Как подготовиться к изъятию документов

Содержание

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Как подготовиться к изъятию документов

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Как составить акт на уничтожение документов

Как не ошибиться с датой акта

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Оформляем факт уничтожения документов

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

Итоги

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Скачать пример акта

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/unichtozhenie_dokumentov_s_istekshimi_srokami_hraneniya_akt/

Советы при выемке документов в офисе во время налоговой проверки

Как подготовиться к изъятию документов

Проверьте наличие постановления и нужной подписи
Не соглашайтесь на предложенных вам понятых
Требуйте соблюдения правила: «1 инспектор = 2 понятых»
Не говорите лишнего
Будьте находчивы и креативны
Отражайте нарушения в замечаниях к протоколу выемки
Готовьтесь к выемке документов заранее

Выемка документов и предметов – чуть ли не самое популярное мероприятие налогового контроля при проведении выездных проверок. Процедура выемки документов и предметов подробно прописана в статье 94 НК РФ.

С одной стороны, выемка документов нужна инспекторам для сбора недостающей доказательной базы о допущенных компанией нарушениях. С другой – это психологический прием, широко практикующийся инспекторами с целью «сломить» несговорчивого налогоплательщика.

Основания для выемки документов:

  • Инспекторы подозревают, что нужные им подлинники документов могут быть уничтожены, подправлены или перепрятаны;
  • Компания отказалась предоставить документы по требованию инспекции или не успела это сделать в отведенные сроки;
  • Налоговики хотят провести экспертизу подписей на документах.

Процедура выемки документов довольно неприятна. Но если знать о ней чуть больше, чем написано в НК РФ, можно минимизировать ее негативные последствия. Ниже мы дадим несколько рекомендаций, как правильно вести себя в ходе выемки, чтобы инспекторы не заполучили лишние доказательства или не смогли их использовать против вашей компании.

Итак. Выемка документов при выездной налоговой проверке может проводиться только на основании мотивированного постановления, утвержденного руководителем или зам.руководителя ИФНС. Отсюда

Совет №1. Проверьте наличие постановления и нужной подписи

Выемка документов проводится при обязательном участии понятых, их должно быть не менее 2-х. Пригласить понятым могут любого не заинтересованного в исходе мероприятия человека. Это значит, что сотрудники ИФНС понятыми быть не могут. Поэтому

Совет №2. Не соглашайтесь на предложенных вам понятых

Если понятые отказываются предъявить документы, удостоверяющие их личность, либо возникли подозрения, что инспекторы привели на выемку документов «своих» понятых, требуйте их поменять.

Для этого в свободной форме пишется ходатайство о замене понятых на имя руководителя проверяющей группы (он указан в решении на проверку), либо при его отсутствии на иное должностное лицо ФНС, участвующее в производстве выемки.

В качестве основания для недоверия можно указать тот факт, что понятые пришли вместе с проверяющими, а не были приглашены отдельно из числа случайных людей, проходивших мимо либо находившихся в здании, где размещается офис компании.

А пока инспекторы будут искать новых понятых, появится немного времени на то, чтобы «прибраться» в офисе.

Кроме того, в присутствии независимых понятых налоговики в ходе выемки будут вынуждены соблюдать требования закона. Ведь эти люди в дальнейшем смогут своими свидетельскими показаниями подтвердить реальные обстоятельства проведения выемки, в том числе и факты нарушений со стороны инспекторов. А это поможет при обжаловании выемки документов.

Кого лучше сделать понятыми
Если ваш офис расположен в административном здании, предложите пригласить в качестве понятых дружественных вам сотрудников соседних предприятий или предпринимателей.

Зачастую работники разных организаций, офисы которых расположены по соседству, знакомы между собой и поддерживают приятельские отношения.

Участие таких понятых при проведении выемки документов для вас будет более предпочтительным: ведь эти люди настроены к вам лояльно и не заинтересованы в результатах проводимой у вас выемки. А в случае необходимости будет проще пригласить их в качестве свидетелей.

Совет №3. Требуйте соблюдения правила: «1 инспектор = 2 понятых»

По закону, за действиями лица, которое проводит выемку, должны наблюдать не менее двух понятых. Но зачастую выемка документов проводится двумя инспекторами и более, которые действуют каждый по отдельности. Например, один инспектор обыскивает стол и тумбочку в одном углу кабинета, а другой – шкаф в другом.

Двое присутствующих понятых просто не в состоянии одновременно вдвоем наблюдать за действиями обоих инспекторов. Поэтому, если эти понятые наблюдают за действиями одного инспектора, требуйте пригласить еще двух понятых, которые будут следить за действиями второго. И так далее – в зависимости от числа проверяющих.

Кстати, оттянуть начало выемки документов также можно, заявив ходатайство о проведении выемки в присутствии адвоката компании.

Совет № 4. Не говорите лишнего

При выемке документов необходимо сохранять спокойствие и самообладание. Разговаривать с инспекторами, проводящими выемку документов, а также с лицами, их сопровождающими (чаще всего это оперативные сотрудники ОБЭП), нужно корректно и сдержанно. Не следует давать какие-либо письменные либо устные пояснения по вопросам, не касающимся непосредственно предмета выемки.

Например, если инспектор спрашивает сотрудника о том, где его рабочее место, какую занимает должность, принадлежит ли имущество, находящееся в помещении, ему лично или это имущество предприятия, – отвечать на эти вопросы необходимо.

Если же инспектор заявляет, что ему необходимо получить у должностных лиц либо работников предприятия пояснения (письменные либо устные) о взаимоотношениях с тем или иным контрагентом, то давать такие пояснения в ходе выемки документов не следует.

Раз инспектору хочется позадавать вопросы – пусть вызывает в ИФНС официально, повесткой.

В этом случае будет возможность подготовиться к допросу и давать пояснения спокойно и в присутствии адвоката, а не в стрессовом состоянии в ходе проведения выемки документов и без поддержки адвоката.

Совет № 5. Будьте находчивы и креативны

Налоговики могут самостоятельно вскрыть помещение, если лицо, у которого проводится выемка документов, отказывается предоставить к нему доступ.

В данном случае важно дать понять проверяющим, что вы готовы впустить их в это помещение и ни в коем случае не отказываетесь, «просто ключи от этого кабинета на даче, ключи от дачи – в автомобиле супруги/друга/брата, а они сейчас уехали, поэтому давайте лучше завтра…».

При данной модели поведения у налоговиков не будет оснований для самостоятельного вскрытия помещения. Если же проверяющие все же примут решение взломать замок и проникнуть в кабинет, важно обратить внимание понятых на тот факт, что от Вас отказа открыть данное помещение не поступало. Этот момент важно отразить в протоколе выемки документов.

Еще один пример, где можно проявить находчивость. Если в ходе выемки документов налоговыми органами будут обнаружены какие-либо документы или предметы (печати, штампы, клише, бланки, чековые книжки и т.д.

) другой организации, то знайте, – они не могут их забрать, если данные документы или предметы не поименованы в Постановлении о проведении выемки документов и предметов.

В противном случае их действия также расцениваются как превышение должностных полномочий.

На тот случай, когда в ящике стола бухгалтера проверяемой компании «Х» вдруг оказались печати и бланки компании «Y», можно заготовить фразу: «Ох уж этот Иван Иванович (директор фирмы «Y»), вот растяпа, печать свою забыл, завтра не забыть ему вернуть». Конечно, на практике все понимают, что к чему, но руки у инспекторов связаны.

Требуйте от инспекции точного соблюдения статьи 94 НК РФ. В случае игнорирования ваших требований, отражайте все нарушения в замечаниях к протоколу выемки.

Например, налоговики зачастую не указывают количество изъятых документов (логичный аргумент чиновника – «долго считать»), обходясь формулировкой: «изъяты 3 папки с накладными за 2015 год».

Не поленитесь быть в данном вопросе формалистом – требуйте указать точное количество, ссылаясь на пункт 7 статьи 94 НК РФ. На самом деле это обычная подстраховка, чтобы в ИФНС случайно или намеренно не «выдернули» несколько накладных.

Аналогичная ситуация с другими положениями НК РФ.

В частности, если изымают подлинники документов (и не делают сразу копии), требуйте нумерацию изъятых документов (именно документов, а не папок с ними) и детализацию информации об изъятых документах в протоколе выемки, т.

е. не просто документы за такой-то период, а отдельно по видам. Основание – п. 9 статьи 94 НК РФ. Это поможет вам обезопасить себя от потери документов инспекторами.

Обратите внимание!
Налоговое законодательство запрещает производить выемку документов в ночное время, а это, в соответствии со статьей 96 Трудового кодекса, – период времени с 22.00 до 6.00 утра. Поэтому, если выемка производится в этом временном интервале, действия инспекторов можно оспорить в суде.

Выемка документов налоговой инспекцией – это довольно длительная процедура, поэтому не стоит полагаться на свою память. Если видите нарушение – сразу записывайте. Потом все эти пометки нужно будет перенести в протокол.

В ходе выемки документов периодически напоминайте понятым о необходимости тщательно наблюдать за действиями налоговиков. А в конце обязательно проследите, чтобы в протоколе выемки были отражены все нарушения, которые, по вашему мнению, допустили проверяющие.

Иногда есть смысл указать в протоколе выемки: «Переданы документы, находящиеся в офисе, по состоянию на…». Такая фраза используется, если часть документов еще не сделана.

К примеру, не оформлены накладные от одного из поставщиков. Тогда по официальной версии вы говорите, что эти накладные у бухгалтера (менеджера), который именно сегодня решил выполнить сверку.

Ну а на самом деле в срочном порядке выписываете недостающие накладные.

Оговорка в протоколе выемки «По состоянию на…» позволяет говорить, что документы на момент визита инспекции уже были составлены (а не подделаны задним числом), но не выданы по уважительной причине.

***

И наконец, совет, который на самом деле должен быть на первом месте, но ему сложно следовать, если инспекторы уже на пороге вашего офиса.

Совет № 7. Готовьтесь к выемке документов заранее

Никогда не храните в своем офисе: «чужие» печати, спорные документы, данные неофициального учета (в том числе, на флешках, ноутбуках и т.д.). Это простые правила, но редко кто их соблюдает. Инспектор просто открывает тумбочку и получает все, что ему нужно, всю доказательную базу.

Кстати, несмотря на то, что налоговики имеют право осмотреть любые помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, они не имеют права вторгаться на территорию сторонней организации, не названной в постановлении о выемке.

Поэтому на случай визита непрошенных гостей лучше заранее заключить договор на аренду какого-нибудь соседнего кабинета, который будет оформлен на другое юр.лицо или другого арендатора.

Естественно вы будете пользоваться этим помещением (по договоренности), однако по документам оно будет считаться территорией другого хозяйствующего субъекта.

А незаконный доступ туда грозит инспектору статьей за превышение должностных полномочий (ст. 286 УК РФ).

Еще одно хорошее решение: поручить вести бухгалтерский и налоговый учет профессиональной бухгалтерской компании.

Тогда хранить «первичку» вы сможете на ее территории, а ваша бухгалтерская база будет находиться удаленно, на сервере этой компании.

Не говоря уже о том, что профессиональная бухгалтерская фирма всегда имеет в штате опытных налоговых юристов и умеет защищать своих клиентов, в том числе при проведении выемки документов, оставаясь в рамках правового поля.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/7-sovetov-generalnomu-direktoru-na-sluchai-esli-nalogoviki-provodiat-v-ofise-vyemku-dokumentov-8300/

Изъятие документов в организации: как и кем оно может проводиться

Как подготовиться к изъятию документов

Практически любой предприниматель, осуществляющий свою деятельность длительное время на территории России, сталкивался или обязательно столкнётся в будущем с изъятием документов организации контролирующими и правоохранительными органами.

Ошибки, допущенные при производстве изъятия документов налоговыми органами, органами, осуществляющими оперативно-розыскную деятельность, а также органами дознания и следствия чреваты не только ощутимыми финансовыми потерями, но также утратой деловой репутации и даже привлечением к уголовной ответственности.

Между тем порядок изъятия документов строго регламентирован действующим законодательством, и мы отметим основные положения, которые должен знать каждый предприниматель.

До возбуждения уголовного дела основными видами изъятия документов являются:

  • изъятие документов налоговыми органами;
  • изъятие документов органами, наделёнными правом осуществления оперативно-розыскной деятельности (органы МВД, ФСБ и др.).

Порядок изъятия документов налоговыми органами регламентирован Налоговым кодексом РФ. Изъятие может производиться исключительно в рамках выездной налоговой проверки. Изъятие документов в ночное время исключается.

Изъятие документов производится на основании Постановления о производстве выемки. По общему правилу, закрепленному в ст.

94 НК РФ, оригиналы документов не изымаются; изъятие подлинников допускается исключительно в случаях, когда имеются основания полагать, что документы будут утрачены, скрыты или уничтожены.

При этом в случае изъятия подлинников с них изготавливаются копии, которые после заверения передаются лицу, у которого было произведено изъятие, не позднее пяти рабочих дней с момента изъятия. В ходе производства выемки составляется протокол выемки, копия которого вручается по завершении лицу, у которого произведена выемка.

Порядок изъятия документов органами, наделёнными правом осуществления оперативно-розыскной деятельности регламентирован прежде всего ст. 15 Закона «Об оперативно-розыскной деятельности», законами, посвящёнными деятельности отдельных правоохранительных органов (например, Закон «О полиции» и др.), а также внутренними приказами и инструкциями министерств и федеральных служб.

Так, порядок изъятия документов органами внутренних дел описан в «Инструкции о порядке проведения сотрудниками органов внутренних дел РФ гласного оперативно-розыскного мероприятия обследование помещений, зданий, сооружений, участков местности и транспортных средств», утверждённой приказом МВД РФ N 199 от 01.04.2014 года с последующими изменениями и дополнениями.

Основанием для проведения изъятия документов органами полиции является Распоряжение о проведении гласного оперативно-розыскного мероприятия обследование помещений, зданий, сооружений, участков местности и транспортных средств.

Распоряжение подписывается одним из руководителей центрального или территориального подразделения органов внутренних дел при наличии сведений о совершении действий, влекущих уголовную ответственности, если оснований для возбуждения уголовного дела не имеется.

В отличие от выемки налоговыми органами изъятие документов сотрудниками полиции в рамках обследования может в исключительных случаях проводится в ночное время. Документы изымаются как в подлинниках, так и в копиях; при изъятии документов в подлинниках копии передаются лицу, у которого произведено изъятие.

При необходимости в изъятии могут принимать участие силы специального назначения МВД РФ, поэтому адвокат при доследственной проверке — это лицо, чьей помощью пренебрегать не следует.

В ходе изъятия документов ведётся протокол обследования, копия или второй экземпляр которого вручается лицу, у которого произведено изъятие.

Изъятие документов в ходе расследования по возбужденному уголовному делу

Изъятие документов в ходе расследования уголовного дела осуществляется при производстве следственных действий, а именно: обыска, выемки, осмотра места происшествия. Порядок производства следственных действий и изъятия в ходе них предметов и документов указан в соответствующих статьях УПК РФ.

В завершение, несколько советов на случай проведения изъятия документов в Вашей организации:

  1. Не следует держать документы организации по месту нахождения самой организации. Наиболее защищённый в этом смысле вариант, который не запрещён законом: передача документов на хранение специализированным организациям на основании заключённого договора, хранение информации на удаленных серверах.

  2. Если к Вам пришли сотрудники контролирующих или правоохранительных органов, проверьте и запишите данные их удостоверений, внимательно ознакомьтесь с документом, на основании которого производится изъятие (Распоряжение о проведении обследования, Постановление о производстве выемки, Постановление о производстве обыска и др.).

  3. Свяжитесь с адвокатом и попросите его срочно прибыть для участия в изъятии документов. Участие адвоката в предварительном следствии, и, в частности, при проведении изъятия, значительно повысит ваши шансы на удачный исход дела.

  4. Внимательно следите за процедурой изъятия, требуйте, чтобы все участники изъятия, все изъятые предметы и документы, все действия в ходе изъятия были отражены в протоколе.

  5. При подписании протокола укажите в нем те ошибки или нарушения, которые, на Ваш взгляд, были допущены в ходе изъятия документов.

  6. Если обеспечить участие адвоката в ходе изъятия документов не получилось, свяжитесь и проконсультируйтесь с ним по окончании изъятия документов: не забывайте, изъятие документов производится для документирования допущенного правонарушения, поэтому зачастую за ним может последовать возбуждение уголовного дела.

Во всех случаях, когда к Вам, в Вашу организацию пришли сотрудники налоговых органов, органов ГУЭБиПК и иных подразделений МВД РФ, органов ФСБ РФ, Следственного комитета РФ для изъятия документов и предметов, обследования помещения, производства следственных действий, Вы можете рассчитывать на помощь наших специалистов. Звоните, и адвокат оперативно подъедет к Вам для оказания правовой помощи в любое время суток семь дней в неделю.

Источник: https://www.advo24.ru/publication/izyatie-dokumentov.html

Изъятие документов

Как подготовиться к изъятию документов

Одним из самых эффективных методов сбора доказательств нарушений является выемка документов и предметов. Но налоговики используют его не слишком охотно, поскольку при всей его эффективности он требует больших трудозатрат. А при малейшей оплошности весь труд ревизоров может пойти насмарку.

Выездная проверка

Что может быть для бухгалтера хуже, чем выездная налоговая проверка? Только выездная налоговая проверка с выемкой документов и предметов. Ведь обычно подобные мероприятия налоговые инспекторы устраивают не в одиночку, им помогает полиция. А результатом бывают многомиллионные доначисления или, что еще хуже, уголовное дело.

Вместе с тем, данный способ сбора доказательств налоговых правонарушений до недавнего времени не пользовался большой популярностью. Это объясняется тем, что процедура выемки достаточно трудоемкая. Она требует от инспектора не только правильного проведения и оформления, но и значительных моральных сил.

Ведь редко, когда изымаемые документы и предметы фирмы сдают без боя. Инспектору гораздо проще запросить выписку по расчетному счету в банке, сделать «встречки» по контрагентам и на основании этих данных рассчитать налоговые обязательства.

Но теперь это в прошлом, подобные акты и решения налоговиков уже не встретить, поскольку их с легкостью обжаловали, нередко из-за слабой доказательной базы.

Сейчас же выемка документов встречается чуть ли не при каждой выездной проверке, проводимой совместно с полицейскими. Доначисления по ним более значительные, и возражений не так много, поскольку при выемке проверяющие зачастую получают неопровержимые доказательства правонарушений.

Основания выемки

В процессе выемки налоговые инспекторы могут изъять не только документы организации, но и другие предметы, прежде всего: системные блоки, дисковые накопители, флеш-карты и кассовые аппараты.

На них может содержаться информация о данных бухгалтерского учета организации, а также «черная» бухгалтерия.

Огромной удачей для ревизоров будет обнаружение печатей фирм-контрагентов проверяемой организации.

Выемку налоговый орган может проводить при наличии одного из следующих оснований:

Если доказательства, используемые в суде, получены в результате незаконной выемки документов, их можно будет признать неправомерными.

1. Если проверяемое лицо не исполняет требования налогового органа о представлении документов в добровольном порядке. В этом случае изъятию подлежат копии только тех документов, которые были истребованы.

2. Если инспектору для проведения налогового контроля будет не хватать только копий документов и есть достаточные основания полагать, что подлинники будут уничтожены, сокрыты, изменены или заменены.

Указанные основания никак не связаны между собой, поэтому любой из них может стать причиной ревизии. Она будет неожиданной потому, что налоговые органы не обязаны предупреждать фирму о своих намерениях или направлять требование о представлении копий документов.

Довольно часто компании полагают, что налоговики должны попытаться вначале запросить документы и дать время на добровольное исполнение, а уже потом прибегать к крайним мерам. Это мнение ошибочно. Ведь суть выемки как раз и заключается в том, чтобы организация не имела возможности подделать или уничтожить документы.

А если направить запрос, то со стопроцентной уверенностью можно говорить, что там отреагируют «правильно», поскольку знают за что могут зацепиться контролеры. Поэтому проверяющие прибегают ко всяким уловкам, чтобы попасть на фирму.

К примеру, в офисных зданиях с пропускным режимом контролер может представиться курьером, чтобы попасть в офис, не поднимая шумиху раньше времени.

Стоит обратить внимание на тот факт, что зачастую контролеры формально подходят к указанию причин проведения выемки, ограничиваясь ссылкой на свои подозрения. А ведь они должны аргументировать свою позицию и предоставить суду факты, которые указывают на намерения фирмы испортить подлинники документов. В противном случае постановление о проведении выемки может быть признанно незаконным.

Процедура выемки

Как и любое контрольное мероприятие, выемка должна быть инициирована чиновником ФНС, который впоследствии войдет в состав проверяющей группы. Для этого он должен вынести соответствующее постановление, а руководитель инспекции подписать его.

При осуществлении выемки обязательно должен присутствовать определенный круг лиц. Прежде всего, это представитель компании. Им может быть не только руководитель или полномочный представитель, а любой сотрудник, будь то хоть менеджер, хоть продавец. Ведь выемка может проходить как в самом офисе, так и по месту нахождения, например, склада или магазина, причем одновременно.

Количество выносимых постановлений о выемке документов и предметов на одну выездную проверку нигде не ограничено, поэтому эту процедуру контролеры могут повторять несколько раз в рамках одной проверки.

Во-вторых, эта процедура должна проводиться не менее чем двух при понятых. Ими могут быть любые незаинтересованные физические лица, не являющиеся сотрудниками налоговой.

На практике чаще всего понятыми выступают студенты, проходящие практику в налоговой инспекции или отделе полиции, которые вряд ли будут непредвзятыми и предоставят проверяющим возможность внести изменения в протокол.

Поэтому нужно требовать участия по-настоящему независимых лиц.

Иногда для участия в выемке приглашается специалист, обладающий необходимыми знаниями и навыками и незаинтересованный в исходе дела. Такая надобность возникает, например, при изъятии системного блока компьютера с целью обеспечения сохранности информации.

Выемка начинается с предъявления инспектором мотивированного постановления. Его форма утверждена приказом ФНС России от 31 мая 2007 г. № ММ-3-06/338@.

Далее присутствующим должны быть разъяснены их права и обязанности. Перед непосредственным изъятием документов, инспектор должен предложить сотрудникам предоставить документы добровольно. Многие отказываются помогать проверяющим, а некоторые даже пытаются воспрепятствовать. Данная линия поведения только настроит ревизоров против вас.

Поэтому не спешите отказываться от добровольного исполнения и даже помощи инспектору. Нужно понимать, что в случае отказа изымать будут все подряд, хотя забирать документы, не относящиеся к предмету проверки, запрещено. Другими словами, независимо от Вашей воли ревизоры свое дело сделают.

А в случае добровольного представления у Вас есть шанс, что часть бумаг может остаться. Ведь на требование инспектора о добровольной выдаче возникает вполне логичный вопрос: что конкретно нужно? И ответ «все бухгалтерские документы за период…» будет неприемлемым.

Просите, чтобы проверяющие уточнили, какая именно информация им нужна. В большинстве случаев у инспектора нет четкого представления, что он может обнаружить, поэтому высока вероятность того, что он упустит нечто важное.

Кроме того, добровольная выдача документов избавит вас от необходимости наводить порядок после незваных гостей.

В случае отказа от добровольной выдачи документов инспекторы могут приступить к принудительной выемке. В ходе процесса они имеют право самостоятельно вскрывать запертые помещения, где могут находиться документы и предметы, не нанося при этом вреда имуществу организации. В противном случае, фирма может обратиться за компенсацией вреда имуществу.

Выемка не может осуществляться в ночное время – с 22-00 до 6-00.

Все изъятое проверяющие предъявляют понятым и другим лицам, участвующим в процедуре. Документы инспектор прошнуровывает, пронумеровывает и скрепляет печатью или подписью проверяемого лица.

При необходимости бумаги и предметы могут быть упакованы на месте. После этого начинается рутинная работа — опись изъятого и составление протокола.

При этом точно указываются все наименования документов и предметов, количество, индивидуальные признаки, а также стоимость, если это возможно.

Все эти действия должны найти отражение в протоколе. Обязанность понятых заключается в том, чтобы засвидетельствовать достоверность событий, отраженных в протоколе. При этом они вправе делать в протоколе замечания по поводу произведенных действий.

Копию протокола о выемке налоговики должны вручить руководителю или представителю компании под расписку. Если это сделать невозможно, например, когда лицо отказывается от получения, то ее высылают почтой.

Помните, что при изъятии подлинников документов налоговая должна снять с них копии и заверить подписью должностного лица и передать проверяемому лицу в течение пяти дней после изъятия.

Если есть возможность осуществить эту процедуру прямо на месте выемки, то копии передаются сразу. Если инспекция не сделает этого в течение пяти дней, то Вы можете готовить претензию о нарушении ваших прав и законных интересов во время выемки.

Вот только надо будет доказать какие именно действия Вы не могли осуществить без изъятых документов.

А вот возвращать изъятые документы после окончания выездной проверки инспекция вовсе не обязана. В кодексе нет таких норм, которые бы устанавливали порядок и сроки возврата подлинников документов, если уже выданы заверенные копии.

Выемка в период приостановления проверки

Допмероприятия налогового контроля должны быть направлены на сбор дополнительных доказательств по делу, а не на выявление новых фактов нарушений налогового законодательства, которые не были отражены в акте выездной проверки.

Как известно выездная проверка может быть приостановлена. В этот период временно прекращается истребование документов у компании, которой в этом случае возвращаются все подлинники. Исключение составляют документы, полученные в ходе проведения выемки.

Также приостанавливаются действия налоговиков на территории налогоплательщика, связанные с указанной проверкой. Поскольку выемка документов в большинстве случаев производится на территории компании, то действия инспекторов по изъятию документов в период приостановления выездной проверки признаются незаконными.

К примеру, если постановление о выемке вынесено в один день с решением о приостановлении проверки и выемка произведена в период приостановки, то выемка считается незаконной.

А вот если постановление о выемке датировано в периоде приостановления проверки, а сама процедура осуществлена после ее возобновления, нарушения со стороны налогового органа нет. Ведь действие по вынесению постановления производится не на территории налогоплательщика, а в стенах инспекции.

Выемка после окончания проверки

Выездная проверка заканчивается в день составления справки о проведенной ревизии. Выемка должна проводиться в рамках проверки, поэтому проведение ее в последний день проверки вполне допустимо.

А вот после составления такой справки эта процедура незаконна. Единственное исключение в данной ситуации – назначение дополнительных мероприятий налогового контроля.

Хотя и в кодексе нет упоминания о том, что во время допмероприятий можно проводить выемку документов, инспекторы часто прибегают к этой мере.

Тем более что судьи в этом их поддерживают (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 27 января 2012 г. № А53-27001/2010).

Составление протокола изъятия

В ходе выемки составляется протокол (форма утверждена Приказом ФНС России от 31 мая 2007 г. № ММ-3-06/338@), который должен соответствовать всем требованиям, предъявляемым статьей 99 НК.

Он прочитывается всеми лицами, участвовавшими в производстве выемки. При этом указанные лица должны иметь возможность внести в протокол имеющиеся у них замечания по поводу производства выемки.

Протокол подписывается составившим его должностным лицом налогового органа, а также всеми лицами, участвовавшими в производстве выемки. Отсутствие подписей любого из перечисленных лиц может повлиять на законность выемки.

Отсутствие протокола выемки также является существенным нарушением, которое влечет признание незаконным результатов выемки.

К протоколу могут быть приложены:

– опись в случае, если перечень изъятых документов и предметов не поместился в самом протоколе;

графические снимки и негативы, видеозаписи и другие материалы, выполненные при производстве выемки, но при условии, что в протоколе имеется отметка о том, что участвующим и присутствующим лицам объявлено о применении конкретных технических средств во время выемки.

08 Октября 2012, 13:30

Источник: http://www.raschet.ru/articles/5323/8104/

Выемка документов прокуратурой для проверки гос органа

Как подготовиться к изъятию документов

22 ФЗ № 2202-1. Подробная информация о структуре прокуратуры, ее функциях, иных разновидностях прокурорского надзора, а также о вопросах ответственности за неисполнение требований прокурора представлена в статьях Факультета Медицинского Права «Прокуратура Российской Федерации» и «Прокурорский надзор». Это следует, в частности, из норм ч.

В целях реализации данного постановления Конституционного суда РФ законодателем и были внесены соответствующие поправки в ФЗ № 2202-1.

Разъяснение законодательства Российской Федерации, регламентирующего порядок и основания проведения проверок хозяйствующих субъектов органами внутренних дел, осуществляющими оперативно-розыскную деятельность

N 199 «Об утверждении Инструкции о порядке проведения сотрудниками органов внутренних дел Российской Федерации гласного оперативно-розыскного мероприятия обследование помещений, зданий, сооружений, участков местности и транспортных средств и Перечня должностных лиц органов внутренних дел Российской Федерации, уполномоченных издавать распоряжения о проведении гласного, оперативно-розыскного мероприятия, обследование помещений, зданий, сооружений, участков местности и транспортных средств».

При проведении оперативно-розыскного мероприятия могут использоваться помощь должностных лиц и специалистов, обладающих научными, техническими и иными специальными знаниями.

В случае, если по истечении пяти дней после изъятия документов заверенные копии документов не были переданы лицу, у которого изъяты документы, заверенные копии документов в течение трех дней должны быть направлены по почте заказным почтовым отправлением.

Проверки ОЭБиПК, полномочия сотрудников ОБЭП

2 ФЗ-294 «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» исключил органы, правомочные на осуществление ОРМ из действия этого Закона.

6 ФЗ «Об ОРД» при осуществлении оперативно-розыскной деятельности вправе проводить следующие такие мероприятия: Прежде всего, чтобы явиться в компанию, сотрудникам ОБЭП необходимы для этого правовые основания. Кто предоставляет информацию сотрудникам полиции? Ранее работавшие сотрудники организации, уволенные и считающие, что с ними несправедливо поступили.

Изъятие документов

Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно. 4.

Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности – стоимости предметов.

Помимо этого, существует ряд специальных правил, касающихся проведения выемки: 1.

О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол (ст. 99 НК РФ)

Изъятие документов: порядок действий и советы по уменьшению рисков

В случае отказа он производит выемку принудительно.

4.

Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности – стоимости предметов (ст. 99 НК РФ). Кроме того, существует ряд специальных правил, регламентирующих проведение выемки: 1. В ночное время производство выемки документов и предметов исключено.

2. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов.

При необходимости для участия в производстве выемки приглашают специалиста.

О проверке соблюдения требований законодательства при изъятии сотрудниками полиции имущества и документации субъектов предпринимательской деятельности

Прокуратура области проверила соблюдение требований законодательства при изъятии правоохранительными органами имущества и документации субъектов предпринимательской деятельности по делам об административных правонарушениях. Проверками выявлены нарушения, допущенные сотрудниками полиции.

Более того, прокурорской проверкой было установлено, что отсутствовали основания для решения вопроса о привлечении предпринимателя к административной ответственности.

В связи с этим по требованию прокурора города Балтийска сотрудник полиции, допустивший указанные нарушения, был привлечен к дисциплинарной ответственности, а изъятая продукция возвращена индивидуальному предпринимателю.

Подготовка документов к их изъятию правоохранительными органами

Приведем мнение Конституционного Суда на этот счет. Порядок получения разрешения на выемку документов прописан в Уголовно-процессуальном кодексе РФ. С этого момента начинается кропотливая работа.

Рассмотрим ­ее основные этапы:

  1. «возвращение» в дела копий документов.
  2. копирование документов;
  3. подбор документов;
  4. принятие управленческого решения;
  5. заверение копий;
  6. изъятие оригиналов документов и составление протокола выемки;
  7. получение постановления;
  8. регистрация постановления;

Как видите, постановление суда о разрешении производства выемки документов предъявляется представителю банка под расписку (в Примере 1 показано постановление, на котором еще не оформлена отметка об ознакомлении; как это сделать, показано в Примере 2):

  1. изготовление и заверение копий изымаемых документов;
  2. организация дальнейшего хранения и использования документов.
  3. оформление протокола выемки;
  4. подбор оригиналов документов, хранящихся в архиве;

Прокурорская проверка

№ 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации» прокурор имеет право: — беспрепятственно входить на территории и в помещения любых коммерческих и некоммерческих организаций; — требовать от руководителей и сотрудников организаций представления документов, материалов и иных данных; — требовать выделения специалистов для выяснения возникших вопросов; — требовать проведения ревизий деятельности подконтрольных организаций; — вызывать должностных лиц и граждан для получения объяснений по поводу нарушений законодательства; Однако, не смотря на такие обширные полномочия, Прокурор не имеет права: — вмешиваться в оперативно-хозяйственную деятельность организации; — истребовать излишние материалы, документы и сведения, которые могут быть получены прокурорами непосредственно в ходе проверки с выходом на место; — возлагать на организации обязанности по представлению в органы прокуратуры сведений, не относящихся к предмету проверки либо выходящих за ее пределы.

Изъятие бухгалтерских документов работниками контролирующих и правоохранительных органов

Объяснение, написанное на отдельном листе, прилагается к протоколу, как неотъемлемая его часть.

Лицо, допустившее нарушение может изложить свое несогласие путем дачи обоснованного письменного объяснения или отказаться от подписи в акте (в случае явных нарушений, допущенных контролирующими лицами в процессе проверки).

В случае отказа лица, допустившего нарушение, подписать протокол, проверяющий отмечает в протоколе, что оно с содержанием акта ознакомлено, но подписать отказалось, и удостоверяет это своей подписью; ж) ответственность за достоверность, объективность и полноту изложенной в акте информации несет лицо, производившее изъятие бухгалтерских документов; е) изъятые документы хранятся в местах, определенных лицом, осуществившим их изъятие.

Источник: http://credit-helper.ru/vyemka-dokumentov-prokuraturoj-dlja-proverki-gos-organa-25741/

Правильное уничтожение документов

Как подготовиться к изъятию документов

Документы с течением времени теряют свою значимость и актуальность. Хранить их все невозможно, поэтому периодически от них нужно избавляться. Помимо нехватки места, сложности возникают с поиском документа, с их обработкой, ориентированием в пространстве архива и других помещений.

Хорошо, если в организации есть архивист, который способен разобрать документы по срокам хранения, правильно отобрать те, которые нужно уничтожить и провести процедуру уничтожения документов.

Давайте вместе разберемся как это сделать без ошибок с первого раза.

Как облегчить процедуру уничтожения документов?

Если в организации все это делается, процедура уничтожения документов не займет много времени. Если нет, то будет сложнее. Нужно составить номенклатуру дел, определить сроки хранения документов, распределить документы по делам, составить внутренние описи к документам. После проведения этой работы станет понятно какие документы подлежат уничтожению.

Каким нормативным документом определяются сроки хранения документов?

Сроки хранения документов с 2000 до 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Сроки хранения документов с 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Порядок уничтожения документов:

  1. Создать экспертную комиссию. Она устанавливает окончание срока хранения документов, готовит акт о выделении документов на уничтожение и на его основании подготавливает документы.

  2. Отобрать дела из архива, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале следует проводить полистную проверку дел, чтобы исключить уничтожение нужных документов. На практике проведите хотя бы выборочную проверку, просматривая первые и последние даты документов в деле, ценность самих документов.

  3. Отобрать дела из структурных подразделений, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале дела структурных подразделений отбирают делопроизводители отделов и приносят работнику архива. Он проводит контрольную проверку дел.

  4. Подготовить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Чтобы правильно подготовить акт, выделите дела с одинаковым наименованием, посчитайте количество каждого, затем в акте указываем крайние даты дел (первое и последнее). Расположение дел в акте — как в номенклатуре дел организации. Перед уничтожением проследите, чтобы дела совпадали с количеством дел в акте.

  5. Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

    Срок хранения акта о выделении документов к уничтожению — постоянно.

Затем дела передаются на уничтожение. Организация может справиться самостоятельно с небольшим объемом документов. Для больших объемов нанимают специализированные организации, куда передают дела по накладной.

После ликвидации документов необходимо оформить акт уничтожения документов. Его оформляет организация, уничтожившая документы.

Акт составляется произвольно, но в нем в обязательном порядке фиксируется состав комиссии, проводившей уничтожение документов, дата, затем акт подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации, проводившей уничтожение.

Специализированные на уничтожении документов организации предоставляют такие функции, как запись на видео процесса уничтожения документов, присутствие лиц организации во время процедуры, оформление акта уничтожения, документы утилизируют вместе со скрепками, файлами и папками.

Способы уничтожения документов для бумажных документов — это шредирование и сжигание.Электронные документы уничтожаются путем перезаписи на жестком диске, электромагнитным излучением, физическим уничтожением носителя информации.

Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

“,”author”:”Автор: Инна”,”date_published”:”2016-01-03T00:00:00.000Z”,”lead_image_url”:”https://3.bp.blogspot.com/-BzF5yiPY4n4/V6ChPTEMcgI/AAAAAAAAD0E/alvvHQNO2UAR9-KMM8ZlH6KCJ1csS2zjgCLcB/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D1%2583%25D0%25BD%25D0%25B8%25D1%2587%25D1%2582%25D0%25BE%25D0%25B6%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B5.png”,”dek”:null,”next_page_url”:null,”url”:”http://www.docdelo.ru/2016/08/pravilnoe-unichtojenie-documentov.html”,”domain”:”www.docdelo.ru”,”excerpt”:”Пошаговая процедура уничтожения документов. Образец акта о выделении документов к уничтожению. Узнайте все об уничтожении документов на docdelo.ru”,”word_count”:489,”direction”:”ltr”,”total_pages”:1,”rendered_pages”:1}

Источник: http://www.docdelo.ru/2016/08/pravilnoe-unichtojenie-documentov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.