Как правильно вести кассовый учет?

Содержание

Как правильно вести кассовую книгу?

Как правильно вести кассовый учет?

Один из важных аспектов работы предпринимателя – работа с наличными и безналичными средствами. Отчетность на этот счет пестрит изобилием необходимых к заполнению бумаг, основным среди которых является кассовая книга.

Существует немало нюансов ее ведения и заполнения, несоблюдение которых чревато неприятностями.

Что такое кассовая книга и для чего она нужна?

Данный документ бухгалтерского учета отражает как доход, так и расход фирм. По причине того, что она – главный документ учета, вести ее необходимо аккуратно и следуя всем правилам и стандартам, поскольку львиная доля всех проверок учета приходится именно на нее.

Такая книга на предприятии может существовать только одна. Однако, если это предприятие крупное, с множеством подразделений, каждое из которых имеет свой отдельный бюджет – в таком случае, книг будет несколько, по одному на отдел.

Оригинал каждой такой книги, согласно правилам, находится в том подразделении, бюджет которого она учитывает, а в головную организацию или офис могут передаваться только копии книг.

Как оформляется кассовая книга?

Существуют единые правила оформления кассовых книг, оговоренные в соответствующей инструкции. Книга обязательна к шнуровке, нумерации, проставлению печатей и заверению подписями в первую очередь главного бухгалтера и директора организации.

Документ ведется на протяжении одного календарного года, с наступлением следующего календарного года она должна быть заменена на новый экземпляр. Как правило, книга содержит пятьдесят или сто листов.

Если получилось так, что листов в книге не хватило на один год, дополнительные листы не вклеиваются в старую книгу, а заводится новая с указанием конкретного временного промежутка, в который она велась.

Титульный лист книги должен содержать наименование организации или личные данные индивидуального предпринимателя, на ней должен быть указан временной промежуток, к которому она относится, а так же наименование конкретного подразделения при условии, что книг на производстве несколько.

Как осуществляется ведение кассовой книги?

Заполнение книги подразумевает под собой внесение информации в готовую форму для записи.

Все записи за день, который оформляется по книге, делаются на одной странице, в конце этих записей обязательно суммируются итоги основных показателей, то есть прихода и расхода.

Деньги в конце дня так же сдаются материально ответственным лицом, обычно это кассир, в бухгалтерию. Средства должны точно совпадать с числом, указанным в книге.

Электронный учет

Технический прогресс, как известно, на месте не стоит, поэтому заполнение книги возможно не только вручную, но и с помощью электронных систем.

Для ведения книги в электронном виде необходимо специальное программное компьютерное обеспечение, которое полностью дублирует отображение книги на экране.

Однако, не стоит забывать, что такая книга не остается полностью в электронном виде – отчеты распечатываются и подшиваются точно так же, как и в рукописном варианте.

Подписи в распечатанном варианте книги должны быть рукописными, электронная роспись не считается действительной.

Инструкция и особенности заполнения кассовой книги

Сама по себе страница книги выглядит, как лист, разделенный на две части. Допускается сгибание по линии перфорации, необязательно заполнять отдельно обе части листа – можно использовать копировальную бумагу.

Одна из частей отрывается по указанной линии, подшивается в папку вместе с документами кассовой отчетности – накладными, заявлениями на выдачу средств, например, авансовые выплаты, ведомости и так далее.

Некоторые графы повторяются показаниями за несколько дней, например:

  • Показания остатка предыдущего дня должны совпадать с первым показателем следующего
  • Номера листов идут строго по порядку.
  • Во вторую графу переносится вся информация об ордерах, которые приложены и подшиты в соответствующую папку.
  • В организационных книгах обязательны указания кодов соответствующих выплат, например, код 70 будет означать зарплатные выплаты, подотчеты означены кодом 71 и так далее.
  • После указания суммы «переноса» обязательно нужно проставить знак Z, исключающий дальнейшие подписи в колонку.
  • Показания на начало и конец дня должны совпадать с учетом прихода и расхода предыдущего и текущего дня.
  • Обязательно должны быть зафиксированы все данные с помощью подписей ответственных лиц (бухгалтер организации и кассир текущей смены).
  • Указано количество подшитых ордеров.

Контрольно-кассовая машина (ККМ)

ККМ – это государственная система отслеживания и контроля за ведением отчетных бухгалтерских документов организации.

Контрольно-кассовые машины делятся по отраслям применения – для торговли в сфере услуг, гостиничного бизнеса и, отдельно, в нефтяной промышленности.

По конструкции они так же будут различаться на активную, пассивную, автономную и фискальную.

Касса

Кассы на данный момент различаются всего две:

  • по Ф-системе
  • и системе ЭКЛЗ

Повсеместно более применима вторая, поскольку первая выведена из системы регистрирования и встретить её уже нельзя: они были выведены из системы регистрации более десяти лет назад, а срок их работы составляет ровно семь лет.

У новой же системы не имеется ограничений по времени работы.

Видов отчетов по кассовым аппаратам существует всего три.

  • Х-отчет, который можно снимать неограниченное количество раз в течение смены, на нем отображается общее число операций и сводный итог
  • Z-отчет, который можно снимать всего один раз за смену, подтверждая его закрытие. На нем отображается финальный итог смены, этот документ является отчетным и обязателен к подшивке в архив
  • ЭКЛЗ-отчет, своеобразная замена Х-отчетам, разница между которыми состоит в том, что в последнем виде отчетов возможен просмотр всех операций по отдельности

Важно знать, что при работе на кассовом аппарате время должно точно совпадать с реальным, поскольку исправить это после пробития чеков уже невозможно. Несовпадение показателей времени строго отслеживается и подлежит наложению штрафа.

Фискальная память так же является неотъемлемой частью системы. Она содержит данные обо всех снятых отчетах, данные об организации, код налогового инспектора и многое другое.

При обнаружении несоответствий ведения кассовой отчетности с данными фискальной памяти накладывается штраф. В случае её неисправности она подлежит срочной замене во избежание несоответствий с отчетами.

Еще один элемент отчетности – контрольная лента, которая бывает двух видов:

Она так же подлежит подшивке и хранению на протяжении не менее, чем пяти календарных лет.

Образец заполнения кассовой книги

Скачайте образец заполнения кассовой книги здесь (формат Word .doc)

Кто должен вести кассовую книгу?

Кассовую книгу на любом предприятии, где имеется касса, должен вести кассир или лицо, в обязанности которого входит ведение операций, связанных с применением кассового аппарата.

Если отдельного работника, отвечающего за ведение таких операций нет, за кассовую книгу автоматически отвечает тот, кто производит расчетные операции по установленному аппарату.

Как сшивать кассовую книгу?

Правила прошивки кажутся детской игрой на уроке труда, однако, зачастую в приеме документов отказывают не по причине некорректного составления, и именно из-за неверного оформления.

Вам понадобятся:

  • Документы для прошивки
  • Плотная нить (жгут)
  • Ножницы
  • Белая чистая бумага
  • Клей
  • Дырокол

Инструкция:

  1. Распечатайте все необходимые для прошивки документы
  2. Проделайте дыроколом отверстия
  3. Проденьте плотную нить
  4. Завяжите ее узлом на обратной стороне стопки
  5. Отрежьте от листа белой бумаги небольшой кусочек примерно 2х8 см
  6. Заклейте промежуток между отверстиями дырокола поверх нити
  7. Подпишите бумажку следующим по следующему образцу: «Всего прошито и пронумеровано *кол-во прошитых листов цифрой и прописью* листа/ов» (например: «всего подшито и пронумеровано 5 (пять) листов»)
  8. Поставьте под надписью свою подпись с расшифровкой так, чтобы она немного заходила за края кусочка бумажки, т.е. если листочек оторвать – края росписи будут видны

Особенности кассовой книги для ИП и ООО

Индивидуальные предприниматели и малые предприятия (малыми считаются те организации, в которых работает менее ста человек, а общий годовой доход которых – менее четырехсот миллионов) не обязаны вести кассовую книгу учета. Однако, закон не запрещает им делать это по своей инициативе.

https://www.youtube.com/watch?v=qjbTfygmUaU

Для ООО ведение этого документа строго обязательно.

Источник: http://rushbiz.ru/upravlenie-biznesom/buxuchet/otchetnost/kak-pravilno-vesti-kassovuyu-knigu.html

Кассовые операции: как небольшой фирме организовать учет наличных денег

Как правильно вести кассовый учет?

Кассовые операции: как небольшой фирме организовать учет наличных денег 22 ноября 2017 22 ноября 2017

Начинающие бухгалтеры нередко путают понятие «касса» в значении «кассовая техника» и понятие «касса» как операции с наличными денежными средствами. Сегодня мы расскажем о том, как они соотносятся друг с другом, а также о том, как небольшой фирме организовать учет кассовых операций и как ей в этом может помочь онлайн-ККТ. 

Из-за созвучности понятий легко перепутать значение двух терминов. С одной стороны, касса — это совокупность всех денежных операций с наличностью, то есть казна, кошелек предпринимателя или организации. С другой точки зрения, касса — это оборудование, а значит, правильнее ее именовать контрольно-кассовой техникой или машиной, ККТ или ККМ. 

Касса отражает, как изменился объем денежной массы в связи с наличными поступлениями и расходами. Поступления в данном случае — это и выручка, и внесение средств собственника, и пополнение уставного капитала. Все операции, которые влияют на объем кассы, должны быть зафиксированы в документах о кассовых операциях, например, в приходном и расходном ордерах (ПКО и РКО).

ККТ также тоже отражает приход и расход денег, но только в разрезе выручки, то есть продаж или возвратов покупателю. В данном случае документом о денежной операции является фискальный чек прихода, возврата или чек коррекции. Таким образом, расчеты через онлайн-кассу — это часть всего кассового учета предприятия.

Касса — это…Кассовые операцииДокументы о проведенных операциях
Совокупность наличных денежных средств предприятия
  • Приход, поступления денежных средств, например, возврат неиспользованной подотчетной суммы
  • Расход денежных средств, например, выдача аванса, зарплаты
Контрольно-кассовая техника(операции на ККТ являются частью кассового учета)
  • Приход, то есть получение наличных или безналичных денег от покупателя при продаже через ККТ
  • Расход, например, выплата денег покупателю за возвращенный товар
  • Фискальный чек прихода
  • Чек возврата
  • Чек коррекции

Сначала расскажем о двух разновидностях кассового учета, а затем о том, как на них влияет применение ККТ.

Как вести кассовые операции: базовый и упрощенный учет

Документы о кассовых операциях (ПКО, РКО, кассовую книгу) необходимо составлять и вести независимо от наличия ККТ в торговой точке.

«Базовый» учет

«Базовый» учет кассовых операций ведут организации и ИП, которые не относятся к субъектам малого предпринимательства. Они документируют кассовые операции следующим образом: 

  • создают приходный кассовый ордер (ПКО) при поступлении денег в кассу;
  • формируют расходный кассовый ордер (РКО) при выплате денег из кассы;
  • ведут кассовую книгу, где отражают все поступления и расходы, которые зафиксированы в ПКО и РКО;
  • оформляют расчетно-платежную форму № Т-49 и платежную ведомость № Т-53. Это документы для расчета и выплаты персоналу заработной платы или других вознаграждений в наличной форме;
  • составляют авансовый отчет. Это делает сотрудник или директор организации (но не ИП), чтобы отчитаться за расходы наличности, выданной ему авансом или потраченные из личных средств.

Кроме перечисленных документов предприятие должно иметь локальный нормативный акт (например, приказ по организации), утверждающий лимит остатка наличных денег (кассовый лимит).

Документ указывает, какое количество денег может находиться в кассе в одно время. Лимит можно превышать, если это связано с выплатой наличности персоналу.

Допустимый срок превышения включает день получения денег со счета, день выплаты, выходные и праздники.

Кассовый лимит организация устанавливает сама по формуле, приведенной в Указании Банка России от 11.03.14 № 3210-У. 

Упрощенный учет

Упрощенный учет введен с 1 июня 2014 года Указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У. Подробнее о нем см. статью «Новые правила кассовой дисциплины: для ИП и малых предприятий введен упрощенный порядок».

Такой учет могут вести те ИП и юрлица, которые являются субъектами малого предпринимательства (см. «Минэкономразвития разъяснило, кто относится к субъектам малого предпринимательства»).

Проверить, относится ли организация к малым предприятиям, можно на сайте ФНС.

Упрощенный порядок позволяет всем субъектам малого предпринимательства не устанавливать лимит остатка денежных средств в кассе. А «малым» предпринимателям можно еще не оформлять ПКО, РКО и кассовую книгу. Обязательными документами для них являются только форма № Т-49 и ведомость № Т-53 для выплат персоналу, а также авансовый отчет.

Кассовые операции с применением ККТ

Благодаря переходу на онлайн-ККТ, изменился принцип документирования кассовых операций. С 1 июля 2017 года те, кто торгует через ККТ и отправляет данные о продажах в ФНС, могут отказаться от девяти форм кассовой отчетности. Вот перечень документов, которые пользователи онлайн-касс могут не применять:

  • Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ (КМ-1);
  • Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию (КМ-2); 
  • Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (КМ-3);
  • Журнал кассира-операциониста (КМ-4)
  • Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (КМ-5);
  • Справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6);
  • Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации (КМ-7);
  • Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (КМ-8);
  • Акт о проверке наличных денежных средств кассы (КМ-9).

С внедрением онлайн-касс теперь все перечисленные документы приходят в ФНС в электронном виде автоматически.

Работа с документами, которые остались обязательными (в базовом учете), также стала проще благодаря расчетам через онлайн-кассу. Расскажем об этом подробнее.

Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО) можно оформлять автоматически в электронном виде на основе фискальных данных с ККТ. Форматы фискальных записей и реквизиты документов при использовании онлайн-касс введены приказом ФНС России от 21.03.17 № ММВ-7-20/229.

Фискальные записи отражаются в памяти ККТ в виде следующих документов:

  • отчетов о регистрации ККТ в ФНС, изменении ее параметров, открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя, текущих расчетах;
  • кассовых чеков и аналогичных документов для коррекции фискальных записей.

Чтобы сформировать ПКО на основе данных фискального накопителя, ККТ должна быть интегрирована с бухгалтерским сервисом, который умеет это делать.

Расходный кассовый ордер

РКО можно оформлять в электронном виде. Расходным кассовым ордером нужно документировать:

  • выдачу наличных из денежного ящика, который находится при онлайн-кассе
  • выплату денег покупателю (физическому лицу).

1) Выдавая наличку из денежного ящика, нужно указать на онлайн-кассе причину выема средств:

  • выдача зарплаты; 
  • оплата товаров и услуг поставщику.

Фискальные документы об этих операциях ФНС не получает. О выеме средств налоговая узнает опосредованно, поскольку видит, сколько было денег в кассе на момент открытия и закрытия смены.

2) Выдача денег покупателю за возвращенный товар — еще одна операция в рамках расхода денежных средств. Действия кассира зависят от двух факторов:

1. Дата возврата товара

  • Если покупатель принес товар обратно в тот же день, кассир создает на ККТ чек с признаком расчета «возврат прихода» и возвращает деньги. ФНС сразу получает фискальный чек, подтверждающий эту операцию. 
  • Если покупатель возвращает товар в другой день, кассир находит нужную смену (касса хранит смены за 14 дней), в ней отыскивает нужный чек и нажимает возврат чека. ФНС в режиме онлайн получит чек с признаком «возврат прихода».

2. Способ расчета при возврате денег покупателю

  • Если покупатель совершил покупку за наличные и принес товар обратно, кассир возвращает ему наличку из денежного ящика ККТ. 
  • Если покупатель расплачивался через терминал эквайринга и хочет получить деньги на карту, операция возврата может усложниться, поскольку не все терминалы умеют совершать возврат. 

Порядок действий следующий:

1) Покупатель пишет заявление о возврате товаров, кассир оформляет РКО, покупатель его подписывает.  2) На основании РКО уполномоченный сотрудник магазина составляет бухгалтерский документ — платежное поручение. 

3) Согласно платежному поручению выплата происходит со счета предприятия (если это электронный перевод на счет покупателя) или наличными из общей кассы (а не из денежного ящика ККТ).

3. Отчет о закрытии смены необходим для правильного документирования кассовых операций на ККТ. В отличие от ПКО и РКО этот отчет обязаны делать все пользователи онлайн-касс. Отчет должен быть создан не позднее, чем через 24 часа после открытия смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

До появления онлайн-ККТ существовал аналог отчета о закрытии смены, который назывался z-отчет. На его основе бухгалтер заполнял журнал по форме КМ-4 и справку по форме КМ-6. Теперь эти документы можно не оформлять, потому что ККТ создает отчет в автоматическом режиме и отправляет его в ФНС. 

Если ККТ интегрирована с сервисом бухучета (такая интеграция существует между сервисами «Контур.Маркет» и «Контур.Бухгалтерия»), то данные отчета приходят с онлайн-кассы в сервис в виде ПКО. 

В отчете о закрытии смены могут отражаться ПКО с разным типом проводки:

  • Полная оплата товаров (в регистрах бухгалтерского учета фирмы фиксируется проводка ДТ 50, КТ 90-1);
  • Частичная оплата товаров (проводка ДТ 50, КТ 62-1);
  • Предоплата (проводка ДТ 50, КТ 62-2).

Если предприятие не применяет ККТ, то описанные проводки нужно фиксировать в регистрах бухучета.

Штрафы для нарушителей

Грубые нарушения ведения бухгалтерского учета перечислены в ст. 15.11 КоАП РФ. Эта статья позволяет оштрафовать должностное лицо на сумму 5-10 тыс. рублей, а при повторном нарушении — на 10-20 тыс. рублей или дисквалифицировать на два года или меньше.

Нарушения в сфере применения ККТ описаны в ст. 14.5 КоАП РФ. 

За неприменение ККТ оштрафуют:

  • • должностное лицо или ИП — в размере от ¼ до ½ суммы расчета без применения ККТ, но не менее, чем на 10 тыс. рублей; 
  • • организацию — в размере от ¾ до полного размера суммы расчета без применения ККТ, но не менее 30 тыс. рублей. 

За повторное нарушение или проводку «мимо кассы» суммы от миллиона рублей штраф составит:

  • должностному лицу грозит дисквалификация на 1-2 года;
  • ИП и организациям — приостановление деятельности на срок до 90 суток.

За невыдачу чека выпишут предупреждение или штраф:

  • должностному лицу — в размере 2 тыс. рублей; 
  • юрлицу — 10 тыс. рублей.

За нарушения правил применения и порядка регистрации ККТ предупредят или оштрафуют: 

  • должностное лицо в размере от 1,5 до 3 тыс. рублей;
  • юридическое лицо — от 5 до 10 тыс. рублей.

Чтобы избежать штрафа за неприменение кассы, добровольно сообщите в налоговую инспекцию о своем нарушении. Согласно абзацу 3 п. 15 ст. 14.5 КоАП РФ вы избежите штрафа, если на момент вашего признания ФНС еще не знала о данном правонарушении.

Выполнить все требования к учету кассовых операций можно с помощью сервиса «Контур.Маркет». Сервис также обеспечивает передачу данных о пробитых чеках в ИНФС через ОФД согласно Закону № 54-ФЗ.

При этом «Контур.Маркет» интегрирован с сервисом для ведения учета и сдачи отчетности «Контур.

Бухгалтерия», что позволяет быстро и безошибочно отражать данные о продажах в налоговом и бухгалтерском учете.

Обсудить на форуме (2)РаспечататьВ закладки

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/experience/2017/11/12913

Как заполнять и вести кассовую книгу?

Как правильно вести кассовый учет?

Один из обязательных документов для любого предприятия, оперирующего денежными средствами, – кассовая книга.

При этом не имеет значения, государственное это предприятие или частное, какую систему налогообложения выбрал владелец.

Книга должна быть правильно составлена, систематически заполняться, не содержать помарок. За ведение данной документации отвечает кассир, бухгалтер предприятия или владелец.

Основные положения

Положение от 12.10.2011 года, утвержденное Центробанком, устанавливает порядок работы с кассовой книгой.

Согласно ему, любой субъект хозяйствования при непосредственной работе с наличными обязан вести данную отчетную документацию.

Если ранее индивидуальные предприниматели (ИП) могли не вести данный вид документации, то выход данного постановления обязал их к ведению кассовых книг вне зависимости от системы налогообложения.

Оформляется документ по форме КО-4, утвержденной Госкомстатом 18 августа 1998 года, постановление №88.

Заводят книгу в начале года и заполняют до начала следующего календарного года. Затем книга сдается в архив предприятия, где хранится 5 лет. На протяжении этого времени налоговая служба может проверить ее, дать замечания по ведению документации и даже выписать штраф.

На предприятии может быть только одна действующая кассовая книга. Неправильное ведение документа, допущение ошибок и неправильных их исправлений или же и вовсе его отсутствие при проверке может привести к штрафам.

Заполнение кассовой книги

На титульном листе отображается название организации или предприятия, Ф.И.О. предпринимателя и год, за который ведутся записи в книге. Например: «Иванов Сергей Александрович, 2016 год».

Рассмотрим основные графы и поля для заполнения с примерами записи в каждом из них.

  1. Касса за. Содержит дату, когда были проведены те или иные денежные операции. К примеру, 12.05.2016.
  2. Лист. Показывает номер страницы. Нумерация выставляется при создании книги. Например, 21.
  3. Номер документа. Номер счета ПКО или РКО. К примеру, ПКО № 24.
  4. От кого получено или кому выдано. Указываются данные физического или юридического лица, которое вносит или получает средства, вид операции. Например: «Иванову И.И.», «От Заики А.К.», «от «ООО «Стройдвор»».
  5. Номер корреспондирующего счета, субсчета. Содержит номер по классификатору «Касса». Указывает на способ расхода или получения средств. К примеру, 65. Данная графа не подлежит заполнению для индивидуальных предпринимателей.
  6. Приход. Полученные наличные по ПКО. К примеру, 546 руб. 40 коп.
  7. Расход. Сумма, выданная клиенту по РКО. Например, 67 руб. 67 коп.
  8. Итого за день. Содержит итог подсчета общих сумм выплат и поступлений. К примеру: 12786 руб. 24 коп.
  9. Остаток денежных средств на конец дня. Содержит расчет остатка денег в кассе. К примеру: 4567 руб. 34 коп. Данные для этой графы высчитываются по следующей формуле: Начальная сумма + приход – расход.

При выдаче денежных средств из кассы в виде различных пособий и платы труда в кассовой книге они указываются отдельной суммой. В конце каждой страницы указывается количество ордеров (приходных, расходных).

Заполняется документ чернилами или шариковой ручкой. При этом для облегчения работы кассир может использовать копировальную бумагу при заполнении отчета кассира.

Элементы книги

Главный элемент документа – вкладной лист и отчет кассира. Они абсолютно идентичны, но при этом вкладной лист всегда в книге, отчет кассира же аккуратно вырывается из нее и прилагается к ордерам, полученным и выданным на протяжении дня. Лист и отчет за одну дату имеют одинаковую нумерацию страниц.

Заполняя книгу от руки, данные вносятся на лист книги и в отчет.

Особенности ведения кассовой книги

Работая с документом, кассир вносит в него данные на основании ордеров, как приходных, так и расходных. Один ордер – это одна запись. Изначально, в книгу вносятся все операции по приходным, а уже затем по расходным ордерам.

Ежедневно в конце дня кассир обязан сверить данные кассовых ордеров с внесенными записями и вывести остаток. Затем заверить сумму подписью. Кроме того, полученная сумма сверяется с кассой. Проверяет полученные в ходе расчетов записи главный бухгалтер, затем подписывает листы документа, которые он проверил.

При отсутствии операций с деньгами в связи с выходным, простоем предприятия или просто отсутствием клиентов остаток переносится на следующую страницу. Сумма при этом не меняется.

Ошибки при заполнении

К заполнению документа выдвигаются строгие требования. Так, необходимо следить, чтобы на страницах не было помарок и ошибок. Всё это приравнивается к нарушению кассовой дисциплины. При наличии ошибок их можно исправить следующим образом:

  1. При наличии ошибок, не влияющих на итоговую сумму (номеров ордеров, наименования лиц и предприятий), необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и записать над или под ним правильные данные. Внесенные изменения заверяются ответственными за ведение книги лицами.
  2. В случае если ошибка привела к искажению значения итоговой суммы за тот или иной период (то есть, в документе указана неверная сумма), исправить ошибку можно с помощью перечеркивания. Страница перечеркивается по диагонали одной чертой. При этом на ней делается соответствующая пометка “Аннулировано”. После этого необходимо заполнить новые кассовые листы, внеся в них исправленные данные.

При наличии ошибок кассир также обязан составить служебную записку на имя руководителя предприятия или бухгалтера, в котором будет указано наличие ошибки.

После этого руководство назначит комиссию, отвечающую за внесение поправок в документ. После внесения поправок кассир пишет справку, в которой отражаются все изменения в книге.

Проверки и штрафные санкции

Проверяет данный вид документации налоговая инспекция и при выявлении нарушений выписывает штраф. При этом ошибки и несоответствия, обнаруженные более чем через 2 месяца после их совершения, не могут быть подвергнуты штрафу.

За нарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:

  • для ИП в размере 4 000 – 5 000 рублей;
  • для юридических лиц – 40 000 – 50 000 рублей.

Данные суммы закреплены статьей 15.1 КоАП РФ.

Как сшить книгу?

Перед началом ведения кассовой книги необходимо просчитать количество необходимых листов и распечатать их.

Не рекомендуется распечатывать страницы «впритык». Лучше всего распечатать несколько дополнительных страниц на тот случай, если при заполнении книги будут допущены ошибки и понадобится вносить исправления на новых листах.

Затем все страницы нумеруются. При этом используется сквозная нумерация страниц. Книга прошнуровывается или сшивается с помощью толстых ниток, затем заверяется подписями директора и главного бухгалтера. Важно, чтобы листы невозможно было изъять из книги. Для этого книга опечатывается с помощью сургучной или мастичной печати.

На последнем листе указывается фактическое количество листов. При этом цифры должны быть расшифрованы, то есть, написаны прописью. Данный лист также подлежит подписи бухгалтера и директора предприятия.

Есть варианты, когда книга сшивается при помощи ниток, при этом их кончики опечатываются при помощи бумаги. Кроме того, листы могут склеиваться. В любом случае, они должны быть скреплены таким образом, чтобы их нельзя было не только изъять, но и вставить новые.

При оформлении кассовой книги не используются скрепки или другие виды переплета, которые не могут гарантировать целостность книги.

Электронная версия кассовой книги

Вести книгу можно не только в рукописном формате, но и в электронном варианте. При этом может быть как частичное ведение электронной книги (с распечатыванием страниц), так и полностью компьютеризованное.

При ведении в электронном варианте к началу следующего рабочего дня должны составляться машиннограмы «Вкладной лист» и «Отчет кассира», имеющие одинаковое содержание. В них должны быть отражены все необходимые реквизиты и суммы денежных поступлений.

При получении машинограммы кассир проверяет их правильность и заверяет их подписью. Вкладные листы хранятся у кассира до конца года, а отчет передается в бухгалтерию. Нумеруются листы, как и в обычной книге – в порядке возрастания. Последний лист месяца содержит отметку о количестве листов, заполненных в этом месяце.

Ведется такая электронная кассовая книга с помощью специальной программы, посредством которой листы распечатываются и затем сшиваются. Титульный лист подготавливается и прикрепляется к вкладным листам в конце года.

Электронное оформление документации допускает оформление книги не только за год, но и поквартально.

Также кассовую книгу можно вести  полностью в электронном варианте с помощью программ «1С», «Налогоплательщик Юл» и других. Удобно это делать большим предприятиям, которые имеют лицензионные версии данных программ и специалистов (кассир, бухгалтер, директор), владеющих электронной подписью.

При ведении кассовой книги в таком форме необходимо помнить, что она должна быть защищена:

  • от доступа третьих лиц. Для этого необходимо применять пароль доступа к ней или же и вовсе электронную подпись;
  • от потерь и искажений. Подразумевает создание резервных копий или хранение их на сервере, запись на диски и другие надежные носители информации.

Заверяется такая книга с помощью электронной подписи, получить которую можно на основании положения закона от 06.04.11 №63-ФЗ.

После приложения электронной подписи к документу в нем не допускаются исправления.

: Ведение кассовой книги на программе 1С

Узнайте, как правильно создать и заполнить книгу при помощи программы 1С, не допустить ошибок при ее оформлении и внесении в нее данных. В видео-уроке показаны основные этапы не только заполнения, но и создания книги, даны разъяснения по работе с программой и основам ведения документации.

Кассовая книга – один из важнейших финансовых документов в любой организации, работающей с денежным потоком. За наличие данной документации и правильность ее оформления отвечает кассир, а также главный бухгалтер. Отсутствие кассовой книги или неправильное ее ведение приводит к штрафу.

Источник: https://moyaidea.ru/zapolnyat-i-vesti-kassovuyu-knigu.html

Как правильно вести кассу предприятия

Как правильно вести кассовый учет?

Собственное дело >>Открытие и ведение дела

«Партнер» №9 (132) 2008г.

Irina Erbe (Ratingen)

Steuerberaterin, Diplom-Finanzwirtin

Нарушения ведения кассового учета, выявленные налоговыми службами, зачастую являются достаточным основанием для того, чтобы объявить бухгалтерский учет предприятия неправомерным и произвести перерасчет прибыли. Цель данной статьи – ознакомить начинающих предпринимателей с основными требованиями, предъявляемыми к ведению кассы предприятия.

Проводя ревизию производственно-хозяйственной деятельности предприятий, налоговые службы всё чаще прибегают к помощи компьютерных программ в сочетании с применением методов математико-статистического анализа.

Начиная с 2000 года, налоговые службы получили право на получение всех необходимых для проведения проверки данных бухгалтерского учета в электронной форме, благодаря чему значительно упростилась их обработка.

В результате увеличилось и число случаев выявления неправомерности бухгалтерского учета и доначисления налогооблагаемой прибыли, что нередко представляет собой угрозу для дальнейшего существования предприятия. Нередки и случаи, когда на владельца или управляющего предприятием заводится дело о налоговом правонарушении.

Зачастую причиной доначислений являются недостатки в ведении кассового учета. Многие предприниматели знакомы недостаточно с правовыми основами и принципами ведения этого вида учета и недооценивают его значение. Пользуясь электронной регистрационной кассой, т.е.

специальной компьютерной программой, некоторые из них не имеют понятия о создаваемых этой программой так называемых “скрытых” записях, которые вполне доступны налоговому инспектору.

На предприятиях, центром деятельности которых является касса, именно ей и уделяется основное внимание при проведении проверок. А поскольку возможности манипулирования кассовыми операциями очень широки, к ведению кассового учета предъявляются особо жесткие требования. И чтобы избежать риска, каждый предприниматель должен придерживаться этих требований.

Правовые основы. Ведение бухгалтерского учета регулируется следующими нормативными актами: §§ 140-148 Abgabenordnung (АО) и § 238 HGB.

Согласно § 158 АО, только соответствующая закону по форме и содержанию бухгалтерская документация может служить основанием для налогообложения.

Бухгалтерский учет является правильным по форме только в случае выполнения предписаний, изложенных в §§ 140-148 АО:

      бухгалтерский учет должен быть устроен так, чтобы постороннее компетентное лицо имело возможность в течение соразмерно короткого промежутка времени получить представление о хозяйственных операциях и финансовом положении предприятия (§ 148 АО);

      бухгалтерские проводки и записи должны быть полными, правильными, своевременными и хронологически упорядоченными; поступление и расход наличных денежных средств должны регистрироваться ежедневно (§ 146 Abs. 1 АО);

      документы и записи бухгалтерского учета, инвентарные описи и годовые отчеты должны храниться в течение шести, в некоторых случаях десяти лет (§ 147 Abs. 1, 3 АО).
Бухгалтерский учет является правильным по содержанию, если все зарегистрированные им хозяйственные операции соответствуют действительности и понятны.

 

      отсутствие первичных документов, их неполная регистрация в рамках учета;
      неежедневная регистрация поступления и расхода наличных денежных средств.

При наличии веских оснований возможна их регистрация на следующий день. Более длительная отсрочка законом недопустима;
      “негативные” остатки по кассе.

Данное обстоятельство может послужить для налоговой службы причиной доначисления выручки.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.