Кадровые документы: переводим в электронный вид

Минтруд рассказал о сроках перехода на электронный кадровый документооборот

Кадровые документы: переводим в электронный вид

С 23 марта по 1 октября 2021 года Министерство труда и соцзащиты проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения регламентированы Приказом от 26.03.2021 № 194.

В нем, в частности, сказано, что новые правила работы будут опробованы на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя.

В пилотном проекте участвовали 11 крупных компаний: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «АЛЬФА-БАНК», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг». Среди их задач было:

  • опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде;
  • оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации;
  • выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. виде;
  • подготовить предложения по оптимизации обязательных для работодателей документов;
  • предоставить инициативы по внесению изменений в законодательство с целью разрешения ведения ЭКД.

По информации Минтруда от 19 октября 2021 г., результаты пилотного проекта уже подведены. Проблемы, которые были выявлены, правительству придется решать до того, как появятся конкретные нормативные акты по ЭКД. Вот на какие трудности указал бизнес:

  1. Высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи. Предполагается, что электронный документооборот потребует ежегодно приобретать минимум 1 цифровую подпись. Сейчас ее стоимость на 1 человека составляет от 1 до 5 тысяч рублей. Если эта цена не снизится, то экономический эффект от внедрения ЭКД будет ничтожно малым.
  2. Отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи. В настоящее время законом утверждены несколько видов ЭЦП, которые используются для различных ситуаций. Наиболее востребованной является усиленная квалифицированная подпись, поскольку с ее можно использовать в более широком спектре правоотношений. Однако для кадрового делопроизводства законом пока не установлен тот тип ЭЦП, который должен использоваться, и его особенности.
  3. Проблемы технического характера. Участвовавшие в эксперименте компании пришли к выводу, что ведение документов исключительно в онлайн-формате невыгодно работодателя из-за высокого риска быть наказанным из-за проблем технического характера. Так, за потерю данных, несанкционированное их использование третьими лицами, ошибки программного обеспечения при передаче или обработке информации придется отвечать именно работодателю. Если же понадобятся потерянные документы суду или контролирующим органам, то пострадает не только компания, но и работник, чьи сведения были утрачены. А значит, привлечь к ответственности сможет и сотрудник, и контрольно-надзорные органы.
  4. В случае потери документов работодателем возникают также риски для работников. Без документов они не смогут защитить свои права.

Поскольку проблемы существенные, в Министерстве труда, Российском союзе промышленников и предпринимателей и Федерации независимых профсоюзов предложили сначала найти варианты их решений, а затем поэтапно внедрять все инициативы.

Кроме того, чиновники считают, что сначала надо дождаться изменений в сфере IT, чтобы появились нормы, касающиеся универсальной электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости е-документов, в том числе в суде.

По планам правительства, соответствующие законопроекты должны быть подготовлены в следующие сроки:

  • к декабрю 2021 года – инициативы, касающиеся формирования, приобретения и использования электронной подписи, установления унифицированных требований к ней, ее визуализации в электронном документе;
  • к июлю 2021 года – проекты, где будут уточнены понятия электронного документа, процедуры хранения и обработки электронных документов и их дубликатов (электронных образов).

В Министерстве труда уверены, что только после принятия всех этих правовых основ можно начинать активную проработку законопроекта, позволяющего работодателям вести кадровую документацию только в электронном виде. Появится документ, по прогнозам чиновников, не раньше 2021 года.

Что решили по электронной трудовой книжке?

Первоначально чиновники хотели объединить инициативу о переходе на электронную трудовую книжку с идеей полностью перевести работодателей на ЭКД. Однако как показал эксперимент – образец, электронный документооборот в кадровом делопроизводстве должен развиваться отдельно. На этом настояли объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей.

Так что Минтруд решил законопроект об электронной трудовой книжке продвигать уже сейчас, чтобы в 2021 году внедрить веб-документ в отечественных компаниях. Как сообщают чиновники, инициатива готова, и она предполагает, что (цитата из информации Минтруда от 19 октября 2021 г.):

работодатели будут направлять в Пенсионный фонд России в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, то есть о приеме на работу, переводе на другое рабочее место, увольнении. Проект является масштабным, так как затрагивает всех работодателей.

Работники получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит работодатель, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например, при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности.

Текст законопроекта на момент написания статьи официально опубликован не был. Как только документ появится, редакция Клуба ТК расскажет об этом. О плюсах и минусах электронной трудовой книжки можно почитать в нашем материале «Правительство введет электронные трудовые книжки через 1,5 года».

Как вообще чиновники видят реформу

Как ранее заявляла замминистра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова,Минтруд готов выслушать позицию предпринимателей и профсоюзов по вопросу перехода российских компаний на ЭКД.

Любовь Ельцова объяснила (цитата по официальному сайту Минтруда — прим.ред.):

« суть наших предложений заключается в том, чтобы наряду с бумажным документооборотом у компаний была возможность ведения электронного кадрового документооборота.

В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме.

Это решение будет приниматься работодателем только с учетом мнения представительного органа работников.

Все расходы по ведению документов в электронной форме возлагаются исключительно на работодателя. Работник не должен нести никаких издержек, связанных с ведением частичного или полного электронного кадрового документооборота. Кроме того, работодатель обязан по требованию работника предоставлять ему документы, созданные в электронной форме, на бумажном носителе».

Кто уже готов к переходу

В министерстве подчеркивают, что за внедрение ЭКД выступают компании из банковского сектора и IT-технологий, «где преимущественно вертикально интегрированные структуры, и работа связана с применением информационных технологий».

Поэтому они и стали первыми участниками пилотного проекта.

Вместе с тем и многие компании уже оценили достоинства электронного документооборота, поэтому если власти его узаконят в кадровом делопроизводстве, потихоньку начнут переходить на новые правила работы.

По словам эксперта КлубаТК, юриста рекрутингового агентства «Арес» Татьяны Магеры, внедрение кадрового электронного документооборота — необходимый и закономерный процесс. Возможно, на первом этапе переход на него действительно мог бы быть исключительно добровольным как для работодателей, так и для работников.

Тем более, что фактически создание и учет кадровых документов уже несколько лет происходит в цифровом форме. Распечатывание и дублирование документа на бумажном носителе обязательно в силу требования о его заверении личной подписью работника и работодателя.

Легализация электронной цифровой подписи для сторон трудовых правоотношений могла бы решить эту проблему.

Татьяна Магера также напоминает, что использование таких порталов как nalog.ru, arbitr.ru, gosuslugi.ru cтановится с каждым днем все более популярным и эффективным. Так что ничего не мешает внедрить электронный документооборот и в кадровом учете, в том числе с использованием уже имеющихся платформ и наработок.

Что можно переводить в онлайн-формат уже сейчас

Российское законодательство содержит множество нормативных актов, позволяющих компаниям переводить некоторые кадровые документы в цифровой формат.

По решению руководства предприятия, внутренние бумаги могут оформляться непосредственно в рабочих компьютерах. При необходимости их можно распечатать и подписать.

Если в цифровом варианте их отправлять работникам или государственным органам, их подлинность обязательно надо подтверждать электронной цифровой подписью.

Вот список документов, которые вполне можно составлять в компьютере:

Личные карточки работников, приказы по личному составу, трудовые книжки и журнал их учета, трудовые договоры и допсоглашения к ним, а также большая часть кадровых журналов пока должны вестись на бумаге.

Источник: https://clubtk.ru/mintrud-soglasilsya-na-elektronnyy-kadrovyy-dokumentooborot

«Цифровые кадры»: можно ли перевести кадровую документацию в электронный вид? #делопроизводство #СЭД #ECMJ

Кадровые документы: переводим в электронный вид

Использование электронных документов (ЭД) в кадровом документообороте – один из наиболее спорных моментов в законодательстве РФ.

С одной стороны, законодатель расширяет область применения ЭД в официальных отношениях, с другой, намекает на ограничения использования ЭД в некоторых областях. К таковым относятся и отношения между работодателем и работником.

Рассмотрим, какие привилегии и ограничения имеют обе стороны трудовых отношений в случае использования ими ЭД.

Напомним, что Распоряжением Правительства РФ от 11.06.

2013 года №953-р был утвержден план мероприятий «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса», который предусматривал создание условий для использования электронных документов в кадровом документообороте (за исключением трудовых договоров).

В соответствии с ним Минтруд РФ, Минкомсвязь РФ, Минэкономразвития РФ должны были разработать предложения о внесении изменений в законодательство РФ по вопросам кадрового документооборота в электронном виде в 1 квартале 2015 года. Однако воз и ныне там.

Ход выполнения дорожной карты опубликован на сайте Правительства РФ.  Был принят ряд изменений нормативно-правовых актов (например, отменены ограничения на использование ЭД при взаимодействии предпринимателей и органов государственной власти) в части электронного документооборота. Никаких ожидаемых поправок дополнительно к существующим нормам применения ЭД в трудовых отношениях не введено.

Кадровая документация

Кадровая документация – совокупность всех документов, необходимых для фиксации, регулирования и подтверждения отношений между работником и работодателем, используемая также при проверке и контроле со стороны проверяющих органов.

Кадровые документы всегда фиксируют юридически значимые факты, которые служат основанием для возникновения соответствующих прав и обязанностей работника и работодателя. Не допускать ошибки при оформлении кадровой документации важно еще и по той причине, что в случае их обнаружения спустя время исправление может протекать очень затруднительно или вообще быть невозможным.

Условно можно разделить кадровую документацию на следующие крупные категории:

●    документы, оговаривающие взаимоотношения между работодателем и работником (трудовой договор, дополнительные соглашения к нему);

●    учетная документация (учетные формы кадровой документации, документы по учету рабочего времени);

●    персональная документация (личное дело, личная карточка работника);

●    организационно-распорядительная документация (график отпусков, штатное расписание, должностные инструкции, приказы по личному составу).

Для того, чтобы ответить на вопрос о применении ЭД в кадровом документообороте, необходимо определить круг лиц, участвующих в нем, порядок их взаимоотношений и границы применения ЭД.

Что нам говорит Трудовой кодекс РФ?

В статье 312.

1 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) понятиедистанционной работыопределенокак выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.

Общие положения

На дистанционных работников распространяются действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ.

При обмене ЭД между работником и работодателем каждым из них используется квалифицированная электронная подпись. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Законом не поясняется, в какой форме должно быть это подтверждение:

●    в виде документа, явно подтверждающего ознакомление работника с полученным от работодателя ЭД;

●    в виде формируемого оператором электронного документооборота подтверждения получения документа (например).

В связи с этим форму подтверждения ознакомления и согласия дистанционного работника с документом, отправленным работодателем, лучше предусмотреть в трудовом договоре, заключаемом между сторонами. Кроме того, обмен ЭД между работником и работодателем совсем необязательно осуществлять через оператора электронного документооборота.

Трудовой договор

Статья 312.

2 ТК РФ устанавливает возможность заключения трудового договора (далее – ТД) о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе путем обмена ЭД (при этом в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя).

Важно!В случае если ТД о дистанционной работе заключен путем обмена ЭД, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Обращаю внимание на то, что законодатель говорит именно об экземпляре, а не о копии.

В случае заключения ТД путем обмена ЭД предусмотренные статьей 65 ТК РФ документы могут быть предъявлены работником, поступающим на дистанционную работу, работодателю, в форме электронного документа. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.

Ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с документами, предусмотренными частью третьей статьи 68 ТК РФ, также может осуществляться путем обмена электронными документами.

По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении ТД впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе, указанный выше.

Если же данное соглашение не было заключено, работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением.

Что касается увольнения дистанционного работника: в соответствии со статьей 312.

5 ТК РФ если расторжение ТД происходит по инициативе работодателя, то ознакомление дистанционного работника с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении такого ТД осуществляется в форме электронного документа.

Работодатель в день прекращения трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.

Обратите внимание, здесь законодатель прямо указывает на надлежащим образом оформленную копию ЭД.

Другие документы

В случаях, когда работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник также может сделать это в форме электронного документа.

Но для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю оригиналы документов, предусмотренных законодательством РФ, по почте заказным письмом с уведомлением.

Также при подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (статья 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.

Что можно, а что нельзя

Источник: https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=6882260

Кадровые документы: переводим в электронный вид

Кадровые документы: переводим в электронный вид

← все новости

11.05.2021

В России начался эксперимент по переводу в электронный вид кадровых документов. Кроме того, власти планируют уже в этом году подготовить законопроект об электронных трудовых книжках. О том, зачем переводить все документы сотрудников к цифровому значению, рассказала Светлана Сидоркина, ведущий консультант по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».

23 марта 2021 года стартовал эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работниках компании. Приказом Минтруда России № 194 от 26 марта 2021 года утверждены цели этого эксперимента. Так, в рамках задач необходимо будет:

  • провести апробацию возможного механизма ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
  • оценку затрат и полученных эффектов от перевода этих бумаг в цифровой вид;
  • выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
  • подготовить предложения по оптимизации кадровых документов, обязательных для ведения работодателем.

Опытным путем

Эксперимент будет проводиться в четыре этапа. На первом подготавливаются проекты и утверждаются локальные НПА; устанавливается взаимодействие с профсоюзными организациями или иными представителями работников.

На втором этапе происходят разработка корпоративных информационных систем и, при необходимости, их техническая подготовка.

На третьем в организациях участников эксперимента будут проведены установленные для каждой компании виды работ с документами в электронном виде.

В частности, по новым правилам будут происходить оформление отпусков и служебных командировок; извещение работников о составных частях заработной платы; ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска; ознакомление работников с локальными нормативными актами; предоставление сотрудникам документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости и иные виды работ. На этом этапе будут подведены итоги, проведена оценка финансовых затрат, проанализирован эффект от ведения кадровых документов в электронном виде.

На последнем этапе, который завершится 1 октября 2021 года, в Минтруде будут подведены итоги эксперимента и будет проведена оценка его результатов.

Исходя из того, что участниками «пилота» по оцифровке кадровых бумаг стали крупнейшие компании страны, вывод напрашивается сам собой: стоимость технического обеспечения для перевода всех кадровых документов в цифру будет достаточно высока. И позволить себе перейти на такой документооборот сможет не каждая компания.

Однако можно предположить, что в случае удачного проведения эксперимента будут разработаны технические и методические рекомендации, после некоторого количества времени данный обмен документами может стать доступным и для небольших предприятий.

Многих бухгалтеров и кадровых специалистов пугают новшества, особенно если эти изменения кардинально меняют упорядоченную работу.

Следует отметить, что сам по себе электронный документооборот уже давно вошел в жизнь практически всех организаций, к примеру, это передача отчетности в контролирующие органы, обмен первичными документами между контрагентами и иные операции.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Вероятнее всего, перевод кадровых документов в электронный формат сможет позволить сократить расходы организации на создание печатных копий.

Но это будет возможно только в том случае, если организация сможет обеспечить надежное хранение кадровых документов в электронном архиве.

Нужно ли будет выдавать работнику копии бумаг в печатном виде или же будет достаточно направить эти документы сотруднику на электронную почту, еще не понятно.

Новшества, как всегда, отразятся на работе бухгалтера и сотрудников кадровой службы: это и освоение новых программ, и появление новой законодательной базы, которую необходимо будет изучить. Работы вряд ли убавится, однако снижения затрат времени можно будет ожидать за счет того, что сократится время на распечатывание документов и их сортировку.

Обратите внимание

Многих бухгалтеров и кадровых специалистов пугают новшества, особенно если эти изменения кардинально меняют упорядоченную работу. Следует отметить, что сам по себе электронный документооборот уже давно вошел в жизнь практически всех организаций, к примеру, это передача отчетности в контролирующие органы, обмен первичными документами между контрагентами и иные операции.

В век информационных технологий, когда всё и все пытаются перевести в цифру, закодировать и сохранить, перевод на повсеместный электронный кадровый документооборот возможен и даже вероятен.

Электронные бумаги – это удобно, информация занимает меньше места в материальном мире, но следует не забывать и о данных, которые будут размещаться в цифровом мире. Такая информация требует не только места, но и затрат, как финансовых, так и ресурсных.

Перевести все организации на электронный кадровый документооборот будет возможно только в том случае, если технологии будут финансово доступны для этих организаций.

Цифровая трудовая книжка

Стоит напомнить, что в рамках Российского инвестиционного форума в Сочи глава Минтруда России Максим Топилин сообщил, что к концу 2021 года планируется подготовить законопроект об электронных трудовых книжках.

Глава Минтруда прокомментировал это так: «Надо иметь в виду, что электронная трудовая книжка – это не скан трудовой книжки, это будут данные о позициях человека, которые будут храниться частично централизованно, частично, где нет в этом смысла, децентрализованно».

Получается, что после ввода электронных трудовых книжек организациям придется выгружать в Пенсионный фонд России дополнительные сведения по деятельности работников. Будем надеяться, что перевод бумажных трудовых книжек в электронный формат позволит сотрудникам облегчить процедуру назначения пенсий.

На сегодняшний день потенциальным пенсионерам для подтверждения страхового стажа приходится разыскивать бывших работодателей, направлять всевозможные запросы, и даже после произведенных действий стаж в ликвидированной организации, если она не позаботилась о том, чтобы направить данные в архив, можно не подтвердить.

Работодателю возможно будет перед приемом на работу проверить все места работы потенциального работника, и естественно, что данная информация должна будет выдаваться только по официальному запросу.

Отпадает необходимость хранения бумажных трудовых книжек в организации, также сводятся на нет риски по несвоевременной передаче трудовой книжки увольняющемуся работнику.

Таким образом, перевода кадровых документов в электронный формат, а также появления электронных трудовых книжек возможно ожидать уже в ближайшем будущем. Несмотря на весь трудоемкий процесс и значительные финансовые затраты на первом этапе введения этого новшества, в дальнейшем это может распространиться на все компании, конечно же, после существенного удешевления процедуры.

Источник:  http://www.buhgalteria.ru/article/n164127

Узнать больше о Системе Кадры

Источник: https://kgermak.ru/news.php?id=513

Станет ли трудовая книжка электронной? – Статьи

Кадровые документы: переводим в электронный вид

С 1 июля повсеместно введён в обращение электронный больничный лист, в начале следующего года ожидается перевод в электронный вид и трудовых книжек. Rjob выяснил, какие ещё документы можно хранить в электронном формате, как будет происходить работа после полного перехода на электронный документооборот в кадрах и как к этому относятся сами кадровики.

Пока о полном переходе на электронный документооборот в кадрах можно только мечтать, потому что ещё много документов о сотрудниках (например, трудовые книжки и личные дела) по-прежнему существует только в бумажном виде.

Перевести их в электронный формат можно, но они не будет иметь юридической силы.

Кроме того, в бумажном виде пока требуется хранить и вести все документы, требующие подписи работника, например, книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Но в электронном виде уже:

  • сдают отчётность в пенсионный фонд, фонд социального страхования и Росстат;
  • заключают трудовой договор о дистанционной работе в соответствии со статьями 312.1, 312.2, 312.5 Трудового кодекса Российской Федерации;
  • оформляют больничные листки и автоматизированно передают их в фонд социального страхования;
  • ведут журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним и журнал учёта приказов о приёме на работу. Но эти два документа хранятся 75 лет, поэтому на практике их обычно ведут в электронном виде и периодически распечатывают.

Трудовой договор

Трудовой договор – один из кадровых документов, на которых ставятся личные подписи сотрудника и руководителя компании, а значит перевести его в электронный формат пока невозможно. Но есть одно исключение. Статья 312.

2 Трудового кодекса РФ гласит, что с удалёнными сотрудниками, работающими дистанционно, возможен обмен электронными версиями соответствующего трудового договора.

При этом обмен «макулатурой» всё-таки необходим: работодатель должен выслать сотруднику бумажный экземпляр договора по почте в течение трёх дней с момента заключения, а сотрудник, в свою очередь, обязан переслать заказным письмом с уведомлением оригиналы документов, требующиеся для получения обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Бумажная версия понадобится, если работник обращается к работодателю с просьбой предоставить копии связанных с работой документов (статья 62 ТК РФ).

В этом случае на ответ у компании есть три рабочих дня с момента получения заявления. Хотя и здесь сотрудник может запросить именно электронную, а не бумажную версию документов.

Любые другие заявления дистанционный работник тоже может передавать в электронном виде.

Больничный лист

Первые электронные больничные листы стали появляться в нескольких регионах страны в 2014 году, когда был запущен пилотный проект «Электронный листок нетрудоспособности».

После успешного испытания с 1 июля 2021 года, когда вступил в силу Федеральный закон № 86-ФЗ от 01.05.2021, эту практику ввели на всей территории России. Абсолютно все медицинские учреждения могут оформлять больничные листки в электронном виде.

Но при этом сотрудникам и работодателям оставили право выбора, какими пользоваться больничными – электронными или бумажными.

Дело в том, что работодатель должен заполнить один из разделов листка нетрудоспособности независимо от того, на бумаге он или хранится в базе фонда социального страхования.

Но в первом случае для этого понадобится ручка с чёрными чернилами, а во втором – регистрация в личном кабинете ФСС на сайте cabinets.fss.ru Работодатель сам решает, регистрироваться ли ему в базе или нет, от этого и будет зависеть, сможет ли врач выписать электронный больничный.

Если работодателя и страхователя не будет в базе ФСС, то работать они будут только с документами в бумажном виде. 

Никакой ответственности или штрафов за отказ от регистрации в базе для работодателя не предусмотрено, но эксперты отмечают, что сделать это стоит хотя бы ради удобства.

Ведь электронные больничные позволяют избавиться от множества проблем, например, когда работник предоставляет в бухгалтерию или отдел кадров поддельный больничный, либо когда его просто заполняют неверно.

Нарушением может считаться даже выход за пределы поля для заполнения! Если раньше пособия по сомнительным больничным фонд не выплачивал, то теперь такая ситуация просто не возникнет.

Трудовая книжка

2 июня стало известно, что с 2021 года классические бумажные трудовые книжки могут уйти в прошлое. Об этом в интервью рассказала вице-премьер Ольга Голодец. По её словам, пока идёт обсуждение между Минтрудом, работодателями, профсоюзами и пенсионным фондом.

Параллельно Федеральная налоговая служба, которой передали полномочия по администрированию страховых взносов, составляет единый реестр физических лиц. После завершения этой работы электронные трудовые книжки станут особенно удобны для сотрудников налоговой и пенсионного фонда, потому что вести начисления и контролировать их станут централизованно.

Кроме того, исчезнет возможность махинаций с несколькими трудовыми книжками и проблемы при утере документа.

По предварительным оценкам, далеко не все работодатели страны готовы полностью перейти на электронный документооборот. Кроме того, на крупных предприятиях придётся нанимать отдельного специалиста, который будет заниматься только внесением данных из бумажных документов в базу. Поэтому ожидается, что процесс перехода и отмены старых трудовых книжек будет долгим и постепенным.

Идеальный электронный документооборот

Система электронного документооборота заработает в полную силу, когда найдётся способ сохранять достоверную подпись сотрудника в электронном виде, и абсолютно все кадровые документы оцифруют, и они будут иметь юридическую силу.

В этом случае кадровик сможет собирать резюме и загружать их в единую базу, прикрепляя к конкретной вакансии. Это упростит поиск нового сотрудника, если недавно нанятый по каким-то причинам не подойдёт.

Резюме тут же станет доступно всем заинтересованным лицам, которые могут его согласовать или отклонить.

После успешного прохождения собеседования в личную карточку будущего сотрудника внесут недостающие данные, автоматически выгрузят приказ о приёме на работу и привяжут сотрудника к штатной единице, определят дату начала работы и другие параметры. Даже текст приказа можно будет подписать электронной цифровой подписью без распечатки.

Если кадровику потребуется сгенерировать любой другой документ, система электронного документооборота сделает это автоматически по шаблону, вновь подгрузив нужные данные из личной карточки. По тому же принципу можно будет формировать любые отчёты о сотрудниках предприятия, и их детализация будет зависеть только от полноты введённых данных обо всех сотрудниках.

Что думают кадровики об электронном документообороте

Пока к электронным документам относятся скептически – хотя бы потому, что не налажена судебная практика обращения с ними. Но есть и множество других причин нелюбви кадровиков к инновации – как объективных, так и субъективных.

Наталья Сторожева

генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива»

Специалисты HR-служб проявляют консервативность и настороженность: то ли не хотят тратить время на учебу, то ли стыдятся своей «непродвинутости», то ли не желают перестраивать налаженную систему работы.

В частных беседах многие эйчары признаются, что всерьез боятся за свои рабочие места. Страх проиграть в конкурентной борьбе HR-ботам и другим «слишком умным» программам, и быть в итоге быть вытесненными с рынка труда, порождает внутреннее психологическое сопротивление. И те, кому автоматизация должна помогать, на практике являются самыми жёсткими её оппонентами.

Уязвимых мест для критики более чем достаточно. Один из главных минусов – необходимость ручного ввода всей первичной информации для дальнейшей цифровой обработки.

Если бы резюме, трудовые книжки, сертификаты, больничные, справки и все прочие документы попадали в HR-службу в электронном виде, то обрабатывать их, анализировать и работать с информацией было бы значительно легче.

Необходимость проделать огромное количество ручной и «ненужной» работы на начальном этапе воспринимается как усложнение рабочего процесса.

К счастью, недостаток, связанный с ручным вводом первичной информации будет устранён. Больничные листки и некоторые трудовые договоры уже переведены в электронный формат, очередь за трудовыми книжками.

При использовании материалов сайта rjob.ru указание автора и активная ссылка на сайт обязательны!

Источник: http://rjob.ru/articles/stanet_li_trudovaya_knizhka_elektronnoy/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.