«Электронный» документооборот: за и против

Содержание

Плюсы и минусы электронного документооборота

«Электронный» документооборот: за и против

Электронный документооборот или ЭДО все смелее и чаще внедряется в нашей стране. На новую систему подготовки, согласования и отправки документов без применения бумажных носителей, переходят и крупные компании, и небольшие фирмы, и государственные структуры.

В наше время, когда разные новинки и усовершенствования появляются чуть ли не каждую секунду, хочется понять, стоит ли уделять внимание этому изобретению или о нем забудут через несколько лет как о пейджерах или заряженной экстрасенсом воде.

Как и в любом явлении во внедрении системы электронного оборота документов есть свои достоинства и недостатки.

Как это работает

Работа в системе во многом напоминает действия, которые мы производим, пользуясь электронной почтой. Основное отличие состоит в том, что поступивший исполнителю документ не статичен. Его можно редактировать, создавать по нему поручения, дополнительные задачи и все это в едином виртуальном пространстве для каждого документа.

Наряду с этим система сохраняет все основные принципы бумажного делопроизводства.

Поступая в организацию документ, получает электронный входящий номер, затем директор расписывает его руководителю подразделения, указывая дату исполнения и уточняя свое поручение. Далее документ следует до непосредственного исполнителя.

Исполнитель может прочесть документ, увидеть, когда он поступил, какой установлен срок исполнения, кто еще работает с этим документом.

Плюсы

В целом система позволяет в значительной степени упорядочить делопроизводство в любой организации. Например, она не разрешит присвоить один и тот же номер нескольким входящим или исходящим документам, так как это происходит автоматически.

Электронный документооборот дает возможность отследить статус каждого документа в реальном времени. Узнать, кто над ним работает в данный момент.

В отличие от бумажного документа нерадивый сотрудник не может его потерять ни случайно, ни умышленно. Даже удаленные документы сохраняются и подлежат восстановлению. Это улучшает дисциплину сотрудников.

Так как в системе видно кто и когда открывал документ, редактировал его, кто задерживает документ.

Увеличивает скорость работы. Например, если бумажный документ нужно было нести в другое здание для согласования, и секретарь мог потратить на это не один час, накапливая корреспонденцию, то при работе с ЭДО каждый документ индивидуально попадает к сотруднику за доли секунды.

ЭДО облегчает редактирование документа. Обычно все редакции документа система сохраняет. При необходимости к какой-то версии можно вернуться.

Система положительно влияет на организацию труда руководства. Его функции по поручению конкретного документа определенному сотруднику можно распределить между заместителями или отдать канцелярии. При этом дублирование поручений будет исключено. Система не допустит этого.

В отличие от бумажных документов, сотни и даже тысячи электронных документов можно всегда иметь при себе, организовав удаленный доступ к программе через интернет. Таким образом, сотрудники смогут выполнять работу в системе, находясь в командировке, на больничном или даже в отпуске.

Так как ЭДО позволяет видеть дату поступления документа и срок его исполнения, это дает возможность организовать планирование работы. Можно установить фильтр и расположить все документы по очереди, согласно которой их нужно сдавать. Ничего не потеряется.

Поисковая система ЭДО позволяет искать документ по различным параметрам. Для этого необязательно знать даже его реквизиты, достаточно просто представлять, о чем говорится в документе, и найти его по нескольким ключевым словам.

Благодаря системе у каждого сотрудника под рукой будет полная структура организации с именами, должностями и телефонами, а так же огромная адресная книга. Так как все адреса, по которым организация когда-либо направляла, система сохраняет и позволяет при необходимости найти.

Система позволяет экономить огромное количество бумаги, что в нашу эпоху экологических катаклизмов является значительным вкладом в сохранении экологии нашей планеты.

Минусы

  • Необходимо потратить средства и время на покупку, и налаживание программного обеспечения.
  • Нужно будет обучить сотрудников пользоваться системой и пережить довольно болезненный переходный период.
  • Отдельной заботой станет безопасность. Документы будут доступны многим лицам. Отрегулировать уровни допуска, оформить электронные подписи – все это потребует времени и опять-таки финансовых вложений.
  • В штат нужно будет взять квалифицированного администратора системы, который должен будет ежедневно консультировать сотрудников организации по возникающим проблемам и вопросам, поддерживать систему в рабочем состоянии.
  • В целях сохранения электронной базы документов периодически нужно будет проводить их резервное копирование, предусмотреть процедуру хранения копий, режим доступа к ним.
  • Отсутствие ЭДО у партнеров и коллег приведет к параллельному существованию двух систем – электронной и бумажной.

Вывод

Если в компании работает большое количество сотрудников, ее структура достаточно разветвленная, то электронный документооборот ей необходим. Внедрение ЭДО позволит снять многие  насущные проблемы, увеличить производительность труда.

Если же речь идет о маленькой фирме, ведущей вялую переписку, то усилия и затраты на внедрения оправданы только в том случае, если она взаимодействует с компаниями, где система ЭДО является привычным рабочим инструментом.

  В противном случае, это будет просто недешевая модная игрушка.

Источник: https://plusiminusi.ru/plyusy-i-minusy-elektronnogo-dokumentooborota/

Преимущества электронного документооборота

«Электронный» документооборот: за и против

Преимущества электронного документооборота заключаются в экономии трудовых и материальных ресурсов, а также в существенном сокращении затрат времени на создание, хранение и обработку документов. Но так ли все радужно и экономно в безбумажных технологиях? Узнайте из статьи о плюсах и минусах электронного документооборота.

Понятие электронного документооборота

Нюансы перехода на электронный документооборот и его ведение

Преимущества и недостатки внутрикорпоративного электронного документооборота

Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота

Достоинства и недостатки бухгалтерского электронного документооборота

Электронное взаимодействие с ПФР, ФСС, ИФНС

Итоги

Понятие электронного документооборота

Как бы мы ни привыкли работать с бумагой, реалии нашей жизни заставляют нас вникать в тонкости электронных технологий. Одним из элементов таких технологий является электронный документооборот. Чтобы разобраться с понятием электронного документооборота и при этом не утонуть в объемных определениях и специфической терминологии, остановимся на нескольких ключевых терминах:

Именно электронный документ является исходным и основным объектом любой системы электронного документооборота. Чтобы организовать на системной основе его формирование, обработку, защиту, передачу и хранение, необходим комплекс мер (специальные программы, технические средства, обученный персонал и т. д.).

Электронный документооборот выстраивают таким образом, чтобы решать разнообразные специфические задачи. Возможные виды электронного документооборота в компании:

О сильных и слабых сторонах отдельных видов электронного документооборота узнайте далее.

Нюансы перехода на электронный документооборот и его ведение

Переход на электронный документооборот в компании требует серьезной предварительной подготовки. Здесь вырисовывается и первый существенный минус — немалые материальные, трудовые и иные затраты на этапе внедрения системы:

Кроме того, понадобится внести корректировки в учетную политику, отразив в ней перечень документов (связанных с налоговым и бухгалтерским учетом), участвующих в электронном документообороте, список сотрудников, имеющих право их подписи и иные важные нюансы (способы хранения документов, доступа, передачи и т. д.).

После внедрения системы (в процессе ведения электронного документооборота) необходим постоянный контроль за исполнением установленных регламентов и правил, обновлением ПО и др.

Преимущества и недостатки внутрикорпоративного электронного документооборота

Об основных преимуществах электронного документооборота узнайте из схемы ниже:

Восхваляя электронные системы документооборота, нельзя игнорировать и его слабые стороны, которые могут свести к нулю все его достоинства:

Отдельно остановимся на таких важных составляющих любого документооборота компании, как кадровый и бухгалтерский электронный документооборот.

Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота

Кадровый электронный документооборот представляет собой систему формирования, накопления и обмена кадровыми электронными документами как для целей самой компании, так и для информационного обмена с заинтересованными сторонами.

Элементы законодательно закрепленного кадрового электронного документооборота сейчас уже действуют: можно оформлять в электронной форме трудовые договоры с дистанционными сотрудниками, если у них есть электронная подпись (ст. 312.3 ТК РФ).

В скором времени стоит ожидать повсеместного внедрения кадрового электронного документооборота. Минтруд уже проводит эксперимент по данной теме (приказ Минтруда России от 26.03.2018 № 194):

Для работников эта система также выгодна: они смогут без посещения кадровой службы запрашивать в электронном виде документы и заключать договоры.

В последнее время все чаще ведутся разговоры об одной из форм электронного взаимодействия работодателя и работника, а также иных заинтересованных лиц — повсеместном внедрении электронных трудовых книжек.

Подробности об этом см. в материале «Электронные трудовые книжки – все за и против».

Переход на электронный документооборот в кадровой сфере в скором времени позволит проходить трудовые проверки дистанционно через интернет.

Его основной существенный недостаток — невозможность сразу перевести весь объем документов в электронную форму, так как отдельные кадровые документы должны обязательно содержать личную подпись работника для обеспечения должного правового обеспечения взаимоотношений работодателя и работника. А чтобы обязать работника оформить электронную подпись, понадобится время и законодательные инициативы.

Достоинства и недостатки бухгалтерского электронного документооборота

Финансовые службы, в частности бухгалтерские структуры, в наибольшей степени зависят от качественного и быстрого документооборота. Этим подразделениям электронный документооборот позволяет:

  1. Систематизировать и автоматизировать работу бухгалтерии.

Преимуществами бухгалтерского электронного документооборота мы пользуемся уже довольно долгое время. Возможность формировать и обрабатывать электронные документы в специализированных учетных программах позволяет не только сократить трудозатраты, но и избежать ошибок на всех этапах создания и обработки документов (программа не позволит сделать ошибку или сразу ее выявит).

  1. Решать внутрикорпоративные задачи.

Источник: https://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/preimuwestva_elektronnogo_dokumentooborota/

Нужно ли переходить на электронный документооборот — опыт «Яндекс.Денег» — Офтоп на vc.ru

«Электронный» документооборот: за и против

Команда «Яндекс.Денег» написала для vc.ru колонку о своем опыте перехода на электронный документооборот и рассказала, что для этого нужно сделать.

Идея перейти на электронный документооборот (ЭДО) возникла в «Яндекс.Деньгах» одновременно с ростом потока документации.

Бумажки никто не любит, и постоянные охи над ними, а также известные ситуации вроде «Ваши акты где-то потерялись» и «Пришлите, пожалуйста, курьера для подписания договора» любого бизнесмена могут свести с ума. Но это лишь полбеды. Вторая половина в том, что со временем компания буквально обрастает макулатурой.

Мы всё-таки сервис электронных платежей и вот уже пятнадцать лет помогаем людям платить без наличных. Решили и здесь одержать верх над бумагой, следуя принципу «Хочешь победить — возглавь процесс».

Наш путь к победе оказался непростым и поучительным. Сегодня у «Яндекс.Денег» больше 75 тысяч партнеров — интернет-магазинов, принимающих платежи через «Яндекс.Кассу». Мы также сотрудничаем с тысячами компаний, которые помогают делать наш сервис удобнее, — это банки, платёжные агенты и многие другие организации.

Любой интернет-магазин постоянно получает платёжные реестры и акты — информацию обо всех совершённых за день платежах. А ещё есть внутренние документы — например, заявления на отпуск, больничные и приказы о переводе.

В результате специалистам по делопроизводству и кадрам приходится обрабатывать тысячи и тысячи различных бумаг.

Начни с себя

Перед тем как выстроить весь процесс электронного документооборота, мы провели небольшое тестирование. Для этого на платформе «1С» наши разработчики создали программу, помогающую оформлять кадровые документы.

Например, сотрудник может легко оформить в ней командировку — и больше не нужно подписывать приказ, а потом авансовый отчёт в бумажном виде.

Кроме того, через программу можно подать заявление на отпуск или заказать дополнительный лимит на питание и сотовую связь.

Для подтверждения своих действий сотрудники используют электронную подпись, которую выдаёт сертифицированный удостоверяющий центр. Все согласования происходят в электронном виде, так что больше никаких бумажек, лишней траты времени и нервов. За два года штат компании вырос больше чем в два раза — до 530 человек, а с кадровым учётом до сих пор справляются всего трое.

Контрагенты

На втором этапе мы решили предложить похожий инструмент нашим партнёрам. Для этого нужно было выбрать оператора ЭДО. Крупных игроков на рынке немного, и обычно компании подключаются к «Диадоку».

Перед выбором оператора полезно почитать отзывы о нём, проверить работу службы поддержки и узнать у своих партнёров, чьими услугами пользуются они. В результате мы выбрали «Диадок» и подключились в мае 2015 года.

Кстати, на это ушло всего три дня.

Операторы ЭДО берут плату только за отправку документов — все входящие бесплатны. Тарифы везде разные; как правило, есть годовая абонентская плата. Стоимость зависит от объёма отправляемых документов и варьируется от 3,5 до 120 тысяч рублей. За 1–3 тысячи документов надо будет заплатить примерно 10 тысяч рублей.

Для сравнения, на покупку бумаги мы за прошлый год потратили больше 170 тысяч рублей. В этом году наши расходы сократятся примерно на 10%. Кажется, это не очень много, но без ЭДО при нынешних темпах роста штата и числа контрагентов наши расходы на бумагу не снизились бы, а выросли раза в полтора.

К сожалению, некоторые документы по-прежнему приходится использовать в бумажном виде, но то, что часть бумаг можно отправлять в электронном виде, существенно упрощает жизнь нашим контрагентам. Раньше им приходилось ждать акты по почте и хранить их у себя.

В нужный момент документ мог не найтись, и тогда не избежать претензий от налоговой. Сейчас контрагенты получают всё мгновенно и не ждут часами, а порой и днями, когда акты привезёт курьер или они придут по почте. Получатель может сразу подписать документ или отправить назад со своими пожеланиями по редактуре.

Теперь на согласование одной бумаги у нас обычно уходит всего час, а не неделя, как раньше.

Сегодня уже около 300 компаний работают с нами по ЭДО, и каждый квартал подключается примерно 100 новых. Честно говоря, убедить партнёров было непросто: многие, не разобравшись, думают, что это слишком сложно и дорого, а кого-то просто-напросто пугает бухгалтер, привыкший работать по старинке.

Проверив электронный документооборот на себе, мы можем сказать: оно того стоит. Вот, например, ещё довод для тех, кто сомневается: 11 тысяч листов бумаги — это одно сохранённое дерево. За этот год мы потратили на 50 тысяч листов меньше, чем в прошлом году, — значит, мы с «Яндекс.Кассой» и партнёрами сохранили уже почти пять деревьев. Не так много, но, согласитесь, очень приятно.

Что нужно для подключения к ЭДО:

  • Обзаведитесь электронной подписью. Получить её можно в удостоверяющем центре, список которых можно найти здесь.
  • Заключите договор с оператором ЭДО и начните обмениваться документами онлайн.
  • На ЭДО лучше переходить постепенно, привлекая одного контрагента за другим. Проверить, кто из них уже работает с конкретной системой, можно через её поиск: достаточно ввести ИНН или название компании. Если вашего партнёра нет в базе, ему можно отправить предложение перейти на электронный обмен документами. Если контрагент уже работает с другим оператором ЭДО, можно использовать роуминг, который позволяет обмениваться документами из разных систем.
  • С помощью ЭДО можно не только создавать новые документы, но и редактировать уже готовые, загрузив их из 1С или прямо со своего компьютера в любом формате, например pdf, doc или xml. Система распознает содержащиеся в файле данные, проанализирует их и укажет, какие поля нужно заполнить. Электронный контроль помогает избежать ошибок в документах и заполнить их в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского и налогового учёта.
  • Дальше документы отправляются на согласование или подпись контрагенту. Ему приходит уведомление о поступлении новых бумаг, и он может работать с ними прямо из веб-версии системы или из модуля 1С. А с «облачной» электронной подписью это можно делать даже со смартфона или планшета. Веб-версия позволяет легко создавать, отправлять и принимать электронные документы без установки дополнительных программ.

По закону документы с электронной квалифицированной подписью имеют такую же юридическую силу, как и обычные бумаги. Так что при запросе отчётности от налоговой вам не придётся собирать кипу актов — все документы будут отправляться из системы ЭДО.

Источник: https://vc.ru/flood/11867-edo-yandex-money

Мифы и реальность ЭДО | Бухгалтерские услуги

«Электронный» документооборот: за и против

   Каждая компания, особенно территориально распределенная, несет бремя затрат, используя в документообороте со своими клиентами бумажные носители. Переход к электронному документообороту (ЭДО) является логичным и важным шагом в развитии любого предприятия.

   По результатам исследования Mail.ru Group, около 60% офисных работников пользуются мобильными устройствами не только для личных целей, но и для выполнения тех или иных рабочих задач.

  Работа в офисе, с заваленными бумагой столами, уходит в прошлое. Основное достоинство систем ЭДО: у компании сокращаются материальные и временные затраты.

Когда все документы электронные — нет смысла копировать и печатать стопки бумаги.

   Сегодня переход на электронный документооборот — шаг, на который решится не каждый руководитель. По мнению многих, «против» — пока больше, чем «за».

   В нашем материале мы собрали наиболее частые доводы «против» перехода на электронный обмен документами. И постарались рассказать о реальном положении дел и плюсах перехода на электронный документооборот с контрагентами.

Миф 1. Работать на бумаге надежнее. На ней есть печать и подпись

   Работать на бумаге привычнее. Да, сегодня документ в руках — это символ заключенного контракта, который можно «пощупать». О том, что бумажные документы можно подделать — многие знают по собственному печальному опыту. Как результат: финансовые потери, судебные тяжбы и потраченные нервы и в конечном итоге — крах бизнеса.

   Сегодня электронная подпись более современный и безопасный аналог бумажного документа. Электронная подпись (ЭП) юридического лица представляет собой зашифрованные данные, прикрепляемые к цифровым документам с целью подтверждения авторства и подлинности информации. По сути, она заменяет обычную собственноручную подпись и синюю печать юридического лица.

   С помощью ЭП юридические лица могут заключать и расторгать контракты, обмениваться первичными бухгалтерскими документами с клиентами и партнерами по сети передачи данных, сдавать отчетность в гос.органы через Интернет, подтверждать свое авторство при заверке различной информации и прочее.

   Что важно знать при выборе продавца электронной подписи? Главное — отдавать предпочтение аккредитованным удостоверяющим центрам, которые входят в число лидеров на рынке России.

Обратите внимание на следующие моменты: сколько лет удостоверяющий центр работает на рынке; узнайте, какое количество сертификатов ключей электронной подписи за последний год он выпустил; если десятки тысяч — значит вы не ошиблись.

   Как бы ни спорили оптимисты и скептики в отношении электронных документов, никто уже не отрицает тот факт, что подавляющее большинство офисных документов создается в компьютерах. Причины столь безоговорочной победы информационных технологий совершенно понятны:

  1. электронные документы легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать;
  2. в электронном виде гораздо легче искать необходимую информацию, а уж контекстный поиск дает возможности, о которых при ведении бумажного делопроизводства можно было лишь мечтать;
  3. проще и с меньшими усилиями решаются вопросы резервирования информации и документов, создания страховых архивов и фондов и т.д.;
  4. в коммерческой деятельности электронные документы, при грамотном их использовании, позволяют в разы ускорить принятие решений и повысить их качество.

Миф 3. Я боюсь, что мои документы могут похитить злоумышленники или оператор ЭДО может передать их третьим лицам без моего ведома

   Если говорить о разработанной компанией «Такснет» системе электронного документооборота «Транскрипт», то в ней данные от одного контрагента другому передаются по сети интернет через защищенный протокол HTTPS.

Доступ пользователей в систему проводится в двух режимах – по сертификату квалифицированной электронной подписи и по логину-паролю. Утечка данных с сервера системы исключена: учетные пользовательские пароли хранятся в закодированном виде, закрытые ключи сертификатов для доступа хранятся у самих пользователей.

Таким образом, если пользователь системы никому не передает информацию доступа — утечка переданной ему информации будет исключена.

   Что касается хранения и передачи особо конфиденциальной информации, то более профильным продуктом в данном случае является «облачный» сервис «CRYPTOGRAMM», также разработанный компанией «Такснет».

Сервис позволяет держать документы в защищенном облачном хранилище, обмениваться информацией по защищенным каналам связи, а также обладает возможностью удаленного проведения криптоопераций.

К таким операциям можно отнести подписание и шифрование электронных документов в адрес одного или нескольких адресатов, расшифровка данных, а также проверка подписи.

   Это значит, что пользователь с легкостью может проверить подлинность и корректность любого подписанного электронного документа.

Кроме того, в качестве дополнительного инструмента обеспечения безопасности, сервис использует систему двухфакторной аутентификации с использованием мобильного устройства, которая использует факторы двух типов для доступа в систему или при проведении особо важных операций.

   Но в любом случае, за утечку информации любой оператор ЭДО отвечает в соответствии с законодательством РФ.

Миф 4. Нам не подходит ЭДО, мои поставщики пользуются электронной подписью разных удостоверяющих центров

   Для электронного документооборота необходимо использовать только квалифицированную электронную подпись (ФЗ 63 «Об электронной подписи»).

Наличие у контрагентов сертификатов, изданных разными УЦ – не проблема для внедрения ЭДО.

Например, в системе «Транскрипт» возможно использование квалифицированных сертификатов, выпущенных любым Удостоверяющим центром (далее – УЦ), входящим в список аккредитованных Минкомсвязи.

Миф 5. Мы не сможем настроить работу с нашими контрагентами – их около тысячи и они расположены по всей территории РФ

   Электронный обмен документами — это лучшее решение для компаний с большим числом контрагентов.

  1. переход на электронные документы с бумаги позволит сократить время на обработку и пересылку документов на 80%.
  2. электронный документооборот повысит производительность труда ваших сотрудников на работу с документами на 25%.
  3. при переходе на систему электронного обмена документами «Транскрипт» время на обработку документов и внесение корректировок в документы бухгалтерами и менеджерами снизится на 75%.

   Данные показатели говорят о том, что это правильное решение для современного бизнеса. Для работы в системе вам потребуется лишь электронная подпись и интернет. Чтобы начать работу — пригласите ваших контрагентов в систему и приложите памятку по регистрации в системе.

Миф 6. В системах ЭДО платишь за каждый отправленный документ, в итоге чем это дешевле почты?

   Действительно, некоторые компании берут плату за каждый отправленный документ. В нашем решении мы же предусмотрели тот факт, что переход на электронный документооборот должен быть финансово выгодным для наших клиентов. В системе «Транскрипт» плата берется за пакет отправленных документов, что позволяет существенно экономить на обмене документами.

Миф 7. Ради передачи актов и счетов-фактур переходить на ЭДО не вижу смысла

   Как уже отмечалось не раз, переход на ЭДО — это действительно удобно и выгодно. Вам больше не придется тратить время на подготовку и отправку документов, также, вы можете значительно сэкономить, отказываясь от очень дорогого процесса бумажного документооборота.

Вы сможете сэкономить на времени обмена корреспонденцией, что также повысит мобильность и производительность вашей компании.

Потому как ЭДО осуществляется очень оперативно, вдобавок не будет присутствовать человеческий фактор, что снижает количество ошибок в электронных документах до минимума.

   Практически любой документ можно сделать электронным. В системе “Транскрипт” для них предусмотрен неформализованный документооборот (договоры, важная коммерческая информация, сметы и многое другое).

   Файлы таких документов могут иметь произвольный формат и предоставляться контрагенту в одном из следующих типов файлов: *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.mht, *.jpeg, *.jpg, *.jfif, *.rtf, *.pdf, *.txt, *.zip, *.xml. Вообще, в системе вы можете получать и передавать любые электронные документы.

   Не стоит забывать и про фактор безопасности и сохранности документов — в системе “Транскрипт” все электронные документы передаются в зашифрованном виде, что исключает перехват и подмену. Да и использование ЭП надежнее любой физической подписи.

Миф 8. У меня не так много контрагентов, чтобы переходить на ЭДО. Это дорогое удовольствие, как мне кажется

   Даже если сегодня ваш бизнес небольшой, это вовсе не значит, что вам не следует заниматься оптимизацией финансовых расходов и заботиться о производительности труда ваших сотрудников. Если бизнес процессы в компании настроены изначально верно и отвечают современным рыночным тенденциям — расти и развиваться вашему бизнесу будет значительно комфортнее!

=============================================================================

По вопросам постановки бухгалтерского и налогового учета, формирования и сдачи отчетности в ИФНС, внебюджетные фонды и органы статистики, восстановления бухгалтерского учета и бухгалтерского сопровождения, обращайтесь к нам:

Консалтинговая компания «ФИНАНСЫ и ПРАВО»    сайт:  ВАШ БУХГАЛТЕР
E-mail: ВАШ БУХГАЛТЕР

Телефон: +7 929 509 1448
Факс: +7 495 943 1448

Источник: http://xn----8sbciheb9blc3bwef4a.xn--p1ai/mify-i-realnost-edo/

Электронный документооборот: функции СЭД, операторы ЭДО

«Электронный» документооборот: за и против

Работа с бумагами — головная боль ИП и небольших компаний. Избавить от нее может только одна «волшебная таблетка» — электронный документооборот.

Главные преимущества системы электронного документооборота (СЭД) заключаются в том, что она способна упростить процесс обмена важными документами между пользователями, избавить тех, кто не силен в работе с документами, от лишних функций и тем самым сэкономить их время.

Вообще неудивительно, что ведение бухгалтерии и документооборота для неспециалиста — темный лес.

Не понимая толком, как все устроено в этом загадочном мире, какими бумагами обмениваться с заказчиками, как правильно выставлять счета, когда и с чем идти в налоговые органы, предприниматель может искусственно тормозить развитие своего бизнеса. Просто из страха перед «бумажным монстром». Вот для таких людей СЭД — настоящее спасение.

Функции системы электронного документооборота

Прежде всего, СЭД решает две фундаментальные задачи:

  1. обеспечивает электронный обмен документами с государством (отчеты в налоговую, ПФР,  фонды соцстраха и т д.);
  2. обеспечивает электронный обмен документами с контрагентами.

Таким образом, СЭД — это процесс обмена документами в электронном виде:  актами, счетами-фактурами, договорами, книгами учета доходов и др. Все эти документы обладают юридическим статусом, равнозначным тому, который имеют бумажные документы с синей печатью и подписью. Такую юридическую силу гарантирует им Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи». 

Кроме того, СЭД полностью снимает вопросы с расстояниями, разделяющими компанию от контрагента.

Это значит, что, если ваш контрагент находится, допустим, на Камчатке, то благодаря СЭД он сможет получить от вас акт, счет или договор за считанные секунды.

При значительном увеличении скорости документооборота снижается риск потери документов, компании экономят на курьерской или почтовой доставке.

Нередки случаи, когда процесс открытия ИП оттягивается именно по причине того, что человек не хочет ввязываться в бумажную волокиту. Так, например, было с одним из наших клиентов. Понять его было можно: бухгалтерия совершенно не вписывалась в область его интересов, так как он занимался развитием проектов по обучению иностранным языкам.

Тем не менее, работая как фрилансер, он постоянно сталкивался с различными сложностями: чтобы получить подпись заказчика, находящегося во Владивостоке, ему приходилось пользоваться курьерской службой экспресс-доставки. Для малого бизнеса это подразумевает существенные траты, особенно если отправку документов приходится совершать в другой конец страны.

К тому же все время переживаешь за сохранность документов — дойдут или не дойдут? С СЭД месяц пользования комплексом всех бухгалтерских услуг обходится дешевле отправки одной партии бумажных документов экспресс-почтой в отдаленный российский город, не приходится переживать ни за сохранность документов (они хранятся на защищенном сервере), ни за своевременную сдачу отчетности, которая также проводится в электронном виде по защищенным каналам.

Другой положительный момент СЭД — отсутствие необходимости общаться с представителями налоговой инспекции, пенсионного фонда, стоять в очередях.

Можно только представить, как самим госорганам надоели очереди и авралы с документами под конец отчетного периода и как им приятно получать документы, отправленные в электронном виде. Налоговая инспекция лояльнее относится к таким документам.

Почему? Все по той же причине: СЭД ускоряет работу сотрудника, так как ему не приходится вручную вбивать отчетность в базу. Да и не зря помимо бумажного отчета инспектор просит (а иногда и требует) версию отчета на электронном носителе.

Переход от бумажного документооборота к СЭД — это как превращение ручного труда в машинный. Выигрыш — и в скорости работы, и в оптимизации расходов.

С января 2014 года все плательщики НДС должны будут сдавать отчеты именно в электронном виде. 

Операторы электронного документооборота: кто такие и зачем нужны

Одним из первых и наиболее распространенных направлений ЭДО стала отправка отчетов в налоговые органы. Пилотные проекты были запущены в 2003 году, но тогда это было в диковинку и налоговой, и налогоплательщикам.

С целью обеспечения юридической значимости отчетов и обеспечения контроля их прохождения был создан институт специализированных операторов связи (СОС).

Они должны были соответствовать ряду требований, чтобы обеспечить процесс передачи отчетности от предприятия в налоговую.

Позднее у налогоплательщиков появилась возможность отправлять отчеты напрямую в ИФНС (в том числе и с помощью портала Госуслуг), но СОС выполняют не только «транспортную» функцию — это единая точка получения сложной услуги. Например, компания решила обойтись без посредников и отчитываться самостоятельно.

В этом случае ей придется выполнить следующие действия: приобрести электронную подпись в Удостоверяющем центре (не все подписи подходят), приобрести и установить несколько программ на своем компьютере — для работы с электронной подписью, для отправки отчетов.

Эти программы разработаны разными компаниями, поэтому покупать их придется каждую по отдельности. Затем нужно настроить весь этот арсенал на своем рабочем месте, обучиться работе. И вот уже можно отправлять отчетность. Однако если с отчетом возникнут проблемы, разбираться с налоговой напрямую придется самой компании.

Чтобы избавить себя от всех этих проблем, большинство компаний выбирают оператора и делегируют ему эти и другие задачи по работе с отчетностью.

С учетом десятилетнего опыта и практики миллиона отчитывающихся клиентов операторов для обмена электронными документами между контрагентами были созданы операторы электронного документооборота (ОЭД), задача которых — обеспечить правильную эксплуатацию и поддержку СЭД для пользователей.

Каковы перспективы у СЭД?

Электронный обмен данными в такой огромной стране как Россия просто необходим, поэтому будет активно развиваться. Тому способствуют и интересы государства. В рамках «дорожной карты» «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса», утвержденной распоряжением Правительства от 11 июня 2013 г.

№953-р, обозначено «Создание правовых условий массового внедрения электронного документооборота во всех сферах российской экономики».

В связи с этим определен ряд задач, которые необходимо решить в ближайшем будущем: отмена ограничений на использование электронных документов при взаимодействии предпринимателей и органов государственной власти, унификация форматов обмена данных при взаимодействии государства и предпринимателей с учетом международных стандартов, внесение изменений в законодательство РФ, предусматривающих возможность архивирования документов, обязательных для сохранения на длительный срок, в электронном виде, в том числе электронных образов документов, скрепленных электронной подписью и т д.

Уже сегодня ведущими компаниями, внедряющими технологии СЭД, разрабатываются мобильные приложения под Android и iOS, которые позволяют ставить электронную подпись в любой документ. Ищутся и другие решения, которые позволят упростить использование технологии.

Подписывать важные документы можно будет в буквальном смысле на ходу. Вам пришел акт о выполненных услугах от контрагента? Подпишите его прямо со своего планшета или смартфона — в один клик!        

Алексей Ермолов, CEO компании Фингуру

Источник: https://kontur.ru/articles/750

Электронный договор: за и против

«Электронный» документооборот: за и против

Возможность отказаться от бумажного документооборота в пользу электронных аналогов у отечественных компаний появилось достаточно давно. Согласно российскому законодательству предприниматели имеют право составлять в электронном виде документы, к которым не предъявляются специальные требования по оформлению, в том числе и договора.

Заключение электронных договоров, как и иной межкорпоративный документооборот, предоставляет массу преимуществ. А налаживание обмена юридически значимыми документами позволяет сократить финансовые и временные затраты.

К числу достоинств заключения электронных договоров относится:

  • значительное сокращение срока доставки, вне зависимости от местоположения адресата, получение электронного договора практически не занимает времени;
  • уменьшается время подготовки и согласования документов между контрагентами;
  • сокращается стоимость подготовки и передачи документации;
  • быстрый обмен документацией ускоряет бизнес-процессы, что ведет к ускорению денежного оборота и, соответственно, увеличению прибыли участников с обеих сторон;
  • сокращение издержек и дополнительных расходов позволяет направить денежные средства на выполнение других задач;
  • электронная форма облегчает обработку документации и позволяет ее автоматизировать.

Наибольший результат от подобных преимуществ проявляется в компаниях, имеющих большое количество контрагентов и заключающих множество договоров.

Тем не менее, массового перехода на заключение электронных договоров с их бумажных вариантов, не происходит. И это зависит не только от того, что данная процедура требует организационной и технической подготовки, а так же недостатка информации, но и от несовершенства отечественного законодательства.

Отсутствие нормативного описания и разъяснений госорганов, не наработанная судебная практика вызывают опасения предпринимателей, поэтому большинство предприятий продолжают пользоваться проверенными способами работы и заключают договоры в бумажной форме.

Между тем, сократить издержки, избавиться от сомнений и перейти к более современному методу ведения дел не так сложно. Достаточно понять особенности процесса, ознакомиться с законодательством, регламентирующим подобные действия, и учесть определенные моменты, обязательные к выполнению.

Законодательство РФ и электронные договора

Практика заключения договора в электронном виде существовала еще с 1996 года и определялась статьей 1286 ГК РФ. Но так как нормативного описания она не имела, такая схема использовалась очень редко, т.к. ставилась под сомнение.

Сейчас понятие электронного договора, его форма и порядок заключения устанавливается статьями 434 и 160 Гражданского кодекса и 11 статьей ФЗ РФ № 149-ФЗ от 27.06.2006.

Однако общее положение не дает подробного толкования процедуры заключения и конкретики правоприменения, что может вызывать сложности при судебных спорах или взаимоотношениями с налоговыми органами. Это отталкивает участников коммерческого оборота от использования электронной формы.

С июня действует закон 42-ФЗ, который откорректировал понятие электронных документов и обозначил документацию, посредством которой заключаются электронные договора. Кроме того, Пленум Верховного Суда в постановлении 25 от 23.06.2015 уточнил порядок обмена юридически значимыми сообщениями (к которым относятся и договорные обязательства) и определение каналов связи.

В новой редакции 434 статьи ГК конкретизирована форма заключения договоров. Если в предыдущей формулировке обговаривались формы связи для передачи договора контрагентам, теперь перечисляются виды документов, обмен которыми сопровождает заключение электронного договора.

Еще один закон, который не менее важен — №63-ФЗ, относящийся к электронной подписи.

Заключение электронного договора

Прежде чем заключить договор в электронном виде, сторонам необходимо заключить дополнительные соглашения, в которых обговаривается:

  1. Вид электронной подписи документов;
  2. Способ обмена документами.

Электронная подпись

Электронная подпись аутентифицирует автора и позволяет подтвердить то, что документ поступил непосредственно от контрагента. Закон №63-ФЗ разделяет три вида электронных подписей:

  • простая;
  • усиленная неквалифицированная;
  • усиленная квалифицированная.

Простая электронная подпись подтверждает то, что документ отправлен определенным лицом и использует пароли или коды.

Усиленная неквалифицированная подпись формируется с помощью закрытого ключа и криптографического преобразования информации. Такая ЭП (электронная подпись) определяет лицо, подписавшее договор и позволяет обнаружить изменения, внесенные в документ уже после его подписания.

Усиленная квалифицированная подпись использует не только признаки неквалифицированной, но и пользуется криптозащитой, сертифицированной службами ФСБ РФ. Сертификаты таких ЭП могут быть выданы только аккредитованными удостоверяющими центрами. Такая ЭП приравнивается печати компании и собственноручной подписи на бумажном аналоге.

Соглашение об использовании конкретной ЭП заключается участниками взаимодействия, при этом вид подписи может быть любым. Однако контролирующими органами (ФСС, ПФР, ФНС) юридическая сила документа признается, только если он был подписан квалифицированной ЭП.

Квалифицированная ЭП юридически значимой признается «по умолчанию», если иное не указывается в соглашении. Простая и неквалифицированная подписи используются только при соглашении сторон. В законе нет уточнения, какой из видов ЭП использовать, поэтому может быть выбран любой вариант.

Но стоит учитывать, что при возникновении спорных вопросов, рассматриваемых в судебном порядке, простые электронные подписи могут быть поставлены под сомнение. На данный момент вопрос применения простой ЭП под электронными договорами в судебной практике толкования еще не получил.

Окончательную юридическую силу документу придает именно электронная подпись. Но это только часть мероприятий, обеспечивающих договор юридической силой.

Соответствия формату от договора не требуется – это неформализованный документ, свободный от государственного регулирования.

Но для его заключения в электронном виде необходима договоренность о способе передачи и дальнейшее соблюдение регламента.

Способ обмена документами

Следующий вопрос, который необходимо решить перед подписанием электронного договора – способ, которым будет производиться обмен документацией. Межкорпоративный документооборот призван решить две задачи:

  • непосредственное подписание электронной подписью и отправка документа;
  • отправка документа и проверка ЭП.

С этим отлично справляются сервисы межкорпоративного обмена. При выборе подобного сервиса требуется обращать внимание на следующие вопросы:

  • наличие у оператора необходимых лицензий;
  • если на предприятии уже действует корпоративная информационная система, может ли данный сервис с ней интегрироваться;
  • вариант тарификации передачи документации.

Но для обмена электронными документами не обязательно обращаться к услугам операторов. Контрагенты вполне могут заключить соглашение об обмене через обычную электронную почту. При этом стоит учитывать, что такое решение может вызвать ряд сложностей.

С каждым контрагентом заключается соглашение, в котором описываются правила обмена. Затем с обеих сторон потребуется установка и настройка программного продукта, позволяющего принимать и проверять электронные подписи. Параллельно может осуществляться проверка контрагентов на благонадежность.

Кроме вопросов отправки и приема документации необходимо будет решить задачи по хранению полученной в электронном виде информации, конфиденциальности и безопасности передаваемых данных.

Электронные договора и судебная практика

Заключение электронных договоров (прежде всего через электронную почту) в России имеет более чем десятилетнюю историю.

Это дало возможность арбитражным судам наработать определенную практику в подобных вопросах.

Но, так как такой вид взаимодействия пока не нашел самого широкого распространения, а нормативная база не обговаривает все необходимые нюансы, возникновение спорных вопросов неизбежно.

Изменения, внесенные в ГК РФ, пока не оказали влияния на правоприменительную практику. Для того чтобы это произошло и сформировалась точное отношение судов к спорным вопросам, потребуется чтобы они были приняты к производству судами высших инстанций, что займет определенное время.

На данный момент в качестве доказательств суды принимают даже электронную переписку, используя при этом оговорку, исключая случаи, в которых ее подлинность оспаривается одной из сторон. Это же относится и к делам, относящимся к электронным договорам.

Возникновение ситуаций, в которых электронный договор потребуется в качестве доказательства в судебных инстанциях, необходимо учитывать на этапе подписания дополнительных соглашений. Поэтому лучшим способом обезопасить соглашение будет выбор наиболее надежного вида электронной подписи и использование услуг оператора межкорпоративного обмена.

Рекомендации по заключению электронных договоров

  1. Соглашение о применении конкретной электронной подписи необходимо подписать либо квалифицированной электронной подписью. Либо в обычном виде собственноручно.

  2. Использование наиболее защищенной усиленной квалифицированной подписи гарантирует то, что у вас не возникнет сложностей в случае возникновения спорных ситуаций – она принимается судом без дополнительных доказательств идентификации автора.

    При этом дополнительного соглашения по выбору типа электронной подписи не потребуется.

  3. Желательно использование формата PDF – кроме меньшего, по сравнению с другими форматами, размера (что важно при обмене), он обеспечивает целостность документа и удобен для архивного хранения.

  4. Воспользуйтесь услугами оператора обмена — при необходимости он может выступить в арбитражном суде в качестве третьей независимой стороны.

    Кроме того, сервис формирует архив документов, пересылаемых контрагентами, что исключает их потерю и освобождает организации, участвующие в договоре, от самостоятельных забот по хранению информации.

В результате выполнения описываемых условий заключение и выполнение электронного договора не будет представлять никаких сложностей, а при необходимости вы всегда сможете доказать свою правоту в суде в случае возникновения спорных ситуаций.

Источник: https://biznesgid.su/notes/eliektronnyi_doghovor_za_i_protiv/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.