Командировочные расходы: расчет и уплата суточных

Содержание

Как оплачивается командировка: по ТК РФ в 2021, возмещение расходов командировочных

Командировочные расходы: расчет и уплата суточных

Последние изменения: Февраль 2021

Наличие иногородних поставщиков и покупателей, представительств и филиалов без статуса юридических лиц, требуют от предприятий периодических поездок работников на территорию других населённых пунктов.

При соответствующем оформлении документов и подтверждении цели, связанной с производственной деятельностью организации, поездка считается командировкой.

Бухгалтерам предстоит ответить на вопросы: когда и как оплачивается командировка? Как рассчитывается зарплата в командировке?

Законодательное регулирование

Согласно Трудовому Кодексу (ТК) России (статья 166) служебная командировка – поездка работника по приказу работодателя в иной населённый пункт для выполнения конкретного индивидуального задания на определённый срок (заключение договоров, сопровождение грузов, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подчинённых организаций). Если работа по специфике имеет разъездной характер (геологи, дальнобойщики, вахтенный метод), то поездка к командировке не относится.

ТК РФ гарантирует возмещение командировочных расходов (статья 167), и регламентирует перечень (статья 168):

  1. Оплата проезда при наличии подтверждающих документов по фактическим расходам, не превышающим стоимости:
    • железнодорожным транспортом – купейного вагона пассажирского или скорого поезда;
    • самолётом – салона эконом класса;
    • автотранспортом – средства передвижения общественного пользования за исключением такси.
  1. Расходы по аренде помещения – счёт из гостиницы с содержанием реквизитов:
    • наименования организации или частного лица с указанием соответствующих индивидуальных данных;
    • сведений о предоставляемом номере и спектре услуг (если входит питание, то должно быть прописано отдельной строкой);
    • цены за сутки, количества дней и полной стоимости.
  1. Суточные – возмещаемые предприятием или предпринимателем расходы за каждый полный или неполный календарный день поездки в независимости от режима работы, включая выходные, праздничные дни и время нахождения в пути. Согласно статье 217 Налогового Кодекса РФ в 2021 году с целью отсутствия налогообложения НДФЛ начисление суточных не может превышать:
    • в пределах Российской Федерации – 700 рублей;
    • на территории ближнего и дальнего зарубежья – 2500 рублей.

Предприятие имеет право в локальных внутренних документах закрепить любой размер суточных, однако с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ и начислить взносы в пенсионный фонд и фонд социального страхования, а также исключить из расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Локальный внутренний документ, рекомендуемый для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами – разработанное «Положение о командировках». В документе важно прописать размер суточных, документооборот, за сколько дней до командировки выдаются командировочные в части аванса. Формально аванс на приобретение транспортных билетов может быть выдан сразу после создания приказа.

Начиная с 08.01.2015 командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт по командировке являются необязательными документами. Поездка регламентируется приказом руководителя и авансовым отчётом, что требует пристального внимания и чёткости при оформлении.

Документальное оформление служебной поездки начинается с оформления приказа руководителя предприятия, включающего:

  • ФИО и должность работника;
  • цель командировки;
  • срок поездки;
  • населённый пункт;
  • проблемы, требующие решения.

Бухгалтерией на основании приказа считаются командировочные дни по количеству, выдаются за них суточные и оплачиваются предполагаемые расходы на приобретение транспортных документов.

При необходимости задержки руководителем создаётся дополнительный приказ о продлении срока поездки.

Авансовый отчёт

Отражение расходов в учёте, оплата командировки и окончательный расчёт с подотчётным лицом производятся на основании авансового отчёта, который предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней после прибытия.

Приложениями к отчёту являются сопроводительные документы:

  • транспортные билеты;
  • счета, чеки и квитанции;
  • комиссионные сборы;
  • пошлина за получение документации;
  • расходы по обмену валют;
  • провоз багажа и оплата камер хранения;
  • документы о проживании;
  • копия загранпаспорта с отметками о пересечении границ;
  • путевые листы при передвижении на автомобильном транспорте и чеки заправочных станций.

После проверки отчёта бухгалтером и утверждения руководителем перерасход денежных средств возвращается в кассу предприятия, задолженность выплачивается работнику. Если переходящая командировка, в каком месяце начислять расходы и отражать в учёте, свидетельствует дата утверждения отчёта, формирующая бухгалтерские проводки.

Расчёт командировочных

Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.

Однодневная командировка

Поскольку минимальный срок командировки законодательством не установлен, то работодатель имеет право отправить сотрудника в иной населённый пункт на один день. При подтверждении связи с хозяйственной деятельностью такая поездка признаётся командировкой с оплатой проезда.

Нюансы по сравнению с обычной заключаются в том, что при однодневной командировке суточные внутри России не предусмотрены, при заграничной поездке – не более 50 % от сумм, установленных локальными документами.

Формально получается, что предприятие не может выплатить возмещение без обложения НДФЛ и социальными взносами. Рекомендация – во внутренних документах создать пункт, объясняющий отсутствие у работника экономической выгоды, благодаря чему не происходит обложение НДФЛ. Косвенным подтверждением в защиту данной позиции является письмо Минфина РФ от 01.03.2013 №03-04-07/6189.

Командировка с превышением суточных

Предприятие внутренним распорядительным документом имеет право нормировать размер суточных, как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Конкретная сумма фиксируется в трудовом договоре с работником и может быть дифференцированной среди сотрудников.

Источник: https://zakon-dostupno.ru/oplata/kak-oplachivaetsya-komandirovka/

Как считать дни командировки для суточных

Командировочные расходы: расчет и уплата суточных

Сотрудник может сам примерно подсчитать, сколько суточных получит, если знает свою зарплату за последние полгода и точное количество дней нахождения в служебной поездке. Посчитать дни в командировке несложно, но важно знать некоторые нюансы, помогающие избежать ошибок в подсчетах.

Считаем командировочные дни

Для подсчета точного количества дней в рабочей поездке понадобятся билеты в обе стороны, календарь и калькулятор (если командировка длительная).

Первое, о чем нужно знать сотруднику, – днями командировки принято считать полные сутки, проведенные работником в дороге и в городе, куда он был направлен для выполнения задач. К ним добавляются также дни отъезда и возвращения служащего.

Как правильно произвести расчет командировочных в 2021 году

Независимо от того, в какое время командированный выехал, этот день будет посчитан за полные сутки.

Если сотрудник возвращается из поездки в начало первого ночи, работодатель не имеет права заставлять прийти его в офис утром этого же дня. Так как по закону, он еще находится в командировке. И все же на развитие событий влияет несколько факторов:

  • сознательность подчиненного;
  • отношения между руководителем и работником и в целом между сотрудниками в компании;
  • корпоративная культура;
  • ситуация на производстве и др.

Немного сложнее посчитать дни командировки, если сотруднику нужно время, чтобы доехать от дома до железнодорожного вокзала или аэропорта. К примеру, если выбран ночной рейс и служащий выезжает в аэропорт на автобусе, такси или электричке вечером, тогда этот день и считается днем начала командировки. То же самое касается и возвращения из служебной поездки.

Бухгалтер подсчитывает командировочные дни по билетам на поезд или самолет и времени отправления транспортного средства. Поэтому крайне важно сохранить квитанции на проезд, а также не забывать про гостиничные чеки, купить в СПб которые лучше всего в реальном отеле.

Важные нюансы

В компаниях, где предусмотрено участие иностранных организаций или же оплата поездки осуществляется заграничными партнерами, дни командировки могут считать по-другому. В этом случае они представляют собой полные сутки, которые служащий провел в пункте назначения.

Если сотрудник потратил один день на дорогу туда и один день на дорогу обратно и провел в командировке еще 3 дня, то по российским законам его служебная поездка длилась 5 дней.

Тогда как в иностранных компаниях будет считаться, что служебная поездка заняла только 3 дня (дорога не берется в расчет).

Хотя учитывая размер суточных, выплачиваемых в иностранных компаниях, работник даже при таком раскладе не будет обделен.

Дата: 04.12.2021

Без командировок работников обходится редкий работодатель. Если же деятельность предприятия связана с деловым присутствием в различных регионах, без командировок не обойтись.

Из-за некоторых особенностей регулирования отдельную нишу занимают загранкомандировки, то есть командировки работников за пределы РФ.

Командируя работника в кратковременную или длительную командировку за границу, работодателю следует быть готовым к некоторым сложностям и даже рискам, с которыми ему предстоит столкнуться.

Риск невыпуска работника за границу

Согласно п. 1 ст. 67 Федерального закона от 02.10.

2007 N 229-ФЗ “Об исполнительном производстве” (далее — Федеральный закон “Об исполнительном производстве”) при неисполнении должником-гражданином или должником, являющимся индивидуальным предпринимателем, в установленный для добровольного исполнения срок без уважительных причин требований, содержащихся в исполнительном документе, сумма задолженности по которому превышает десять тысяч рублей, или исполнительном документе неимущественного характера, выданных на основании судебного акта или являющихся судебным актом, судебный пристав-исполнитель вправе по заявлению взыскателя или собственной инициативе вынести постановление о временном ограничении на выезд должника из РФ.При этом на практике сам должник об этом часто просто не знает… до момента прохождения паспортного контроля на границе. С одной стороны, работник не знал и во многих случаях не мог знать о наличии данного ограничения. Например, многие суммы штрафов за нарушение ПДД в настоящее время фиксируются автоматическими камерами наблюдения и фиксации, а вся документация отправляется по месту регистрации/месту жительства нарушителя (коим автоматически признается собственник автомобиля). В Москве автомобилей, которые зарегистрированы на иногородних граждан, очень много. Соответственно, гражданин, постоянно работающий и проживающий в г. Москве, но прописанный в ином городе, по факту очень часто не знает о наличии у него штрафов и, соответственно, не оплачивает их. При превышении суммы долга (в том числе по штрафам за нарушение ПДД) судебным приставом вполне обоснованно применяется мера, предусмотренная п. 1 ст. 67 Федерального закона “Об исполнительном производстве”.После наступления события в виде невыпуска работника за границу, влекущего такие негативные последствия, как невыполнение работником служебного задания, срыв планов работодателя (вплоть до угрожающих последствий), у работодателя обычно возникает вопрос о возможности и способах взыскания с работника, направленного в загранкомандировку, но так и не пересекшего границу, уже понесенных работодателем расходов: суточных, оплаченных билетов, стоимости брони в отеле и т.д.В большинстве случаев в такой ситуации взыскать с работника понесенные работодателем расходы на его так и не состоявшуюся командировку не удастся.Взыскать с работника средний заработок (сохраняемый за дни его командировки в соответствии со ст. 167 ТК РФ) за дни бесцельного путешествия в виде удержания из заработной платы будет невозможно, так как ТК РФ в ст. 137 не содержит таких случаев удержания из заработной платы.Суточные, выплаченные работнику, не подлежат обратному взысканию (удержанию из заработной платы), так как они не являются вознаграждением за труд, не относятся к заработной плате, а носят компенсационный характер. Выплата суточных не ставится в какую-либо зависимость от фактического выполнения работником трудовой функции, работнику следует выплачивать суточные за все дни его нахождения в командировке (см. разъяснения Роструда в письме от 30.04.2008 N 1024-6).Стоимость неиспользованных билетов, стоимость брони в отеле возможны ко взысканию как материальный ущерб работодателя при доказанности наличия прямого действительного ущерба, размера причиненного ущерба, отсутствия обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника, а также (что немаловажно!) противоправности поведения (действия или бездействия) причинителя вреда, вины работника в причинении ущерба и причинной связи между поведением работника и наступившим ущербом. Последние два фактора в рассматриваемой ситуации доказать будет весьма трудно. Ведь доказывать придется факт, что работник знал об ограничениях на выезд, но не сообщил об этом работодателю.Кроме того, в случае требований возмещения убытков в полном объеме, а не в размере среднего заработка работника работодателю придется доказать соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности (см. соответствующие разъяснения в п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52 “О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю” (далее — Постановление Пленума Верховного Суда РФ N 52)) или наличие иного случая полной материальной ответственности, предусмотренного ст. 243 ТК РФ.Что касается расходов на проезд к месту вылета за границу, то их работодатель должен возместить работнику в любом случае (абз. 2 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, абз. 1 п. 11, п. п. 12, 22 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749), то есть даже если загранкомандировка не состоялась из-за невыпуска работника за границу в аэропорту/порту.

Вывод: при направлении работника в загранкомандировку работодатель может и не достичь цели выполнения служебного задания из-за невыпуска работника за пределы РФ в связи с наложенным ограничением. При этом взыскать с работника уже понесенные работодателем расходы в качестве убытков практически нереально, хотя некоторые расходы теоретически взыскать возможно.

Путаница с расчетами суточных при посещении во время командировки нескольких стран

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам коммерческих организаций, частных предприятий определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

И только в отношении работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений размеры указанных расходов определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ; а в отношении работников, заключивших трудовой договор о работе в государственных органах субъектов РФ, работников государственных учреждений субъектов РФ, лиц, работающих в органах местного самоуправления, работников муниципальных учреждений — нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (ч. ч. 2 и 3 ст. 168 ТК РФ).Согласно ч. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:— расходы по проезду;— расходы по найму жилого помещения;— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.К иным расходам при командировании работника за пределы РФ, возмещаемым работодателем работнику в соответствии со ст. 168 ТК РФ, могут быть отнесены расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов, обязательные консульские сборы, расходы на оформление обязательной медицинской страховки, топливный сбор при авиаперелете, сбор за право въезда или транзита автомобильного транспорта (при следовании автотранспортом), иные обязательные платежи и сборы, а также расходы работника, связанные с обменом российских рублей на иностранную валюту (в случае выдачи аванса на командировку работодателем исключительно в рублях).Однако путаница в подавляющем большинстве случаев случается в отношении расчета суточных.В отношении загранкомандировок размер суточных актами, устанавливающими их размер, дифференцируется в зависимости от страны посещения. При сложных маршрутах командировок очень часто встречают ошибки при исчислении суточных.Правильно их рассчитать помогут следующие правила:1) при следовании работника с территории РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 18 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки” (далее — Положение));2) даты пересечения Государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте;

3) если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется (см. письмо Минтруда России, Минфина России от 17.05.1996 N 1037-ИХ “О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу”).

Пример расчета суточных

Источник: https://vipstylelife.ru/kak-schitat-dni-komandirovki-dlja-sutochnyh/

Расчет командировочных: шпаргалка для бухгалтера

Командировочные расходы: расчет и уплата суточных

Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки, или меньше, если сотрудник отработал в компании меньше года.

Для расчета  командировочных учитываются только рабочие дни, а не календарные, как для расчета отпускных.

Из расчетного периода исключаются больничные, отпуска, в том числе без содержания, командировки, время простоя и т д. (см. ст. 139 ТК РФ и п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ  от 24.12.2007 № 922).

Пример:

Петрова А. А. работает с 10.02.2006, 25.02.2014 направлена в командировку на 5 дней. Всего в расчетном периоде (с февраля 2013 — по январь 2014) 247 рабочих дней. Были исключаемые периоды: в августе на период больничного пришлось 8 рабочих дней, а в сентябре на период ежегодного оплачиваемого отпуска — 14 рабочих дней.

Тогда 247 – 8 – 14 = 225 фактически отработанных дней.

Здесь и далее расчеты в примерах даны с округлением до двух знаков после запятой.

Ведение бухгалтерии, расчет зарплаты и сдача отчетности через интернет для небольших компаний.

Узнать больше

2. Определяем заработок за расчетный период

В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера (см. 2 и 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ  от 24.12.2007 № 922). Об особенностях учета разных премий смотрите там же в п. 15.

Если перед или во время командировки сотрудника на предприятии было повышение окладов (тарифных ставок) в целом по организации (подразделению) необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных (см. п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ  от 24.12.2007 № 922).

3. Вычисляем среднедневной заработок и сумму командировочных

Заработок за расчетный период делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.

Доплата до оклада

Если оплата командировочных по среднему заработку существенно меньше, чем зарплата, которую бы получил работник, если бы его не отправили в командировку, можно осуществить доплату до фактического заработка.

Если такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом, на нее можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (см. п. 25 ст. 255 НК РФ и письма Минфина от 03.12.2010 № 03-03-06/1/756 и от 14.09.2010 № 03-03-06/2/164).

Однако рассчитывать командировочные нужно всегда исходя из среднего заработка, а затем сравнивать их с окладом, чтобы не ухудшить положение работника, если ему выгоднее получать средний заработок.

Командировка в выходные

Если дни командировки совпали с днями, когда у работника по графику выходные, и он в эти дни не работал, оплата осуществляется не по среднему заработку, а по правилам оплаты в выходной день. Если в эти дни сотрудник к работе не привлекался, то они не оплачиваются.

А если сотрудник привлекался к работе в командировке в выходной день или находился в пути, средний заработок за такие дни не сохраняется. Выходные оплачиваются не менее, чем в двойном размере либо в одинарном размере, но с правом «отгулять» выходной впоследствии (см. ст.

 153 и 106 ТК РФ).

При расчете оплаты в двойном размере нужно ориентироваться на применяемую систему оплаты труда работника (см. письма Минфина от 25.12.2013 г. № 14-2-337 и от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).

Программа для расчета зарплаты, которая помогает автоматизировать любую систему оплаты труда.

Узнать больше

Расчет суточных

За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные (п. 1. Пол. об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По суточным работник отчитываться не должен (см. письма Минфина от 24.11.09 № 03-03-06/1/770, от 01.04.10 № 03-03-06/1/206).

Размер суточных устанавливает организация и закрепляет в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ). Расходы на выплату суточных учитываются при налогообложении прибыли без ограничений.

Выплата суточных освобождена от обложения НДФЛ в рамках следующих нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2 500 рублей — за пределами страны.

Смотрите также другие шпаргалки для бухгалтера:

  • Расчет среднего заработка
  • Начисление отпускных
  • Начисление декретных

Источник: https://kontur.ru/articles/2244

Как оплачивается командировка: размер суточных, пример расчета

Командировочные расходы: расчет и уплата суточных

Трудовая деятельность – это не только работа на одном месте. Она подразумевает командировки сотрудников при необходимости. В соответствии с законами организация обязана производить оплату командировки. Причем сотруднику полагается не только его основная заработная плата, высчитанная из усредненного заработка, но и компенсация проезда до места, питания, проживания и т.д.

Как оплачивается командировка

Служебная командировка подразумевает компенсацию личных затрат члена персонала. Это правило регулируется положениями ТК и НК РФ, а также ПП РФ №749. Большая часть вопросов, таких как размер суточных, выбор отеля, оплата поездки и т.д. определяется локальными нормативными актами, действующими в пределах юрисдикции компании.

Оплата труда во время отсутствия сотрудника производится на основании усредненного заработка за последний календарный год. Для расчета используется следующий алгоритм: суммированный доход, разделенный на количество фактически отработанных суток. Если же стаж работника не достигает года, расчет происходит по доходу за имеющийся период стажа.

Служебная командировка оплачивается не только в соответствии с прописанными в трудовом договоре размерами. В некоторых ситуациях происходит начисление доплаты. В большинстве случаев это происходит при наличии большой разницы между суммой дохода за год и размером ежемесячного оклада. Тогда работодатель издает дополнение к приказу о размере суточных, регулирующее размер надбавки.

В приказе о направлении работника в командировку могут быть прописаны дополнительные условия труда. Например, ведение трудовой деятельности в ночное время, в сверхурочные часы или же в выходные и праздничные дни. По закону оплата командировки в таком случае увеличивается:

  • первые два часа сверхурочной работы – стандартный оклад, увеличенный в полтора раза;
  • последующие часы сверхурочной работы – двукратный размер оклада;
  • работа в выходные и праздничные дни при командировке – двукратный размер оклада или же получение дополнительных выходных после возвращения.

Если стандартный порядок оплаты труда подразумевает сдельный (почасовой) характер, то он сохраняется. Гражданин получает выплаты, размер которых высчитывается исходя из усредненного заработка за час.

При работе на посменном графике сотрудник продолжает трудиться вне зависимости от того, выходной у него или нет. Дни, в течение которых он не должен был работать, оплачиваются по тарифу выходного дня – двукратный размер оклада.

ВНИМАНИЕ! При одновременном трудоустройстве в двух организациях оплата осуществляется из той компании, которая направила сотрудника в командировку. На этот период он вынужден оформлять отпуск за свой счет на втором предприятии.

Виды командировочных расходов

В число представительских расходов, подлежащих возмещению, входят:

  • стоимость проживания;
  • цена билетов на проезд до места;
  • ежедневное питание.

Чаще всего при командированные проживают в гостиницах. Это позволяет с легкостью подтвердить расходы для компенсации оплаты проживания в командировке. В локальных нормативных актах каждой организации, а также в приказе об отправлении работника, всегда указывается класс и примерная стоимость номера за сутки.

Конечно, можно проживать и на съемных квартирах. Однако в таком случае арендодатель должен быть зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя, потому что иначе подтвердить расходы не представится возможным. Соответственно и получить компенсацию оплаты проживания в командировке тоже.

ВАЖНО! Если в течение поездки у работника возникают непредвиденные ситуации, в результате которых он не успевает совершить пересадку на самолет или поезд, то работодатель дополнительно компенсирует расходы на съем гостиницы на период до следующего рейса. Для возмещения денежных средств сотрудник должен предоставить в качестве подтверждающего документа счет из отеля.

Помимо проживания, обязательные расходы на командировку включают в себя оплату проезда до места ее прохождения. Компенсации подлежат билеты на железнодорожный транспорт, автобус или самолет.

Если сотрудник добирается на собственном автомобиле, он также может получить компенсацию стоимости топлива, предоставив чеки с автозаправок.

Помимо этого, возмещается стоимость ремонта и парковочных мест.

СОВЕТ! Согласно имеющейся статистике судебных практик расходы на проезд на такси также подлежат возмещению, но только в тех случаях, когда использование таких услуг было необходимо. Например, при отъезде в ночное время и т.д.

Обязанность оплачивать питание в командировке на законодательном уровне отсутствует. Работодатели включают затраты на него в лимит общих расходов, если это нужно. Такая необходимость возникает не всегда, так как в отелях еда обычно включена в стоимость номера.

Иные расходы, как правило, оплачиваются только тогда, когда они были произведены вследствие специфической деятельности командируемого. Например, стоимость похода на экскурсию не будет возмещена, так как такая трата никоим образом не связана с рабочей деятельностью. Если же сотрудник вынужден брать с собой багаж в больших объемах, то стоимость его провоза будет возмещена.

Обязательное возмещение расходов осуществляется только лишь при предъявлении подтверждающих факт траты личных денежных средств работника документов. Если таковых нет и восстановить их нет возможности, работодатель имеет полное право не начислять компенсацию.

Все дополнительные расходы, подлежащие возмещению сотруднику на период его пребывания в командировке, прописываются в приказе, копия которого выдается гражданину непосредственно в день отъезда.

Если командировка подразумевает посещение территорий других стран, то работодатель дополнительно берет на себя расходы на оформление заграничного паспорта и визы.

При болезни работника за ним сохраняется право на получение пособия по временной нетрудоспособности. Также организация дополнительно возмещает стоимость проживания (при возникновении задержки пребывания) и лечения (если оно осуществляется в стационаре).

Суточный расход

Помимо компенсации расходов, каждый сотрудник получает так называемые суточные денежные средства. Это определенная сумма, которую гражданин может тратить на свое усмотрение. Лимит суточных регулируется изданным приказом об отправке в поездку.

Общие правила выплаты суточных и оформления отчетности выполняются по следующему стандартному алгоритму.

  1. Возникновение необходимости отправки работника в командировку.
  2. Издание приказа о задании, включающем в себя сведения об условиях проживания, сумме аванса, оплате труда, компенсации проезда и т.д.
  3. Выдача аванса.
  4. Отправление.
  5. Возвращение.
  6. Предоставление авансовой отчетности с подтверждающими документами (чеки, товарные чеки, счета и т.д.) в течение трех дней с момента выхода на работу.
  7. Проверка авансовой отчетности.
  8. Окончательный расчет сотрудника по выданному авансу.

Существуют некоторые особенности для разных ситуаций:

  • при наличии возможности ежедневного возвращения суточные не начисляются – это называется однодневные командировки;
  • денежные средства, включая аванс, оплату проживания, проезда и т.д. могут выдаваться принимающей стороной, это прописывается в приказе;
  • длительная командировка может потребовать необходимости частого перемещения между городами, в приказе целесообразно указать информацию о количестве поездок в день, которые может совершать сотрудник;
  • при досрочном возвращении оставшиеся от аванса денежные средства подлежат перерасчету и возврату на баланс предприятия.

Если речь идет о поездке за границу, расходы компенсируются по нормам, предусмотренным ТК РФ. Это правило актуально вне зависимости от отдаленности государства.

Размер суточных командировочных расходов

Максимально возможный размер суточных не оговорен трудовым законодательством. Соответственно, он может быть любым. Единственное условие заключается в том, что существуют минимальные суточные, регламентируемые трудовым кодексом. Они не подлежат налогообложению подоходным налогом.

ВАЖНО! Полученные суточные денежные средства не учитываются при расчете суммы отпускных для их оплаты по среднему заработку. Дни также исключаются из расчетного периода.

Денежные средства (аванс и сумма суточных на все дни пребывания) выдаются работнику непосредственно перед отъездом. Сроки перечисления – не позднее чем за день до даты отъезда. Основное трудовое вознаграждение выдается по факту возвращения. Это происходит в силу вероятности досрочного окончания действия командировки.

Минимальная сумма суточных относится к прочим видам прибыли и не облагается подоходным налогом. Также с данных начислений не совершается выплата страховых взносов в Пенсионный Фонд и ФСС. Денежные средства сверх минимальных отметок подлежат налогообложению в стандартном порядке.

Минимальный размер по ТК РФ

Минимально возможный размер суточных регулируется на законодательном уровне (ПП РФ №729). Сумма по этой статье расходов, не подлежащая налогообложению НДФЛ, регламентируется положениями статьи 217 НК РФ. Она составляет:

  • 700 рублей ежедневно – в пределах территории РФ;
  • 2500 рублей ежедневно – в другие государства.

Вам может быть интересно: МРОТ с 1 мая 2021 года

Пример расчета командировочных расходов

Следует рассмотреть расчет командировки на примере.

  1. Работник был направлен в рабочую командировку по России на срок в две недели. Сумма ежедневных суточных на предприятии составляет 500 рублей. Соответственно размер суточных будет равен: 14 * 500 = 7 тысяч рублей.
  2. Сотрудник был направлен в Эстонию на одну неделю. Размер суточных на предприятии составляет три тысячи рублей. В таком случае сначала надо вычислить сумму, облагаемую НДФЛ: 3000 – 2500 = 500 рублей. Далее высчитывается сумма, не облагаемая подоходным налогом: 2500 * 7 = 17 тысяч 500 рублей. Следом нужно рассчитать суточные, подлежащие налогообложению: 500 * 0.87 * 7 = 3 тысячи 45 рублей. Итоговая сумма будет составлять: 17500 + 3045 = 21 тысяча 545 рублей.

Действующее законодательство не ограничивает предприятия в вопросе максимального размера суточных начислений. Денежные средства выдаются в течение всего периода, вне зависимости от того, был ли день рабочим или выходным.

(: 1, средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://o-kadrah.ru/oplata-truda/komandirovochnye-rashody

Командировочные расходы: оплата труда во время командировки

Командировочные расходы: расчет и уплата суточных

За дни нахождения сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок, исчисляемый в порядке, установленном статьей 139 Трудового кодекса (ст. 167 ТК РФ).

При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (ст.

139 ТК РФ). Особенности исчисления среднего заработка содержатся в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.07 № 922.

Бывают ситуации, когда средний заработок, сохраненный за время командировки, оказывается значительно меньше, чем заработная плата, которую получил бы работник, если бы работодатель не направил его в командировку. В этом случае некоторые организации принимают решение осуществлять доплату до фактического заработка.

Правомерно ли относить суммы такой доплаты на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль? Да, правомерно. Дело в том, что перечень расходов, приведенный в статье 255 НК РФ, является открытым.

И согласно пункту 25 статьи 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся и «другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором».

Поэтому если доплата работникам до оклада за период командировки будет предусмотрена трудовым или коллективным договором (либо локальным нормативным актом, например, положением о командировках), то она, по нашему мнению, может уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль на основании пункта 25 статьи 255 НК РФ. Такого же мнения придерживаются и чиновники Минфина, о чем свидетельствуют письма от 03.12.10 № 03-03-06/1/756 и от 14.09.10 № 03-03-06/2/164.

А можно ли не рассчитывать каждый раз средний заработок, а оплачивать время командировки по окладу (как если бы работник никуда не выезжал)? Делать так нежелательно, ведь может статься, что в конкретной ситуации работнику, наоборот, выгоднее получать не оклад, а средний заработок.

А ухудшение положения работников нарушает их права. Оптимальным вариантом было бы исчисление среднего заработка в каждом случае командировки, и сравнение полученного результата с окладом.

В случае, когда средний заработок оказывается ниже оклада, осуществлять доплату, а в обратной ситуации оплачивать служебную поездку по среднему заработку.

Командировка в выходной день

Нередко бывает так, что дни служебной поездки затрагивают выходной день. При этом могут быть два варианта. Первый — командировка длительная (несколько недель), и в выходные дни (суббота и воскресенье) сотрудники остаются в месте выполнения служебного поручения, то есть домой не возвращаются.

Второй — сотрудник направляется в командировку в воскресенье (чтобы с понедельника начать там работу) или возвращается в субботу, то есть на выходной день приходится не само выполнение служебного задания, а время пути.

Возникает вопрос: нужно ли производить оплату за выходные дни, и если да, то в каком порядке?

Рассмотрим сначала первый вариант, когда выходные дни сотрудники вынуждены проводить в месте командирования. Здесь все зависит от того, привлекались они в эти дни к работе или нет. Обратимся к Положению об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.

08 № 749). Согласно пункту 9 этого Положения средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

При этом в соответствии с пунктом 5 Положения оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

Трудовое законодательство, в частности, статья 153 ТК РФ, обязывает оплачивать работу в выходной день не менее чем в двойном размере (если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени).

Эта же статья дает работнику право выбора: за выходной день получить оплату в двойном размере либо в одинарном, но с правом «отгулять» выходной впоследствии. В последнем случае день отдыха оплате не подлежит, о чем прямо сказано в статье 153 ТК РФ.

Вывод: если, находясь в служебной командировке, работник привлечен к работе в выходной день (и существует приказ о привлечении сотрудника к работе в выходные дни во время командировки), средний заработок за этот день за работником не сохраняется, но каждый такой день оплачивается в соответствии с положениями статьи 153 ТК РФ. Если же в такие дни сотрудник к работе не привлекается, выходные дни оплате не подлежат.

Что касается второй ситуации, когда сотрудник выезжает в командировку или возвращается оттуда в свой выходной день, то на практике этот день обычно не оплачивается или сотруднику впоследствии разрешается отгулять один день на рабочей неделе (без какого-либо документального оформления отгула). Оба варианта являются неправильными, и вот почему.

По нашему мнению, выходной день, в который работник выезжает в командировку или возвращается оттуда, должен оплачиваться в двойном размере или в одинарном с одновременным предоставлением иного дня отдыха. Данный вывод вытекает из следующего.

Время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ). Очевидно, что если день отъезда или приезда из командировки и выходной день совпадают, то сотрудник не может использовать его для полноценного отдыха.

В таком случае выходной день признается рабочим, а работник — привлеченным к работе в выходной день.

В свою очередь возникает следующий вопрос: если работник получает оплату в соответствии с окладом, то что удваивать? Нужно ли оплатить в размере двойной часовой ставки все часы нахождения в пути в выходной день или же следует выдать работнику двойную дневную ставку за весь день отъезда/приезда независимо от количества проведенных в пути часов? К сожалению, нормативные документы четко этот момент не регулируют, а официальных разъяснений по данному вопросу пока нет. Мы считаем, что данный вопрос следует решить следующим образом.

Согласно статье 132 ТК РФ заработная плата каждого работника зависит, в частности, от количества затраченного труда.

Если сотрудник потратил в служебных интересах (то есть на дорогу) не весь выходной день, а, например, только 2 часа, то выплата ему двойной дневной ставки была бы не совсем справедлива, точнее, привела бы к завышению оплаты труда. И, напротив, если сотрудник вернулся из командировки, предположим, в 23.

00 воскресенья, то двойная дневная ставка тоже была бы несправедлива (занижена), так как дневной заработок исчисляется исходя из 8 часов работы. Тогда как в воскресенье сотрудник потратил на служебные цели не 8 часов, а гораздо больше.

К тому же если взять обычную ситуацию, когда сотрудник выходит работать в выходной день (не находясь в командировке), то там оплата осуществляется как раз в зависимости от количества отработанных в этот день часов, что справедливо. Почему бы этот подход не применить и к ситуации, связанной с командировкой?

Таким образом, при расчете оплаты мы рекомендовали бы ориентироваться на количество часов, проведенных в пути. При этом в любом случае выбранный вариант следует закрепить в локальном нормативном акте организации.

Средний заработок при дальнейших поездках

В связи с оплатой выходных дней, на которые приходится командировка, в дальнейшем неизбежно возникают проблемы следующего характера. Такой работник опять может быть направлен в командировку. Или он может взять оплачиваемый отпуск.

И в том, и в другом случае ему полагается оплата по среднему заработку.

Вопрос: нужно ли при расчете среднего заработка учитывать предыдущие выходные дни, проведенные в командировке, и начисленные за это время суммы оплаты по двойному тарифу?

Сразу отметим, что по данному вопросу существуют противоположные точки зрения. Одни специалисты считают, что период командировки, приходящейся на выходные дни, и начисленную за эти дни оплату (по двойному тарифу, а не по среднему заработку), нужно учитывать при расчете среднего заработка. Свой вывод обосновывают буквальной трактовкой подпункта «а» пункта 5 Положения.

В нем речь идет исключительно о периоде, в течение которого за работником сохранялся средний заработок.

Поскольку в рассматриваемом случае за время «выходной» командировки средний заработок не сохранялся, а оплата была произведена по другим правилам (по статье 153 ТК РФ, как за работу в выходные дни), то подпункт «а» пункта 5 Положения в этой ситуации не применяется.

Следует применять подпункт «л» пункта 2 Положения, из которого четко следует, что при расчете среднего заработка учитываются «выплаты, связанные с условиями труда, в том числе… оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы».

Другие специалисты считают, что подпункт «а» пункта 5 Положения не нужно понимать буквально.

Ведь, согласно статье 167 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

То есть изначально, командировка — это время, в течение которого работнику гарантируется сохранение среднего заработка. А раз этот период исключается из расчета, то и «выходная» командировка также подлежит исключению из расчетного периода.

К сожалению, на данный момент отсутствуют официальные разъяснения чиновников по данному вопросу. Можем сказать лишь одно: судя по неофициальным разъяснениям представителей Минздравсоцразвития, они придерживаются второго варианта (при котором период «выходной» командировки не нужно учитывать при расчете среднего заработка).

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/comments/2011/1/4227

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.