностью, но среди общего числа предложений мы должны выбрать подходящее. Для этого выделим основные требования к системе:

1.   Работа с электронной подписью, так как речь идет об электронных документах, которые будут отправляться через оператора ЭДО СФ.

2.   Интеграция с существующими системами. Идеальный вариант – готовое решение, которое позволит сотрудникам выгружать документы из учетной системы в СЭД, согласовывать там и отправлять контрагенту через сервис обмена.

3.   Возможность гибкой настройки маршрутов согласования документов, чтобы, к примеру, договоры согласовывали одни сотрудники, а первичные документы – другие.

4.   Интеграция с несколькими операторами ЭДО. Конечно, эту задачу решает и роуминг, но некоторые компании подключаются к нескольким основным операторам сразу, и здесь как раз поможет система, способная предоставить единое окно для отправки в разные сервисы обмена.

5.   Ряд стандартных для ECM функций, таких как разделение прав доступа, поиск документов по разным критериям, возможность работы распределенной команды.

Выбираем систему для средних компаний

Скорее всего, на данном этапе развития компании крупная система не нужна. У нее много настроек для сложных процессов, зачастую излишних для среднего бизнеса. К тому же за них приходится переплачивать. Поэтому можно выделить еще критерии для выбора системы:

1.   Легкая покупка и поддержка. Например, абонентская плата за определенный период, которая не требует приобретения нескольких разных лицензий на модули системы и отдельную техническую поддержку.

2.   Простая установка и быстрый запуск. В зависимости от задачи устанавливается уже готовое решение, включающее все стандартные процессы, в том числе обмен с контрагентами.

3.   Возможность выбора варианта хранения в зависимости от имеющихся ресурсов: хранение локально или в облаках. При этом учитываются и потребности компании в удобном поиске документов.

4.   Количество пользователей и документов.

Так, если нужно автоматизировать 500 рабочих мест и требуется хранить 20 000 документов в течение ближайших 5 лет, то приобретение системы, которая позволяет поддерживать работу тысяч пользователей и хранить сотни тысяч документов, может быть нецелесообразным. На рынке есть предложения с необходимой функциональностью и с меньшими, но достаточными мощностями.

Что в итоге вырисовывается? Средним компаниям нужна легкая облачная СЭД, ориентированная на растущий бизнес, легкая в освоении и внедрении, и тесно интегрированная с системами обмена.

Например, среди продуктов компании DIRECTUM таким решением является DirectumRX.

Это более простая реализация СЭД, которая позволяет разработчикам тратить меньше времени и ресурсов на создание и поддержку, а заказчикам – решать основные задачи по приемлемым ценам.

Вместо заключения

Средние компании, как правило, задумываются о подключении к системам обмена под влиянием крупных поставщиков. В таких условиях должна быть возможность быстро и просто начать обмен, не забыв при этом про процессы внутри компании.

Именно поэтому сейчас начинают появляться решения, готовые с небольшими затратами закрыть основные потребности компании по внутреннему и внешнему документообороту.

В итоге заказчики любых уровней могут найти систему под свои потребности и обмениваться электронными документами.

Источник: Synerdocs

Источник: https://ecm-journal.ru/docs/Edinaja-sistema-vnutrennego-i-vneshnego-dokumentooborota-srednikh-kompanijj.aspx

Тема № 8 Понятие “система документации”

Единая система внутренних документов компании

Понятие “система документации”.Признаки системы документации. Основанияклассификации систем документации.Функциональные и корпоративные системыдокументации.

Система документации– этосовокупность документов, взаимосвязанныхпо признаку происхождения, назначения,вида сферы деятельности, единых требованийк их оформлению.

Система документации характеризуетсяпризнаками, которые присущи другимсисте­мам:

1) деление системы на подсистемы,т.е. в системе доку­ментации можновыделить ряд самостоятельных подсистем,характеризующихся определен­нойзадачей управления или соответствующимуровнем управления, например: системаплановой до­кументации включает всебя: Организации методологии планирования; Перспективного планирования; Текущегопланирования.

Такие подсистемы решают комплекс задачпо планированию. Они могут в свою оче­редьподразделяться на более узкие подсистемы,отражающие решение отдельных задач(на­пример, перспективное планированиепромышленности, сельского хозяйства);

2) взаимосвязь внутри и между системами:

внутри системы между ееэлементамисуществуют взаимосвязи, проявляющиесяв единстве задач, решаемых даннойсистемой. Документы в системе функционируютне изо­лированно, например:ОРД тесносвязана как с отраслевыми, так и сфункциональными системами докумен­тации.

В ней отражаются такие функции управления,как руководство, контроль, организа­ционныевопросы, планирование, отчетность ит.д. ОРД представляют для других системправовую основу, что находит отражениев ссылках на постановления, решения идругие нормативные правовые акты.

Тесносвязаны между собой системы плановойи отчетно-статистической документа­ции.Если различные виды планов входят всостав плановой документации, то отчетыоб их выполнении относятся котчетно-статистической документации.

Связь проявляется на всех стадияхдействия планов: как в ходе перепискипо их выполнению, так и при подведенииитогов по их выполнению.Т.о., системыдокументации взаимосвязаны,взаимообусловлены, как и процессыуправления, которые они обслуживают;

4) Автономность элементов системы:

автономность систем проявляется ввозможности развития каждой частисистемы, т.е. подсистема можетфункционировать и выполнять свои задачиотносительно других подсис­тем даннойсистемы в значительной мере самостоятельно.

Например: в подсистеме “учетимущественно-материальных ценностей»ведутся книги и картотеки по учетуосновных средств, акты о приеме, сдаче,списании материалов и др. Все этидокументы выполняют важную и достаточносамостоятельную роль в деятельностиучреждения.

Но это не противо­речитпринципу взаимосвязи с другимиподсистемами в решении общих задачданной сис­темы.

5) способность к развитию:

каждая система непрерывно развиваетсявместе с усложнением и развитием функцийуправления, его технической оснащенностии усложнением управленческих задач.

Всё многообразие систем документацииможно разделить на 2 группы:

    1. Функциональныесистемы документации в основу классификации таких систем положено разделение документов по функциям. Эти системы более долговечны и считаются универсальными.

    2. Корпоративныесистемы документации предназначены для документационного обеспечения юридических или физических лиц, а также для реализации функций в определенной сфере государственной деятельности либо отрасли хозяйства (система документации пенсионного фонда, банковская система). Количество корпоративных систем несоизмеримо больше, чем функциональных. В состав корпоративной системы может входить ряд функциональных систем.

Деятельность учреждения, организации,предприятия отражается в различныхдокументах, которые взаимосвязаны исоставляют системы документации,применяемые в определенной сфере. Можноназвать множество систем документации,которые классифицируются по различнымпризнакам (территориальному,функциональному, уровню управления ит.п.).

Выделяют функциональные системыдокументации -организационно-распорядительная,плановая, отчетно-статистическая и др.,т.е. присущие всем органам управления.

Системы документации, отражающиедеятельность органов отраслевогоуправления (министерств, ведомств),принято считать отраслевыми.

Можно выделять различные подсистемыдокументации по уровням управления,они между собой тесно связаны, и ихтрудно разграничить.

К функциональным системамотносятсятакие комплексы документов, которыеобеспечивают выполнение, прежде всего,общих управленческих функций (направлений)деятельности:

· Система организационно-распорядительнойдокументации

· Система плановой документации

· Первичная учетная документация

· Отчетно-статистическая

· Документация по труду

· Система бухгалтерской документации

· Система финансовой и расчетно-денежнойдокументации

· Система статистической и ведомственнойотчетности и др.

В число функциональных систем входяттакже комплексы документации, в которыхнаходит отражение специфическаядеятельность целого ряда организацийи учреждений. Это системы:

· Проектно-конструкторской документации

· Документации оперативного управления

· Медицинской

· Учебной и др.

Система организационно-распорядительнойдокументациисостоит из двух подсистем,которые иногда рассматриваются вкачестве самостоятельных системдокументации:

1. система организационной (илиорганизационно-правовой) документации

2. система распорядительной документации.

Подсистема организационно-правовойдокументациипредставляет собойсовокупность документов, которыесодержат правила, нормы, положения,устанавливающие статус организации,учреждения, предприятия, их компетенцию,структуру, штатную численность, содержаниедеятельности и т.д.

К организационно-правовым относятсятакие виды документов, как:

1. устав (регулирует деятельностьорганизаций, учреждений, обществ,граждан, определяет их права и обязанности);

2. положение об организации;

3. штатное распивание;

4. должностные инструкции, а такженекоторые другие.

В подсистему распорядительной документациивходят документы, регулирующиедеятельность учреждений, организаций,предприятий: постановление, решение,приказ, распоряжение, указание и др.

Система плановой документации

Фиксирует результаты планированиядеятельности учреждения. Основные видыплановых документов: программа, план(перспективный, годовой и т.д.), а такжеграфик, смета расходов и некоторыедругие.

Система информационно-справочной иинформационно-аналитической документации

Документы этой системы выполняютподчиненную, обслуживающую роль поотношению к организационно-распорядительнымдокументам.

К информационно-справочнойдокументации относятся: протокол,докладная записка, объяснительнаязаписка, заявление, служебное )деловое)письмо, телеграмма, факсограмма,телефонограмма, электронное сообщениеи некоторые другие.

В составинформационно-аналитических документоввходят: акт, справка, сводка, заключение,отзыв, перечень, список.

Система отчетной документации состоитиз документов, содержащих сведения орезультатах деятельности учреждений,организаций, предприятий за определенныйпериод времени. Основной вид документовэтой системы – отчет. Достаточно широкогоиспользуется также, отчетный доклад.

Кадровая информационно-документационнаясистема состоит из широкого кругадокументов, содержащих сведения оработниках предприятия, учреждения,организации, а также о деятельностисамой кадровой службы. Основную массудокументов этой системы составляютперсональные документы, к числу которыхотносятся:

1. документы, выданные гражданамсоответствующими государственнымиорганами и юридически подтверждающиесведения, сообщенные гражданами о себе:паспорт, трудовая книжка, военный билет,диплом, свидетельство, аттестат, листокнетрудоспособности, медицинская справкаи др.;

2. документы, выдаваемые предприятием,учреждением, организацией своимработникам с целью подтверждения техили иных правовых фактов: ходатайство,характеристика, справка (с подтверждениемместа работы, должности, заработнойплаты), удостоверение, пропуск,командировочное удостоверение и т.п.

3. документы, составляемые гражданамии направляемые в адрес администрацииили профсоюзной организации с цельюустановления, изменения или прекращениятрудовых или иных правоотношений:заявление, автобиография, резюме,объяснительная записка и др.;

4. служебные документы, характеризующиеделовые, профессиональные, личностныекачества работника, но не предназначенныедля передачи этому работнику: представлениек назначению на должность, аттестационныйлист, результаты тестирования ианкетирования, справка-объективка,докладные и служебные записки и т.п.

Кадровая информационно-документационнаясистема имеет ответвления, которыепредставляют собой во многом самостоятельныеспецифические комплексы документов,выступающие по отношению к ней какподсистемы кадровой документации:

– документация по получению гражданиномсреднего и высшего образования,специальности, рабочей профессии(студенческий билет, зачетная книжка,академическая справка, диплом обокончании учебного заведения и т.п.);

– документация по присуждению учетныхстепеней и ученых званий (стенограммазаседания диссертационного совета,диплом доктора, кандидата наук; аттестатпрофессора, доцента и т.д.);

– документация по прохождению воинскойслужбы;

– документация по повышению квалификациирабочих и служащих и т.д. Степанов Е.Основные функции управления.

Система научно-исследовательскойдокументации

возникает в процессе проведения научныхисследований и выполнения научно-техническихразработок. К основным видам этой системыотносятся:

– отчеты о результатах научно-исследовательских,опытно-конструкторских, опытно-технологическихи экспериментально-проектных работ;

– отчеты, доклады о научных экспедициях,научных и технических командировкахспециалистов;

– программы научно-исследовательскихработ;

– технико-экономические обоснования,обзоры, доклады, записки и др.;

– заключения, отзывы, рецензии, аннотации;

– монографии, диссертации и авторефератык ним, другие научные публикации и отзывына них;

– депонированные рукописи;

– первичная документация, образующаясяв ходе проведения научно-исследовательскихработ (результаты анализов, журналызаписей экспериментов и т.п.)

Корпоративная система документации.Сюда относятся совокупности документов,образующиеся в процессе жизнедеятельностиотдельного лица, семьи. В корпоративнойсистеме документации может быть объединенряд функциональных систем, предстающихв этом случае как ее подсистемы.

Кпримеру, система документации того илииного высшего учебного заведениявключает в качестве подсистеморганизационно-распорядительную,отчетно-статистическую, бухгалтерскуюи некоторые другие функциональныесистемы документации.

В каждом конкретномучреждении, организации, на предприятииимеется свой определенный наборфункциональных подсистем документациии видов документов, в совокупностиназываемый документальным фондом.

Источник: https://StudFiles.net/preview/5131708/page:9/

Система документации

Единая система внутренних документов компании

Система документации — это совокупность документов, взаи­мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Оглавление

Унифицированные
Распорядительная
Функциональные

Унифицированные

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.

Основными задачами создания УСД являются: 1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов; 2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники; 3)исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) в настоящее время действует девять унифицированных систем документации:

1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2) унифицированная система первичной учетной документации;

3) унифицированная система банковской документации;

4) унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

5) унифицированная система отчетно-статистической документации;

6) унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

7) унифицированная система документации по труду;

8) унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

9) унифицированная система внешнеторговой документации.

Распорядительная

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам системы управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к подведомственным структурам — филиалам, подразделениям, рядовым исполнителям. Все распорядительные документы кроме властного содержат в себе также организующее начало.

Документы, входящие в систему распорядительной документации, носят характер правового акта и, с точки зрения их подготовки и оформления, обладают рядом общих черт, что связано с единством нормативной базы, устанавливающей соответствующие правила и требования.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

С точки зрения сферы их действия распорядительные документы подразделяются:

документы, действующие на федеральном уровне, — правовые акты, издаваемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации;

правовые акты, действующие на федеральном уровне, создаваемые федеральными органами исполнительной власти;

правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;

распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

Решение — это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается ограниченного круга должностных лиц.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления.

Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.

Функциональные

Система ОРД — одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц.

Система ОРД состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:

— подсистема организационной (организационно-правовой) документации;

— подсистема распорядительной документации. Подсистема организационно-правовой документации

представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д.

К организационно-правовым относятся следующие виды:

— устав (регулирует деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, определяет их права и обязанности);

— положение об организации;

— штатное расписание;

— должностные инструкции; и др.

В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.

Система плановой документации фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых документов — программа, план (перспективный, годовой и т.д.), а также график, смета расходов и др.

Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации. Документы этой системы выполняют подчиненную, обслуживающую роль по отношению к организационно-распорядительным документам.

К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, служебное (деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и др.

Источник: http://delo-up.ru/osn/sistema-dokumentatsii.html

Единая система внутренних документов компании

Единая система внутренних документов компании

← все новости

08.10.2021

Внутренние документы компании — это документы, которые регулируют ее внутреннюю деятельность и деятельность ее отдельных подразделений.

Юридическая сила документа

Юридическая сила документа – это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Для того чтобы документ обладал юридической силой, нужно, чтобы он соответствовал закону, был принят компетентным органом и оформлен в установленном порядке.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т. е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации – автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Юридическая сила копий:

  • копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц;
  • свидетельство юридической силы копии документа – отметка о ее заверении.

Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом.

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам.

Это подчеркнуто и в определении термина «Документированная информация» в Федеральном законе от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Она определяется как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе путем документирования.

Оформление документов регламентируется ГОСТом Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г.

№ 65-ст, действует до 1 июля 2021 г.). С 1 июля 2021 года введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97 – 2021 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов” (утв.

Приказом Росстандарта от 8 декабря 2021 г. № 2004-ст).

Унифицированные формы кадровых документов приводятся в постановлении Госкомстата от 5 января 2004 года № 1.

Виды внутренних документов

По степени гласности различают документы:

  • открытые (несекретные);
  • документы с ограниченным доступом.

Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности:

  • совершенно секретные;
  • секретные;
  • документы для служебного пользования (ДСП);
  • с грифом «конфиденциально».

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По кругу лиц (в том числе отделов, филиалов, управлений и т. д.), на которые распространяются внутренние документы, можно выделить документы:

Так, положение об отпусках, разработанное на предприятии и утвержденное в соответствии с уставом, будет обязательно для сотрудников всей компании в целом, причем не меняется с приходом новых сотрудников.

Положение о совете директоров касается только этого органа, а, скажем, приказ о приеме на работу носит индивидуальный характер, составляется по унифицированной форме, утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.

По волевому признаку внутренние документы можно разделить на:

  • организационные;
  • распорядительные;
  • справочно-информативные.

Внутренние документы компании не должны противоречить друг другу. Кроме того, необходимо, чтобы в компании действовала единая система внутренних документов, порядка их создания и согласования.

Порядок создания внутренних документов

Внутренние документы разрабатывают сотрудники различных подразделений на основе решений руководства и в соответствии с принятыми в компании правилами разработки документов. Юридическая служба (юрист) компании разрабатывает внутренние документы, для создания или исполнения которых необходимы юридические знания, или визирует документы, подготовленные специалистами отделов компании.

Работа юриста с внутренними документами компании

Работа юриста с внутренними документами компании включает в себя очередность действий.

Получение указания на разработку документа, уточнение целей и содержания документа.

Например, для того чтобы подготовить приложение к правилам внутреннего трудового распорядка «Режим рабочего времени», юрист должен обговорить с уполномоченными должностными лицами требования работодателя по продолжительности рабочего дня, времени начала и окончания работы, длительности обеденного перерыва.

При этом следует информировать лицо, дающее задание, если эти требования идут вразрез с трудовым законодательством. В силу должностных обязанностей юрист инициирует создание внутренних документов, наличие которых обязательно по закону.

Изучение сопутствующих внутренних документов. Например, для подготовки типового трудового договора компании юрист должен изучить положения «Об отпусках», «О персонале», «О порядке заключения договоров в компании» и другие, чтобы эти документы согласовывались между собой.

Сбор реквизитов и персональных данных, если они потребуются для создания документа.

Согласование текста документа с заинтересованными должностными лицами компании. Чаще всего юрист согласовывает проект документа с отраслевым отделом, кадровой службой, бухгалтерией. В отдельных случаях со службой охраны, например, документы по охране коммерческой тайны.

Корректировка документа по результатам его согласования, оформление документа.

Оформление документа подразумевает его выпуск на соответствующем бланке, либо включение в его текст необходимых реквизитов, в некоторых случаях листы документа должны быть пронумерованы и прошиты.

На документе должны быть указаны фамилия, имя, отчество, должность и телефон исполнителя, можно также указать дату составления документа. Эти данные указываются мелким шрифтом внизу страницы или на обороте листа.

Тиражирование и регистрация документа. Исполнитель должен оформить регистрацию в соответствующей службе, которая вносит запись о документе в журнал регистрации, придает документу номер и проставляет дату издания.

Передача документа для исполнения. Эту функцию осуществляет либо руководитель, либо исполнитель, либо делопроизводитель. Целесообразно установить в компании правило, по которому документ для исполнения передается исключительно вышестоящим лицом – нижестоящему.

Осуществление контроля в случае имеющегося соответствующего предписания. Если документ является внутренним документом юридического отдела, юрист помещает исполненный документ в дело, хранящееся в отделе.

Источник: http://www.buhgalteria.ru/article/n167213

Узнать больше о Системе Кадры

Источник: https://kgermak.ru/news.php?id=554

Какие внутренние документы должны быть у организации

Единая система внутренних документов компании

Какие внутренние документы должны быть у организации4.9 (97.5%) 8 votes

Сразу оговоримся, что в статье мы приводим лишь примерный перечень внутрикорпоративных документов.

Примерный не потому что нам ленно составить полный, а потому что во первых конкретный перечень документов зависит от типа организации – коммерческая или некоммерческая, организационно-правовой формы, штата и прочих факторов, а во вторых – требования законодательства насчет наличия внутрифирменных документов постоянно «совершенствуется», и та бумага, которая сегодня не требуется, завтра может стать «основополагающей». Конечно, по мере сил мы будет изменять и дополнять список, ноьвсе таки имейте ввиду вышесказанное.
Впрочем, кому нужен конкретный перечень именно для своей организации, то наши трудовые юристы в Рязани составят для вашей организации требуемый комплект документов.

Внутрикорпоративные документы:

  • Решения (протоколы) о утверждении внутренних документов;
  • Решение (протокол о назначении единоличного органа управления (директора, президента, главы, председателя и проч.).

Здесь мы не указали протоколы (решения) нужные при создании и регистрации организации, потому как предполагается что они уже есть, коли организация работает.

Опционально можно еще предусмотреть положение о порядке созыва высшего органа управления (собрания учредителей, акционеров, членов, пайщиков и т.д. с соответствующими протоколами об их утверждении.

Положение о направлении информации, тоже утвержденное высшим органом управления

Бухгалтерские внутренние документы:

Положение об учетной политике (сей документ как правило разрабатывают сами бухгалтера, сообразуясь с дальнейшей работой вверенной компании);

Опционально может быть еще положение о распределении прибыли, дивидентов, формировании фондов – резервного, капитального и прочих.

Перечень внутренних трудовых (кадровых) документов*:

  • Штатное расписание (можно взять типовую форму Т3);
  • Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК);
  • Положение об оплате труда (гл. 21 ТК РФ);
  • Перечень нормативных актов по труду (ст.

    212 ТК РФ);

  • Комплект правовых актов по труду в соответствии со спецификой деятельности (ст. 212 ТК);
  • Трудовые договора (ст.

    57 ТК РФ), включая трудовой договор с директором (примечание: раньше если учредитель ООО и директор совпадали в одном лице, то трудовой договор не требовали, поскольку нельзя самому с собой подписать договор, о том кстати было немало разъяснений и Минтруда, и Минфина, однако сейчас государственная бюрократическая мысль движется по тому пути, что все таки когда учредитель и директор совпадают, то договор все равно должен быть);

  • Перечень профессий и видов работ, для которых должны быть разработаны инструкции по охране труда (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
  • Перечень инструкций по охране труда (постановление 1/29);
  • Документы, подтверждающие страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ст. 212 ТК РФ);

Программы (ст. 225 ТК):

  • программа вводного инструктажа;
  • программа первичного инструктажа на рабочем месте

Инструкции:

  • должностные инструкции на директора и сотрудников (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
  •  инструкция по охране труда;
  •  инструкция по пожарной безопасности;

Журналы:

  •  журнал регистрации вводного инструктажа (ст. 225 ТК);
  •  журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (225 ТК);
  •  журнал учета несчастных случаев на производстве (ст. ст. ст.228 — 231 ТК РФ);
  •  журнал учета инструкций по охране труда для работников постановление 1/29 от 13 01 2003);
  •  журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников (постановление 1/29 от 13 01 2003);

Книги (постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»):

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

Локальные приказы и постановления учредителей по труду и охране труда:

  • приказ о разработке (утверждении) перечня профессий и видов работ, для которых должны быть разработаны инструкции по охране труда;*
  • приказ о назначении ответственного за инструктаж по охране труда и ведение журналов инструктажей* (* можно объединить);
  • приказ об утверждении ежегодного графика отпусков;
  • приказ о назначении ответственного за ведение и учет трудовых книжек;
  • решение (протокол) об утверждении программы вводного инструктажа;**
  • решение об утверждении программы первичного инструктажа на рабочем месте;**
  • решение об утверждении инструкций по охране труда для сотрудников** (** можно объединить)

Опционально (эти внутренние документы организации могут быть, а могут и не быть в зависимости от конкретной специфики и(или) желания, но все равно мы посчитали нужным дополнить ими свой перечень):

  • Журнал проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей опционально (п.8 ст 16 ФЗ 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», Приказ Министерства экономического развития РФ от 30 апреля 2009 г. N 141 «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»;
  • Положение о персональных данных (п. 8 ст. 86, ст. 88 ТК);
  • Инструкция по работе на ПК (если работа на ПК занимает более 50% рабочего времени);
  • Программа обучения по охране труда (опционально при создании комиссии по обучению по ОТ);
  • Приказ о создании комиссии по проверке знаний по охране труда;
  • Инструкция обучения по охране труда;
  • Протоколы проверки знаний по охране труда;
  • Журнал проверки знаний по охране труда.

Как видите ничего такого экстраординарного. При должной усидчивости и минимальных навыках работы на ПК вы вполне можете составить требуемый перечень внутренних документов своей организации.

Также для большинства организаций (за исключением тех, чья хозяйственная деятельность осуществляется в офисах) необходимо разработать программу производственного контроля (ст. 32 Федерального закона № 52-ФЗ от 30 марта 1999 г.

«О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» и Санитарные правила «Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий. СП 1.1.

1058-01», утвержденные Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 10 июля 2001 г.

* Впрочем, в соответствии со статьей 309.

2 Трудового кодекса организации, подпадающие под категорию микропредприятий могут использовать типовую форму трудового договора, заключаемого между работником и работодателем — субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям, утвержденную Постановлением Правительства РФ № 858 от 27 августа 2021 года. Критерии отнесения к микропредприятиям установлены статьей 4 Федерального закона № 209 – ФЗ от 24 июля 2007 г. «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» и принятым в соответствии с этим законом Постановлением Правительства РФ № 265 от 14 апреля 2021 года «О предельных значениях дохода, полученного от осуществления предпринимательской деятельности, для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства»

В случае использования микропредприятием типового трудового договора такие внутренние документы организации как правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и ряд прочих локальных трудовых (кадровых) документов, входящих в обязательный перечень, могут не составляться.

Источник: http://www.kosopuzy-lawyer.ru/2021/12/kakie-vnutrennie-dokumenty-dolzhny-byt-u-organizatsii/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.