Какие ошибки превращают УПД в бумажку

Универсальный передаточный документ (УПД)

УПД — это универсальный передаточный документ. Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Какие документы заменяет УПД?

На бумаге его можно использовать вместо:

• пакета «счет-фактура + первичный документ»;
• первичного документа.

В электронном виде — вместо:

• пакета «счет-фактура + первичный документ»;
• первичного документа;
• счета-фактуры.

Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и схемы документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.

2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Когда можно применять УПД?

УПД действует с октября 2013 года, его ввело и узаконило письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. С тех пор этим документом можно пользоваться.

УПД можно оформить:

• поставку товаров, услуг или работ;
• передачу имущественных прав.

Бумажный УПД

Его форму также рекомендует письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Образец заполнения универсального передаточного документа (УПД)

УПД (универсальный передаточный документ) образец заполнения — лист 1

УПД (универсальный передаточный документ) образец заполнения — лист 2

Скачайте бланк формы УПД в excel

Статус УПД показывает, какое у него назначение:

1 — счет-фактура + акт;

2 — первичный документ.

В статусе 1 УПД со стороны продавца подписывает сотрудник, ответственный за подпись счетов-фактур, накладных и актов. В статусе 2 — сотрудник, который отвечает за подпись первичных документов.

В обоих статусах со стороны покупателя УПД подписывает уполномоченное лицо, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Электронный УПД

Действует с 07.05.2021, ему открыл дорогу Приказ ФНС от 24.03.2021 № ММВ-7-15/155@. Применяется шире, чем бумажный:

• как счет-фактура (СЧФ);
• как универсальный передаточный документ (СЧФДОП);
• как первичный документ, например, накладная или акт (ДОП).

Если это УПД (СЧФДОП) или акт (ДОП), то документу требуется подпись получателя, поэтому он представляет собой два связанных файла: с данными продавца и с данными покупателя (п. 2.10 Приказа Минфина № 174н).

Если это счет-фактура (СЧФ) — он не требует подписи получателя, поэтому это один файл обмена с информацией продавца.

Скачать пример XML-файла

Если это СЧФ

Поля, которые в нем необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

1. порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
2. название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
3. названия и адреса отправителя и получателя груза;
4. номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
5. состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
6. количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
7. цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
8. стоимость поставки или имущественных прав без налога;
9. акциз, где это необходимо;
10. налоговая ставка;
11. налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
12. стоимость поставки с учетом налога;
13. страна происхождения товара;
14. номер таможенной декларации;
15. код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Если это ДОП

В нем обязательно заполнить поля, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

1. название документа;
2. число, месяц, год его создания;
3. экономический субъект, который сформировал документ;
4. суть сделки;
5. сумма или объем поставки;
6. ФИО и подписи ответственных лиц.

Если это УПД (СЧФДОП)

В нем должны быть все сведения, перечисленные выше.

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

• Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
• Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
• Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Для всех типов документов

• Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
• Сведения об участниках сделки содержат поля:

• код ОКПО;
• структурное подразделение;
• информация для участника документооборота;
• для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
• адрес;
• контактные сведения (номер телефона, e-mail);
• банковские реквизиты.

• Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

5 и 6 — если подписывается УПД (СЧФДОП).

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1 — сотрудник продавца; 2 — сотрудник организации, составившей файл продавца; 3 — сотрудник иной уполномоченной организации;

4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает УПД: ФЛ, ИП или представитель ЮЛ. Для ФЛ обязательны к заполнению лишь ФИ, для ИП — ИНН, ФИ, а для представителя ЮЛ — ИН ЮЛ, должность и ФИ.

Подписантов может быть несколько.

Источник: //www.diadoc.ru/docs/upd

Какие ошибки превращают УПД в бумажку

Форму универсального передаточного документа разработала ФНС (см. Письмо № ММВ-20-3/96@). Фактически – это счет-фактура, дополненный реквизитами первичных учетных документов.

В Приложении № 2 к указанному Письму ФНС приведен перечень операций, для которых рекомендована эта форма УПД. Обратите внимание, компании не обязаны ее использовать. Организация может самостоятельно разработать аналогичный документ и вправе вносить в форму дополнительные столбцы (Письмо ФНС от 24.01.2014 г. № ЕД-4-15/1121@).

На заметку

Фактически УПД представляет собой счет-фактуру, дополненную реквизитами первичных учетных документов.

Разработанную ФНС форму УПД можно применять как единый документ для целей бухгалтерского и налогового учета, в том числе для обозначения НДС. В этом случае в ячейке «Статус» нужно поставить цифру «1».

Дальше необходимо заполнить все реквизиты бумаги, в том числе данные счета-фактуры и передаточного документа (Приложение № 2 к Письму № ММВ-20-3/96@). В такой ситуации выставлять отдельный счет-фактуру не нужно.

Второй вариант применения УПД – как первичный учетный документ. В этом случае в ячейке «Статус» нужно поставить цифру «2».

ФНС в вышеназванном Письме разъяснила, что показатель статуса бумаги носит информационный характер. А вот фактический статус УПД определяется наличием либо отсутствием в нем всех необходимых показателей, установленных Законом № 402-ФЗ и пунктами 5, 6 статьи 169 НК РФ (Приложение № 4 к Письму ФНС № ММВ-20-3/96@).

Имейте в виду, компаниям на УСН и ЕСХН, чтобы избежать необходимости уплаты НДС со стоимости реализуемых товаров, не нужно в УПД заполнять реквизиты, которые расположены в поле счета-фактуры.

Зарегистрировано

Согласно пункту 2 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137, регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникло налоговое обязательство, то есть в момент определения базы в соответствии с пунктом 1 статьи 167 Кодекса.

В Письме от 21 апреля 2014 года № ГД-4-3/7593 ФНС разъяснила, что УПД нужно регистрировать в книге продаж за тот налоговый период, в котором была произведена отгрузка товаров (работ, услуг). К примеру, она состоялась в марте, значит УПД необходимо регистрировать за первый квартал.

УПД нужно регистрировать в книге продаж за тот налоговый период, в котором была произведена отгрузка товаров (работ, услуг)…

В этой ситуации организация, которая не использует электронные документы, факт отгрузки и выставления счета-фактуры может подтвердить любыми оставшимися у нее бумагами, в которых зафиксирован факт выбытия материальных ценностей от ответственного лица.

Для этой цели подойдут складские документы по учету ценностей в увязке с транспортными накладными, документами по учету путевых листов или их копиями (в том числе на электронном носителе), а также бумаги, подтверждающие передачу двух экземпляров УПД в адрес покупателя, например, реестры товаросопроводительных документов, расписки курьеров, описи вложений в почтовые отправления и т.п.

Исправленному верить

В Письме № ГД-4-3/7593 ФНС разъяснила, что исправленный счет-фактура (УПД) регистрируется покупателем в книге покупок. Соответственно, в этом случае суммы НДС предъявляются к вычету в том периоде, в котором получен исправленный документ.

При этом необходимо соблюсти и иные условия, предусмотренные главой 21 Налогового кодекса.

Если покупатель до внесения продавцом исправлений в счет-фактуру (УПД) зарегистрировал его в книге покупок и принял сумму налога к вычету, то первому следует внести соответствующие изменения в указанную книгу в порядке, установленном пунктом 9 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС (утверждены постановлением Правительства РФ № 1137). Служба разъяснила, что при регистрации исправленного универсального передаточного документа в книге продаж продавцу необходимо руководствоваться порядком, установленным пунктом 11 указанных Правил.

Упрощенный вариант

В Письме от 5 марта 2014 года № ГД-4- 3/3987 ФНС уточнила, что УПД является документом, который можно использовать для подтверждения затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль Согласно положениям пункта 3 статьи 346.5 и пункта 2 статьи 346.16 НК РФ, расходы, учитываемые в целях налогообложения ЕСХН и налогом, уплачиваемым при применении УСН, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 Кодекса.

Электронный документ

В Письме от 30 мая 2014 года № ГД-4- 3/10380@ ФНС разъяснила, что пунктом 7 раздела 4 Дорожной карты «Совершенствование налогового администрирования», утвержденной распоряжением Правительства РФ от 10 февраля 2014 года № 162-р, предусмотрено стимулирование перехода на электронный документооборот. Для этого разрабатывается формат УПД. При этом учитывается, что универсальный передаточный документ со статусом «1» содержит реквизиты, относящиеся к счету-фактуре, и дополняется данными, установленными в качестве обязательных для первичных бумаг статьей 9 Закона № 402-ФЗ.

Служба уточнила, что данные, имеющие отношение к информации первичного учетного документа, сформированные отдельно от счета-фактуры, будут однозначно ссылаться на информацию, находящуюся в формате последнего, а значит вносить изменения в нормативные акты, регулирующие составление и обмен электронными документами, не потребуется.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде не находится в компетенции компаний и предпринимателей. Поэтому при формировании УПД со статусом «1» можно самостоятельно согласовывать только порядок расположения и размерность показателей в части, которая относится к первичке.

При этом, согласно статьям 80 и 93 НК РФ, первичные документы и счета-фактуры можно передать в электронном виде по ТКС в налоговый орган только по установленным форматам. ФНС также сделала ссылку на Письмо Минфина от 26 августа 2011 года № 03-03-06/1/521, в нем определен порядок представления в инспекцию электронных документов, формат которых не установлен.

Вероника Позднякова, для журнала «Расчет»

Источник: Бухгалтерия.ру

Источник: //otchetonline.ru/pomoshh-buxgalteru/buhuchet/40883-kakie-oshibki-prevraschayut-upd-v-bumazhku.html

Какие ошибки в УПД безопаснее исправить, чтобы сохранить вычеты

Чем поможет эта статья: Выбрать наиболее удобный способ исправления УПД. От чего убережет: От претензий налоговиков к оформлению документов и вычетам НДС.

Важная детальКогда поставщик выставляет УПД как счет-фактуру, объединенный с первичкой, в поле статус должна стоять цифра 1. А когда только как первичку — 2. В статье идет речь про первый случай.

Спустя год после появления универсального передаточного документа (УПД) представители ФНС России выпустили обширные разъяснения о том, как исправлять ошибки в этом документе. В письме от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86 чиновники привели сразу несколько вариантов исправления в зависимости от характера ошибки.

Способ исправления зависит от того, в каком именно реквизите допущен недочет и мешает ли он заявить вычеты НДС. Письмо ФНС России согласовано с Минфином России и размещено на сайте nalog.ru как обязательное для инспекторов. А значит, организации могут без риска пользоваться подсказками налоговиков. Образец исправленного УПД с учетом рекомендаций налоговиков представлен ниже.

В этом образце цифрами отмечены важные реквизиты исправленного документа.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Excel >>

В статье вы найдете три ситуации, когда нужно исправить УПД, выставленный взамен обоих документов: счета-фактуры на отгрузку и первички. То есть когда в поле «Статус» универсального документа стоит значение 1. А порядок действий для случая, когда поставщик выставляет покупателю УПД только в качестве первичного документа (то есть со статусом 2), можно посмотреть в таблице ниже.

Как исправить УПД

Статус УПД	В каких строках или графах ошибка	Что за ошибка	Способ исправления
Счет-фактура первичка	В данных счета-фактуры (строки 1–7, графы 1–11, подписи руководителя и главного бухгалтера)	Существенные ошибки, то есть те, что мешают определить поставщика, покупателя, наименование и стоимость товаров, ставку, сумму налога. Например, неверный ИНН покупателя или цена товаров	Составить новые экземпляры УПД с правильными данными и заполненной строкой 1а. В поле «Статус» нужно указать значение 1
Несущественные ошибки, то есть те, которые не мешают определить поставщика, покупателя, наименование и стоимость товаров, ставку, сумму налога. Например, ошибки в данных грузоотправителя, грузополучателя, единице измерения	Такие недочеты ФНС предлагает либо совсем не корректировать, либо составлять исправленный УПД со статусом 2. Но для покупателя безопаснее, чтобы поставщик ставил статус 1
В показателях первички (графы А, Б, строки 8–19)	Любые ошибки. Например, неверные реквизиты договора поставки	Способ 1. Составить новые экземпляры с правильными данными, заполненной строкой 1а и статусом 2. Способ 2. Зачеркнуть неверные данные, указать правильные, поставить дату исправления, подписи и Ф. И.О. ответственных работников
Первичка	В любых реквизитах

Ситуация № 1. В части счета-фактуры обнаружили существенную ошибку

Как исправить: составить новый УПД с правильными данными и заполненной строкой 1а. В поле «Статус» указать 1 (1).

В универсальном передаточном документе продавец может допустить ошибку в строках 1–7 и графах 1–11. Эти строки и графы относятся к «счет-фактурной» части УПД.

А в счете-фактуре требуется исправлять недочеты, которые мешают налоговикам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, ставку и сумму НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Чиновники считают, что к таким недочетам относятся, в частности, арифметические ошибки в стоимости товара (письмо Минфина России от 18 сентября 2014 г. № 03-07-09/46708, см. также статью «Арифметическая ошибка в счете-фактуре препятствует вычетам НДС»).

Универсальный корректировочный документ и еще почти 6000 бланков

glavbukh.ru/ko

При исправлении таких ошибок в универсальном передаточном документе ФНС России рекомендует ориентироваться на правила, действующие для счетов-фактур (приложение № 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86). Это означает, что для исправления существенной ошибки поставщик должен составить новый УПД. В строке 1а указать дату и номер исправления (3).

Но дату и номер в строке 1 написать как в исходном документе (2). В остальных реквизитах необходимо привести правильные данные (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). А в поле «Статус» поставить 1.

Это будет означать, что компания оформила исправленный документ, который выполняет одновременно функции счета-фактуры и первички.

Подписать исправленный УПД должны те же сотрудники, которые визировали первоначальный вариант. Значит, понадобятся автографы как от поставщика, так и от покупателя (4).

Исправленный УПД покупателю надо отразить в книге покупок за тот квартал, в котором этот документ поступил от поставщика. При этом запись по первоначальному УПД нужно аннулировать в книге покупок.

Или в доплисте к книге покупок, если исходный УПД зарегистрирован в предыдущем квартале.

Поэтому если компания получила первичный и исправленный УПД в разных кварталах, то потребуется доплатить налог и пени.

Теперь, чтобы скорректировать УПД, можно воспользоваться универсальным корректировочным документом (УКД). Его официальная форма приведена в письме ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86.

Этот документ заменяет обычный корректировочный счет-фактуру и первичный документ на изменение стоимости отгруженных товаров, выполненных работ или оказанных услуг. Например, УКД может выписывать поставщик, который предоставляет покупателям скидки на отгруженные товары. Другой пример — оформление недопоставки товаров.

Подробно о том, в каких ситуациях использовать новый корректировочный документ, как его заполнять и регистрировать в книге продаж и книге покупок, мы расскажем в следующем номере журнала «Главбух».

Ситуация № 2. В части счета-фактуры обнаружили несущественную ошибку

Как исправить: такую ошибку можно не исправлять. Но если покупатель хочет перестраховаться, можно попросить у поставщика, чтобы он оформил новый УПД со статусом 2.

Поставщик не обязан исправлять в счете-фактуре ошибки, которые не мешают налоговикам идентифицировать продавца и покупателя, название и стоимость товаров, ставку и сумму налога (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением № 1137). К примеру, когда вместо заглавных букв в названии компании стоят строчные.

Но если поставщик все же решил уточнить какие-то реквизиты (например, номер таможенной декларации, реквизиты платежки и т. п.), то он вправе это сделать. Для этого ФНС России рекомендует составить исправленный УПД со статусом 2. По мнению налоговиков, такой статус в документе будет показывать, что поставщик исправил в реквизитах, относящихся к счету-фактуре, некритичную ошибку.

То есть неточность, которая в любом случае не лишает покупателя права на вычет.

При этом ФНС разрешает оставить пустыми строки «счет-фактурной» части «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер». А также не регистрировать документ в книге продаж, книге покупок и журнале учета счетов-фактур.

На первый взгляд это выгодно для покупателей. Получается, что, даже если поставщик исправит универсальный документ в следующем квартале, покупателю не нужно будет аннулировать вычет НДС по первоначальному УПД и заявлять его в периоде, когда получен исправленный.

Но мы считаем, что покупателю безопаснее запросить у поставщика исправленный УПД со статусом 1 и зарегистрировать его в книге покупок за тот квартал, в котором получен этот документ. А в книге покупок, в которой был зарегистрирован исходный экземпляр, аннулировать соответствующую запись.

Другими словами, безопаснее перенести вычет на тот период, в котором компания получила УПД уже без ошибок. Для этого есть две причины.

Во-первых, на практике не всегда можно четко разграничить существенные и несущественные ошибки в счете-фактуре. Пользуясь этим, налоговики порой даже из-за мелких недочетов в реквизитах счета-фактуры снимают вычеты НДС.

Например, специалисты ФНС России в новом разъяснении привели в качестве примера несущественной ошибки погрешности в номере таможенной декларации (приложение № 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86). Но на практике инспекторы нередко из-за подобных недочетов отказывают в вычетах.

Тогда компаниям удается добиться вычетов только через суд (постановление ФАС Московского округа от 28 февраля 2013 г. по делу № А40-56451/12-20-314).

Другой пример — реквизиты платежки в строке 5 УПД. Если эти данные не указаны или заполнены с ошибками, инспекторы иногда отказывают в вычете. Причем не только покупателям, но и поставщикам, заявляющим вычет авансового НДС после отгрузки товара (постановление ФАС Поволжского округа от 22 ноября 2012 г. по делу № А55-2958/2012).

Во-вторых, некоторые ошибки в счете-фактуре хотя формально и не мешают вычету, могут подтолкнуть проверяющих к мысли о недостоверности данных о сделке. Например, если обнаружится, что в УПД приведены неверные реквизиты грузоотправителя и грузополучателя, для налоговиков это может стать признаком нереальности поставки товаров.

Ситуация № 3. В части первички обнаружили любую ошибку

Как исправить: Два способа на ваше усмотрение. Первый — составить новый УПД. Второй — зачеркнуть неверные данные и рядом написать правильные.

В законодательстве также нет четких правил исправления ошибок в части реквизитов первички, то есть в графах А, Б или строках 8–19.

Есть лишь норма о том, что в первичном документе нужно ставить дату исправления и подписи ответственных работников с расшифровкой (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Налоговики в письме № ММВ-20-15/86 предложили два способа исправления ошибок в показателях УПД, которые относятся к первичке. Компания может использовать любой из них.

Первый способ. Исправлять «первичную» часть УПД можно так же, как и «счет-фактурную». То есть поставщик может оформить новый экземпляр документа и привести в нем заново все данные, но уже без ошибок. При этом в поле «Статус» универсального документа нужно указать значение 2.

Второй способ. Можно зачеркнуть неверные данные в универсальном передаточном документе, рядом указать правильные, поставить дату исправления, а также подписи работников с расшифровкой.

Первый вариант исправления УПД по оформлению удобнее и для поставщика, и для покупателя. Продавец сможет исправлять УПД единым способом независимо от того, относится ошибочный реквизит к счету-фактуре или первичке. Значит, не будет путаницы.

Важная детальНедочеты в реквизитах УПД, которые относятся к первичке, удобнее исправлять как счет-фактуру. То есть оформлять новый экземпляр документа с правильными данными.

При втором варианте, когда внесены точечные исправления, бывает сложно разобраться, особенно если исправлений много. Да и покупатель должен передать поставщику свой экземпляр документа.

Но если вы с контрагентом договоритесь именно о таком варианте, то посмотрите на образце, представленном ниже, как правильно сделать исправительную запись.

Важная детальЕсли ошибки в УПД относятся к реквизитам первички, можно зачеркнуть неверные данные, указать правильные, поставить дату исправления и подпись ответственного сорудника.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Excel >>

В аналогичном порядке необходимо исправлять УПД, который компании используют только как первичный документ (со статусом 2), а не как «счет-фактуру первичку» (со статусом 1). То есть можно выбрать — составить новые экземпляры УПД с правильными показателями или же вручную исправить данные этого документа.

1 Если ошибка в УПД связана с реквизитами счета-фактуры, нужно выставить новые экземпляры этого документа.

2 Налоговики разрешили исправлять недочеты в показателях УПД, относящихся к первичке, так же, как ошибки в счетах-фактурах.

Дополнительно про универсальный передаточный документ

Статьи: «Какие условия прописать в договорах, чтобы вам было проще работать с универсальным документом» («Главбух» № 23, 2013); «Как сохранить вычеты и расходы, если поставщик объединил счет-фактуру и накладную» («Главбух» № 11, 2014).

Документ: письмо ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.

Компания указала в строке 8 универсального передаточного документа неверные реквизиты договора оказания услуг. Может ли бухгалтер выписать новые экземпляры УПД с правильными данными?Да, поскольку УПД можно исправлять так же, как счета-фактуры.Нет, нужно зачеркнуть данные в строке 8 и указать правильные показатели.Налоговики считают, что организация вправе исправлять ошибки в УПД, которые относятся к первичке, по правилам, действующим для счетов-фактур (приложение № 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86).

Источник: //www.gazeta-unp.ru/articles/42853-qqgb-16-m3-kakie-oshibki-vupd-bezopasnee-ispravit-chtobysohranit-vychety

Как исправить ошибки в универсальном передаточном документе: рекомендации ФНС России

Как исправить ошибки в универсальном передаточном документе: рекомендации ФНС России Денис Покшан, 31 октября 2014 31 октября 2014

Как поступить, если в универсальном передаточном документе (УПД) допущена ошибка? Нужно ли составлять новый документ или можно внести исправления ошибочный? Не повлекут ли исправления проблемы с налоговыми вычетами? На эти и другие вопросы ФНС России ответила в письме от 17.10.14 № ММВ-20-15/86@.

Рекомендованная форма универсального передаточного документа (далее — УПД) приведена в Письме ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ (см.

«Счет-фактуру и накладную можно заменить универсальным передаточным документом»).

По сути, форма — это счет-фактура, который дополнен реквизитами первичного учетного документа, подтверждающего передачу товарно-материальных ценностей (имущественных прав), сдачу-приемку работ (услуг).

Напомним, что УПД может применяться:

• либо как единый документ, в котором заполнены все реквизиты счета-фактуры и первичного документа (статус «1»);
• либо как первичный учетный документ  (статус «2»).

Однако допущенная в УПД ошибка может повлечь за собой проблемы, например, с получением налоговых вычетов по НДС или в признании расходов по налогу прибыль. О том, как правильно вносить исправления в УПД налоговики и сообщили в письме от 17.10.14 № ММВ-20-15/86@ (Приложение № 7).

От чего зависит порядок исправления

Из рекомендаций ФНС России можно сделать вывод, что порядок исправления УПД  зависит от двух факторов: 1. От статуса документа: «1» или «2» (имеет значение, в каких именно показателях допущена ошибка: в показателях счета-фактуры или первичного документа);

2. Помешают ли налоговикам ошибки в части счета-фактуры идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг, имущественных прав), их стоимость, налоговую ставку, сумму налога, предъявленную покупателю (в силу п. 2 ст. 169 НК РФ такие ошибки влекут отказ в принятии «входящего» НДС к вычету).

В зависимости от сочетания этих факторов налоговики рекомендуют придерживаться различных подходов к исправлению ошибок.

Обратите внимание
Универсальный корректировочный документ, рекомендованный письмом ФНС России от 17.10.14 № ММВ-20-15/86@ (Приложение № 1) не предназначен для исправления ошибок, которые допущены продавцом в документах, сопровождающих отгрузку (УПД, первичного учетного документа и счета-фактуры).

Он применяется в случае, когда стороны после отгрузки договорились об изменении стоимости отгруженного товара (например, если при приемке товара выяснилось, что до покупателя дошло меньше товара, чем указано в отгрузочных документах) Подробнее см.

«Универсальный корректировочный документ: разбираемся с применением и заполнением»).

Исправление УПД со статусом «1»

Ситуация 1.
Продавец допустил ошибки в показателях счета-фактуры и первичного учетного документа. Причем, в части счета-фактуры ошибки касаются стоимости товаров и суммы налога, предъявленной покупателю (то есть, ошибки, которые в силу п. 2 ст. 169 НК РФ могут повлечь отказ в принятии вычета по НДС).

Решение.
Составьте новый УПД со статусом «1» по правилам, которые определены пунктом 7 раздела II приложения № 1 к постановлению правительства РФ от 26.12.11 № 1137, далее — Постановление № 1137 (см. также «Инструкция по заполнению счетов-фактур» и «Инструкция по оформлению корректировочных счетов-фактур»);

• сохраните номер и дату, которые были присвоены УПД до внесения исправлений (строка (1));
• заполните строку (1а), в которой укажите порядковый номер исправления и дату исправления;
• в новый экземпляр УПД перенесите все показатели, которые не требуют уточнения. При этом дополните исправленный экземпляр новыми сведениями (которые прежде не были заполнены) или уточните (измените) показатели по необходимым позициям;
• подпишите новый УПД в том же порядке, в каком был подписан ошибочный документ.

Дополнительно продавцу и покупателю имеет смысл обратить внимание на следующие разъяснения налоговиков, содержащиеся в письме ФНС России от 21.04.14 № ГД-4-3/7593:

• исправленный УПД регистрируется покупателем в книге покупок и, соответственно, суммы НДС предъявляются покупателем к вычету в том налоговом периоде, в котором получен исправленный УПД;
• если покупатель до внесения продавцом исправлений в УПД зарегистрировал его в книге покупок и принял сумму НДС к вычету, то покупателю следует внести соответствующие изменения в книгу покупок (п. 9 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, утв. Постановлением № 1137).
• при регистрации исправленного УПД в книге продаж продавцу необходимо руководствоваться порядком, установленным п. 11 правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, утвержденных Постановлением № 1137.

Ситуация 2.
Продавец допустил ошибки в показателях счета-фактуры и (или) одновременно в первичном учетном документе. При этом неточности не помешают принять НДС к вычету.

В разделе счета-фактуры продавец попросту желает уточнить некоторые показатели факта хозяйственной жизни (уточнить реквизиты грузоотправителя, грузополучателя, номер платежно-расчетного документа, номер таможенной декларации и др.).

Решение.
Указанные ошибки (несмотря на то, что они находятся в поле счета-фактуры) не являются основанием для отказа в принятии НДС к вычету (п. 2 ст. 169 НК РФ). Но если уточнения необходимо внести, то рекомендуется составить новый исправленный экземпляр УПД. Для этого:

• сохраните номер и дату, которые были присвоены УПД до внесения исправлений (строка (1));
• заполните строку (1а), указав там порядковый номер исправления и дату исправления;
• перенесите все показатели из экземпляра, составленного до внесения исправлений, с указанием по соответствующим позициям новых сведений (первоначально не заполненных) или уточненных (измененных);
• в форме исправленного экземпляра УПД укажите статус «2» (независимо от того, каким был первоначальный статус). Поскольку изменения производятся с целью исправления УПД только как первичного документа, статус меняется для визуального выделения такой ситуации;
• исправленный экземпляр УПД повторно не подписывайте у руководителя и главбуха (поскольку составление исправленного экземпляра УПД не затрагивает отношения, связанные с исчислением НДС и заявлением налогового вычета);
• не регистрируйте исправленный экземпляр УПД в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и книге продаж.

Ситуация 3.
Продавец ошибся в показателях, которые относятся только к первичному учетному документу и показатели счета-фактуры не затрагивают.

Решение.
В такой ситуации можно воспользоваться решением к ситуации 2 (см. выше) и составить новый УПД со статусом «2». Однако возможен и другой вариант.

Так, если первоначальный УПД был составлен на бумажном носителе, то исправления показателей могут производиться и в порядке, предусмотренном в разделе 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв.

Минфином СССР 29.07.1983 № 105. Порядок такой:

• зачеркните неправильный текст или суммы и надпишите над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивать нужно одной чертой, чтобы можно было прочитать исправленное;
• оговорите исправление ошибки надписью «исправлено», подтвердите подписью лиц, подписавших документ, а также проставьте дату исправления.

Исправление УПД со статусом «2»

УПД со статусом «2» — это, по сути, первичный учетный документ. Согласно части 7 статьи 9 Федерального закона от 06.12.

11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. С учетом этого налоговики допускают два варианта исправления УПД со статусом «2»:

• Первый вариант — путем составления нового УПД (см. решение к ситуации 2);
• Второй вариант — путем исправления ошибки непосредственно в тексте УПД (см. решение к ситуации 3).

Однако возможны ситуации, когда из-за ошибки в УПД со статусом «2» может потребоваться дополнительно выставить счет-фактуру. Пример такой ситуации приведен ниже.

Ситуация 4.
После выставления УПД со статусом 2 выяснилось, что операция была ошибочно освобождена от налогообложения НДС (ст. 149 НК РФ).

Решение.
Если необходимо внести в УПД исправления, влекущие изменение данных о стоимости отгрузки и в связи с которыми возникает обязанность выставления счета фактуры, то поступите так:

• исправьте первичный учетный документ (согласно решению к ситуации 3).
• отдельно выставите счет-фактуру.

Обсудить на форумеРаспечататьВ закладки

Источник: //www.BuhOnline.ru/pub/comments/2014/10/9171

Ошибки в УПД и вычет НДС

Предлагаем рассмотреть наиболее часто встречающиеся ошибки, которые допускаются при оформлении УПД. Эти ошибки разделены на две группы: первая — неточности, которые допускают принятие НДС к вычету и списание в расходы; вторая — существенные ошибки, влекущие риск потерять вычет и расходы.

Обратите внимание! Поставщик вправе выписать УПД, даже если такая форма первички в договоре не установлена.

Возможно, вы впервые получили УПД поставщика, который раньше всегда передавал стандартный комплект — счет-фактуру и накладную или акт приемки-сдачи. О переходе на новый бланк договоренности не было.

В договоре о нем ничего не сказано. Не теряйтесь: вы можете без риска принять к учету такой УПД. Конечно, если он верно заполнен. Ведь прописывать в договоре формы первичных документов необязательно.

Ошибки в УПД, не влияющие на вычет НДС

Многие недочеты в УПД не влияют на право компании заявить вычет НДС или учесть расходы при расчете налога на прибыль.

Ошибочный статус документа

Поставщик может ошибиться в статусе документа (1). Например, в универсальном документе, который заменяет счет-фактуру и накладную, отразить значение 2 вместо 1. Или вообще забыть о заполнении этого реквизита.

Это некритично. Данный показатель носит информационный характер.

При определении фактического статуса документа нужно исходить из того, заполнены ли в нем обязательные показатели счета-фактуры и первички (приложение №4 к письму ФНС России от21 октября 2013г. №ММВ-20-3/96@).

Таким образом, компания вправе заявить вычет по УПД с ошибкой в статусе. Но при условии, что «счет-фактурная» часть документа заполнена верно.

Чтобы полностью исключить вопросы инспекторов, можно попросить поставщика исправить документ. Поле «Статус» не относится к реквизитам счета-фактуры, поэтому внести изменения в этот реквизит контрагент может по правилам, действующим для первичных документов.

То есть зачеркнуть ошибочный статус, а рядом вписать правильное значение, дату исправления и заверить их подписью с расшифровкой (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от6 декабря 2011г. №402-ФЗ).

А возможно, поставщик согласится и просто заменить документ на новый, с корректным статусом.

Отсутствует отметка об утверждении

Некоторые компании в самостоятельно разработанной и утвержденной первичке ставят в правом верхнем углу отметку о том, что бланк утвержден в учетной политике.

Но такое оформление бланков — дело добровольное, поэтому во входящем УПД вы вряд ли встретите подобную отметку. Тем более что и поставить ее особенно негде.

Правый верхний угол универсального документа уже занят ссылкой на постановление Правительства РФот26 декабря 2011г. №1137, которым утверждена форма счета-фактуры (2).

Просить заменить УПД в такой ситуации необязательно, ведь он и без отметки дает покупателю право на вычет и признание затрат.

Формы первичных документов, в том числе и УПД, директору действительно нужно утверждать в учетной политике или в отдельном приказе (ч. 4 ст. 9 Закона №402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).

Но делать в УПД отметку, что его форма утверждена в учетной политике, поставщик не обязан. В законодательстве такого требования нет.

Если вы решили перестраховаться и хотите убедиться, что поставщик утвердил у себя форму УПД, попросите прислать выписку из учетной политики или копию приказа. Контрагент вправе отказать, но, возможно, для него не составит труда выполнить вашу просьбу.

В УПД добавлены непредусмотренные реквизиты

Некоторые поставщики включают в УПД дополнительные реквизиты, которых нет в бланке, разработанном ФНС. Например, данные о расчетном счете, на который нужно перечислять деньги за отгруженный товар. По документу с такими сведениями можно смело заявлять вычет и списывать расходы. Переделывать его незачем.

Осбратите внимание! Безопаснее, чтобы поставщик заменил УПД, в котором дополнительные сведения нарушают последовательность обязательных показателей счета-фактуры. Иначе есть риск потерять вычет.

Бланк УПД является рекомендованным, поэтому поставщик ничего не нарушает, включая в него дополнительные реквизиты (письмо ФНС России от24 января 2014г. №ЕД-4-15/1121@). Правда, безопаснее, чтобы подобные показатели не меняли последовательность обязательных реквизитов счета-фактуры.

Ведь на этом настаивают в Минфине России (письмо от20 июля 2012г. №03-07-09/87). Таким образом, если поставщик привел дополнительные сведения под таблицей или после показателей первички, то есть строк 14 и 19 , проблем нет.

Если же необязательные данные вклинились между строками или графами «счет-фактурной» части УПД, лучше исправить документ.

Отсутствует дата отгрузки

В строке 11 универсального передаточного документа нужно отражать дату отгрузки товара (3). Но если поставщик оставил эту строку пустой, не страшно. В этом случае считается, что продавец отгрузил товары на дату документа, которая стоит в строке 1 (приложение №4 к письму №ММВ-20-3/96@). Так что УПД можно принимать к учету.

В книге покупок документ нужно зарегистрировать на дату получения товаров. Ее отражают в строке 16 УПД (4).

В документе есть исправления

Налоговики еще работают над разъяснениями о том, как исправлять универсальный передаточный документ.

Но это не мешает компаниям уже сейчас корректировать его показатели, руководствуясь правилами, которые действуют для обычных счетов-фактур и первички.

Таким образом, документ с исправлениями можно принять к учету. Но перед этим надо проверить, верно ли поставщик скорректировал показатели.

Обратите внимание! Чтобы исправить ошибку в части счета-фактуры, поставщик должен выставить новый экземпляр документа. А в нем поставить дату и номер исправления.

Недочет в реквизитах счета-фактуры, то есть строках 1–7 , графах 1–11 и подписях руководителя или главного бухгалтера, исправляют путем составления нового экземпляра УПД. Уже с правильными данными. В строке 1а должны быть указаны номер и дата исправления (5) (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением №1137).

Ошибки в других реквизитах можно исправлять так же, как в первичных документах. Продавец зачеркивает ошибку, рядом пишет правильные данные и дату исправления, а потом заверяет их своей подписью с расшифровкой (ч. 7 ст. 9 Закона №402-ФЗ).

Пять подсказок по оформлению УПД

1. Необязательно выписывать УПД по каждому договору.  Например, по одним договорам можно оформлять УПД, а по другим — отдельные счет-фактуру и накладную (или акт приемки-сдачи услуг).

2. Можно выписывать УПД только в качестве первички, например, если компания применяет упрощен ку. В таком документе ставят статус 2.

3. На УПД можно перейти в середине года, утвердив этот бланк, к примеру, в договоре с контрагентом.

4. Не надо исправлять УПД, если поставщик предоставил ретроскидку. Но нужно выставить покупателю корректировочный счет-фактуру.

5. Нельзя принять к вычету НДС, если УПД выписан на подотчетника. Покупатель — обязательный реквизит, и в нем должны быть компания и ее ИНН, а не сотрудники.

Ошибки в УПД, которые лучше устранить

Из-за существенных ошибок в универсальном передаточном документе налоговики могут отказать компании в вычете НДС и учете расходов. Безопаснее заменить УПД, если вы найдете в нем следующие недочеты.

УПД выставили на аванс

Выписывать УПД можно при отгрузке товаров, выполнении работ или оказании услуг (приложение №2 к письму №ММВ-20-3/96@). Для оформления авансов и НДС по ним универсальный документ не подходит. Поэтому если контрагент выставил УПД вместо авансового счета-фактуры, заявлять вычет по нему рискованно. Нужно получить от поставщика счет-фактуру в стандартном виде.

Отсутствуют реквизиты договора

В строке 8 УПД должны стоять дата и номер договора, на основании которого поставщик отгрузил товары (6). Если компания приобрела работы или услуги, в универсальном передаточном документе также должны фигурировать реквизиты контракта (приложение №3 к письму №ММВ-20-3/96@).

Если поставщик забыл отразить в УПД сведения о договоре, их безопаснее добавить в документ. В рекомендациях по заполнению документа не сказано, что заполнять строку 8 необязательно. К тому же наличие в УПД реквизитов контракта дополнительно подтверждает реальность сделки.

Нет данных о валюте

Компании, которые находятся на упрощенке или ЕНВД, могут использовать универсальный передаточный документ только в качестве первички со статусом 2. Поэтому они иногда забывают заполнять в «счет-фактурной» части УПД строку 7, отведенную для наименования и кода валюты (7).

Обратите внимание! Важно, чтобы во всех полученных УПД были наименование и код валюты. Даже в тех, которые прислал в качестве первички поставщик на спецрежиме. Иначе налоговики могут снять расходы.

Но без этих данных не ясно, в чем выражены стоимостные показатели «первичной» части УПД. А для налоговиков это лишний повод снять расходы. Поэтому документ поставщику надо исправить — дописать в него название и код валюты. Или нужно взять у поставщика новый правильный экземпляр.

Не хватает подписей

УПД подписывают руководитель и главный бухгалтер поставщика или вместо них уполномоченные работники. Также на документе должны расписаться сотрудники, ответственные за отгрузку товаров (строка 10) (8) и за оформление документа (строка 13) (9).

Если эти подписи не проставлены, лучше обратиться к поставщику, чтобы он исправил недочет. Инспекторы при проверках особое внимание уделяют тому, как заверены документы. Ведь подписи — обязательный реквизит как счета-фактуры, так и первички (п. 6 ст. 169 НКРФ , п. 7 ч.

2 ст. 9 Закона №402-ФЗ).

Но есть особенности для ситуации, когда ответственными за отгрузку или оформление УПД являются те же работники, которые подписали «счет-фактурную» часть документа. В этом случае можно обойтись без подписей в строке 10 или 13 документа, а привести в ней только должность и Ф.И.О. работника.

Возможно также, что в компании один и тот же работник отвечает за отгрузку и оформление УПД. Тогда он может расписаться только в строке 10 , а в строке 13 указать свои Ф.И.О. и должность (приложение №3 к письму №ММВ-20-3/96@).

Май 2014 г.

Источник: //www.pnalog.ru/material/oschibki-upd-vychet-nds-rashody