Электронная цифровая подпись – верное решение проблем документооборота

Содержание

Жизнь с ЭЦП. Новые правила документооборота. #бизнес-решения #СЭД #ECMJ

Электронная цифровая подпись - верное решение проблем документооборота

Истомина Елена Сергеевна

Компания DIRECTUM

С тех пор, как в 2002 году увидел свет закон №1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи”, многие руководители задают вопрос: “А как ее можно использовать?”. 

ЭЛЕКТРОННАЯ ЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. (Закон №1-ФЗ от 10.01.2002). Главное назначение ЭЦП – подтверждать подлинность электронных документов, подобно бумажным документам, имеющим соответствующую подпись и печать.

Юридически значимые электронные документы пока не находят повсеместного применения в отношениях между предприятиями, однако, никто не мешает использовать электронные документы с ЭЦП внутри предприятия. Впрочем, это можно было делать и раньше, а выход закона об ЭЦП просто поднял эту проблему. 

Кроме того, ЭЦП имеет смысл только в том случае, если на предприятии действует система электронного документооборота (ЭДО), т.е. документы регистрируются, рассылаются, согласовываются, изучаются в электронном виде. Поэтому одной из причин интереса к ЭЦП стал и повышенный в последнее время интерес предприятий к подобным системам. 

В этой статье мы не будем поднимать положения закона об ЭЦП, а также определять требования к системам ЭДО. Постараемся рассмотреть конкретные примеры, когда ЭЦП может быть использована в электронном документообороте предприятия, какие преимущества можно получить, какие проблемы могут возникать и каковы возможные пути их решения. 

Примеры использования ЭЦП

Существующие системы ЭДО отличаются по своим возможностям и функциональным решениям. Поэтому для того, чтобы сделать рассматриваемые примеры наиболее конкретными, автор опирается на опыт решения ситуаций, которые встречались на предприятиях в процессе внедрения корпоративной системы электронного документооборота DIRECTUM. 

Служебная записка. Это, пожалуй, самый распространенный элемент внутреннего документооборота предприятия. В ней может содержаться что угодно: от просьбы вставить новый замок в дверях до предложения об изменении оргструктуры предприятия. 

При бумажном документообороте автор служебной записки вынужден самостоятельно обежать всех заинтересованных лиц и собрать нужные подписи, возможно, вплоть до конкретного исполнителя.

Причем случается, как ни странно, что чем проще проблема, тем больший маршрут служебная записка должна пройти.

Например, чтобы заменить тот самый дверной замок, нужно получить визу руководителя своего подразделения, а затем (в лучшем случае) визу руководителя подразделения-исполнителя (например, хозяйственного отдела), в худшем – записка может пройти еще и через директора по общим вопросам. К слову сказать, после того, как на документе появится виза последнего руководителя, инициатор по сути утрачивает контроль над выполнением заявки. Однако проблемы контроля исполнения выходят за рамки этой статьи, и мы их затрагивать не будем. 

Служебные записки по сути первые кандидаты на то, чтобы “исчезнуть” с бумаги. Используя систему электронного документооборота, инициатор может создать документ, подписать его ЭЦП и отправить руководителю.

Руководитель может отправить документ дальше на исполнение, либо может быть выпущен и подписан отдельный документ, связанный со служебной запиской.

В любом случае исполнитель в любой момент времени может отследить текущее состояние по своему документу. 

На первый взгляд может показаться, что ЭЦП – лишний атрибут документа, и все можно отрегулировать правами доступа. Да, это сработает, если формирует документ один сотрудник, а остальные его только исполняют или знакомятся.

Но как только количество человек, утверждающих документ, увеличивается, прав доступа становится недостаточно.

Кроме того, в системе электронного документооборота всегда присутствует администратор, который имеет полные права на все документы (конечно, система отследит, что документ был изменен, но что именно изменили отследить практически невозможно). 

В рассмотренном примере со служебной запиской руководитель хозяйственного отдела должен быть уверен не только в том, что текст написан инициатором, но и в том, что руководитель подразделения-инициатора утвердил именно это содержание документа. Когда документ разрабатывает или согласует много людей, то ЭЦП становится еще более актуальной. 

Согласование договора. Как правило, этот процесс в бумажном виде представляет собой подписание листа согласования, приложенного к документу.

В вашей практике не случалось ситуаций, когда оказывалось, что в процессе многошаговых согласований ваша подпись оказывалась приложенной не к той версии документа? Тогда Вам просто повезло.

Про длительность данного процесса, когда документ нужно носить от одного исполнителя к другому “ногами” можно уже и не вспоминать. 

Используя ЭЦП в процессе электронного согласования документов, можно обеспечить неизменность документа после проставления согласительной подписи каждого участника. 

“Зеркало” бумажной подписи. Документы для общения с внешним миром, а также некоторые документы, регулирующие взаимоотношения между работником и работодателем, не смотря на электронное согласование в итоге требуют юридического (пока – бумажного) подтверждения.

В этом случае очень часто возникает проблема: документ в системе ЭДО можно найти быстро, а вот для проверки наличия подписи руководителя нужно поднять бумажный экземпляр.

На практике часто бывает ситуация, когда несколько руководителей, имеющих равные полномочия, не могут определить, подписал ли коллега конкретный документ. 

Для решения этой проблемы при использовании системы ЭДО документ может быть подписан как на бумаге, так и в электронном виде, что в дальнейшем позволит убедиться в его подписании, найдя документ в системе и не поднимая бумажный оригинал. 

Территориально-удаленные подразделения. Некоторые предприятия, имеющие удаленные подразделения и филиалы, уже используют электронную почту для передачи документов (приказов, распоряжений и т.п.). Как правило, это выглядит следующим образом:

●  Документ создается в электронном виде;

●  Печатается;

●  Подписывается руководителем;

●  Сканируется;

●  Отправляется по электронной почте;

●  В удаленном подразделении вновь печатается.

При использовании системы электронного документооборота, имеющей подобно системе DIRECTUM средства распределенной работы и ЭЦП, процесс можно существенно упростить, сократив количество переводов документов из одного формата в другой:

●  Документ создается в электронном виде;

●  Подписывается ЭЦП;

●  Отправляется средствами системы исполнителям;

●  Исполнитель получает подписанный ЭЦП документ. 

Возможные проблемы и пути их решения 

Однако, рассмотренные примеры – это идеальный вариант. В реальной жизни возникают объективные проблемы, которые приходится решать. 

Соответствие бумажного и электронного документа 

На данной стадии развития документооборота при взаимодействии с внешним миром перевод документов из электронного вида в бумажный и обратно происходят многократно.

В этом случае за соответствие документов должен отвечать сотрудник, осуществивший перенос документа из одного формата в другой (печать или сканирование).

Это может быть либо сотрудник, отвечающий за создание документа; либо секретарь, осуществляющий подготовку документов на подпись руководителю; либо специально выделенный для этого отдел (по сути – нотариат). 

Заверение бумажного документа, как обычно, происходит подписью лица, проверившего соответствие, а достоверность электронного документа подтверждает его ЭЦП. 

Руководитель – Секретарь – Компьютер 

Есть также ситуации, нередкие на большинстве предприятий, когда непосредственно руководитель не использует постоянно в работе компьютер. Причем, это не всегда связано с тем, что руководитель не способен им пользоваться.

Зачастую у руководителя просто нет времени на поиск документов, оформление заданий и анализ невыполненных поручений, даже если это оптимизировано в электронном виде. Для выполнения всех этих функций у него есть секретарь.

Хотя в нужный момент руководитель при желании может обратиться к системе электронного документооборота и найти нужный документ или задание. 

Кроме того, для большинства документов пока нужна живая подпись на бумажном экземпляре. Этот тоже достаточно трудоемкий процесс, который может занимать у руководителя до нескольких часов в день. Добавлять ему еще и функцию дублирование подписи на электронном документе совершенно нереально. 

В этом случае остается одно: ЭЦП за руководителя будет ставить кто-то другой, например, секретарь.

Причем ставить ЭЦП он должен только после того, как получит от руководителя подписанный бумажный документ и убедится, что содержимое бумажного и электронного документа соответствуют друг другу.

Например, в системе DIRECTUM для обеспечения соответствующих прав, секретарь может быть назначен замещающим директора и иметь в своем распоряжении сертификат его ЭЦП. 

На первый взгляд такое распределение функций кажется недопустимым, но при ближайшем рассмотрении ничего криминального тут нет. Ведь повсеместно существуют системы клиент-банк, где бухгалтер, проводя платеж, по сути заменяет электронным ключом подпись руководителя и печать на бумажном платежном поручении. 

Неавтоматизированному руководителю (например, директору филиала) поступившие электронные документы секретарь распечатывает на бумаге, где ЭЦП, естественно, никак не видна. В этом случае в обязанности секретаря входит убедиться в наличии у электронного документа ЭПЦ, записать ее реквизиты (автор, дата и т.п.) на бумажном документе и заверить своей подписью. 

Не вижу – значит нет

Конечно, психологический фактор сбросить со счетов нельзя. Человеку, привыкшему видеть на документе подпись руководителя, непросто будет привыкнуть только к пометкам секретаря на бумаге или информации об ЭЦП в системе ЭДО. И вполне возможно, что первое время сотрудники будут требовать копии бумажных документов. Для устранения этой проблемы требуется только время и воля руководства. 

Удостоверяющий центр 

Даже при использовании ЭЦП только внутри предприятия должен быть создан удостоверяющий центр, т.е. орган, выдающий ключи (сертификаты) подписей и обеспечивающий их достоверность. 

Но данная проблема решается пожалуй даже проще, чем все остальные. Ведь для этого необходимо обучить администраторов работе со средствами ЭЦП, наделить их соответствующими полномочиями, определить порядок выдачи и отзыва ключей в соответствующей инструкции. 

Вопрос доверия

Очень многое в системе ЭДО основывается на доверии лицам, выполняющим определенные операции. Но это совершенно нормально, ведь оно необходимо и при бумажном документообороте. Только бумажный документооборот регулируется определенными общепринятыми правилами.

Например, юридическую силу имеют только документ, скрепленные подписью и печатью, подписывать документы могут только определенные лица, печати изготавливают специализированные фирмы, которые отвечают за их уникальность и т.д. К возможным недостаткам этих правил все давно привыкли, а потому считают само собой разумеющимися.

Например, давно известно, что подделать подпись и печать на бумаге гораздо проще, чем ЭЦП. 

Как изменятся правила документооборота?

Для электронного документооборота правила существуют пока только в общем виде, причем “свежий” взгляд на них находит массу недостатков и возможных отклонений. Чтобы урегулировать их хотя бы внутри предприятия, необходимо принять “Положение об электронном документообороте предприятия”. 

Целью данного Положения будет являться регламентация основ применения в организации документов в электронной форме с использованием корпоративной системы электронного документооборота.

Другими словами – это принимаемые внутри предприятия правила работы с электронными документами.

В Положении, например, некоторые внутренние документы, подписанные ЭЦП, могут быть приравнены к бумажным документам, подписанным руководителем; статус удостоверяющего центра присвоен отделу ИТ и т.д. 

Определенным шагом на пути повышения доверия к документам, подписанным ЭЦП может также стать использование сертифицированных средств ЭЦП. 

Так стоит ли использовать ЭЦП?

Так что же получает предприятие, используя систему электронного документооборота с применением ЭЦП?

1. Возможность сократить бумажный документооборот за счет перевода части внутренних документов в электронный вид.

2. Ускорить прохождение документов за счет перевода движения документа в электронный формат.

3. Возможность не только быстро находить исходящие и внутренние документы и просматривать их содержимое, но и определять их правомерность по ЭЦП.

Конечно, все это возможно только при использовании на предприятии полноценной системы документооборота, включающей (подобной системе DIRECTUM) все необходимые стадии работы с документами: хранение и пересылку документов (в т.ч. с ЭЦП), регистрацию бумажных документов и ее связь с электронными аналогами. Причем большинство участников процесса должно иметь доступ к электронным документам, т.е. сами работать с системой ЭДО. 

Для связи с внешним миром пока не утвержден общепринятый формат пересылки документа вместе с ЭЦП, и на данном этапе приходится для ускорения процесса по электронной почте посылать образ бумажного документа, а для обеспечения официального подтверждения вслед ему – бумажный оригинал. 

Но электронный формат уже разрабатывается и закон об электронном документе уже готовится, так что переход к электронному документообороту между предприятиями не за горами. И есть смысл начать привыкать к этому новому средству – ЭЦП – внутри предприятия, чтобы уверенно начать его использовать в работе с партнерами.

Источник: компания DIRECTUM

Источник: https://ecm-journal.ru/post/Zhizn-s-EhCP.aspx

Актуальные вопросы использования электронной цифровой подписи в электронном документообороте

Электронная цифровая подпись - верное решение проблем документооборота

Использование электронной подписи (ЭП) при взаимодействии юридических лиц, граждан и государственных органов, как между собой, так и друг с другом, регулируется Федеральным законом от 06.04.

2011 года N 63-ФЗ “Об электронной подписи”.

В соответствии с ним основное назначение электронной подписи заключается в определении лица, подписывающего электронный документ, для признания такого документа равнозначным бумажному аналогу с собственноручной подписью.

Термин «электронная цифровая подпись» (ЭЦП) был введен Федеральным законом от 10.01.2002 года N 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи” и в новом законе заменен термином «электронная подпись».

Однако по уже сложившейся в отрасли электронного документооборота практике и после вступления в силу ФЗ-63 для поиска информации, связанной с проблематикой электронной подписи, более распространенным остается сокращение ЭЦП.

63-ФЗ предусматривает несколько видов электронных подписей и областей их применения. Так, простая электронная подпись используется для подтверждения авторства документа, но при этом не гарантирует его неизменность с момента подписания.

Эту задачу решает только усиленная электронная подпись, полученная в результате криптографического преобразования (шифрования) информации с использованием ключа.

Так как этот вид электронной подписи обеспечивает более высокий уровень защиты, именно она используется для подписи юридически значимых документов.

«Подводные камни» ЭЦП

Несмотря на очевидные преимущества использования электронных подписей их распространенность, как в коммерческой среде, так и при взаимодействии граждан и юридических лиц с органами государственной власти, все еще остается на достаточно низком уровне. Причины этого можно разделить на две группы:

  • стоимость использования;
  • низкий уровень доверия.

Остановимся на них подробнее.

Несмотря на положительный опыт использования технологий ПЭП, например, в банковской сфере или Интернет-торговле (классическая пара логин/пароль или sms-подтверждение), преобладает точка зрения, что данная технология не обеспечивает 100% безопасности и не гарантирует авторства подписанта.

Это обусловлено тем, что такая электронная подпись не исключает ее использования посторонними лицами, получившими доступ к ней как непосредственно от владельца (добровольная передача), так и в результате злоумышленных действий (взлом пароля, кража оборудования).

И хотя технологии, использованные для защиты усиленной электронной подписи, сводят риск ее подделки практически к нулю, низкий уровень доверия затормаживает не только ее распространение, но и переход на «истинный» электронный документооборот – без использования оригиналов документов в бумажной форме.

Помимо отсутствия единого пространства доверия к электронной подписи, большую роль в ее распространении играет также стоимость получения квалифицированного сертификата, который наделяет документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, полной юридической силой.

Именно квалифицированная электронная подпись используется для взаимодействия с органами государственной власти и обмена юридически значимыми документами. Сертификат для такой подписи выдается удостоверяющим центром, аккредитованном Минкомсвязи России.

В зависимости от типа сертификата затраты на его получение могут варьироваться в диапазоне от 2 до 25 тысяч рублей.

Учитывая, что для использования квалифицированной электронной подписью также необходимо специализированное программное обеспечение, как и сам сертификат требующее ежегодного обновления, этот фактор играет не последнюю роль в принятии решения о переходе на безбумажный документооборот с контрагентами и органами государственной власти.

Преимущества использования ЭЦП в ЭДО

Однако использование ЭЦП в документообороте компании имеет ряд неоспоримых преимуществ: – сокращение времени на обмен документами с контрагентами, клиентами и органами государственной власти и исключение «промежуточных» звеньев (курьеры, секретари и т.д.

); – гарантия авторства подписанта и защита документов от подделки, ведь для создания корректной подписи нужен закрытый ключ, которым обладает только владелец подписи; – использование ЭЦП становится финальным этапом при переходе компании на безбумажный документооборот при взаимодействии с контрагентами и клиентами, позволяя не только гарантировать неизменность документа после его подписания, но и повышая уровень прозрачности процессов согласования документов и обмена ими; – электронная подпись необходима для аккредитации и участия в конкурсах на электронных торговых площадках, позволяя компании получить доступ к дополнительному источнику клиентов;

– квалифицированная электронная подпись упрощает сдачу отчетности в контролирующие органы, экономя время ответственных сотрудников и гарантируя конфиденциальность переданных данных.

Области применения и перспективы

Сегодня, пожалуй, уже никто не сомневается, что будущее за электронным (безбумажным) документооборотом и использование электронной подписи является разумным шагом для гарантии неизменности таких документов и идентификации владельца подписи при решении самых разных задач: от получения муниципальных и коммерческих услуг до предоставления корпоративной отчетности и взаимодействия с контрагентами.

Однако для повсеместного использования электронных подписей необходимо, прежде всего, продолжить развитие законодательной базы, в том числе в рамках создания основы для международной электронной торговли и более широкого применения ЭЦП в коммерческой сфере.

Другим важным направлением является снижение стоимости внедрения и поддержки сопутствующих ИТ-решений, в том числе за счет использования облачных технологий и SaaS.

Существенную роль в распространении этой технологии играют также регулярные экспертные и просветительские мероприятия, направленные на ознакомление как можно более широкой аудитории с преимуществами и реальными примерами использования цифровой подписи.

В результате однажды объединенные усилия экспертного общества и государства приведут к созданию унифицированной электронной подписи, которую можно будет использовать в самых различных областях.

При обеспечении соответствующего уровня защиты такая единая подпись может стать полноценным аналогом удостоверяющих документов, избавляя своих владельцев от многократных авторизаций, заверений и решения вопросов хранения паролей.

Единая электронная подпись позволит каждому гражданину и юридическому лицу получить любую услугу или приобрести товар быстро, безопасно, в удобное ему время и форме.

Источник

Источник: http://www.ecm-portal.ru/practice/expertise/aktualnye-voprosy-ispolzovaniya-elektronnoy-tsifro/

Проблемы с электронной цифровой подписью и способы их решения

Электронная цифровая подпись - верное решение проблем документооборота

проблемы с сертификатом — сертификат не выбран,

не найден, не верен

проблемы с подписанием документа — ЭЦП выдает

ошибку

проблема со входом в аккаунт — ЭЦП не

отображается

Чтобы выяснить, как решить возникшие сложности, необходимо разобрать каждую ошибку в отдельности.

Сертификат для создания ЭЦП не найден

Если появляется сообщение «Сертификат ЭЦП не зарегистрирован» или аналогичное, то ошибка может быть вызвана несколькими причинами:

неправильная настройка
сертификата ключа

неверная настройка
интернет-браузера

отсутствие корневого сертификата

Удостоверяющего Центра

Как устранить нарушение

  1. Убедитесь, что открытая часть сертификата корректно установлена, соответствует операционной системе, а срок действия не истек. При необходимости переустановите средство криптографической защиты информации (плагин СКЗИ)./span>
  2. Проверьте и при необходимости откорректируйте настройки браузера Internet Explorer.

    А именно:

    • добавить адреса площадок в надежные узлы;
    • установить для этих сайтов низкий режим безопасности;
    • включить протоколы SSL 1.0 и TLS 1.0;
    • включить элементы ActiveX;
    • очистить кэш и перезапустить браузер.
  3. Установить либо обновить корневой сертификат Удостоверяющего Центра, в котором была приобретена электронная подпись.

Почему ЭЦП не подписывает документ

Не удается подписать документ ЭЦП в следующих случаях:

истек срок действия
лицензии программы

ошибочно вставлен носитель с
другим сертификатом

Как исправить ошибку

В последнем случае следует проверить правильность выбора. Убедиться в отсутствии подключения носителей других сертификатов. Проверить физические контейнеры: дисковод и USB-разъемы.

Если же истек срок действия лицензии, придется потратить немного времени для получения новой. Для этого следует обратиться в свой Удостоверяющий Центр.

Ошибка при входе на электронную площадку

Еще одна не менее часто встречающаяся проблема, которая может быть вызвана совокупностью причин. Как показывает практика, кроме описанных выше факторов, мотивом может послужить также неправильно установленная библиотека Capicom.

Как исправить

Проверить наличие установленной библиотеки. Определить наличие копий 2 файлов .dll в одной из папок Windows. Актуально для 64-разрядной операционной системы.

Пошаговая установка библиотеки Capicom

Если при попытке входа на электронную площадку, всплывает окно с текстом: «Не установлен объект Capicom», необходимо заново установить библиотеку. Существует 2 способа в зависимости от разряда операционной системы. Узнать эту информацию можно кликнув правой кнопкой компьютерной мыши по значоку «Мой компьютер». В появившемся меню следует выбрать «Свойства», раздел «Тип системы».

Установка библиотеки Capicom для 32-bit ОС

  • Войдите под учетной записью Администратора.
  • Скачайте архив Capicom по ссылке: http://www.sberbank-ast.ru/Docs/faq/CAPICOM-KB931906-v2102.zip.
  • Распакуйте полученный архив.
  • Перейдите в папку и запустите файл CAPICOM-KB931906-v2102.
  • Проделайте все шаги, предположенные мастером установки программы. Примите соглашение, установите путь установки программы. По умолчанию это — C:\Program Files\MicrosoftCAPICOM2.1.0.2\, его следует поменять на C:\Windows\System32\.
  • После завершения процесса установки нажмите Finish и проверьте работоспособность ЭП.

Если ошибка по-прежнему появляется, необходимо скачать и установить альтернативную библиотеку с сайта Microsoft Download Center

  • Перейдите по ссылке http://download.microsoft.com/download/5/7/9/579f7fa4-217e-438b-b117-e77fd14db181/capicom_dc_sdk.msi.
  • Сохраняете файл capicom_dc_sdk.msi на свой ПК.
  • Запустите и установите программу аналогичным образом.

Библиотеку, скачанную из Microsoft Download Center, необходимо зарегистрировать. Для этого необходимо перейдите в «Мой компьютер», затем на «Диск С», в папку Windows, а далее в папку system 32.

Отройте файл с именем cmd, чтобы запустить его. В открывшееся окно командной строки вставить строку: c:\windows\system32\regsvr32.exe capicom.dll, после этого нажать кнопку ENTER на клавиатуре.

Следом должно появиться сообщение об успешной регистрации.

Установка библиотеки Capicom для 64-bit ОС

Все действия по настройке и установке библиотеки Capicom необходимо производить под учетной записью «Администратора», а именно:

  • Перейдите по ссылке http://www.sberbank-ast.ru/Docs/faq/Capicom%20Win7%20(64bit).rar.
  • Сохраните архив на компьютер.
  • Распакуйте архив Capicom Win7 (64bit).rar
  • Перейдите в распакованную папку и скопируйте из нее 2 файла — capicom.dll и capicom.inf в папку syswow64, расположенную по адресу: «Мой компьютер» – «Диск С» – Windows – syswow64.

Затем следует зарегистрировать библиотеку. Для этого перейдите в «Мой компьютер» – «Диск С» – Windows – system32.

В этой папке найдите файл cmd и запустите его правой кнопкой мыши. В появившуюся командную строку вставьте запись: c:\windows\syswow64\regsvr32.exe capicom.dll. Нажмите кнопку ENTER на клавиатуре. После этого должно появиться сообщение об успешной регистрации.

Конфликт цифровой подписи и ключей ФСЗН

Проблемы с ЭЦП чаще всего встречаются на тех компьютерах, где помимо ПО для работы с ЭЦП Фонда соцзащиты населения установлены другие программы, также использующие ЭЦП. На сегодняшний день цифровые подписи требуются для работы с банками, электронными счетами-фактурами, для предоставления отчетности в МНС, Госкомстат и другие организации.

Однако каждая из организаций может использовать различные версии криптографического ПО, а их совместное использование часто приводит к нарушению работы ЭЦП.

Итак, если вы не можете подписать пачку документов, получаете сообщение об ошибке при входе в программу или в момент подписи, не видите свой криптографический ключ и т. п.

, то причин обычно не так уж много:

неправильно установленное
ПО для работы с ЭЦП

конфликт версий
установленного ПО

не установленный или прекративший действие

сертификат

В первых двух случаях ошибки обычно проявляются уже при входе в программу или в момент подписи документа. Например, пользователь получает сообщения «Ошибка AvFundCrypt», «Ошибка AvCryptMail», «Ошибка при вызове функции Win32 API». В таких случаях поможет правильная установка нужных версий программного обеспечения.

Помните! Если вовремя не восстановить работу ЭЦП, можно лишиться возможности участия, потерять шанс на выгодные предложения и вложения.

Чтобы избежать вопросов, почему не работает ЭЦП, внимательно изучите инструкцию по установке, настройке и работе электронной подписи. Либо облегчите себе задачу, доверив все процессы специалистам нашей компании.

По вопросам приобретения и обслуживания ЭЦП звоните нашим специалистам!

Источник: https://astral.ru/articles/elektronnaya-podpis/6757/

«Электронный документооборот в России — это когда ты распечатываешь документы, чтобы подписать и снова отсканировать» — Офтоп на vc.ru

Электронная цифровая подпись - верное решение проблем документооборота

Разбор видов электронной подписи документов для физлиц и бизнеса.

Есть несколько вариантов электронной подписи (ЭП), которыми можно пользоваться: в одних случаях достаточно «нарисовать» подпись в присланном документе, в других отправить код из SMS или ввести логин и пароль. А в серьёзных случаях необходимо зарегистрировать персональную ЭП. Разделим обмен электронных документов на два вида: обмен сканами и обмен документами.

Обмен сканами

Задача: присланный документ нужно распечатать, поставить подпись и отправить назад скан с подписью.

Это самый простой способ, который используется в некоторых организациях, где юридическая сила документа не так важна, а все договорённости условные. К примеру, так можно расписаться на документах курьерской службы для прохождения посылки на таможне.

Решение: вместо сканирования документа можно подставить заранее созданную подпись-картинку. Для этого достаточно аккуратно и крупно расписаться на белом листе бумаги, отсканировать подпись в высоком разрешении и сохранить в формате JPG или PNG.

Подпись вставляется в Microsoft Office, Adobe PDF Reader или Photoshop.

Microsoft Office

  • Откройте нужный документ.
  • На вкладке «Вставка» нажмите кнопку «Рисунки».
  • Выберите отсканированную подпись и разместите в нужном месте документа.
  • Сохраните готовый файл.

Adobe PDF Reader

  • Откройте документ PDF или форму, которую необходимо подписать.
  • Выберите «Инструменты» — «Заполнить и подписать».
  • Выберите нужный вариант. PDF Reader может не только вставить готовую подпись-изображение, но и нарисовать её мышью или на сенсорном экране, а также напечатать.
  • Нажмите кнопку «Применить», затем щёлкните в том месте документа PDF, где требуется добавить подпись или инициалы.
  • Сохраните готовый документ в PNG.

Adobe Sign

Это компонент облачного сервиса Adobe Document Cloud для электронных подписей. Он позволяет отправлять, отслеживать и быстро подписывать документы через браузер и мобильные устройства.

Функциональность схожа с PDF Reader: можно поставить рукописную подпись на экране смартфона, выбрать готовое изображение, сфотографировать подпись с другого документа или использовать специальный рукописный шрифт. Adobe Sign интегрируется в другие офисные приложения, например, Microsoft Word и PowerPoint.

Adobe Photoshop

  • Откройте PDF-файл (документ Word можно сохранить в PDF-формате).
  • Перетащите изображение с подписью на рабочую область и разместите в нужном месте документа.
  • Сохраните готовый файл.

Обычная подпись (как электронная, так и физическая) служит только для упрощённой валидации данных и основана на доверии обеих сторон: в суде можно назвать скан и подпись подделкой, оспорив договор.

Поэтому к подписи добавляют другие способы защиты от подделки: отправлять письма можно только с указанной почты с сохранением времени и даты отправки, а в некоторых случаях компании могут попросить отправить физическую копию по указанному адресу.

Обмен электронными документами

Любой документ, обладающий юридической силой, нужно подписывать сертифицированной электронной подписью.

У неё есть два криптоключа: закрытый, которым подписывается документ, хранится только у владельца, а открытым проверяется реальность подписи.

Поскольку закрытый ключ находится только у хозяина, это достаточная гарантия безопасности. Правда, владелец может потерять свой ключ, но это считается его проблемой.

Чем отличается электронная цифровая подпись (ЭЦП) от электронной подписи (ЭП)?

Ничем. ЭЦП и ЭП — это одно и то же. Определение «электронная цифровая подпись» (ЭЦП) устарело. Термин ЭЦП был введён в 2002 году с принятием закона № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и утратил силу с 1 января 2014 года, когда вступил в силу закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Где можно использовать ЭП

  • Электронная отчётность в государственные органы: таможню, налоговую, внебюджетные фонды, органы статистики и учёта и другие.
  • Электронные торги: для регистрации на площадках, отправки заявок и подписания контрактов.
  • ЕГАИС: ЭП требуется для работы в системе, документам присваивается электронная подпись, они приобретают юридическую силу.
  • Корпоративный документооборот: ЭП — аналог физической подписи, поэтому любой документ внутри организации можно подписывать и отправлять в электронном виде.
  • Электронная регистрация сделок с недвижимостью: регистрация сделок по купле-продаже и получения выписок из ЕГРП о сделках с переходом прав. Это дешевле и быстрее.
  • Госуслуги. С помощью ЭП можно отправлять обращения и заявления в государственные и муниципальные органы: «электронное правительство», «электронный гражданин».

Виды электронной подписи

В России в электронном документообороте существует три вида электронной подписи.

Простая

Это обычные коды доступа из SMS, логин и пароль от почты или аккаунта. Чаще всего используется в банковских операциях, для получения госуслуг, для заверения документов внутри компании.

Она приравнивается к физической подписи, если существует отдельный нормативно-правовой акт или между участниками документооборота заключено соглашение.

В нём нужно описать правила, по которым определяют автора подписи, а также его обязанности.

Иногда пользователю нужно дополнительно подтверждать свою личность, к примеру, для регистрации на Госуслугах нужно прийти в центр регистрации с паспортом.

Простую электронную подпись нельзя использовать для подписи электронных документов, так как это простая пара из логина и пароля, инструментов для подписывания документов нет.

Усиленная неквалифицированная (НЭП)

Персональная ЭЦП с закрытым ключом, который хранится на носителе. Выдаётся в удостоверяющих центрах. Позволяет подписывать документы любой организации, с которой ведётся электронный документооборот, а также участвовать в госзакупках.

Чтобы заверенные НЭП документы считались равноценными физическим, сторонам нужно заключить соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании её юридической силы. Но, к примеру, налоговая в любом виде не признаёт документ с НЭП равнозначным бумажному.

Список аккредитованных удостоверяющих центров на сайте Госуслуг.

Усиленная квалифицированная (КЭП)

Полноценная электронная подпись с юридической силой. Имеет дополнительный сертификат ФСБ, ПО для работы с КЭП сертифицировано КЭП, выдаётся в аккредитованных Минкомсвязи удостоверяющих центрах.

Позволяет сдавать в электронном виде отчётность в контролирующие органы, обмениваться документами с ФНС, вести электронный документооборот внутри компании или внешними контрагентами, участвовать в качестве поставщика и заказчика в торгах, работать в государственных ИС: Росреестр, Росаккредитация, ГИС ГМП, ФТС, ГИС ЖКХ, Главкоэкспертиза и других.

Ряд документов налогового и бухгалтерского учёта может быть подписан только квалифицированной электронной подписью, например, годовая бухгалтерская отчётность, налоговые декларации, заявления о постановке на налоговый учёт, возврате (зачёте) сумм излишне уплаченных налогов, сборов и страховых взносов и так далее.

Как получить подпись

Для получения ЭП нужно обратиться в любой удостоверяющий центр.

Перечень документов для физических лиц (ИП)

  • заявление на выдачу ЭП;
  • паспорт гражданина РФ (копии страницы с фотографией и страницы с пропиской);
  • свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (ИНН);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС).

Перечень документов для юридических лиц

  • заявление на выдачу ЭП;
  • свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);
  • свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (ИНН);
  • выписка из ЕГРЮЛ, сроком не более полугода с момента её получения (оригинал или нотариально заверенная копия);
  • паспорт гражданина РФ — будущего владельца ЭП (копии страницы с фотографией и страницы с пропиской);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) владельца ЭП.

Как подписывать документы ЭП

Для этого понадобятся:

  • Окончательная версия документа для подписи. После создания ЭП вносить в него изменения нельзя.
  • Сертификат ЭП, который выдаётся в аккредитационных центрах.
  • Приложения для создания ЭП и работы с ней.

В России можно использовать криптопровайдеры, сертифицированные ФСБ. Наиболее распространены на рынке «КриптоПРО CSP» и ViPNet CSP, которыми рекомендуется пользоваться для максимальной совместимости различных ЭП.

Вариант 1: плагины для Office и Adobe PDF

Если нужно подписать документ в формате Word или Excel — трудовой договор, иск в арбитраж, заявление в учебное учреждение, можно использовать модуль «КриптоПро Office Signature». После установки документы подписываются следующим образом:

  • Выбираем пункт «Сервис», переходим в «Параметры». На вкладке «Безопасность» нажимаем «Цифровые подписи».
  • Выбираем установленный на компьютере сертификат электронной подписи.
  • Создаём электронную подпись: нажимаем «Подписать», вводим выданный ключ-пароль.
  • Сохраняем документ.

Подробная инструкция — по ссылке.

Однако в разных версиях Office результат проверки может быть некорректным.

Для PDF-файлов используется бесплатный модуль «КриптоПро PDF» для Adobe Reader:

  • Установите модуль.
  • Откройте документ.
  • Выберите пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание».
  • Выберите нужную подпись и место в документе.

Подробная инструкция — по ссылке.

Вариант 2: установить отдельную программу для создания подписи

Для подписывания файлов любых форматов нужно устанавливать отдельные программы. К примеру, «КриптоАРМ» или связку VipNet CryptoFile вместе с VipNet CSP. Обе программы предлагают схожую функциональность.

«КриптоАРМ»

Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:

  • Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
  • Формат подписи: присоединённая или отсоединённая. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением .sig.
  • Сертификат, которым нужно подписать документ.

В бесплатной версии «КриптоАРМ» можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата). Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).

ViPNet CSP и CryptoFile

Чтобы пользоваться сервисами, нужно оформить заявку, ссылки на скачивание и серийные ключи придут на почту, это бесплатно.

После запуска и регистрации CryptoFile нужно добавить личный сертификат для работы с ЭП и сертификаты получателей. Для добавления собственного сертификата в «Настройках» нужно нажать кнопку «Задать» и выбрать файл, полученный в аккредитационном центре. Сертификаты получателей устанавливаются в систему вручную, добавляются в настройках, раздел «Список сертификатов получателей».

После этой процедуры можно подписывать файлы. Процедура аналогична «КриптоАРМ»: можно подписывать через окно программы, можно из контекстного меню. Подробная инструкция от VipNet.

Вариант 3: использовать веб-сервисы

Подписать документ любого формата можно через сервис «Контур.Крипто».

Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов.

Чтобы подписать электронный документ, необходимо:

  • Загрузить в сервис документ, который нужно подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.
  • Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в «Контур.Крипто» можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.
  • Создать файл подписи. После того как вы нажмёте кнопку «Подписать», сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и расширением .sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.
  • Послать документ получателю. Можно отправить файл и подпись для него прямо из сервиса. Адресат получит ссылку на документ, сохранённый в «Контур.Крипто». Также можно скачать пакет документов на компьютер (исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить через любой почтовый сервис.

Что учесть при использовании «Контур.Крипто»:

  • В сервисе действует ограничение на вес документа: можно подписать документ до 100 Мб.
  • В сервисе можно создать только отсоединённую подпись.
  • «Контур.Крипто» работает только в Windows.
  • Проверить подпись, созданную в «Контур.Крипто», можно в любой программе, которая работает с отсоединёнными электронными подписями.

Источник: https://vc.ru/flood/40861-elektronnyy-dokumentooborot-v-rossii-eto-kogda-ty-raspechatyvaesh-dokumenty-chtoby-podpisat-i-snova-otskanirovat

Электронный документооборот и электронная цифровая подпись

Электронная цифровая подпись - верное решение проблем документооборота

Современное ведение бизнеса уже нельзя представить без таких инструментов, как электронный документооборот и электронная цифровая подпись. Данный способ имеет массу преимуществ и значительно облегчает управление всеми процессами в организации.

Современные предприниматели все чаще стали применять специализированные системы для регулирования своей деятельности, поскольку они являются незаменимыми помощниками в решении ежедневных задач компании.

Такие программные комплексы автоматизируют каждый процесс и позволяют упорядочивать все процедуры, связанные с документацией.

Функции электронного документооборота и его достоинства

Автоматизация производства призвана выполнять следующие функции:

  • регистрация всех внутренних, а также входящих и исходящих документов;
  • занесение их в программу для последующего контроля;
  • подтверждение подлинности данных посредством электронно-цифровой подписи;
  • осуществление работ справочно-информационного характера;
  • списание данных в дело;
  • составление различных отчетов по результатам деятельности предприятия.

Основной плюс подобного делопроизводства заключается в отсутствии необходимости затрачивать много времени на согласование какого-либо проекта организации отдельными сотрудниками или руководством. Это связано с наличием возможности осуществлять рассылку нужной информации в электронном виде. Данный способ избавляет от бумажной волокиты.

Система электронного документооборота в обязательном порядке должна иметь текущий архив, при помощи которого корпоративные данные могут быть получены в оперативном порядке.

Помимо этого, она обеспечивает высокий уровень надежности хранения информации.

Функция справочно-информационного характера дает возможность проводить отборку только требуемой на данный момент документации, что позволяет компании экономить значительные средства на создании хранилища для бумаг.

Наиболее важной функцией все же является более упрощенная процедура по удостоверению данных.

Если для информации на бумажном носителе требуется наличие таких подтверждающих элементов, как печать, дата, подпись и реквизиты предприятия, то документооборот в электронном виде предусматривает применение электронно-цифровой подписи. Основное преимущество ЭЦП заключается в возможности использовать ее для нескольких документов одновременно.

Электронно-цифровая подпись

Этот инструмент делопроизводства необходим для обеспечения защиты всем документам, участвующим в деятельности организации. Он представлен в виде криптографического преобразования данных, закрепленного посредством закрытого ключа.

Его наличие позволяет выявить владельца подписи и помогает подтвердить подлинность информации.

Юридически такой элемент электронного документооборота является сопоставимым с собственноручно сделанной подписью, которая проставляется на бумажных носителях.

Основными задачами, с которыми призвана справляться электронно-цифровая подпись, являются:

  • обеспечение безопасности информации против подделок;
  • выявление владельца сертификата ключа;
  • обнаружение каких-либо искажений в данных.

Электронно-цифровая подпись ЭЦП в документообороте имеет свою особенность. Она заключается в логическом характере этого инструмента. Она дает возможность провести аутентификацию (проверку на наличие изменений), а также распознавание ее владельца.

С целью проведения анализа электронного документа на его подлинность следует осуществить идентификацию уполномоченного лица, а также установить истинность информации. Сделать это можно лишь единственным способом – в ходе предъявления соответствующего иска в суд, где будет проводиться тщательный анализ данных компании и ее документации.

Основными достоинствами использования электронно-цифровой подписи являются:

  1. Возможность вести партнерские отношения с организациями, находящимися на удаленном расстоянии.
  2. Копии электронных документов получаются равнозначными.
  3. Автоматизация каждой стадии при разработке подписи за счет специализированных аппаратных и программных средств.
  4. Повышение производительности труда работников компании.

Несмотря на все преимущества данного элемента системы, он имеет и свои недостатки.

Так, чтобы создать надежную подпись, необходимо в обязательном порядке использовать специализированные средства правового, организационного и технического обеспечения. К техническим методам защиты относятся способы криптографии.

Они выражаются в создании уникальной последовательности символов, благодаря которой можно не только распознать создателя ЭЦП, но и проверить документ на подлинность.

Криптографическая защита представлена в виде шифрования данных и разработке уникального ключа для подписи. Данный метод является алгоритмом, при помощи которого осуществляется описание действий при преобразовании какой-либо информации. Что касается ключа, то он создается в качестве основы для этого способа.

Классификация методов шифрования данных

В настоящее время различают два типа шифрования:

  1. Симметричный. Предполагает передачу созданного одним партнером ключа другому. Для шифрования и дешифрования информации в данном случае требуется только один ключ.
  2. Несимметричный. Используются специальные математические расчеты. При этом разрабатывается сразу два ключа: один из них применяется в качестве шифровального элемента, а посредством другого обеспечивается дешифровка данных. Первый ключ остается у владельца подписи и называется либо личным, либо закрытым. Второй же элемент может быть предоставлен большому кругу лиц (сотрудников организации).

Электронный документооборот и электронная подпись

Что такое Электронная Подпись: Как работает ЭП в картинках [Удостоверяющий Центр СКБ Контур]

Электронная подпись в 1С:Документооборот

Электронно цифровая подпись (ЭЦП) для торгов в 2021 году

Источник: http://documentooborot.com/dokumentooborot/elektronnyj-dokumentooborot-i-ecp.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.