Где безопасно хранить бухгалтерские документы

Содержание

Где безопасно хранить бухгалтерские документы

Где безопасно хранить бухгалтерские документы

Замки на дверях и пароли компьютеров не гарантируют полной безопасности бухгалтерских документов. Особенно если спрятать их нужно не только от сотрудников компании, но и от проверяющих органов.

Существует множество потайных мест для того чтобы незаконная отчетность компании не стала достоянием общественности. Одни убирают «серую» документацию на ноутбук, который бухгалтер носит с собой и может спрятать в сумку. Другие арендуют отдельное помещение на стороннее юридическое лицо, куда и уходит работать специалист по двойной бухгалтерии.

В третьих организациях сотрудники работают в две смены. В офисе они занимаются «белыми» документами, а «серые» несут домой. Такие методы можно смело признать устаревшими, потому что обнаружить тайник не очень сложно, а риски от находки для компании огромны.

Самые прогрессивные организации, которые ведут нечестную игру, все чаще обращают внимание на услугу фирм, занимающихся установкой удаленных серверов.

К данным, которые хранятся на таком информационном носителе, имеет доступ только бухгалтер или руководитель компании; остальным придется преодолеть километры, а возможно, государственные границы, моря и океаны, чтобы добраться до того места, где спрятаны документы. Увести из-под надзора бухгалтерию вполне реально в любое место земного шара, при этом владелец сервера или его пользователь сможет работать с документами на неограниченном количестве компьютеров, не оставляя следов.

Выгоды для честных

На самом деле интерес к удаленным серверам проявляют не только компании с двойной бухгалтерией.

Возможность хранения отчетности на информационном носителе вне организации может заинтересовать и владельцев добропорядочных фирм с развитой филиальной сетью, складами, отделами в разных зданиях или подразделениями в нескольких странах.

Удаленные серверы жизненно необходимы организациям, в которых сразу несколько сотрудников должны работать с одной базой документов в безопасном и защищенном пространстве.

Добропорядочные фирмы, которые устанавливают серверы в дата-центре на территории России, подчиняются законодательству нашей страны и по первому требованию правоохранительных органов готовы выдать информацию о клиентах своей организации.

Конфиденциальность информации не является приоритетной для этих компаний, привлечь клиента они пытаются другими «пряниками»: круглосуточной службой технической поддержки; услугами администраторов на аутсорсинге, призванных следить за оборудованием, лицензионным программным обеспечением; выездом в офис специалистов, которые научат бухгалтера пользоваться сервером, сохранять выход на него в секрете от сотрудников фирмы. В этом случае доступ к удаленному компьютеру происходит непосредственно через ярлыки «рабочего стола». А чтобы случайным пользователям не удалось воспользоваться преимуществами удаленного сервера, выход на бухгалтерскую документацию закрывают пароли.

Обнаружить невозможно

Компании, собирающиеся скрывать документы не только от коллег, но и от возможных рейдеров или налоговых инспекторов, работу с серверами изначально ставят на другой уровень. Обнаружить выход на удаленный носитель информации через стационарный компьютер практически невозможно.

Ярлыки убирают в недра компьютера, где они вряд ли будут обнаружены. В случае проверки, если возникает подозрение в том, что компания работает нечестно, их опечатывают и вывозят из офиса.

Но если даже желание обнаружить что-то интересное у проверяющих и возникнет, сразу выйти на сервер они так или иначе без паролей не смогут.

Этого времени обычно хватает для того, чтобы работники организации успели предупредить компанию, которая предоставляет сервер в аренду, – позвонить, написать по электронной почте, подать сигнал тревоги другими возможными способами. Доступ к информационному носителю будет заблокирован, а данные с него – скопированы на другой жесткий диск.

Гораздо реже используют выход на удаленный сервер через страницу Интернета; добраться до документов в этом случае можно с любого компьютера, но гораздо больше рисков, что проделать эту операцию сможет не только сотрудник фирмы-клиента.

Для того чтобы компьютер бухгалтера не вызывал подозрений, на него для отвода глаз устанавливают бесплатное программное обеспечение, в то время как все необходимые программы для ведения учета лежат на сервере. Это удобно сотрудникам, которые работают с документами не только в офисе. Так они могут быть уверены, что необходимый пакет программ у них всегда под рукой.

Пользоваться удаленным сервером сможет даже человек, который не является компьютерным гением. Дополнительного обучения для этого не требуется.

Всего лишь аутсорсинг

Обычно установка удаленного сервера происходит за один рабочий день. Сотрудники компании приезжают в офис и настраивают через компьютер бухгалтера все необходимые программы.

Немного больше времени займет установка оборудования, если компания решила покупать его самостоятельно и устанавливать в дата-центре.

Сотрудник одной из компаний-установщиков рассказывает, что оформить документы на аренду сервера можно через бухгалтерию любой компании без риска для нее и фирмы – установщика системы.

Договор составляют на предоставление аутсорсинговых IT-услуг, поэтому ни в каких бумагах наличие удаленных серверов у фирмы не засвечивается. При этом в документах фигурирует одна организация, которая арендует программное обеспечение у другой… Найти место, в котором установлено оборудование, непросто даже при наличии всех документов.

Компании, которые предоставляют услуги по организации удаленного доступа к информации, предлагают несколько вариантов на выбор:

а) достаточно скромный по возможностям виртуальный сервер;

б) арендованный у фирмы;

в) собственный, под который организация бронирует место в дата-центре и сама следит за его техническим состоянием.

Для двух первых типов серверов компания-арендодатель в качестве дополнительной услуги предлагает лицензионные программы. Кроме прочего удаленные серверы дело довольно выигрышное и с экономической точки зрения.

Они обходятся дешевле установки оборудования в офисе организации.

В среднем разброс цен на услуги удаленного доступа к информационным носителям составляет от 3 до 10 тысяч рублей; в эту сумму обычно входит техническая поддержка и услуги администратора, минимальное программное обеспечение.

В случае покупки собственного оборудования времени компания потратит намного больше – вся техника обойдется ей в среднем в 45 тысяч рублей. Однако при любом выборе можно быть совершенно уверенным в сохранности информации. Большинство фирм, устанавливающих удаленный доступ к информации, программируют ежедневное резервное копирование данных. Поэтому сбои и поломки не страшны.

Российская прописка

При простейшем изучении существующих на рынке предложений вы станете специалистом, уверенно разбирающимся в серверах Москвы и Санкт-Петербурга, – именно здесь установлена большая часть дата-центров. В других городах эта услуга менее распространена. Иметь удаленный сервер за границей престижнее и дороже примерно в два раза, но не всегда выгоднее с точки зрения безопасности.

Сотрудник столичной компании по установке серверов считает, что хранить документы в России надежнее, чем за границей: «При размещении данных в других странах могут возникать накладки по времени.

За рубежом намного медленнее реагируют на обращения клиентов, поэтому ваш запрос на отключение доступа может быть не выполнен вовремя». Что происходит с данными, если в компанию, которая устанавливает сервера, нагрянула проверка с целью изъять оборудование. Для этих целей разработан «план отступления».

Все данные быстро копируются на другой сервер. При этом с российских серверов вся информация удаляется, чтобы она не попала в руки правоохранительных органов.

Большинство же компаний, предоставляющих подобного рода услуги, утверждает, что за многолетний опыт работы таких ситуаций не случалось.

Запад нам поможет Но копнув те же IT-компании чуть глубже, без труда можно выяснить, что они могут организовать установку сервера также в СНГ, странах Европы, США и зонах оффшора.

И тут самое время разобраться, а надо ли уводить свои бухгалтерские документы за границы государства? Сами сотрудники фирм, предоставляющих удаленный доступ к информации, признаются, что обнаружить местонахождение удаленного сервера не очень сложно. Их не прячут в бункерах и на секретных базах.

Сложнее установить тот факт, что незаконная бухгалтерия компании хранится на определенном жестком носителе.

Если эта связь не установлена, не будет и оснований для изъятия документации, так как деятельность по предоставлению доступа к удаленным носителям информации по своей сути не является противозаконной.

Если все же основания для изъятия сервера у правоохранительных органов имеются, то документы, фактически хранящиеся за рубежом, тем не менее все еще будут защищены в течение нескольких часов, а то и дней.

Запрос одной страны достаточно долго рассматривается другой; за это время бухгалтерские документы можно перепрятать или уничтожить. Изъятие удаленных серверов на практике происходит в тех случаях, когда руководитель компании и бухгалтер уже находятся за решеткой и повлиять на дальнейшее развитие событий никак не могут.

Ничья территория

Есть мнение, что безопаснее всего хранить бухгалтерские документы на серверах, расположенных в зоне оффшора.

Так ли это? Спору нет – законодательство этих стран вполне лояльно относится к компаниям, которые приходят на их территорию.

Однако следует понимать, что оффшоры – это не экономические зоны, в которых совсем нет контроля; это страны с мягким экономическим режимом, не более того. В большинстве из них налоговые ставки снижены.

Конфиденциальность информации о владельцах компаний в большинстве оффшорных стран гарантируется соответствующими законами.

Но этими преимуществами могут воспользоваться только те фирмы, которые зарегистрированы на территории оффшора, но никак не те, что увели в эту зону свою документацию.

Для получения полной секретности в оффшорной зоне компании нужно зарегистрироваться на ее территории и уже тогда размещать там сервер.

Можно оформить другое юридическое лицо, которое и будет распоряжаться документами, находящимися в удаленном доступе.

Это самый безопасный способ из всех возможных, если задача – спрятать бухгалтерские документы таким образом, чтобы никто к ним не имел права доступа.

При этом наличие сервера на территории оффшора никак не нарушает законодательство страны, где зарегистрирована компания, потому что организация не извлекает выгоды на этой территории и не ведет хозяйственной деятельности.

Как и любой тайник, удаленный сервер требует тщательного планирования сохранности его содержимого.

А выбор технических средств и расходов напрямую зависит от рисков, с которыми связано для компании раскрытие секретных материалов.

Но сколько ни прячь «серую» бухгалтерию, опасность ее обнаружения все равно остается. Единственный способ сохранить документы и компанию в сохранности – вести все дела не нарушая закон.

Источник: http://bukhuchet.ru/2011/11/03/gde-bezopasno-hranit-buhgalterskie-dokument/

Как хранить первичные документы?

Где безопасно хранить бухгалтерские документы

Закон требует от компаний на каждое действие оформлять документы с печатями и подписями, но в какой-то момент компания понимает, что воткнуть очередной документ некуда, все шкафы переполнены. Что же делать? Можно ли выкинуть это всё, или надо покупать еще шкафы, арендовать новые помещения под архив?

Чтобы не было проблем, важно соблюдать сроки хранения документов. Для большинства из них установлен срок 5 лет, но в некоторых случаях он может быть гораздо больше, например документы по сотрудникам надо хранить 75 лет, а документы, связанные с созданием организации, и бухгалтерскую отчетность надо хранить в течение всего времени существования компании.

Обязательно ли во всех случаях переводить бумагу? Какие документы можно не распечатывать?

Некоторые документы можно хранить в электронном виде, при этом распечатывать их нет необходимости:

  • Банковские выписки и платежки, если у вас есть доступ в интернет-банк;
  • Любые документы, которые вы получили в электронном виде с электронной подписью (например, через Контур.Диадок);
  • Налоговая и бухгалтерская  отчетность, отправленная в электронном виде через Контур.Бухгалтерию, Контур.Экстерн, личный кабинет налогоплательщика и т.п. с помощью электронной подписи;
  • Счета на оплату, выставленные клиентам и полученные от поставщиков. Они не участвуют в формировании налоговой базы и бухгалтерских проводках, поэтому хранить счета в бумажном виде нет необходимости, налоговики при проверке их не затребуют;

Как лучше сформировать архив?

Важно построить систему хранения рабочей макулатуры таким образом, чтобы при необходимости можно было легко найти нужную бумажку.

Так, например, если речь идет о документах по покупкам или продажам, можно их просто в хронологическом порядке хранить – тогда будет папка с документами покупок и папка с документами продаж.

Либо можно еще по поставщикам/покупателям разбить, если по каждому из них много документов.

Тогда будет по каждому поставщику и по каждому покупателю отдельная папка с документами в хронологическом порядке.

Если документов много – стоит сортировать еще и по годам: на каждый год своя папка или хотя бы подраздел в папке с крупной закладкой, чтобы легко можно было найти – где начинаются документы за нужный год.

Удобно еще вкладывать первым листом в папку реестр документов – список тех бумаг, которые в этой папке лежат. В таком списке стоит указать номер, дату, сумму документа, название контрагента, иные необходимые данные, которые позволят определить, что это нужный документ. Многие бухгалтерские программы, например, Контур.

Бухгалтерия, 1С:Бухгалтерия, позволяют распечатать такой реестр, причем можно задать любые необходимые параметры: период, за который печатается реестр, контрагент, если нужен список по конкретному поставщику или покупателю и т.д.

Главное, чтобы все документы были внесены в учетную программу – тогда писать список от руки не придется, а можно будет просто взять из программы.

Если речь идет о кадровых документах – удобнее всего сделать папки с несколькими типами документов: кадровые приказы (например, о приеме на работу, об увольнении, об отпусках, командировках и др.), личные документы сотрудников (их копии паспорта, ИНН, СНИЛС, трудовые книжки и др), зарплата (расчетные и платежные ведомости и др.).

При этом для облегчения поиска можно оригиналы кадровых приказов хранить в соответствующей папке в хронологическом порядке, а их копии – в папках по сотрудникам.

Так можно будет посмотреть все приказы скопом – скажем, если надо понять, кого в тот или иной период времени отправляли в отпуск.

Либо по конкретному сотруднику можно будет отследить его историю – когда приняли, когда отправляли в отпуска, командировки, когда уволили.

Как отсчитывать срок хранения документов?

Начало отсчета срока хранения – 1 января следующего года после даты составления. Например, документ от 05.03.2018 – хранить его надо минимум 5 лет, т.е. с 1 января 2019 по 31 декабря 2023гг, а уже 1 января 2024г можно уничтожить.

Из любого правила есть исключения:

  • Так, если куплено основное средство (например, станок) и срок его использования скажем 7 лет, тогда только после полного списания его стоимости в расходы (через амортизацию) начинает отсчитываться срок 5 лет, после чего документы можно будет уничтожить. Т.е. в данном случае придется хранить документы целых 12 лет.
  • Если компания понесла убытки и в последующие годы начинает их учитывать в уменьшение налогов (УСН/налога на прибыль) – тогда только после полного списания убытков начинаем отсчитывать 5 лет. Если убытки прошлых лет учитывали, например, в течение 4 лет, то в итоге придется хранить документы 9 лет.
  • Если покупатель должен вам за товары/услуги, причем долг признан безнадежным, то можно списать сумму в расходы. Но должны быть сохранены документы, касающиеся сделки. Обычно срок исковой давности составляет 3 года, после этого момента долг может считаться безнадежным. Но если контрагент признал свою задолженность, например, подписал акт сверки, ответил на претензию, оплатил небольшую часть задолженности – срок давности начинает отсчитываться сначала. Но как бы ни пытался отодвигать сроки должник – максимальный срок давности все равно не может превышать 10 лет. В итоге документы по сделке придется хранить в течение всего времени, пока не пройдет срок исковой давности + 5 лет.

Что грозит за отсутствие документов?

Если не будет документов – жди неприятностей: могут насчитать штрафы, недоимки, пени.

Если нет документов – снимут расходы и вычеты по НДС, т.к. должно быть документальное подтверждение. Соответственно, доначислят к уплате НДС и налог на прибыль, а раз срок уплаты давно прошел – насчитают недоимки + пени и штрафы за несвоевременную уплату.

За чтоСколькоНа когоСтатья закона
Несвоевременная уплата налогов20% от суммы неуплаченных налоговНа организациюП. 1 ст. 122 НК РФ
Отсутствие первичных документов или отчетности в течение установленных сроков их хранения Если повторно выявили отсутствие документов (за другой период например)5-10 тыс руб 10-20 тыс руб. Или дисквалификация на срок от 1 до 2 летНа директора На директораП. 1 ст. 15.11 КоАП П. 2 ст. 15.11 КоАП
Отсутствие первичных документов за 1 год за несколько лет если отсутствие документов привело к занижению налогов10 тыс руб 30 тыс руб20% от суммы неуплаченных налогов, но минимум 40 тыс рубНа организацию На организациюНа организациюП. 1 ст. 120 НК РФ П. 2 ст. 120 НК РФ П. 3 ст. 120 НК РФ
Непредставление документов по запросу налоговой300-500 руб 200 руб за каждый документНа директора На организациюП. 1 ст. 15.6 КоАП П. 1 ст. 126 НК РФ
Нет документов, связанных с созданием организации, либо нет бух.отчетности за какой-то год200-300 тыс руб 2,5-5 тыс рубНа организацию На директораП. 2 ст. 13.25 КоАП П. 2 ст. 13.25 КоАП

Срок хранения закончился, как лучше избавиться от документов?

Для компании выгодно официально уничтожить документы, а не просто отнести на свалку. Например, если будет судебное разбирательство и потребуют предоставить документы, надо будет подтвердить, что они уничтожены. Если же не предоставить документы и не подтвердить факт их уничтожения, могут оштрафовать на 30-50 тыс руб за неисполнение судебного решения (пункт 1 статьи 17.15 КоАП РФ)

Для уничтожения документов надо:

  • издать приказ о создании комиссии (из сотрудников), которая будет проверять архив и выбирать документы с истекшим сроком хранения
  • оформить акт, в котором указать уничтожаемые документы, причем каждый переписывать не обязательно, можно просто указать «накладные за 2005 год – 50 штук, крайние даты 15.03.2005-19.11.2005»
  • еще в акте надо прописать способ уничтожения документов: утилизация (т.е. сдача в макулатуру на переработку) либо самостоятельное уничтожение путем сжигания, измельчения шредером, выбрасывания и т.д.
  • непосредственно уничтожить бумаги. Если они передаются другой компании на утилизацию, то надо составить накладную, указать дату передачи, вес и количество документов/листов.

Таким образом, хранение и уничтожение документов – мероприятия важные и ответственные, а потому к ним стоит подходить серьезно, чтобы не нарваться на налоговые штрафы.

Источник: https://kontakt72.com/stati/kak-hranit-pervichnye-dokumenty/

А.8.12. Хранения бухгалтерских документов. Как хранить бухгалтерские документы по папкам

Где безопасно хранить бухгалтерские документы

ДокументКак хранить бухгалтерские документы по папкам

Почти все документы компании хранятся в бухгалтерии, и с каждым днем бумаг становится все больше. Чтобы «первичка» не терялась и бухгалтер мог в считанные минуты найти нужный документ, нужно правильно организовать систему хранения бумаг. Приготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.

Что и где хранить

Законодательство не регламентирует порядок подшивания документов, поэтому компания может самостоятельно разработать систему хранения, исходя из специфики своей деятельности, особенностей документооборота и количества хранимых бумаг. Как правило, большинство компаний работают со следующими документами: кассовые бумаги, банковские выписки, накладные, счета-фактуры, зарплатные документы. Рассмотрим, как их удобнее хранить.

Для каждого вида документов нужно завести отдельную папку. Как правило, бумаги подшиваются или по дате их принятия к учету или по алфавиту.

Например, банковские выписки складываются в папки в бухгалтерии в календарном порядке, а, например, договора, по первой букве названия контрагента. Однако бухгалтер может придумать и свой порядок.

Главное, чтобы документы не терялись и их можно было легко найти.

https://www.youtube.com/watch?v=X_lbD5LaEL4

Каждую папку с документами следует подписать, например:

3 квартал 2014 года

На «корешке» папки в бухгалтерии указывайте не только то, какие документы в ней хранятся, но и период, к которому они относятся.

В таком случае не только вы, но и любой другой сотрудник компании без труда сможет отыскать нужный документ или подшить полученный. Также вы сможете ориентироваться, какие бумаги прошлых лет пора сдавать в архив, а какие и вовсе утилизировать.

Для удобства новую папку заводят с начала года, а если документов много, то с начала квартала, месяца и т.д.

Рассмотрим, как можно подшивать документы в папки. Вы можете использовать этот порядок или разработать собственный.

Кассовые документы

Их удобно хранить в папках-регистраторах формата А5. Листы кассовой книги и отчета кассира нумеруются, поэтому сверху в папку следует положить наиболее ранний по времени документ и в дальнейшем подкладывать новые бумаги под него.

Положите отчет кассира за день и подшейте под него приходные и расходные ордера в том порядке, в котором они указаны в отчете кассира. Листы кассовой книги собирайте отдельно. В зависимости от количества кассовых документов вы можете создать 1 папку на весь год под отчет кассира и кассовую книгу.

Чтобы не путать, где лежат какие документы, вы можете положить между ними разделитель. Также в эту папку можно подколоть расчет лимита наличных денежных средств.

Если в вашей компании часто выдаются деньги под отчет, вы можете завести отдельную папку под авансовые отчеты. Если же такие операции происходят 1-2 раза в год, заявления и отчеты можно подколоть к отчету кассира.

Банковские выписки

Оригиналы выписок компания получается в банке вместе с платежными поручениями, ордерами и прочими банковскими документами. Складывайте их в папки по датам. Под платежные поручения следует подколоть счета, по которым производилась оплата. Так как к одной выписке обычно прилагается немало бумаг, чтобы быстро ориентироваться по датам, можно купить разделители с цифрами.

Накладные, акты и счета-фактуры

Под полученные и выписанные документы следует завести отдельные папки. Некоторые компании предпочитают хранить акты и накладные вместе, кому-то удобнее отдельно. Если вы занимаетесь и торговлей, и оказанием услуг, удобнее будет хранить документы в разных папках. Счета-фактуры также следует подшивать в отдельные папки, особенно если компания является плательщиком НДС.

Также в папки часто подкалывают реестры документов, которые в ней содержатся. Их можно распечатать из большинства бухгалтерских учетных программ. По этим реестрам удобно проверять, все ли документы на месте.

К счетам-фактурам также можно подколоть журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур, а также книги покупок и книги продаж. Однако если в вашей компании большой документооборот, эти журналы и книги можно хранить отдельно.

Документы по зарплате

На каждого сотрудника компании следует завести личное дело. Для этого можно приобрести тонкие папки или разделителями обозначить место в толстой папке для документов каждого сотрудника.

В личное дело подшивается трудовой договор, копии документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве, а после увольнения – копия трудовой книжки.

Также в личное дело можно подшивать заявления и приказы о приеме на работу, отпуск, увольнение и пр.

Часто заявления и приказы собирают в отдельную папку по месяцам. Туда же подшивают табель учета рабочего времени, документы по расчету зарплаты и пр.

Прошивать или не прошивать?

Чтобы документы не терялись, в конце года некоторые организации предпочитают прошивать документы в папках. Так они не разлетятся, даже если папку уронить. Это делается следующим образом:

  1. Документы кладутся в твердую обложку. В них делаются проколы слева на полях.
  2. Через проколы пропускается толстая нить или лента, сзади она завязывает в узел. При этом свободные концы должны быть хотя бы 5 см.
  3. На узел наклеивается бумага размером примерно 4х5 см.
  4. Сверху на бумаге пишется фраза «Прошнуровано и пронумеровано … листов». Ставится печать организации и подпись ответственного лица.

Эта процедура необязательна. Поэтому вы можете самостоятельно утвердить порядок прошивания отдельных документов или не сшивать их вовсе (в этом случае всегда можно изъять или заменить документ).

Исключение составляют только те документы, которые необходимо прошивать в соответствии с требованиями закона (например, книги покупок и книги продаж, составленные на бумажных носителях, необходимо прошнуровывать).

Про входящие первичные документы можно прочитать здесь .

О хранении документов в архивах написано тут .

ajbook.biz

Каждая организация обязана хранить бухгалтерские документы. Сохранность документов обеспечивает руководитель организации.

 Статьи 11, 29 Закона «О бухгалтерском учете».

В ходе деятельности любого предприятия образуется большое количество документов – договоры, внутренние локальные акты, бухгалтерские документы, налоговая отчетность, документы по кадрам и многие другие. Некоторые из них предприятие обязано хранить определенное количество лет, некоторые может уничтожить в случае их ненадобности.

При содействии специалистов Центрального государственного архива Республики Узбекистан и Управления по архивному делу г.Ташкента нами разработаны рекомендации по хранению бухгалтерских документов. Думаем, они будут практически полезны нашим читателям.

Храните первичные документы

Созданные на предприятии и полученные от партнеров первичные документы со временем теряют свое практическое применение и накапливаются в бухгалтерии. Но это не означает, что их можно выбросить, уничтожить или сдать в пункт приема макулатуры.

Первичные документы имеют свои сроки хранения, установленные законодательством. К примеру, документы, необходимые для определения объектов налогообложения и исчисления налогов, должны храниться не менее 5 лет (ст.41 НК). Такой же срок хранения применяется и к другим документам, связанным с организацией и ведением бухгалтерского учета (ст.29 З-на о бухучете).

Для ряда документов установлены и более длительные сроки хранения. К примеру, документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты, должны храниться не менее 75 лет.

Руководитель организации обязан обеспечить сохранность документов в течение всего срока их хранения. Для этого из числа штатных сотрудников бухгалтерии приказом руководителя назначьте ответственное лицо, которое будет следить за комплектацией и сохранностью документов.

Если бухгалтерских документов много, можно назначить несколько ответственных лиц, каждое из которых будет отвечать за документы своего участка (направления). Например, по хозяйственным договорам, входящим и исходящим счетам-фактурам, банковской документации и т.д.

Комплектуйте документы по видам

Первичные документы, обработанные бухгалтерией, комплектуйте по видам в отдельные папки или регистры. Поименуйте папки: например, документы по учету основных средств, по учету материалов, по учету труда и заработной платы и т.д.

Документы подшивайте в хронологическом порядке: снизу вверх. Это удобно, когда в папку необходимо добавить следующий документ с более поздней датой.

Первичные документы по учету денежных средств (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами и другие) необходимо переплести. В одной подшивке могут содержаться документы за месяц или за квартал в зависимости от их количества (п.27 Положения, рег. МЮ №1297 от 14.01.2004г.).

Организуйте место хранения

Законченные делопроизводством (исполненные, оплаченные и не используемые в текущей деятельности) первичные документы, включенные в бухгалтерскую и налоговую отчетность, храните отдельно от текущих.

Крупные предприятия, имеющие в обороте большое количество документов, могут создать для их хранения ведомственный архив – отдельное структурное подразделение.

При создании ведомственного архива нужно руководствоваться Типовым положением о ведомственном архиве в органах государственной власти и управления, предприятиях, учреждениях и организациях Республики Узбекистан (прил. №4 к ПКМ №482 от 30.10.1999г.).

Не все предприятия имеют возможность создать ведомственный архив как отдельное структурное подразделение (ограниченный штат, арендованный офис). Такие предприятия в зависимости от документооборота могут хранить документы в самой бухгалтерии либо выделить для этого отдельную комнату или ее часть.

Если документы негде хранить, их можно сдать в архивные учреждения на временное (депозитарное) хранение. Архивы оказывают такие услуги на платной договорной основе.

Создайте оптимальные условия

Условия хранения документов должны отвечать противопожарным, охранным и санитарно-гигиеническим нормам в течение всего срока их хранения.

Не допускайте хранения документов в помещениях с высокой влажностью, не защищенных от прямого попадания солнечных лучей и атмосферных осадков.

Во избежание порчи храните документы отдельно от химических, легковоспламеняющихся, горючих и взрывоопасных материалов.

Место хранения оборудуйте специаль

gazeta.norma.uz

Сопко. Бухгалтерский учет (1998)

В каждой бухгалтерии документы с момента их составления или получения от других предприятий и организаций до полного использования и передачи в архив проходят обработку, передаются с одного рабочего места на другое, то есть проходят определенный путь. На отдельных рабочих местах бухгалтерские документы задерживаются иногда на несколько дней.

Поэтому обязательно нужен контроль за хранением документив.Для обеспечения своевременного и правильного учета хозяйственных фактов надо сформировать систему составления и обработки документов, которая способствовала бы максимальному ускорению их движения в течение всей обработки.

Этого можно достичь с помощью документооборота и четкой организации текущего и постоянного активив.Документооборотом называется установленный порядок и срок движения документов в процессе их использования по методу бухгалтерского учета от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив.

Документы, на основании которых делают записи в учетных регистрах, называются использованными. их хранят в текущем архиве не дольше течение данного года, после чего передают по акту на постоянное хранение в архив предприятия, организации или установи.

В течение месяца документы, которые обрабатываются, хранят в отдельных папках или технических средствах диловодства.В конце каждого месяца документы текущего месяца формируют в отдельные папки по признакам архивного делопроизводства, т.е. согласно номенклатуре.

На обложке указываются название дела, ее номер, год, месяц, шифр синтетического счета и количество документов. Документы подбирают по определенным признакам группировки (приходных, расходные, авансовые отчеты), нумерации, последовательности осуществления хозяйственных операций и другими ознаками.

Все принятые на хранение дела регистрируются в архивной книге, которая ориентировочно может иметь следующую форму: Документы, переданные из текущего архива к постоянному, сохраняют за такими принципами: по годам и месяцам; в пределах года и месяцев в зависимости от характера и содержания по следующим признакам: в хронологическом, предметном и корреспондентском порядку.Срок хранения документов в постоянном архиве предприятия для каждого вида документов устанавливает Главное архивное управлиння.По истечении срока хранения документы уничтожают, о чем составляют акт. Процесс уничтожения заключается в передаче соответствующих материалов организациям вторичного сырья. Этот факт оформляют накладной.

econbooks.ru

Источник: https://legion-development.ru/dokument/kak-hranit-buhgalterskie-dokumenty-po-papkam.html

Как хранить документы, варианты хранения примеров

Где безопасно хранить бухгалтерские документы

Документы всегда сопровождают человека, начиная с рождения человек получает свидетельство о рождении, в котором указаны кто его родители, пол, имя, гражданство. Далее ребёнок наблюдается в поликлинике и заводят карту с информацией о здоровье, плановых прививках.

Для того, чтобы пользоваться медицинскими услугами в России бесплатно, необходим полис обязательного медицинского страхования (сокращённо ОМС).

С 14 лет в России уже выдают паспорт. Для того, кто водит автомобиль, необходимы документы на вождение автомобиля. При трудоустройстве на работу, нужно иметь ИНН, страховое свидетельство, куда работодатель будет отчислять пенсионные начисления, необходимо иметь резюме.

Человек платит за квартиру, машину, оплачивает различные услуги, печатает фотографии всё это документы, которые необходимо как-то хранить в квартире.

Все люди разные и всем по-разному удобно хранить документы. В нашей статье рассмотрим всевозможные варианты хранения документов. План наведения домашнего порядка по систематизации документов.

Организация хранения документов дома

Прежде всего кладём все документы на рабочую поверхность. Документы и чеки со старыми датами, например, оплата за квартиру, домофон, дата которых 3-5 лет назад можно выкинуть в мусорное ведро, чтобы не собирать хлам в квартире. Старый загранпаспорт, полис, проездные документы срок действия, которых истёк, тоже не нуждается в хранении.

Раскладываем документы по видам: ценные бумаги, семейные, бытовые приборы, договора, счёта, документы на машину, визитки и банковские карточки.

Разложите документы по видам

Как хранить визитки и банковские карточки?

С течением жизни человек пользуется разными видами услуг, чтобы не забыть место расположение, возможно иметь скидку, а главное телефон фирма имеет визитку.
Визитки, банковские карточки, которыми часто пользуется человек оставляем в кошельке.

Карточки, которыми часто пользуетесь, удобно хранить в кошельке

Кошелёк лучше всего брать большой прямой, по размеру денежной купюры с кармашками для того, чтобы вставлять визитки. Материал, цвет и фактура по желанию. Кожаные кошельки стоят дороже, но в носке они не очень практичные, появляются сколы и трещины.

Где хранить?

Визитки, которые нужны изредка складываем в визитницу. Визитницу лучше всего хранить на видном месте, чтобы всегда ей могли воспользоваться все члены семьи, например в коридоре на журнальном столике или ящике стола, на полке возле компьютера или в галошнице.

Визитница для хранения карт

Обычно в галошнице хранят обувь, но плоские галошницы с отсеками подходят также для хранения других предметов, например можно хранить зонты, тапочки, пакеты, очки и расположить визитницу.

Хранение документов в галошнице

При открытии денежного вклада в банке в обязательном порядке выдают пластиковую карточку. Человек может принести в банк денежную сумму и положить под процент на год, карточка ему не нужна. Поэтому данную карточку убираем вместе с документами по вкладу в файл и в свою личную папку.

к оглавлению ↑

Как хранить инструкции к бытовым приборам?

Человек за свою жизнь приобретает много разных приборов для себя: плойка, бигуди, фен, сотовый телефон, автомобиль, покупает приборы для дома: хлебопечка, тостер, микроволновка, утюг, отправитель и другие приборы пользования. Ко всем приборам, есть инструкция по применению. До того, как пользоваться товаром необходимо прочитать инструкцию по его эксплуатации, знать, что можно делать, а что делать нельзя, какой срок гарантии, возврата товара?

Рассмотрим, как и где хранить инструкции к бытовым приборам.

Прежде всего нужно заняться сортировкой, разложить на маленькие, средние и большие. Инструкции к приборам, которых уже нет в наличии можно выкинуть.

Коробка из под обуви.

Берём обычную картонную коробку из под обуви. Размер коробки зависит от того, сколько документов имеется. Если инструкций много, то лучше всего использовать длинную коробку из под зимних сапог.

Чтобы коробка служила долгое время, лучше обклеить её пакетом, упаковочной бумагой или использовать скотч.

Для хранения инструкций можно использовать обувные коробки

Берём коробку и вставляем большие инструкции, затем меньшего размера и ещё меньше. Убираем коробку с инструкциями в шкаф или кладовую, т.к коробка большая, тяжёлая, то лучше ставить на нижние полки.

Пластиковый контейнер.

Можно хранить документы в пластиковом контейнере. Сверху сделать цветные разделители и указать приборы или сделать алфавитный указатель.

Хранение документов в пластиковом контейнере

Если человек не выкидывает коробку из под прибора, то можно оставить инструкцию по применению внутри коробки. Например, можно хранить швейную машинку в коробке, чтобы она не пылилась и там же оставить инструкцию.

к оглавлению ↑

Как хранить документы дома?

У всех людей есть документы: свидетельство о рождении, диплом, сертификаты, квитанции об оплате, полис, договора, а как всё это правильно хранить, расскажем в нашей статье.

Прежде всего делаем сортировку по всем членам семьи, документы мамы, папы, детей нужно хранить отдельно.
Если в доме есть животные, то для них тоже делаем отдельную папку.

Отсортируйте документы по всем членам семьи

Приобретаем в магазине канцелярских товаров папки разного цвета, размера, фактуры и прозрачные файлы разного размера. Есть папки -портфели, которые могут подойти для бухгалтеров. Некоторые люди хранят документы, например квитанции об оплате в альбоме для фотографий.

Берём папку размера А 4 с кольцами, вставляем прозрачные файлы. Печатаем или пашем название «документы Аня», «документы Дима». Чтобы отделить документы друг от друга, лучше делать картинки. Находим картинки в интернете или вырезаем из журнала.

Например, в журнале находим картинку с изображением девушки с документами, офисом, вставляем картинку в прозрачный файл, а за ней вставляем документы, которые касаются работы: резюме, договор, который заключали на работе с работодателем, выписку по заработной плате, ИНН и другие рабочие документы.

Приобретите канцелярские папки разных цветов

Вначале вставляем маленькие файлы и вставляем туда маленькие документы: загранпаспорт, трудовая книжка, пенсионное свидетельство.

Далее, находим другую картинку и вставляем документы, которые необходимы человеку.

Диплом, сертификат небольшого размера, имеет плотную основу. Можно вставить в папку с документами, а можно сложить отдельно в небольшую коробку или плотный прозрачный короб.

Документы небольшого размера храните в маленькой коробке

Берём другую папку и вставляем туда все документы, которые касаются здоровья, называем её «здоровье». В папку с названием «квартира» вставляем все документы, которые касаются квартиры: квитанции на оплату квартиры, домофона, покупка мебели. Если в квартире устанавливали натяжной потолок, проводилась застекление балкона, то все договора нужно хранить, потому что там контакты, гарантии.

Если вы собираетесь вступать в наследство, то лучше купить папку с файлами небольшого размера и хранить всё, что касается наследственных дел в ней.

Как хранить документы клиентов на работе?

Чтобы понять как хранить документы клиентов на работе, вначале нужно определится много ли документов нуждается в хранении. И в каком виде документы? В бумажном или электронном виде.

Документы в бумажном виде.

Если клиентов не очень много, например, фирма только открылась, тогда берём большую папку с кольцами, делаем разделители с буквами, как в записной книжке и вставляем клиентов по фамилии. Можно использовать файлы для хранения документов или использовать дырокол.

Разложите документы клиентов по фамилии

Если документов для хранения много, тогда нужно сделать выдвижные ящики, с буквенными вставками, в которые будут складываться документы. Подобное хранение документов используется в медицинский центрах.
В обычных поликлиниках стоят стеллажи, в которых хранятся карточки с информацией по клиенту. Храниться в алфавитном порядке.

Стеллаж для хранения документов с выдвижными ящиками

Если клиент не прописан в данном районе, то его могут хранить отдельно, в обычной бумажной коробке.

Документы в электронном виде.

Сейчас век технологий, интернета и лучше всего хранить документы в электронном виде. Таким образом можно сэкономить пространство в помещении. Если кто-то из клиентов что-то забыл, то он может попросить родных выслать информацию на электронную почту.

к оглавлению ↑

Как хранить документы автомобилистам?

Для хранения документов на автомобиль лучшим решением будет приобрести авто-органайзер. В продаже разные виды, цвета. В нём много кармашков и каждый документ будет на своём месте. В маленькие кармашки можно вставить визитные карточки, а также скидочные карточки, которые касаются авто: ремонт, АЗС, эвакуатор и другая информация.

Органайзер для хранения документов в автомобиле

Основные документы на автомобиль (чтобы ездить на машине) человек берёт тогда, когда собирается выезжать куда-то. Обычно их хранят в сумке – барсетке.
Неосновные документы, например договор о купле – продаже машины, документы касающиеся машины, например покупка колёс, ремонт машины нужно положить в прозрачный файл, а затем в папку с названием «автомобиль».

Для машин в продаже имеется специальный органайзер для хранения вещей. В него можно положить книги, журналы, карты, бутылку с питьевой водой, детские аксессуары, игрушки.

Автомобильный органайзер для хранения вещей

к оглавлению ↑

Как хранить документы путешественникам?

Есть люди, кто собирается на отдых, в путешествия. Все документы нужно хранить в одном месте и видеть, что все документы на месте и ничего не забыто.

Прозрачные зип-пакеты, пластиковые конверты на кнопке.
В такой папке будет все видно.

Органайзер для документов.

В продаже можно купить холдер, органайзер для путешественников и собираясь в путешествие все документы будут в одном месте.

Холдер для хранения документов в путешествии

Как хранить тетрадки?

Для школьника, студента и педагога документы – это тетрадки. На рабочей поверхности стола можно установить картонные, пластиковые или деревянные накопители для документов (стойка угол) и разложить тетрадки.
Чтобы школьникам и студентам не запутаться в тетрадках, лучше брать разные обложки для каждого предмета.

Пример организации хранения школьных тетрадей

Папки, скоросшиватели, прозрачные зип-пакеты, холдер для документов, можно купить в книжном магазине, газетном киоске, а также заказать в интернет-магазине.

Готовый холдер для хранения школьных принадлежностей

Выбирайте наиболее оптимальный способ хранения документов в домашних условиях и тогда все документы всегда можно будет найти, в экстренных случаях подсказать родным, где они лежат.

к оглавлению ↑

Фотогалерея – как хранить документы

к оглавлению ↑ Михаил Бонд
:
Загрузка…

Источник: https://yellowhome.ru/2017/06/29/kak-xranit-dokumenty-gde-xranit-dokumenty/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.