Как хранить счета-фактуры – свои экземпляры?

Хранение счетов-фактур: новые правила 2017 года

Как хранить счета-фактуры – свои экземпляры?

С июля 2017 года вступают в силу новые правила хранения счетов-фактур. Подробнее о новых правилах, а также о некоторых причинах, по которым следует хранить счета-фактуры, расскажем в статье.

Новые правила хранения счетов-фактур

Документ: письмо ФНС России от 19.07.17 № СД-4-3/14079

Последствия: реже будут штрафовать за документы

В подшивке счетов-фактур могут быть хронологические пропуски, если вы выставляете и бумажные, и электронные счета-фактуры.

Это ФНС России подтвердила в письме от 19.07.17 № СД-4-3/14079. Компания вправе выставлять счета-фактуры на бумаге и в электронном виде (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ). Но у электронных и бумажных документов разные правила хранения.

Бумажные счета-фактуры компания хранит в хронологическом порядке по мере того, как их выставляют или исправляют (п. 14 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137). На практике компании сшивают счета-фактуры в хронологическом порядке вместе с накладными.

Электронные счета-фактуры компания хранит без распечатки. Это следует из пункта 1.13 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 10.11.15 № 174н. Аналогично хранятся электронные подтверждения оператора электронного документооборота и извещения покупателей о получении счета-фактуры.

Минфин считает, что нарушать эти правила нельзя (письмо от 30.05.17 № 03-07-09/33048). Например, хранить бумажные счета-фактуры в электронном виде.

Но когда компания выставляет часть счетов-фактур на бумаге, а часть электронно, в подшивках бумажных счетов-фактур будут хронологические пропуски.

Это естественно, ведь электронные счета-фактуры для хранения вы не печатаете. ФНС уточнила, что такие пропуски не являются нарушениями.

Специально фиксировать их в сшиве бумажных счетов-фактур не надо.

Почему нужно хранить счета-фактуры

Когда компания обнаружит, что из-за работника возник материальный ущерб, сразу задокументируйте факты, которые имеют к этому отношение. Составляйте все в письменной форме.

Это могут быть служебные, докладные записки, свидетельские показания, счета-фактуры, накладные, чеки. Подробно описывайте обстоятельства, указывайте время, дату, кто при этом присутствовал, что сделал работник и какие последствия его действий.

Также выясните, выполнял ли он при этом свои должностные обязанности и др.

Запросите письменные объяснения у работника, который причинил компании материальный ущерб (образец ниже). Это обязательное требование (ч. вторая ст. 247 ТК РФ). Трудовой кодекс не определяет, устно или письменно запрашивать объяснения.

Но чтобы подтвердить, что работодатель исполнил свою обязанность, делайте это письменно, отдельным запросом. В ответ сотрудник может все изложить в свободной форме, например в виде объяснительной записки. Если работник отказывался письменно комментировать инцидент, составьте акт.

Без объяснений сотрудника работодатель все равно может привлечь виновного к материальной ответственности. 

Скачать образец >>>

Старший перегонщик 16 октября 2017 г. в 10.00 отгружал с территории терминала товарный автомобиль «Форд Фокус» и обнаружил на нем повреждения. Об этом он написал в служебной записке руководителю. По камерам видеонаблюдения установили, что 10 октября 2017 г.

в 11.30 перегонщик Самойлов Иван Петрович на складе хранения товарных автомобилей перемещал автомобиль из одной зоны хранения в другую. Когда заезжал в ряд хранения и сдавал задним ходом, не заметил рядом другой автомобиль и повредил оба транспортных средства.

Руководитель изложил в докладной записке все, что ему стало известно, запросил объяснения от перегонщика Самойлова. В объяснительной записке тот написал, что о поврежденных товарных автомобилях не знает.

Как используются счета-фактуры в случае причинения материального ущерба

Чтобы сотрудник возместил компании ущерб, работодатель обязан провести проверку и установить размер и причину ущерба. Для проведения проверки работодатель может создать комиссию из специалистов разных отделов. Такая комиссия может действовать как на постоянной основе, так и собираться работодателем для каждого конкретного случая.

Издайте приказ по основной деятельности, которым определите состав комиссии, ее цель и обязанности (образец ниже). Установите сроки и в какой форме оформлять материалы проверки.

Если будете создавать отдельную комиссию для проверки каждого случая, то в приказе прописывайте проступок, который совершил работник, обстоятельства, время и момент, когда обнаружили случившееся, счета-фактуры и другие документы и основания, которые это подтверждают. 

Скачать образец >>>

Работодатель вправе не собирать комиссию, если размер материального ущерба можно установить на основании счетов-фактур и других документов. Например, если по вине сотрудника случилось ДТП, то работодатель определит ущерб по документам от страховой компании, которая ремонтировала транспортное средство.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211144-hranenie-schetov-faktur-17-m11

Как хранить счета фактуры

Как хранить счета-фактуры – свои экземпляры?

На бухгалтерских форумах нередко ведутся споры о том, как правильно хранить полученные от поставщиков счета-фактуры. Одни налогоплательщики утверждают, что эти налоговые документы следует хранить строго в хронологическом порядке отдельно от другой “первички”.

Другие с ними не соглашаются, считая, что гораздо удобнее скреплять счета-фактуры с оригиналами товарных накладных (актов выполненных работ).

Кто-то придерживается точки зрения, что хранить счета-фактуры нужно в той последовательности, в которой они отражаются в книге покупок, иной вариант — по каждому контрагенту отдельно. В общем, мнения по данному вопросу расходятся.

В настоящей статье рассмотрим порядок хранения счетов-фактур, предусмотренный нормативными документами, и выясним, существует ли ответственность за отступление от этих правил.

Анализируем “нормативку”

Единственным документом, которым устанавливается порядок хранения счетов-фактур, являются Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 (далее — Правила).

Настоящие Правила определяют порядок ведения покупателями и продавцами товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав — плательщиками НДС журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС, а также оформления дополнительных листов книги покупок и дополнительных листов книги продаж.

В частности, п. 1 ч. 1 Правил установлено: покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся, а продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, в которых хранятся их вторые экземпляры.

Данный пункт говорит о том, что полученные счета-фактуры (причем именно оригиналы) хранятся в журнале учета. Указаний на то, что вместе с ними подшивается другая “первичка”, нет и быть не может, так как цели составления этих документов различны.

Как известно, счет-фактура — документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Товарная накладная является основанием для принятия товаров (работ, услуг) на учет, а также для их списания в случае реализации (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие) ). Акт выполненных работ подтверждает затраты торговой организации в целях налогообложения. Вывод: счета-фактуры должны храниться отдельно от других документов.

Утверждены Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

Далее. Покупатели ведут учет счетов-фактур по мере их поступления от продавцов, а продавцы ведут учет счетов-фактур, выставленных покупателям, в хронологическом порядке (п. 2 Правил). И здесь все ясно: счета-фактуры от поставщиков должны храниться в той последовательности, в которой они поступают (или в которой отражены в журнале учета).

Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы — пронумерованы (п. 6 Правил).

Из данной формулировки не совсем понятно, что собой представляет журнал учета: то ли это некий реестр, в котором регистрируются (перечисляются) “входящие” счета-фактуры (и именно его надо прошнуровать и пронумеровать), то ли это и есть сами счета-фактуры, полученные от поставщиков. Отметим, что в ранее действующем Порядке ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС об этом говорилось конкретнее: счета-фактуры в журналах учета должны быть подшиты и пронумерованы. По мнению автора, с изменением формулировки суть не поменялась. И счета-фактуры с целью обеспечения их сохранности подлежат строгому учету (то есть должны быть пронумерованы и прошнурованы).

Утвержден Постановлением Правительства РФ от 29.07.1996 N 914. Утратил силу с 1 января 2001 г.

https://www.youtube.com/watch?v=iNNxOfWme0o

Других указаний о порядке хранения счетов-фактур в Правилах, равно как и в иных нормативных документах, нет.

Регистрируем и храним счета-фактуры по-новому

Разве что предусмотрен их минимальный срок хранения. Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлено общее требование к сроку, в течение которого налогоплательщик обязан обеспечивать сохранность данных налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, и этот срок равен четырем годам. Кроме того, п.

368 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения подтверждается, что срок хранения счета-фактуры равен четырем годам. Отметим, что для хранения книги покупок и книги продаж установлен иной срок — пять лет (п. п.

15, 27 Правил).

Источник: https://accountingsys.ru/kak-hranit-scheta-faktury/

Обязателен ли второй экземпляр счета-фактуры на отгрузку

Как хранить счета-фактуры – свои экземпляры?

Источник: журнал «Главбух»

Получив от покупателя предоплату, продавец должен исчислить с нее НДС. А после отгрузки он вправе поставить налог к вычету. Но для подтверждения такого вычета инспекторы требуют у поставщика счета-фактуры не только на аванс, но и на отгрузку (второй экземпляр счета-фактуры).

Между тем некоторые коллеги предпочитают вообще не распечатывать свои экземпляры счетов-фактур (см. результаты опроса, проведенного на сайте glavbukh.ru, см. ниже). Здесь кроется риск, если инспекторы затребуют эти документы, а директор к тому времени уже сменился. Подпись на распечатке за него никто не поставит.

А без нее инспекторы тоже могут посчитать, что счет-фактура на отгрузку отсутствует.

Мнение проверяющих

— Получая от покупателей предоплату, компания определяет налоговую базу по НДС дважды. Впервые — на день получения предоплаты. И второй раз — на день отгрузки товаров. Соответственно, у налогоплательщика должно быть как минимум два счета-фактуры. В момент получения аванса продавец выпишет документ не позднее пяти дней со дня перевода денег и зарегистрирует его в книге продаж (п.

3 ст. 168 НК РФ). После при отгрузке продавец примет к вычету НДС, уплаченный с аванса. Для этого компания зарегистрирует указанный счет-фактуру в книге покупок (п. 8 ст. 171, п. 6 ст. 172 НК РФ). А в книге продаж отразит уже новый счет-фактуру, который выпишет на дату отгрузки. Если компания сможет предъявить проверяющим оба документа, то проблем с вычетом авансового НДС не будет.

Анна Лозовая, ведущий советник отдела косвенных налогов Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Аргументы практиков

— Продавец вправе принять к вычету НДС, исчисленный с предоплаты, независимо от того, есть у него счет-фактура на отгрузку или нет. Ведь счет-фактура является основанием для вычета у покупателя (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Это вовсе не означает, что такой документ необходим и самому продавцу для вычета налога, который он уже исчислил и уплатил с аванса. В Налоговом кодексе РФ нет такого требования. И если продавец потерял счет-фактуру на отгрузку, то вычет он все равно вправе заявить.

Конечно, стоит учитывать, что такой подход может привести к спорам с налоговыми инспекторами.

Виктория Смирнова, руководитель департамента аудита АКГ «МЭФ-Аудит»

Совет от редакции

— Наиболее безопасный способ, конечно, — подтвердить исчисленный с аванса вычет НДС счетами-фактурами на отгрузку. Но если их нет, то можно ориентироваться на другие документы.

Тем более что инспекторы сами требуют помимо счетов-фактур еще и бухгалтерские регистры по счетам 62 и 68, накладные, акты выполненных работ, книгу продаж и т. д. По ним хорошо видно, что отгрузка состоялась. Значит, отказ в вычете является формальным.

Однако доказать инспекторам то, что их требования противоречат закону, компаниям нередко удается лишь в суде (постановление ФАС Московского округа от 20 февраля 2014 г. по делу № А40-41776/13-116-82).

Еще один важный момент — даты отгрузки и оформления счета-фактуры могут оказаться в разных кварталах. В таком случае вычет НДС с аванса, по нашему мнению, надо заявлять в периоде отгрузки. Но инспекторы могут утверждать, что в периоде выставления счета-фактуры. Поэтому по возможности избегайте такого несоответствия при оформлении документов.

Лина Ставицкая, эксперт журнала «Главбух»

Поступления в раздел «Горячая линия»

Ремонт основного средства Может ли ИО директора МУП быть внешним совместителем? Авансы в декларации по НДС. Расчет больничного в 2011г.

Прошлые работодатели ликвидированы Возмещение расходов связанных с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника расходы на снос здания О расходах при вахтовом методе Авансовый платеж при УСН для вновь созданной организации Неполная рабочая неделя для сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком. Доходы и расходы ИП Аренда у физлица.

Учет ОС при УСНО Передача бесплатных образцов покупателям Увольнение женщины с ребенком до 3-х лет за прогул Дата оприходования товара.

Лист 03 налог на прибыль Реализация основного средства Уменьшение налога на прибыль Погашение займа по договору цессии Компенсация за проезд НДФЛ Кто может заверить запись в трудовой книжке Снижение окладов Передача отходов сторонней организации ИП на ЕНВД лимит кассы Расчет отпуска доход у Правоприемника Расчет пособия.

Об НДФЛ с суточных Накладная Расчет отпускных Деятельность в сфере общественного питания Применение ККТ при ЕНВД Прием на работу иностранца ТТН К2 Налоговый агент по НДС Взнос в УК в виде основных средств. Учет. Возмещение затрат заказчиком. Бухучет. ОСНО. Налог на прибыль. Закрытие счета.

Сообщение в Пенсионный фонд РФ Возмещение НДС Увольнение сотрудника Реализация услуг под залог Путевки для сотрудников. Исправление ошибки Срок отпуска по уходу за ребенком Временное замещение Документы при расторжении трудового договора Периоды деления НДС НДФЛ аренда для сотрудника Взаимозависимые лицца Как платить НДС при импорте из Беларуси Перепланировка помещения Составление бухгалтерского баланса Оформление командировочного удостоверения штраф Вычет НДС Смена ОКАТО Договор с организацией на упрощенке ЭСМ-7-нужна ли форма? Факсимильная подпись Предоставление коммунальных услуг Реорганизации Уточненные декларации Уточненная декларация Журнал учета больничных Выплата зарплаты наследникам Расчеты по договору лизинга

Уплата штрафа, наложенного пожарной инспекцией Счет-фактура О взыскании взносов, штрафов, пеней Транспортный налог НДС при списании ГСМ. О консервации ОС Учет штрафов В каком периоде учитывать отпускные Аналитический учет Учет субсидии.

Представительские расходы стандартный налоговый вычет Стаж для расчета компенсации при увольнении Авторское вознаграждение Экспорт в страны Таможенного союза НДС при реализации автомобиля. ИП на ЕНВД Выполнение работ по ОКР Лизинг Заем под материнский капитал Амортизация неотделимых улучшений.

О выручке от реализации Расходы на нотариуса, на копирование документов транзитная торговля Отражение в бухучете штрафов Авансовый отчет Образцы договоров оказания услуг О расчете пособия по беременности и родам сертификат Контролируемые сделки Уведомление о применении УСН Нужно ли начислять НДС с полученного аванса, если он будет возвращен. Удержания из зарплаты по инициативе сотрудника Акциз при импорте Можно ли совмещать ЕНВД и ОСНО при розничной торговле. Поощрение, предоставленное покупателю Представление пояснений и расшифровки сумм дивидендов распределенных между акционерами Как подтвердить статус резидента РФ НДС выделенный в товарном чеке, без счета-фактуры. Работы или готовая продукция Выплаты по решению руководителя Право на применение пониженных тарифов страховых взносов Прием на работу сотрудника из Белоруcсии Исправление ошибок в бухучете Монтаж и эксплуатация основных средств Как вернуть выручку Задолженность Реклама на билетах. Отражение смены кредитора у должника Проводки по выплате дивидендов Входной НДС по автомобилю по договору лизинга Уведомление об открытии счета О кредит-ноте Контролируемые сделки Аренда автомобиля в командировке образец договора переработки на основе давальческого сырья Переоценка основных средств Зачет НДФЛ. купля-продажа золота Росфинмониторинг О восстановлении НДС при удержании с сотрудника затрат по его обучению Оплата больничного. Уход за больным членом семьи и болезнь сотрудника

Лом цветных металлов Об организации производства бетона Особенности налогового учета реализации отходов черных металлов Продажа самортизированного ОС Особенности участия организации в электронных торгах Учет расходов на ОСАГО Оприходования товара на забалансовый счет Оплата проезда за границу РФ Импорт товаров Необходимость подтверждения расходной части НДФЛ Расчет отпускных. Списание безнадежной дебиторской задолженности Амортизация Права учредителя Об изменениях условий контракта Покупка сертификата на продление гарантии по арендованному основному средству Пояснения в налоговую Подтверждающие документы Страховые взносы с 2014 для ИП на ОСНО О порядке увольнения по собственному желанию НДФЛ с суточных Поздравление в газете Рекламный ролик Применение ЕНВД Рефконтейнер Оплата проезда к месту учебного отпуска ОКОФ. Узел учета тепловой энергии. табель учета рабочего времени при сдельной оплате Продажа путевки за наличные. Уплата взносов в ФСС на травматизм и отчетность при отсутствии деятельности Перечисление НДФЛ Уплата НДФЛ обособленным подразделением Электронные счета-фактуры Стандартный налоговый вычет на ребенка Разъездной характер работы. Простое товарищество Предоставление беспроцентного займа Учет госпошлины Декларация по НДС Какое имущество облагается налогом у российских организаций Возврат предоплаты физ лицам за услуги Пени несвоевременная уплата НДФЛ Расчет больничного листа Договор займа УСН. Документооборот. Оформление отношений между заказчиком, исполнителем и подрядчиком Стоимость импортной партии Продажа ос амортизация сертификаты Налоговый агент торговля пивом Сдача имущества в аренду ОКОФ Оформление накладных Субсчет для отражения запчастей НДФЛ Передача матов на отвественное хранение без пересечения границы РФ Штрафные санкций за несвоевременную оплату НДФЛ Путевки сотрудникам Передача собственного векселя Пояснения о высокой доли вычетов Аренда Раздельный учет

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/46587-obyazatelen-li-vtoroy-ekzemplyar-scheta-faktury-na-otgruzku.html

Срок хранения счетов фактур

Как хранить счета-фактуры – свои экземпляры?

ГЛАВА 4. Уничтожение счетов-фактур

Счет-фактура является документом, служащим подтверждением применения правомерности получения вычета по НДС у покупателя и документом, подтверждающим правильность исчисления НДС к уплате в бюджет у продавца. В соответствии со статьей 23 НК РФ данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов должны храниться в течение четырех лет.

В Федеральном законе „О бухгалтерском учете“ установлен другой срок для первичных бухгалтерских документов. В соответствии со статьей 17 указанного закона такие документы должны храниться на предприятии в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Изучаем сроки хранения первичных учетных документов (Полухина М.)

Счет-фактура к первичным бухгалтерским документам не относится, поэтому в целях установления сроков хранения счетов-фактур применяются нормы Налогового кодекса РФ, то есть 4 года.ри

Кроме того, при соблюдении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 г (с изменениями и дополнениями от 27.10.2003 г.).

Если организацией не соблюдается порядок и сроки хранения учетных документов, то руководителя такой организации могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 рублей в соответствии со статьей 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

За нарушение архивного законодательства руководитель организации может быть привлечен к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа в размере от 300 до 500 рублей на основании статьи 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. Правилами ведения закреплен особый порядок хранения счетов-фактур. Счета-фактуры, полученные от поставщиков, хранятся в журналах полученных счетов-фактур.

Вторые экземпляры выставленных покупателям счетов-фактур хранятся в журнале выданных счетов-фактур. Хранить получаемые и выдаваемые в течение установленного законодательством срока можно как в самой организации, так и в архиве.

Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был оформлен.

Для хранения счетов-фактур, как и других налоговых и бухгалтерских документов необходимо отвести специальное помещение, в котором документы должны находиться в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли, сырости и солнечного света.

Если организация имеет небольшой объем документов, то хранение осуществляется силами организации, а документы обычно хранятся в бухгалтерии. Если же организация обладает значительным документооборотом, то имеет смысл создать архив как самостоятельное структурное подразделение.

Для работы архива целесообразно принять положение об архиве, утверждаемое руководителем организации, которое может содержать следующие основополагающие пункты: задачи и функции архива, состав хранимых документов, права и обязанности архива и т. д.

Документы на хранение в архив должны приниматься в виде подлинников.

В случае нецелесообразности создания собственного архива можно поручить заботы о хранении документов частной архивной организации, которые обладают специально оборудованными помещениями для хранения документов и несут ответственность за их сохранность и своевременное уничтожение.

Нужно отметить, что Налоговым кодексом предусмотрена ответственность за отсутствие счетов-фактур в размере 5000 рублей за один налоговый период на основании статьи 120, за несколько налоговых периодов – в размере 15000 рублей.

Также, Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщика предоставлять соответствующие документы по требованию в налоговые органы.

В случае непредоставления сведений в налоговые органы на организацию может быть наложен штраф в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ на основании статьи 126.

Счета-фактуры с истекшим сроком хранения можно уничтожить. Прежде всего руководитель организации, в которой имеется архив, должен назначить приказом экспертную комиссию в составе не менее 3 человек.

Такие рекомендации даются в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

В ее состав обычно включается работник архива и руководитель того подразделения, чьи документы подлежат уничтожению, а также руководящий работник организации, в чьем подчинении находится архивный отдел.

Ниже приводится примерная форма приказа:

Экспертная комиссия на основании служебных записок руководителей подразделений, например, главного бухгалтера об уведомлении истечения срока хранения по счетам-фактурам за 2001 г.

с приложением списка дел в разрезе наименования документов, количества дел, года завершения в делопроизводстве и срока хранения по номенклатуре дел, может составить акт в данном случае с датой не ранее 1 января 2006 г.

На основании служебной записки экспертная комиссия принимает решение, фиксируемое в протоколе, о подготовке акта о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек.

При составлении данного акта можно воспользоваться формой, приведенной в приложении 4 к Основным правилам:

Необходимо учесть, что выделенные к уничтожению документы, в дальнейшем использовать нельзя, поэтому после утверждения данного акта необходимо составить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Данный акт составляется в том случае, если организация самостоятельно уничтожает документы.

Также организация может поручить уничтожить документы специализированной организации, занимающейся переработкой вторичного сырья. Для этого оформляется приемо-сдаточная накладная, в которой указывается дата, количество и вес сдаваемой макулатуры. Денежные средства, поступившие за сданную макулатуру, учитываются в операционных расходах организации на счете 91.1.

На практике может возникнуть ситуация, когда уничтожаются счета-фактуры по причинам, независящим от воли организации, например, вследствие пожара или хищения.

В соответствии с п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 г. № 105 главный бухгалтер обеспечивает сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив. На основании п.6.2.

указанного Положения документы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и должны быть переплетены.

Выдача первичных документов из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя организации или главного бухгалтера (п. 6.6 Положения).

При несоблюдении данных требований к хранению документов в случае их утраты к организации может быть применена ответственность за совершение налоговых правонарушений. На основании п.6.

8 Положения в случае пропажи или гибели документов руководитель организации должен назначить приказом комиссию по расследованию причин утраты документов. По результатам работы комиссии оформляется акт, утверждаемый руководителем организации.

При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, которые подтверждают причину утраты документов соответствующей справкой.

Кроме того, при выявлении фактов хищения, а также в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций Закон № 129-ФЗ в соответствии с п. 2 ст. 12 обязывает провести инвентаризацию, по результатам которой составляется опись утраченных или поврежденных документов.

После проведения вышеуказанных процедур необходимо письменно уведомить налоговые органы о факте потери или уничтожения документации с приложением копий справок соответствующих органов и перечня утраченных документов.

Необходимо отметить, что на этом действия налогоплательщика не должны заканчиваться, так как следует предпринять меры по восстановлению утраченных документов с той целью, что при проведении проверки налоговые органы могут попытаться определить суммы налогов расчетным путем в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ. А такой метод может привести к тому, что не все полученные и уничтоженные счета-фактуры удастся подтвердить у контрагентов, что приведет к доначислению налога, пеней и штрафов.

Каждому документу свой срок хранения

Такой порядок оформления потребуется при передаче Журнала в налоговую инспекцию, в случаях, предусмотренных в НК РФ (например, в порядке ст. 93 НК РФ). Журнал следует хранить в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п.

13 «Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур…», утвержденных Постановлением № 1137). При регистрации счетов-фактур в Журнале предусмотрен код способа выставления счетов-фактур (графа 3). Для документов на бумажном носителе этот код – 1, в электронном виде – 2.

Продавец должен регистрировать счета-фактуры по дате их выставления, а покупатель – по дате получения. В регистрации электронных счетов-фактур есть особенность.

Какой срок хранения счетов-фактур?

Важно

Источник: https://obd2bluetooth.ru/srok-hranenija-schetov-faktur/

Что нужно знать бухгалтеру о новых правилах хранения документов по НДС

Как хранить счета-фактуры – свои экземпляры?

В порядок ведения счетов-фактур (постановление № 1137) внесены изменения. Поправки ввело постановление от 19.08.2017 № 981. Как следует хранить документы, связанные с НДС, с учетом этих изменений? Об этом — в сегодняшнем материале.

Изменение порядка хранения

Правила заполнения счетов-фактур являются Приложением № 1 к постановлению № 1137. Теперь они пополнились двумя новыми пунктами — 10 и 11.

Эти пункты практически полностью дублируют утратившие силу пункты 14 и 15 Приложения № 3 к упомянутому постановлению, в котором изложены правила ведения журнала учета счетов-фактур. Но есть и отличия.

Так, в пункте 11 Правил заполнения счетов-фактур сказано не только о документах, на основе которых заполняется журнал их учета, но и от тех, на основе которых составляются книги покупок и продаж.

Хранить счета-фактуры, подтверждения оператора об их принятии, извещения покупателей о получении документов следует в хронологическом порядке. Это относится как к первично выставленным документам, так и к корректировочным и исправленным счетам-фактурам.

Такой порядок означает, что документы следует хранить по дате выставления или по дате составления, если они не подлежат передаче покупателю. В отношении извещений оператора и подтверждений покупателей учитывается дата получения таких документов.

Хронологический порядок не относится к счетам-фактурам, которые выставляются в электронном виде. Это связано с тем, что налогоплательщик не обязан их распечатывать и хранить на бумаге. Если он выставил часть счетов-фактур в электронном виде, то хронологические пропуски в подшивке бумажных документов он заполнять не должен.

Журнал учета счетов-фактур, книги покупок и продаж, а также дополнительные листы к этим регистрам следует хранить не менее 4 лет с даты последней записи. Это относится к документам, составленным как на бумаге, так и в электронном виде.

Какие еще документы следует хранить в указанном порядке

В упомянутом порядке необходимо хранить массу другой бухгалтерской «первички», которая так или иначе связана с расчетом НДС.

Документы, полученные налогоплательщиком от контрагентов, но выставленные третьим лицом. В ряде случаев компания должна хранить счета-фактуры, которые выставлены не ей. Вот эти ситуации:

  1. Комиссионер приобретает для комитента товары и получает от продавца счет-фактуру. Копия документа передается комитенту.
  2. Застройщик (или заказчик-застройщик) ведет строительные работы для инвестора. Счета-фактуры выставляются продавцами товаров, работ и услуг застройщику, а тот передает их копии инвестору.
  3. Экспедитор осуществляет свою деятельность для клиента и получает счета-фактуры от продавцов товаров, работ и услуг. Копии документов он передает клиенту.

Во всех указанных случаях счета-фактуры передаются налогоплательщику (комитенту, инвестору, клиенту) в виде копий, заверенных в установленном порядке. Если посредник получал счета-фактуры в электронном виде, то в том же виде они передаются получателю и хранятся им. Речь идет как о первично выставленных счетах-фактурах, так и о корректировочных и исправленных.

Документы, полученные в связи с международной торговлей. В отношении ввезенных товаров это: таможенные декларации, платежные документы, в которых отражена уплата НДС.

В отношении товаров, которые были ввезены из стран Таможенного союза это: заявление о ввозе и уплате косвенных налогов, платежные документы, подтверждающие уплату НДС.

Хранению подлежат оригиналы документов или их копии.

Полученные бланки строгой отчетности. Их необходимо хранить в том случае, если по ним производился вычет НДС. Это БСО, подтверждающие расходы на наем жилого помещения командировочным лицом и услуги перевозки к месту командировки.

Переданные либо полученные документы, сопровождающие передачу имущества. Они оформляются при передаче ОС, НМА, прочего имущества либо имущественных прав. Подлежат хранению в том случае, если в них указаны суммы восстановленного НДС.

Прочие документы. Также следует хранить следующие первичные документы:

  • полученные налогоплательщиком и подтверждающие уменьшение стоимости приобретенных им товаров (работ, услуг) в целях восстановления НДС;
  • прочую «первичку», содержащую сводные данные за определенный период, которые необходимо регистрировать в книге продаж (например, бухгалтерскую справку-расчет для восстановления суммы НДС в отношении приобретенных/возведенных основных средств).

Источник: http://KonturSverka.ru/stati/chto-nuzhno-znat-buxgalteru-o-novyx-pravilax-xraneniya-dokumentov-po-nds

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.