Как проверяют штатное расписание компании

Содержание

Штатаное расписание компании

Как проверяют штатное расписание компании

Часто вопросы штатного расписания ставят в тупик даже самых опытных бухгалтеров. На первый взгляд все просто. Этот документ включает в себя перечень структурных подразделений, должностей, количество штатных единиц, оклады и месячный фонд заработной платы. Мы выяснили откуда же берутся эти вопросы и зачем вообще нужен этот документ.

Бывает, что в компании происходит реструктуризация, и работодатель вынужден сокращать численность штата. Из-за этого порой возникают конфликты, которые могут дойти до суда. И арбитры в первую очередь затребуют именно штатное расписание.

В этой ситуации основное назначение документа будет заключаться в том, чтобы организация могла доказать, что у нее не было возможности предоставить сокращенному работнику иную должность, а следовательно, увольнение этого сотрудника было законным.

Без штатного расписания доказать законность увольнения практически невозможно.

Если организация достаточно крупная, то штатное расписание необходимо ей и для того, чтобы у руководителя была возможность быть в курсе организационной структуры компании, знать количество штатных единиц и вакансий по каждой должности.

Без него никак?

Прямого требования о том, что в каждой организации должно быть штатное расписание, в Трудовом кодексе РФ нет. Но в Постановлении Роскомстата указано, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма штатного расписания, распространяются на организации всех форм собственности.

На данный момент мнения относительно обязанности работодателя по утверждению штатного расписания разнятся. Согласно одной точки зрения, наличие документа является обязательным, так как затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда.

Согласно другой версии – работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания.

Можно порекомендовать не пренебрегать этим кадровым документом, поскольку, во-первых, проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения, а, во-вторых, штатное расписание действтиельно может понадобиться в любой момент.

Под пристальным взглядом

Несмотря на то, что наличие штатного расписания – дело добровольное, его отсутствие может стать причиной наложения штрафа инспектором труда. Наряду с другими кадровыми документами они запрашивают и эту бумагу.

Обратите внимание, как показывает статистика, наибольшее количество вопросов у инспекторов вызывает графа «оклад», если в ней указан диапазон зарплаты для сотрудников одной квалификации.

Специалисты советуют регулировать заработную плату работников, которые трудятся в одном структурном подразделении на одинаковых должностях, но при этом с разным уровнем профессионализма и интенсивности, с помощью надбавок.

Второй способ – назвать должности, используя критерии «ведущий», «старший», «младший».

Вызывает нарекания и то, что совместителей неправильно отражают в графе «Количество штатных единиц». Неполные штатные единицы нужно отразить в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 0,75.

Мнение инспекторов

Очень часто налоговые органы при проведении выездных проверок тоже запрашивают штатное расписание, трудовые договоры и личные карточки. Несмотря на то, что эти бумаги не являются документами налогового учета, представлять их по требованию проверяющих – обязанность налогоплательщика, поскольку данные бумаги могут иметь существенное значение для компании и ее налогообложения.

Инспекторы могут не признать счета-фактуры, на которых отсутствует подпись главного бухгалтера. В таком случае, чтобы получить вычет по НДС, необходимо взять у поставщика заверенную копию штатного расписания или письмо о том, что в штате фирмы не предусмотрена должность главного бухгалтера.

Во время проверки налоговики также смотрят, есть ли в фирме, например, юрист, если при этом организация обратилась за помощью удаленного специалиста.

Некоторые проверяющие считают, что учесть данные расходы при расчете налога на прибыль нельзя.

Но арбитражная практика подтверждает, что если услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально, то такие расходы учесть можно. Не забывайте об этом.

Инспекторы достаточно часто требуют документы, касающиеся контрагентов, в том числе и штатное расписание. По поводу этого спорного вопроса существует различная арбитражная практика. С одной стороны, налоговый орган вправе затребовать только бумаги, касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика.

С другой стороны, в случае необходимости у ФНС есть право получить информацию относительно конкретной сделки у участников самого контракта или у иных лиц, располагающих информацией об этой сделке.

Налоговым кодексом не установлены критерии, согласно которым можно определить, какие именно документы могут относиться к деятельности проверяемой компании. Поэтому одни суды считают, что если штатное расписание контрагента не связано с деятельностью проверяемой организации, то представлять его не нужно.

Другие арбитры полагают, что налоговый орган самостоятельно определяет перечень запрашиваемых документов для проверки обоснованности расходов и вычетов по НДС. У инспектора могут возникнуть сомнения в реальности тех или иных работ или услуг.

Несмотря на то, что штатное расписание контрагента не имеет отношения к деятельности проверяемой организации, за отказ представить сведения возможно наложение штрафа. И тогда свою точку зрения придется отстаивать в суде.

А другие ведомства..

Нужно ли штатное расписание другим чиновникам? Несомненно. ФСС считает необходимым составление этого документа, так как он служит подтверждением правильности исчисления и уплаты страховых взносов.

Пенсионный фонд также обращает внимание на наличие штатного расписания, которое необходимо при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников.

В моей практике был случай, когда в суд вместе с другими документами мы также сдавали штатное расписание для того, чтобы доказать, что в нашей организации в проверяемый период не было трудовых ресурсов для выполнения определенной работы, поэтому мы обратились в компанию, которая занималась нужным нам на тот момент видом деятельности.

При лицензируемых видах деятельности, например, в медицинских организациях, контролирующие органы могут запросить штатное расписание, чтобы проверить наличие разрешения по должности, которая должна быть лицензирована.

Подведем итоги

Целесообразно составлять штатное расписание на один год, но оно может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

Если должность предусматривает предоставление компенсаций и льгот, либо наличие ограничений, то наименования этих должностей должны соответствовать названиями, указанным в квалификационных справочниках.

Должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать с той, что указана в штатном расписании. Принимать новых работников можно лишь на свободные позиции в штатном расписании, где можно указать не только существующие штатные единицы, но и вакантные.

Чтобы не было претензий от проверяющих, не устанавливайте в штатном расписании разную зарплату по одинаковым должностям. И последнее – отсутствие штатного расписания не влияет на условия заключенного работодателем и работником трудового договора.

22 Февраля 2012, 16:00

Источник: http://www.raschet.ru/articles/77/5497/

На что обращают внимание при проверке штатного расписания налоговики

Как проверяют штатное расписание компании

Если организация достаточно крупная, то штатное расписание необходимо ей и для того, чтобы у руководителя была возможность быть в курсе организационной структуры компании, знать количество штатных единиц и вакансий по каждой должности.

Без него никак? Прямого требования о том, что в каждой организации должно быть штатное расписание, в Трудовом кодексе РФ нет.

Но в Постановлении Роскомстата указано, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма штатного расписания, распространяются на организации всех форм собственности.

На данный момент мнения относительно обязанности работодателя по утверждению штатного расписания разнятся. Согласно одной точки зрения, наличие документа является обязательным, так как затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда.

Важно

Бывает, что в компании происходит реструктуризация, и работодатель вынужден сокращать численность штата. Из-за этого порой возникают конфликты, которые могут дойти до суда. И арбитры в первую очередь затребуют именно штатное расписание.

В этой ситуации основное назначение документа будет заключаться в том, чтобы организация могла доказать, что у нее не было возможности предоставить сокращенному работнику иную должность, а следовательно, увольнение этого сотрудника было законным. Без штатного расписания доказать законность увольнения практически невозможно.

Внимание

При заполнении остальных сведений в «шапке» трудностей и ошибок возникнуть не должно, это известная информация, которая просто указывается в расписании. Основная информация указывается в табличном виде, разбита на 10 граф. Графа «Структурное подразделение»Когда мы читаем «структурное подразделение» сразу приходит мысль об отделах, департаментах и иных подразделениях компании.

Но в данной графе указываются не только они. Также указываются и обособленные структурные подразделения.Согласно пункту 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д.

Штатное расписание. как подготовить к проверке и проверить на ошибки?

По поводу этого спорного вопроса существует различная арбитражная практика. С одной стороны, налоговый орган вправе затребовать только бумаги, касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика.

С другой стороны, в случае необходимости у ФНС есть право получить информацию относительно конкретной сделки у участников самого контракта или у иных лиц, располагающих информацией об этой сделке.

Налоговым кодексом не установлены критерии, согласно которым можно определить, какие именно документы могут относиться к деятельности проверяемой компании.

Поэтому одни суды считают, что если штатное расписание контрагента не связано с деятельностью проверяемой организации, то представлять его не нужно. Другие арбитры полагают, что налоговый орган самостоятельно определяет перечень запрашиваемых документов для проверки обоснованности расходов и вычетов по НДС.

Проверка штатного расписания

Инспекторы могут не признать счета-фактуры, на которых отсутствует подпись главного бухгалтера.

В таком случае, чтобы получить вычет по НДС, необходимо взять у поставщика заверенную копию штатного расписания или письмо о том, что в штате фирмы не предусмотрена должность главного бухгалтера.

Во время проверки налоговики также смотрят, есть ли в фирме, например, юрист, если при этом организация обратилась за помощью удаленного специалиста.
Некоторые проверяющие считают, что учесть данные расходы при расчете налога на прибыль нельзя.

Но арбитражная практика подтверждает, что если услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально, то такие расходы учесть можно. Не забывайте об этом. Инспекторы достаточно часто требуют документы, касающиеся контрагентов, в том числе и штатное расписание.

Штатаное расписание компании

Штатным расписанием предприятия называется документ, в котором фиксируется структура компании, список должностей работников, их оклады, а также фонд заработной платы.

Инспектор труда, в чьи обязанности входит проверка штатного расписания, запрашивает документ вместе с другими нормативными бумагами предприятия во время посещения.

Для чего существует штатное расписание Для любой компании расписание выполняет важную роль.
Нормативный документ позволяет руководителю:

  • Наглядно представить структуру компании.
  • Осуществлять контроль численного состава работников и подбирать новый персонал.
  • Проводить сравнительный анализ размеров зарплат, надбавок и поощрительных премий.

С помощью штатного расписания можно доказать в суде правоту в деле, касающемся найма и увольнений по сокращению.Часто вопросы штатного расписания ставят в тупик даже самых опытных бухгалтеров. На первый взгляд все просто. Этот документ включает в себя перечень структурных подразделений, должностей, количество штатных единиц, оклады и месячный фонд заработной платы.

Мы выяснили откуда же берутся эти вопросы и зачем вообще нужен этот документ. Бывает, что в компании происходит реструктуризация, и работодатель вынужден сокращать численность штата. Из-за этого порой возникают конфликты, которые могут дойти до суда. И арбитры в первую очередь затребуют именно штатное расписание.

В этой ситуации основное назначение документа будет заключаться в том, чтобы организация могла доказать, что у нее не было возможности предоставить сокращенному работнику иную должность, а следовательно, увольнение этого сотрудника было законным. Без штатного расписания доказать законность увольнения практически невозможно.

Специалисты советуют регулировать заработную плату работников, которые трудятся в одном структурном подразделении на одинаковых должностях, но при этом с разным уровнем профессионализма и интенсивности, с помощью надбавок. Второй способ – назвать должности, используя критерии «ведущий», «старший», «младший».

Вызывает нарекания и то, что совместителей неправильно отражают в графе «Количество штатных единиц». Неполные штатные единицы нужно отразить в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 0,75.Мнение инспекторов Очень часто налоговые органы при проведении выездных проверок тоже запрашивают штатное расписание, трудовые договоры и личные карточки.

Несмотря на то, что эти бумаги не являются документами налогового учета, представлять их по требованию проверяющих – обязанность налогоплательщика, поскольку данные бумаги могут иметь существенное значение для компании и ее налогообложения.

Согласно другой версии – работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания.

Можно порекомендовать не пренебрегать этим кадровым документом, поскольку, во-первых, проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения, а, во-вторых, штатное расписание действтиельно может понадобиться в любой момент.

Под пристальным взглядом Несмотря на то, что наличие штатного расписания – дело добровольное, его отсутствие может стать причиной наложения штрафа инспектором труда.

Наряду с другими кадровыми документами они запрашивают и эту бумагу. Обратите внимание, как показывает статистика, наибольшее количество вопросов у инспекторов вызывает графа «оклад», если в ней указан диапазон зарплаты для сотрудников одной квалификации.Поэтому при наличии филиалов их стоит отразить в штатном расписании.

Графа «Должность…»В данной части нарушения могут быть в части соблюдения требований профстандартов.

Так, статья 57 Трудового кодекса РФ устанавливает:«Если в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов».Во всех профстандартах предъявляются требования к наименованию должностей.

Штатное расписание может быть утверждено как по унифицированной форме Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»), так и по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем. Это связано с тем, что с 1 января 2013 года почти все формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. В частности, форма штатного расписания. Видоизменить форму штатного расписания работодатель может как угодно (дополнить, исключить некоторые графы), поэтому мы рассмотрим унифицированную форму. Тем более, что большинство работодателей, не смотря на необязательность, продолжают ее использовать. При составлении штатного расписания обычно допускается не так много ошибок, но все же они есть.

Источник: http://2440453.ru/na-chto-obrashhayut-vnimanie-pri-proverke-shtatnogo-raspisaniya-nalogoviki/

Где узнать штатное расписание организации

Как проверяют штатное расписание компании

Терентьев Богдан

Картинка кликабельна, нажмите для увеличения) Таким образом, в п. 19 “рекомендаций” описано, что штатное расписание ратифицируется управлением организации и содержит в себе все должности и специальности сотрудников данной организации. Подобные условия прописаны в п.

10 положения, одобренного распоряжением Федерального правительства от Пятого августа 2008 года N583. В п.35 “рекомендаций” рекомендуется создание целостного штатного расписания в организации, вне зависимости от характера финансовой активности подразделений организации.

Так как ныне функционирующим законодательством не учитывается деление расписания на доли в зависимости от вариантов источников оплаты труда, организации следует формировать единое расписание для всех сотрудников.

Как проверяют штатное расписание компании

Переоформлять и заново утверждать документ на грядущий год не нужно, если он был отредактирован слишком несущественно (в данной ситуации следует лишь оформить список изменений), либо в этом году вообще никаких изменений в расписании не производилось.

Данный документ включает в себя список структурных подразделений организации, данные о личном штатном составе предприятия, об общей численности штатных единиц, а также данные о финансовом учете, об окладах и прибавках к зарплате сотрудников организации.

С чего начать — порядок оформления Порядок для составления и утверждения штатного расписания будет следующим:

  1. Издается приказ о разработке проекта документа.

Штатное расписание организации

Внимание Структура штатного расписания и срок действия В текущем федеральном законодательстве нет прямых указаний на тот счёт, как часто нужно составлять и когда утверждается штатное расписание на следующий год.

Однако с учётом того, что штатное расписание является плановым документом, следует полагать, что его следует составлять ежегодно, при завершении отчётного периода вместе с другой учётной документацией. Однако штатное расписание также может быть оформлено единожды и оставаться действительным документом в дальнейшем.

Штатное расписание оформляется на определенную дату, ратифицируется как правило через каждый год на 1 января и включается в рабочий процесс указом высшего руководства компании; в дальнейшем документ может редактироваться и правиться.

Штатное расписание: как оформить его по всем правилам в 2018 году

Важно Названия локальных подразделений и должностей записываются в именительном падеже, после тщательных проверок списков должностей служащих и рабочих специальностей, прописанных в специальных справочно-информационных материалах.

Особый интерес при заполнении представляют наименования сотрудников, занимающихся серьёзной трудовой деятельностью, работающих на производствах с вредоносными, небезопасными для жизни и другими специфическими и тяжёлыми критериями условий для работы.

То есть речь идёт о льготной пенсионной группе, поэтому при заполнении этих должностей для них стоит подходить особенно тщательно.
Штатное расписание обязательно должно быть прошито, промаркировано, закреплено печатью компании и подписано высшим руководством.

Его должен подписать главбух и главы внутренних подразделений организации.

Штатное расписание

Только на них руководитель имеет право нанимать новых сотрудников. Устаревшие расписания положено хранить в течение трех лет. Должности указываются согласно квалификационным справочникам.


Для заполнения предусмотрена стандартная форма Т-3. Составление штатного расписания и его утверждение, а также внесение изменений возможны только на основании приказа директора фирмы.

Процедура проверки Согласно законодательству РФ, для всех форм собственности необходима первичная учетная документация.

Составления штатного расписания организации

Назначение работника, ответственного за выполнение данной функции, устанавливается приказом по организации.

Аналогичным образом закрепляется и сама форма штатного расписания, при этом в приказе (распоряжении) руководителя предприятия о его утверждении в обязательном порядке указываются все входящие в его состав реквизиты.

Штатное расписание составляется без уточнения фамилий и других индивидуальных признаков сотрудников, работающих на предприятии, и содержит информацию об организационной структуре с указанием их должностей, а также наименований структурных подразделений.

Каких либо требований в отношении срока, на протяжении которого может действовать штатное расписание, в законодательных актах Российской Федерации не установлено. Это означает, что каждая организация вправе самостоятельно определять периодичность его утверждения исходя из специфики своей деятельности.

Как составить штатное расписание по форме т-3?

Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.Трудовой кодекс РФ Постановление Минтруда РФ от 10.10.

2003 N 69 Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ.

С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т.

д.

Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа. Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии. Ответственные лица. Кто подписывает? Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии.

Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб. Подпись ставится в конце документа.

Во время заполнения формы могут возникнуть проблемы касательно четвёртой графы, где необходимо указать число штатных единиц.

Тогда, в случае, если в предприятии содержатся неполные ставки, в соответствующей графе кол-во конкретных единиц должны быть указано в долях через запятую, например 0,5 (основано на конкретных Предписаниях по использованию и заполнению форм первичных учетных документов, одобренные Распоряжением Госкомстата РФ от Пятого Января 2004 года №1). (Картинка кликабельна, нажмите для увеличения) Графа 5 «Тарифная ставка и др.». Наполнение данной графы находится в зависимости от концепции оплаты трудовой деятельности, существующей в компании.

Передаётся принятый объем зарплаты либо тарифной ставки. Графы 6-8 «Надбавки».

В связи с этим в унифицированной форме есть графа, в которой указывается дата, с которой оно вступает в силу.

  • В графу «Штат в количестве … единиц» вносится число должностных единиц .
  • Заполняются графы.

Разделы, графы и их особенности Раздел 1 «Наименование структурного подразделения» Вносятся отделы, представительства, филиалы. Данные вносятся сверху вниз. В первой строке указывается руководство предприятия. Далее следуют финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, отдел по экономическим вопросам.

После заполнения граф отделами первого уровня подчинения необходимо внести данные о производстве. Указываются все цеха и участки. После этого уровня заносятся данные об обслуживающих подразделениях (склад, например). Раздел 2 «Код структурного подразделения» С помощью данного раздела четко прослеживается иерархическая структура предприятия.

Штатным расписанием предприятия называется документ, в котором фиксируется структура компании, список должностей работников, их оклады, а также фонд заработной платы.

Инспектор труда, в чьи обязанности входит проверка штатного расписания, запрашивает документ вместе с другими нормативными бумагами предприятия во время посещения.

Для чего существует штатное расписание Для любой компании расписание выполняет важную роль. Нормативный документ позволяет руководителю:

  • Наглядно представить структуру компании.
  • Осуществлять контроль численного состава работников и подбирать новый персонал.
  • Проводить сравнительный анализ размеров зарплат, надбавок и поощрительных премий.

С помощью штатного расписания можно доказать в суде правоту в деле, касающемся найма и увольнений по сокращению.

Источник: http://alishavalenko.ru/gde-uznat-shtatnoe-raspisanie-organizatsii/

Штатное расписание в вопросах и ответах

Обязательно ли наличие штатного расписания? На данный момент существуют две точки зрения относительно ­обязанности работодателя по ведению штатного расписания. Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда.

Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст.

15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст.

57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности ­с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы. Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания.

Штатное расписание: творим самостоятельно

То есть из него вы можете видеть, сколько штатных единиц способны обеспечить нормальную деятельность компании и сколько денег надо на зарплату.

Унифицированные формы первичных документов в электронном виде можно найти: Примерно то же самое хотят увидеть из вашего штатного расписания и проверяющие.

Между прочим, встречаются суды, которые поддерживают трудинспекции

Где хранится штатное расписание организации

У работодателя нет обязанности утверждать штатное расписание, например, ежегодно.

Такая необходимость может возникнуть в случае внесения в него изменений.

Типовая форма и образец штатного расписания организации в 2017 году представлены в нашей базе кадровых документов: если при составлении расписания у вас возникают какие-либо сомнения, воспользуйтесь готовым примером оформления.

Важно правильно заполнить «шапку», вписав соответствующее учредительным документам название организации, номер и дату составления штатного расписания.

В специальную строку вписывается номер и дата издания приказа, которым штатное расписание вводится в действие. После заполнения «шапки» и всех основных колонок документ подписывается главным бухгалтером и руководителем кадровой службы организации.

Если предприятие

Как составить штатное расписание?

Пример составления штатного расписания Штат ООО составляет 28 человек. Месячный фонд заработной платы — 894 000 рублей.

В штат ООО входят:

  1. секретарь (оклад — 20 000 рублей);
  2. главный бухгалтер (оклад — 55 000 рублей);
  3. помощник бухгалтера (оклад — 20 000 рублей) и так далее.
  4. бухгалтер (оклад — 45 000 руб.);
  5. директор (оклад — 90 000 рублей);

Ответственным сотрудником за ведение назначен руководитель отдела кадров Е.Э. Громова. Директор , которым утвердил штатное расписание предприятия.

Громова составила документ по унифицированной форме № Т-3.

Более подробно см. Что такое штатное расписание и основные определения такого документа обозначены.

При формировании ШР за основу берут структуру или штатную расстановку компании, если она имеется в организации.

Штатное расписание как обязательный документ в организации

ст. 15, 57 ТК РФ, согласно которым трудовая функция сотрудника определена как работа

«по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой работнику работы»

. Тем самым пусть и косвенно, но трудовым законодательством дается указание на ведение в организациях такого документа.

Кроме этого, штатное расписание запрашивается органами ФСС при проверке правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование . А органы ПФР требуют штатное расписание при проверке достоверности представленных организациями сведений о трудовом стаже работника и его заработке, для подтверждения факта работы в той или иной должности и т.

д. . Довольно часто при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание и налоговые органы.

Официально отвечают за штатное расписание руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в Инструкции по делопроизводству:

  1. форму приказа об утверждении штатного расписания;
  2. указать сроки и правила разработки и внесения изменений;
  3. состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается штатное расписание;
  4. работников, с которыми необходимо согласовывать проект штатного расписания и изменения в него.
  5. ответственных за формирование и подписание штатного расписания и приказов лиц;

По какой форме составлять штатное расписание?

Зачем нужно штатное расписание и как его составить

При необходимости директор может возложить такую обязанность на кадровика или бухгалтера, а также взять эту работу на себя (по приказу).Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать.

Оформление новых сотрудников, внутренние переводы должны осуществляться в соответствии с имеющимися в «штатке» единицами.

Так, наименования должностей и структурных подразделений

Как составить штатное расписание?

Как проверяют штатное расписание компании

Штатное расписание, как правило, содержит:

  • перечень структурных подразделений;
  • наименования должностей;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • сведения о заработной плате: окладе и надбавках.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

На какой срок составляется штатное расписание?

Срок действия штатного расписания нормативно не определен, поэтому данное решение возлагается на руководителя. Как правило, штатное расписание составляется на один календарный год. При этом период его действия обязательно должен быть указан на самом документе.

При необходимости внести изменения в штатное расписание в течение года возможно либо утвердить новое штатное расписание, либо внести соответствующие изменения в действующий документ.

Внимание!

Оба эти действия должны оформляться соответствующими приказами руководителя.

Является ли штатное расписание обязательным документом?

В статье 57 Трудового кодекса РФ установлено:

Это позволяет многим юристам указывать на обязательное наличие штатного расписания. Некоторые даже отмечают, что прием на работу на должность в отсутствие штатного расписания может быть квалифицирован как нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Системный анализ нормативных актов, рекомендаций государственных органов и судебной практики, также приводит к выводу, что штатное расписание необходимо для корректного осуществления деятельности, поскольку:

  • является первичной документацией по учету выплат по заработной плате;
  • является доказательством в судебном процессе по спорам с работниками;
  • облегчает ведение кадровой работы и предоставляет наглядную информацию о вакантных должностях;
  • является документом, который зачастую запрашивают при проверках налоговые органы, ФСС, ЦБ РФ;
  • определяет перечень сотрудников, подлежащих обучению по ПОД/ФТ.

Форма штатного расписания установлена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Оно представляет собой таблицу с разделами, подлежащими заполнению.

Графа 1. В данную графу вносятся наименования структурных подразделений организации в порядке иерархии. Например: Администрация, бухгалтерия, юридический отдел, секретариат.

Графа 2. Указывается код структурного подразделения. Например: Администрация -001 , бухгалтерия — 002, юридический отдел — 003, секретариат — 004.

Графа 3. Заполняются сведения о должностях. Это делается в строгом соответствии с трудовым договором и трудовой книжкой. Например: Генеральный директор, главный бухгалтер, бухгалтер, юрист, секретарь.

Графа 4. В данную графу вносят сведения о количестве штатных единиц.

Необходимо обратить внимание, что указывается не фактическое количество сотрудников, работающих в организации в данный момент, а максимально возможное количество сотрудников, которые могут занимать ту или иную должность. Например.

В ООО «Фемида» фактически работают 3 юриста. При этом, в организации есть еще 2 аналогичных вакантных должности. Соответственно, в штатном расписании в графе 4 необходимо указать «штатные единицы – 5».

Графа 5. Заполняются сведения о тарифной ставке (окладе).

Указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр.

в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

Графа 6-8. Сведения о надбавках. Здесь показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

Графа 9. Является показателем ежемесячного фонда заработной платы на каждую конкретную должность. Вычисляется путем суммирования граф с 5-9 и умножения полученной суммы на графу 4.

Графа 10. Примечание. В нее вносится любая информация, относящаяся к штатному расписанию: сдельная или повременная оплата труда, локальные нормативные акты организации, устанавливающие размер оплаты труда, виды и размеры надбавок, и т. д.

Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки?

Штатная расстановка является более детальным документом, нежели штатное расписание, однако вообще не упоминается на законодательном уровне.

Выделим основные отличия штатной расстановки от штатного расписания:

  • не является обезличенным документом в отличие (от штатного расписания), то есть содержит ФИО сотрудников, занимающих конкретные должности;
  • не имеет унифицированной формы, но, как правило, составляется на основе штатного расписания;
  • содержит в себе информацию о фактически занятых и вакантных должностях;
  • является постоянно изменяемым документом в связи с происходящими кадровыми перестановками.

Сколько должно храниться штатное расписание?

Согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», установлены следующие сроки хранения:

  • штатные расписания организации, изменения к ним:

а) по месту разработки и/или утверждения – постоянно (либо не менее 10 лет);

б) в других организациях – 3 года;

  • проекты штатных расписаний, документы (справки, предложения, заключения) по их разработке и изменению — 5 лет;
  • переписка по разработке и изменению штатных расписаний — 3 года.

Отметим, что штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) хранятся 75 лет.

Значение штатного расписания в сфере ПОД/ФТ

На основании штатного расписания удобно составлять Перечень сотрудников, которые должны проходить обязательную подготовку и обучение в целях ПОД/ФТ (Перечень обучаемых). Во многом именно наименование должности сотрудника является основанием для прохождения обучения по ПОД/ФТ. Однако, следует учитывать и функционал (должностные обязанности).

Надзорные органы при проверке системы ПОД/ФТ часто запрашивают копию штатного расписания. При выездной проверке, как правило, запрашиваются все редакции штатного расписания, действовавшие в проверяемом периоде. Причем нередко проверяющие требуют предоставить именно штатную расстановку (должности с указанием ФИО занимающих их сотрудников, а также дат приема на работу и увольнения).

Важно

При изменении штатного расписания рекомендуем проверять необходимость соответствующей корректировки Перечня обучаемых.

Внимание!

Ошибки в штатном расписании могут привести к ошибкам в Перечне обучаемых, что, в свою очередь, может повлечь административное наказание по ч. 1 ст. 15.27 КоАП РФ.

Источник: https://dogma58.com/kak-sostavit-shtatnoe-raspisanie/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.