Меры предосторожности. Как получить официальную информацию о контрагентах

Содержание

Проверка контрагентов службой безопасности

Меры предосторожности. Как получить официальную информацию о контрагентах

Рассказываем о цели и инструментах, приводим примерный порядок проведения проверки контрагента, открываем доступ к готовым регламентам проверки контрагента – на платежеспособность и налоговую безопасность.

Цели проверки контрагентов

Служба безопасности проверяет контрагента с целью:

  1. Минимизации рисков образования проблемной дебиторской задолженности. Самая частая причина проверки контрагента. Анализ информации из открытых (ФНС, Арбитражный суд) и закрытых (базы данных, бюро кредитных историй) источников информации позволяет сделать оценку платежной дисциплины контрагента и сделать прогноз по формированию им проблемной (невозвратной) «дебитрки».
  2. Снижения рисков отказа со стороны налоговых органов в возмещении НДС. Непроявление должной осмотрительности при выборе контрагента, предъявленный к вычету НДС налоговая может вернуть. Также чревато взаимодействие с неблагонадежными контрагентами встречными проверками, предъявлением иска по п.3 ст.122 НК (Неуплата или неполная уплата сумм налога).
  3. Укрепления деловой репутации. Неблагонадежные контрагенты и мошеннические организации теряют всякий интерес к взаимодействию с предприятием, на котором должным образом организована работы службы безопасности.
  4. Повышения дисциплины труда сотрудников отделов сбыта и снабжения. Регулярные проверки контрагентов оставляют мало «места для маневров» нечистым на руку сотрудникам, использующем механизм «отката» в работе с поставщиками товаров или услуг, покупателями.

Проверить контрагента на долги

Способы проверки контрагентов службой безопасности

Способы проверки контрагента выбирают сообразно цели. Условно разделить способы проверки можно на две большие группы – информационные и физические.

 К информационным относятся сбор и анализ данных из информационных баз и источников.

К физическим – проверка реальных активов торговых и производственных компаний, выезд по месту фактического нахождения, оценка торгового и производственного оборудования, собеседования сотрудников предприятия-контрагента.

Виктор Смирнов, специалист службы безопасности дорожно-строительной компании

— Мы выполняем строительные работы на основании договора субподряда. Специфика отрасли такова, что мы зачастую вынуждены работать без предоплаты, за свой счет, используя собственные кадры и технику. Для этого мы проверяем компанию-подрядчика на предмет исполнения договорных обязательств.

В числе проверок – встречи с другими субподрядными организациями, с которыми компания-подрядчик сотрудничала ранее. В ходе встреч мы выясняем, насколько своевременно и согласно договоренностям поступила оплата за выполненные работы, если возникали сложности с получением денежных средств, то какого рода и насколько критичными были задержки.

Только после этого руководство компании принимает решение о том, взять ли предложенный объем работ или отказаться от взаимодействия.

Проверить контрагента на долги

Регламент проверки контрагентов службой безопасности

Перед тем как выполнять проверку контрагента следует запросить у него минимальный перечень документов.

Стартовый регламент проверки контрагента – проверка компании-партнера на существование и соответствие предоставленной информации реальному положению дел.

Проверяются ИНН и ОГРН, полное и краткое наименование компании, ОКВЭДы, размер уставного капитала, изыскивается информация об учредителях и руководителях предприятия.

Регламент предписывает получение сведений о регистрации компании в «адресных ямах», о нахождении руководителей в списках дисквалифицированных лиц, о задолженности юридического лица по налогам и сборам, об их участии в арбитражных процессах или в исполнительных производствах.

Чаще служба безопасности проверяет контрагента только в том случае, если сделка с ним представляется высоко рискованной. К такого рода сделкам относятся:

  • Сделки по поставке или купле-продажи на сумму свыше 1 млн руб.,
  • Договоры подряда или субподряда, оказания услуг или выполнения работ на сумму свыше 1 млн руб.
  • Перевозка на сумму свыше 300000 руб.
  • Оказание информационных, консультационных, юридических и маркетинговых услуг на сумму свыше 500000 руб.

Тогда применяется расширенный регламент проверки контрагента. Он включает в себя стартовый (базовый) уровень проверок, и дополняет эти сведения детальным анализом финансового состояния контрагента, проверку его кредитной истории.

В бухгалтерской отчетности проверяющую сторону интересуют отчет о прибылях и убытках за несколько лет. Компания-контрагент должна показывать устойчивый рост. А также пассивы – долгосрочные и краткосрочные обязательства.

В кредитной истории важно отсутствие просроченной задолженности, повышенного интереса к получению кредита в момент сделки, следов «кассовых разрывов» (периодически возникающих просрочек по платежу при в целом стабильной оплате счета).

Для того, чтобы иметь оперативный доступ к оценке платежной дисциплине компании-партнера и состоянию ее долговой нагрузки вы можете вести мониторинг контрагентов на Unirate24. В момент наступления события вы узнаете о наступлении просрочки и сможете оперативно взыскать всю или часть дебиторской задолженности по контрагенту.  

Проверить контрагента на долги

Также принимаются во внимание индексы должной осмотрительности и платежной дисциплины (их можно найти в бизнес-справке СПАРК).

Порядок проверки контрагентов на предприятии определяет начальник службы безопасности и/или генеральный директор. В зависимости от целей проверки, конкретный набор инструментов и порядок их запроса могут разниться от компании к компании. Начальник СБ составляет приказ и подписывает его у генерального директора.

Каждый сотрудник отдела безопасности, допущенный к проверкам контрагентов, ознакамливается с документом. Сотрудник несет ответственность за качество проверки, соответствие ее результатов действительности.

Не допускается халатное отношение к проверочным мероприятиям, опущение этапов проверки, умышленное искажение результатов.

Для вашей работы могут быть полезны следующие регламенты (нажмите на ссылку, чтобы открыть и скачать документ):

Заключение службы безопасности по проверке контрагента

При проверке контрагента служба безопасности действует в связке с отделом продаж, финансовым отделом компании. В этом случае ее заключение носит рекомендательный характер и может быть выдано в форме сводной таблицы характеристик контрагента и результирующим заключением. Например, так:

Инструмент проверкиКлючевые моментыХарактеристика контрагента
ЕГРЮЛСведения о контрагенте соответствуют предоставленным, сведений о критических изменениях в «Вестнике ЕГРЮЛ» отсутствуют.Контрагент характеризуется нейтрально.
Бизнес-справкаИндекс финансового риска 41, Индекс должной осмотрительности 50Контрагент несет средние финансовые риски.
Бухгалтерская отчетностьСнижение прибыли по сравнению с прошлым периодом на 15%, большое количество долгосрочных обязательств.Контрагент работает нестабильно, обладает повышенной долговой нагрузкой.
Кредитная историяНаличие исторических просрочек по кредитам до 30 -60 дней с периодичностью 6-12 месяцев.Более 5 заявок на кредитную линию за последний месяцКонтрагент допускает «кассовые разрывы», испытывает острую потребность в дополнительном финансировании.
ЗаключениеВысокий риск формирования проблемной задолженности. Рекомендуется взаимодействие с использованием предоплаты. При невозможности – максимальный размер коммерческого кредита до 20% суммы контракта.

Может заключение службы безопасности носить и блокирующий характер. Сделки с контрагентами, имеющими признаки фирм-однодневок, опыт неисполнения платежей, обладающими чрезмерной долговой нагрузкой способны нанести значительный ущерб предприятию.

Источник: https://www.unirate24.ru/proverka-kontragentov-sluzhboj-bezopasnosti/

Документы необходимые предпринимателю для избежания ответственности перед налоговыми органами за действия третьих лиц

Меры предосторожности. Как получить официальную информацию о контрагентах

Истребование у контрагентов оригиналов для обозрения и (или) заверенных копий учредительных и регистрационных документов:

  • решение о создании субъекта предпринимательской деятельности;
  • учредительный договор
  • устав;
  • доказательств постановки на учет в налоговом органе;
  • выписки из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц-предпринимателей;
  • свидетельство плательщика НДС.

Указанные документы подтверждают надлежащую  правосубъектность контрагента, его гражданско-правовой статус, факт надлежащей регистрации контрагента.

Отдельно нужно сказать о важности выписки из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц-предпринимателей.

Указанная выписка содержит важнейшую информацию в отношении контрагента на конкретную дату: ИНН, код, полное и сокращенное наименования, место нахождения, данные об исполнительном органе (директор, генеральный директор, управляющая компания), размер уставного капитала, состав участников и распределение их долей в уставном капитале (для ООО), все регистрационные действия, ранее совершенные в отношении контрагента.

Элемент второй:

Истребование у контрагента оригиналов ДЛЯ ОБОЗРЕНИЯ и (или) заверенных копий документов, подтверждающих личность и полномочия руководителя и главного бухгалтера:

  • копии паспортов руководителя и главного бухгалтера;
  • протокол об избрании руководителя; приказы о назначении на должность руководителя и главного бухгалтера (с подписями указанных лиц об ознакомлении).

В случае если договор, первичные документы, счета-фактуры и др. первичные документы от имени контрагента будут подписываться иными лицами, соответственно необходимо получить также заверенные копии надлежащим образом оформленных доверенностей на данных лиц.

Все перечисленное необходимо для подтверждения факта подписания документов от имени контрагента уполномоченными лицами.

Также целесообразно проводить сверку подписей на документах с паспортом или доверенностью. Хотя налогоплательщик не имеет возможности достоверно установить подлинность подписей представителей компании-контрагента, однако, их визуальное сопоставление также может быть полезным.

Элемент третий:

Истребование у контрагента оригиналов для обозрения и (или) заверенных копий лицензий контрагента, если деятельность, выполняемая по сделке, подлежит лицензированию.

Лицензия является необходимым документом, подтверждающим, что сделка заключена с уполномоченным хозяйствующим субъектом, имеющим право осуществлять деятельность по сделке.

Таким образом, наличие лицензии подтверждает, что налогоплательщик был вправе заключить сделку именно с этим контрагентом, производить оплаты в соответствии с данной сделкой и учитывать соответствующие суммы налогового кредита по НДС и расходы по налогу на прибыль.

Элемент четвертый:

Получение информации о коммерческой деятельности контрагента:

  • рекламных материалов и ценовых предложений контрагента;
  • распечаток официальных сайтов контрагента;
  • различных проспектов, буклетов и т. д.

Данная информация подтвердит разумную осмотрительность предприятия при выборе контрагента и оценке его коммерческих качеств.

Элемент пятый:

Изучение «судебной истории» контрагента:

Получить часть такой информации вы можете самостоятельно с помощью справочных правовых систем (в частности, через Единый государственный реестр судебных решений Украины), в которых публикуются все более-менее значительные решения административных, хозяйственных и др. судебных органов всех инстанций. Кроме того, возможно направить контрагенту на стадии преддоговорных переговоров соответствующий запрос с просьбой указать все судебные споры контрагента.

Информация о судебных спорах контрагента позволит получить представление о статусе, добросовестности контрагента, о возможном клейме недобросовестности, которое налоговыми органами негласно присвоено данному контрагенту.

Элемент шестой:

Истребование у контрагента оригиналов для обозрения и (или)  копий налоговой, финансовой и иной отчетности за последний отчетный период с отметками компетентных органов о принятии.

В идеале следует получить копии налоговых деклараций контрагента по НДС и налогу на прибыль за последний налоговый период с отметкой налогового органа о принятии (либо с подтверждением сдачи налоговой отчетности в электронном виде), годового бухгалтерского баланса за последний отчетный период и т.д.

Вряд ли контрагент с большим желанием согласится поделиться данными документами, однако, получив их, налогоплательщик установит факт сдачи контрагентом бухгалтерской и налоговой отчетности и таким образом косвенно подтвердит добросовестность контрагента.

Альтернативой в данном случае может выступить направление запроса в компетентный орган, в котором находится на учете контрагент, с просьбой предоставить информацию о подаче таким контрагентом отчетности.

Элемент седьмой:

Истребование у контрагента справки в произвольной форме об имеющихся на праве собственности и на праве аренды соответствующей материально-технической базы (производственных и торговых мощностях):

В данном случае речь идет о видах и количестве оборудования, складских, офисных и производственных помещений, транспорта и т. д., о численности работников контрагента (с указанием их специализации) на момент совершения сделки, в том числе занятых в сферах деятельности, непосредственно связанных с исполнением сделки.

Указанная справка, безусловно, не является абсолютным подтверждением коммерческой «состоятельности» контрагента и его способности самостоятельно исполнить сделку (тем более, что никому не запрещено привлекать для исполнения сделки третьих лиц), однако, поможет доказать, что наше предприятие, выбирая контрагента, поинтересовалось о его реальных возможностях.

Элемент восьмой:

Проверка адресных данных контрагента.

В первую очередь необходимо установить не является ли зарегистрированное местонахождение потенциального контрагента «адресом массовой регистрации».

Важное значение также имеет реальное местонахождение контрагента по своему местонахождению.

Указанные обстоятельства могут быть установлены на основании данных официального сайта Министерства доходов и сборов Украины, а также посредством  выезда на место (найти офис, убедиться в его работе). Желательно при этом еще и встретиться с представителем компании и убедиться в его полномочиях.

Элемент девятый:

Получение информации о контрагентах из электронных баз данных, доступных на официальном сайте Министерства доходов и сборов Украины.

Имеются в виду база данных о плательщиках НДС, база аннулированных свидетельств плательщиков НДС, база недобросовестных плательщиков НДС и база мест массовой регистрации налогоплательщиков.

В данном случае рекомендуется делать «скриншоты» экрана компьютера и хранить информацию в электронной и/или бумажной форме на случай возникновения спора с налоговыми органами.

Элемент десятый:

Получение информации о контрагенте из других источников.

Для получения сведений о партнере могут быть использованы разные источники. Например, в Интернете работники размещают отзывы о своих работодателях или клиенты – о своих поставщиках.

На сайте других организаций с высокой репутацией могут быть указаны их партнеры, с которыми они работают постоянно. Сайт самого потенциального контрагента также может дать массу информации – насколько он добротно сделан, есть ли там форум с давними обсуждениями и т.д.

Реклама в газетах и на сайтах респектабельных организаций добавит баллы в оценку.

Важным источником информации о потенциальном контрагенте являются рекомендательные письма поставщиков, покупателей или иных деловых партнеров, с которыми налогоплательщик сотрудничает в течение длительного периода времени.

Рекомендательные письма может предоставить сам поставщик. Или же он может сообщить контакты лиц, у кого можно навести справки.

Запросы, отправленные данным лицам, и полученные от них ответы необходимо хранить для предоставления в налоговые органы.

Элемент одинадцатый:

Обращение в налоговый орган по месту регистрации контрагента на предмет его (контрагента) добросовестности в отношении «сомнительных» контрагентов.

Ответа, скорее всего, не последует, поскольку подобный запрос действующим законодательством не предусмотрен (но и не запрещен), однако, указанный шаг поможет доказать свою осмотрительность и осторожность.

В завершение…

Своим клиентам я советую следующий алгоритм применения перечисленных мер безопасности:

Меры, перечисленные в пунктах 1-3, 5, 9выполнять в отношении всех контрагентов
Меры, перечисленные в пунктах 4, 6-7, 8, 10, 11Целесообразно выполнять при заключении сделок с повышенным налоговым риском (крупные сделки; сделки, которые заключаются с сомнительными (непроверенными) контрагентами; сделки с товарами (работами, услугами), к которым предъявляется повышенное внимание со стороны налоговых органов и т.д.)

Необходимо отметить, что указанный перечень процедур не является по своему характеру «закрытым», поскольку каждая ситуация индивидуальна. Поэтому, в зависимости от специфики и особенностей взаимоотношений с потенциальными контрагентами приведенный перечень можно либо дополнять, либо наоборот сокращать.

Документы, собранные по результатам проведенной проверки, рекомендуется сохранять в электронной и/или бумажной форме на случай возникновения спора с налоговыми органами.

Считаем, что соблюдение принципов доктрины даже в самых общих ее началах поможет избежать (или хотя бы снизить риск возникновения) более значительных затрат при обжаловании результатов «творчества» налоговых органов.

Источник: http://www.prostopravo.com.ua/prava_biznesa/proverki_i_shtrafy/stati/dokumenty_neobhodimye_predprinimatelyu_dlya_izbezhaniya_otvetstvennosti_pered_nalogovymi_organami_za_deystviya_tretih_lits

Проверка контрагентов на добросовестность

Меры предосторожности. Как получить официальную информацию о контрагентах

Термин “контрагент” законодательно не закреплен. Правоприменительная практика понимает под контрагеном юридическое или физическое лицо, являющееся одной из сторон договора.

Причины проверки контрагентов на добросовестность

Принимая решение о сотрудничестве с новым контрагентом, достаточно часто руководство организации задается вопросами о надежности контрагента (выполнит ли контрагент работу после ее оплаты) и рисках, связанных с возможными вопросами со стороны налоговых органов.

Можно исходить из общего принципа добросовестности и не проводить проверок при заключении договора с новым партнером. Но разумнее и безопаснее поступить осмотрительно и позаботиться об успешности своего бизнеса.

  • Налоговое законодательствл обязывает стороны заключаемого договора проверять добросовестность контрагента по договору. К примеру, организации заключили договор оказания услуг по уборке офиса. Исполнитель направил заказчику акт приемки-передачи услуг и счет-фактуру. Налоговый орган по результатам проведения камеральной проверки может отказать в вычете НДС по следующим причинам:
  • у исполнителя нет работников в штате (значит, никто физически не мог производить уборку);
  • исполнитель не находится по юридическому адресу, не платит налоги, не сдает налоговую отчетность (следовательно, исполнитель является недобросовестным);
  • документы от исполнителя были подписаны не уполномоченным лицом (не руководителем, следовательно, они недействительны).

Следовательно, получить вычет НДС по ним не получится.

Такую проверку лучше проводить еще и потому, что на это обращают пристальное внимание и налоговые инспекторы при проведении налоговых проверок, которые тщательным образом проверяют всех контрагентов организации на наличие признаков “однодневок”. Основной аргумент — организация должна выбирать клиентов с должной осмотрительностью.

Суды считают, что организация должна выбирать таких контрагентов, связь с которыми не повлечет для нее дополнительных налоговых начислений. Если инспекторы заявляют об использовании схемы минимизации налогов, то в общем случае суды проверяют следующие обстоятельства:

  • проявил ли налогоплательщик должную осмотрительность при выборе контрагента;
  • есть ли у контрагента расходы на ведение хозяйственной деятельности;
  • носят ли платежи, проходящие через эту компанию, транзитный характер;
  • поступили ли денежные средства реальному производителю товаров (работ, услуг) либо вернулись тому, от кого ушли;
  • соответствует ли размер цены на товар, приобретенный налогоплательщиком, средним ценам, сложившимся на рынке;
  • целесообразны ли сделки с экономической точки зрения.

Налогоплательщик считается добросовестным, пока не доказано обратное.

Что же такое должная осмотрительность?

Легального (закрепленного в законодательно) определения должной осмотрительности нет. Не нашел закрепления в Налоговом кодексе РФ и принцип должной осмотрительности; нет и обязанности налогоплательщика проявлять должную осмотрительность при выборе контрагента.

Данный принцип содержится в нормах гражданского права.

Так, согласно статье 401 ГК РФ “лицо признается невиновным, если при той степени заботливости и осмотрительности, какая от него требовалась по характеру обязательства и условиям оборота, оно приняло все меры для надлежащего исполнения обязательств”.

Кроме того, в статьях 1, 6, 10 ГК закреплены такие принципы, как добросовестность и разумность, означающие, что хозяйствующий субъект не должен брать на себя риск заключения сделок с сомнительными организациями, в чем, по сути, проявляется должная осмотрительность.

Т.о. должная осмотрительность – это комплекс мер по сбору и анализу информации для проверки контрагента на добросовестность, принимаемых организацией при заключении договора. Этот термин используется для определения вины.

На практике это означает, что налогоплательщик не должен заключать договоры с контрагентами, которые обладают признаками “однодневок”.

Такой подход налоговых органов основан на принципах разумности и добросовестности при осуществлении предпринимательской деятельности, а это означает, что никакой здравомыслящий предприниматель не станет брать на себя риск заключения сделки с сомнительной организацией, которая может свои обязательства по договору и не выполнить. Поэтому прежде, чем вступить с контрагентом в какие-либо отношения (особенно если речь идет о крупных сделках), покупатель (заказчик) так или иначе должен проявить осмотрительность и узнать как можно больше о своем бизнес-партнере. Тех, кто такой осмотрительности не проявил, налоговые органы считают злостными “уклонистами” от уплаты налогов.

При этом традиционная позиция ФНС России состоит в том, что пострадать за неосмотрительность при выборе контрагентов должен не только тот налогоплательщик, который “закрыл глаза” на наличие признаков “фирмы – однодневки” у контрагента и вступил с ним в договорные отношения, но и тот, который не знал об этих признаках, но, осуществив ряд контрольных мероприятий, мог бы данные признаки выявить. В этом-то и состоит основная опасность предъявления налоговых претензий по мотиву неосмотрительности при выборе контрагента: налогоплательщик заключает договор с организацией, ничего не зная о ее налоговых обязательствах, а впоследствии его обвиняют в неосмотрительности и недобросовестности.

Но должны ли фирмы проверять добросовестность своих контрагентов и кто застрахует их от недобросовестности последних?

Анализ судебной практики показывает, что на налогоплательщиков, претендующих на возмещение НДС, без достаточных правовых оснований возложена ответственность за поведение проблемных налогоплательщиков-поставщиков.

Само по себе нарушение налогового законодательства контрагентом не является доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды.

Но факт получения необоснованной налоговой выгоды может быть признан, если налоговики докажут, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом, в силу отношений взаимозависимости или аффилированности налогоплательщика с контрагентом.

Налоговая выгода может быть также признана необоснованной, если налоговым органом будет доказано, что деятельность налогоплательщика, его взаимозависимых или аффилированных лиц направлена на совершение операций, связанных с налоговой выгодой, преимущественно с контрагентами, не исполняющими своих налоговых обязанностей.

Таким образом, позиция налоговиков сводится к тому, что осмотрительность при выборе контрагента надо подтвердить. Но какого-либо универсального способа разрешить такую задчу нет.

24.07.2015 ФНС России выпустило очередное Письмо № ЕД-4-2/13005@, в котором указала, на что налогоплательщику следует обратить внимание при выборе контрагента, а также рекомендовала:

  • изучить документы, которые подтверждают полномочия представителя контрагента;
  • оценить возможность реального выполнения условий договора с учетом времени, необходимого для доставки или производства товара, выполнения работ или оказания услуг;
  • при оценке налоговых рисков исследовать такие признаки недобросовестности контрагента, как:
    • отсутствие документального подтверждения полномочий руководителя компании-контрагента (его представителя) и копий документа, удостоверяющего его личность;
    • отсутствие информации о фактическом месте нахождения контрагента, производственных и (или) торговых площадей;
    • отсутствие информации о государственной регистрации контрагента в ЕГРЮЛ;
    • отсутствие очевидных свидетельств возможности выполнения контрагентом условий договора.

При этом указано, что:

  • обязанность по доказательству получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды возложена на налоговые органы;
  • каждое обстоятельство получения необоснованной налоговой выгоды носит индивидуальный характер и должно быть подтверждено в ходе налоговой проверки соответствующими доказательствами;
  • налоговым органам необходимо доказать, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему было известно о нарушениях, допущенных контрагентом, в частности, в силу отношений их взаимозависимости или аффилированности;
  • факт нарушения контрагентом налогоплательщика налоговых обязанностей сам по себе не является доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды.

Алгоритм проверки добросовестности контрагента

Алгоритм проверки добросовестности контрагента можно разделить на следующие этапы:

Заключая новые договоры, на первоначальном этапе необходимо максимально обезопасить организацию для того, чтобы “в случае чего” иметь возможность доказать “достаточную осмотрительность” при выборе контрагента.

Процесс этот довольно трудоемкий и занимает много времени и сил, но игра стоит свеч. Пренебрежение хотя бы минимальной проверкой может обернуться претензиями налоговых органов и, как следствие, разбирательствами в суде.

А на это уйдет гораздо больше времени, сил и средств, чем на проверку на первоначальном этапе.

С 01.09.2018 организациям проще проявлять должную осмотрительность, поскольку с этой даты ФНС разместил на своем сайте открытые сведения о налогоплательщиках.

Источник: https://yuridicheskaya-konsultaciya.ru/proverki/proverka_kontragenta_na_dobrosovestnost.html

Как и на каких ресурсах проверить сведения о контрагентах?

Меры предосторожности. Как получить официальную информацию о контрагентах

Сведения о контрагенте — важнейший элемент стабильной работы любой компании. От правильного выбора партнеров зависит и своевременность выполнения работы, и финансовая стабильность, а также результаты налоговых проверок. Мы подскажем вам, как собрать нужные сведения.

Этапы сбора сведений от контрагентов: организуем процесс проверки

Предварительный этап: изучаем сайт потенциального партнера

Собираем сведения на сайте налоговой службы (налог.ру) по ИНН из ЕГРЮЛ и прочим данным

Проверяем руководство и представителей фирмы

Ищем дополнительную информацию

Проверяем реальность существования бизнеса и оцениваем возможности контрагента исполнить договор

Специфические источники информации (карточка формы 13, сведения о контрагенте-резиденте)

Итоги

Этапы сбора сведений от контрагентов: организуем процесс проверки

Правильная работа по сбору сведений о контрагенте позволит вам избежать претензий налоговых органов в недостаточной осмотрительности и получении необоснованной налоговой выгоды. Поэтому важно своевременно и правильно проводить проверочные мероприятия.

Сразу определитесь с источниками информации:

  • бесплатные ресурсы;
  • платные сервисы.

Если вы не стеснены в денежных средствах, платные сервисы — адекватное решение вопроса. Они позволяют получить концентрированный набор данных о потенциальном партнере посредством нажатия одной кнопки (или в ином режиме).

Если же вам не по карману платные услуги, не стоит отчаиваться — получить данные можно и бесплатно. Конечно, придется потратить больше времени и, возможно, не всю интересующую вас информацию удастся раздобыть, но это позволит проявить должную осмотрительность при выборе стороны договора.

Процесс сбора информации происходит в несколько этапов:

  • предварительный этап — до заключения договора соберите данные о потенциальном партнере из открытых общедоступных источников;
  • основной этап — если ваше руководство планирует заключить договор именно с этим контрагентом (до момента принятия окончательного решения), сформируйте «досье контрагента» в полном объеме;
  • этап мониторинга — после заключения договора на регулярной основе отслеживайте информацию о стороне договора по ключевым показателям (финансовой отчетности, судебным делам и т. д.).

Далее более детально рассмотрим малобюджетный вариант сбора данных.

О бесплатном сервисе по проверке трудовых договоров узнайте тут.

Предварительный этап: изучаем сайт потенциального партнера

Начните поиск сведений с официального сайта потенциального контрагента (при его наличии). Обратите внимание на наполнение сайта информацией:

  • о руководстве (общие сведения, размещенные на сайте фотографии руководителя(-ей), начальников филиалов и др.) и/или о коллективе;
  • сфере деятельности компании и ее структуре (наличие и расположение филиалов, обособленных подразделений);
  • действующих лицензиях, свидетельствах, сертификатах, включая сведения об иных достижениях компании (некоторые фирмы выкладывают на сайте сканы таких документов);
  • выполненных работах, построенных объектах, оказанных услугах и иных фактах хозяйственной и внутрифирменной жизни компании;
  • фирмах-партнерах;
  • общих контактных данных (адресе расположения, телефонах приемной и т. д.).

Если сайт есть, но на нем размещен минимальный набор информации, не позволяющий получить даже поверхностное представление о компании, возможно такой сайт создан для отвода глаз (например, для придания солидности фирме-однодневке).

Размещенную на сайте информацию вы можете выборочно проверить: позвонить по указанным телефонам, посетить офис компании, поискать в интернете информацию о компаниях-партнерах (названия которых есть на сайте).

Скрины интернет-страниц сайта вложите в досье контрагента — они станут отправной точкой его формирования.

Собираем сведения на сайте налоговой службы по ИНН из ЕГРЮЛ и прочим данным

Сбор общедоступной информации о компании лучше начать с сайта ФНС. К примеру, сведения о контрагенте по ИНН можно получить с помощью сервиса проверь контрагента – это сведения из ЕГРЮЛ.

На сайте ФНС можно найти следующий набор бесплатных сервисов:


Найденную информацию сохраняйте в электронном виде и в форме скринов. Кроме того, можно заказать платную выписку из ЕГРЮЛ на бумаге — сведения о контрагентах налоговая служба изготовит в течение 5 дней (200 руб. за 1 документ) или в течение 1 дня (400 руб. за 1 документ).

В планах ФНС запустить новый сервис «Прозрачный бизнес». С его помощью вам станет доступно еще больше информации: сведения о контрагенте по налогам, недоимкам по пеням и штрафам (по каждому налогу и сбору), о численности сотрудников, о налоговых правонарушениях, а также о долгах компании перед контрагентами и т. д.

Но не ограничивайтесь только электронными сведениями из открытых источников — запросите непосредственно у контрагента весь пакет документов в виде заверенных копий. В их числе могут быть копии учредительных документов, лицензий, свидетельства о членстве в СРО, документов о постановке на налоговый учет и др.

Отдельным блоком в досье контрагента нужно собрать сведения о физлицах — руководстве, учредителях, представителях фирмы-партнера (смотрите далее).

Проверяем руководство и представителей фирмы

Пакет документов, о которых шла речь в предыдущем разделе, дополните сведениями:

  • о генеральном директоре;
  • учредителях;
  • иных лицах, представляющих интересы компании на переговорах или при подписании документов (договоров, актов выполненных работ), ответственных за ведение иной деловой переписки.

В помощь снова  возьмите сервисы ФНС:

Кроме того, не забудьте запросить у контрагента документы, подтверждающие полномочия представителей фирмы. При этом обратите внимание на состав полномочий в доверенности (право на ведение переговоров, подписание договоров и иных документов).

О нюансах проверки контрагентов на сайте ФНС читайте здесь.

Ищем дополнительную информацию

Для того чтобы понять, надежен ли ваш партнер, соберите дополнительно судебную информацию о нем. Для этого воспользуйтесь открытым источником — банком решений арбитражных судов (https://ras.arbitr.ru/).

Вы сможете узнать не только степень вовлеченности контрагента в судебные разбирательства, но и:

  • изучить предмет судебного разбирательства, размеры исков, какую сторону он представляет (истца или ответчика);
  • проследить судебные документы по стадиям разбирательства;
  • распечатать судебные решения.

Не ограничивайтесь беглым просмотром судебных дел контрагента. Не поленитесь изучить все иски.

Это даст вам возможность оценить степень риска дальнейшего сотрудничества с партнером (к примеру, если в результате исполнения судебного решения он может стать банкротом или перейти в неустойчивое финансовое состояние, исполнение вашего договора может затянуться на неопределенное время или не быть исполненным вообще).

Досье контрагента дополните информацией с сайта ФССП (Федеральной службы судебных приставов). Проверьте наличие задолженностей контрагента с помощью сервиса «Банк исполнительных производств» (http://fssprus.ru/iss/iP).

Не помешает также изучить бухотчетность партнера за последний год — ее бесплатно по вашему запросу предоставит Росстат (его территориальные представительства).

Собрав все данные и не обнаружив в них ничего подозрительного, переходите к «материальной» части подтверждения надежности контрагента. Расскажем об этом далее.

Проверяем реальность существования бизнеса и оцениваем возможности контрагента исполнить договор

«Чистые» документы партнера — факт замечательный, но не достаточный для принятия решения о полноценном сотрудничестве с ним. Теперь настало время собрать данные о том, насколько контрагент способен исполнить своими силами договор.

Выделите специальных людей для подтверждения реальности существования бизнеса партнера и оснастите их спецтехникой (для фото- и видеосъемки, записи разговоров с представителями фирмы-партнера). Им предстоит по предварительной договоренности с контрагентом:

  • обследовать его складские помещения;
  • исследовать наличие и состав размещенных там материалов;
  • зафиксировать факт наличия достаточных средств механизации для выполнения договора (подъемных и транспортных механизмов, спецтехники и т. д.) и оценить их эксплуатационную пригодность.

Это, пожалуй, один из самых ответственных этапов подтверждения надежности контрагента.

Компании, не имеющей башенных кранов, передвижных бетономиксеров, иных строительных механизмов и приспособлений, нереально самостоятельно исполнить договор строительного подряда по возведению здания (если договором предусмотрено выполнение всего комплекса строительно-монтажных работ: от рытья котлована и устройства фундамента до установки стропил и монтажа кровельного покрытия).

оборудование пригодится вам и для получения еще одного доказательства вашей должной осмотрительности — примените его для записи проведенных вами переговоров с вашими потенциальными партнерами. материал вместе с деловой перепиской (в бумажной и электронной формах) приобщите к остальным доказательствам в досье контрагента.

Специфические источники информации (карточка формы 13, сведения о контрагенте-резиденте)

Работу по сбору сведений о контрагентах разные компании организуют по-своему. Крупные холдинги содержат специальные службы безопасности, разрабатывают и внедряют технологии работы с контрагентами (с подробнейшим описанием проверочных регламентов). Они собирают детализированную информацию из разных источников, в том числе у самого контрагента.

Для этого разрабатывают разного рода опросные листы, анкеты, сведения в виде готовых шаблонов и карточек сведений о контрагенте (например, сведения о контрагенте формы 13, сведения о контрагенте-резиденте — их форму вы легко найдете в интернете).

Для малого бизнеса содержать штат безопасников по проверке контрагентов накладно, однако не проверять — себе дороже (партнер может подвести, не выполнить договор и т. д.).

Да и доказательства проявления должной осмотрительности рано или поздно могут понадобиться в диалоге с налоговиками. Поэтому досье контрагента в том или ином объеме собирать приходится.

Наш материал при этом — полезная подсказка.

Итоги

Для проверки сведений о контрагентах разработано множество платных сервисов с разным пакетом предлагаемых проверок — выберите подходящий, оплатите услуги и пользуйтесь.

Бесплатно собрать необходимые сведения тоже можно — используйте для этого сервисы официальных сайтов ФНС, ФМС, ФССП, АС.

Всю собранную информацию зафиксируйте доступными способами (копированием, созданием скринов интернет-страниц и т. д.).

В дополнение к ней запросите копии учредительных документов партнера, оцените финансовое положение по его бухотчетности, проверьте его реальные возможности по исполнению договора.

Тогда у вас будет достаточно доказательств проявления должной осмотрительности при выборе контрагента.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/kak_i_na_kakih_resursah_proverit_svedeniya_o_kontragentah/

Какой документ докажет, что компания пыталась установить своего бенефициара

Меры предосторожности. Как получить официальную информацию о контрагентах

Информацию о конечном владельце вправе запросить государственные органы, в том числе налоговая инспекция, Росфинмониторинг. Если такие сведения отсутствуют, компании грозит штраф от 100 тыс. до 500 тыс. рублей. Должностные лица заплатят от 30 тыс. до 40 тыс. рублей (ст. 14.25.1 КоАП РФ).

Компании обязаны собирать, обновлять и хранить информацию о своих бенефициарах не реже одного раза в год (п. 3 ст. 6.1 Закона № 115‑ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов). Для этого организации вправе запросить сведения о бенефициарах у своих учредителей или контролирующих лиц.

Если компания не смогла установить своего бенефициарного владельца, то в случае получения запроса от госорганов она должна представить информацию о принятых мерах . Это будет основанием для освобождения от административной ответственности или смягчающим обстоятельством при предъявлении штрафа.

Такими доказательствами, могут быть запросы учредителям или иным контролирующим лицам и ответы на них. Об этом сказано в информационном сообщении, размещенном на сайте Росфинмониторинга (fedsfm.ru-пресс-служба-новости-информационные сообщения от 17.01.17).

Как составить запрос

Унифицированной формы запроса о бенефициаре нет. Компания может составить его в произвольной форме. Но лучше оформить запрос в виде анкеты.

Запрос необходимо направить не только учредителям-физлицам, но и учредителям-юрицам. Владельцы таких юрлиц с долей владения более 25 процентов могут оказаться конечными бенефициарами самой компании. Это проверить можно через записи в ЕГРЮЛ или специальные базы, например, 1cont.ru. Узнать Ф.И.О. и ИНН учредителей поможет сервис «Риски бизнеса: проверь себя и контрагентов».

Часто учредителями организации могут быть иностранные юридические и физические лица. В этом случае запрос о представлении сведений нужно составить на иностранном языке. Ответ на запрос необходимо перевести на русский язык. Чтобы исключить возможные претензии со стороны налоговиков, перевод стоит заверить у нотариуса.

Что обязательно должно быть в документе

Бенефициарные владельцы – физлица, поэтому в запросе нужно истребовать Ф.И.О. бенефициара, его гражданство, дату рождения, адрес места жительства или пребывания, паспортные данные, ИНН, а также иные сведения, характеризующие физлицо.

Кроме того, необходимо запросить данные миграционной карты либо документа, который подтверждает право иностранного гражданина или лица без гражданства на пребывание или проживание в РФ (п. 1 ст. 6.1, абз. 2 подп. 1 п. 1 ст. 7 Закона № 115‑ФЗ).

Эти сведения нужно истребовать у участников-физлиц с долей больше 25 процентов.

В документ нужно добавить пункт, где прописано требование предоставить сведения в течение определенного срока.

Запросы нужно направить всем лицам, которые являются учредителями общества или вправе как-либо контролировать его действия. У всех учредителей – запросить сведения о лицах, которые имеют право контролировать компанию.

Какие меры безопасности принять дополнительно

Если компания отправляет запрос по почте, в письмо нужно добавить опись вложения и уведомление о вручении, из которых будет видно, что компания запросила сведения. Если сотрудники организации лично вручают запрос учредителям или контролирующим лицам, на втором экземпляре документа нужна отметка о его получении.

Дополнительная мера безопасности – прописать в локальном акте компании сроки истребования и обновления сведений о бенефициарах. Например, компания ежегодно направляет запросы учредителям и контролирующим лицам с 1 по 10 февраля. Если они не представят сведения в течение 10 дней, то компания направляет запросы повторно.

____________________________________________________________________________________________

Внимание! Какие компании не обязаны устанавливать бенефициаров

Обязанность по установлению бенефициарных владельцев не распространяется на (п. 2 ст. 6.1. и подп. 2 п. 1 ст. 7 Закона № 115‑ФЗ):

  • международные организации;
  • учреждения, находящиеся в ведении органов госвласти, госкорпорации или организации, в которых государство имеет более 50 процентов акций (долей) в капитале;
  • эмитентов ценных бумаг, допущенных к организованным торгам, которые раскрывают информацию о ценных бумагах;
  • иностранные организации, ценные бумаги которых прошли процедуру листинга на иностранной бирже, входящей в перечень, утвержденный Банком России. 

____________________________________________________________________________________________

Источник: http://www.NalogPlan.ru/article/4059-kakoy-dokument-dokajet-chto-kompaniya-pytalas-ustanovit-svoego-benefitsiara

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.