Проверка бухгалтера на мошенничество

Содержание

Как выявить мошенничество сотрудника компании: 4 способа

Проверка бухгалтера на мошенничество

Часто соискатель приукрашивает свои заслуги, чтобы получить желаемую должность. Работодатель может напрасно потратить время и деньги на кандидата, который не оправдает ожиданий.

Даже проверенные и надежные сотрудники могут поддаться искушению воспользоваться доверием руководства в корыстных целях. Почему так происходит и как выявить недобросовестных работников, рассмотрим далее.

Причины мошенничества работников

Следует отличать мошенничество от обмана работодателя. Например, сотрудник в командировке решил использовать командировочные на свое усмотрение: он купил гостинец супруге вместо обеда. Такое действие неправильное, но оно не является мошенничеством. Уголовный кодекс РФ трактует мошенничество как хищение имущества путем обмана или злоупотребления доверием.

Мошенничество сотрудников организации вызвано рядом причин:

Экономические. Работник недоволен размером зарплаты, не умеет и не желает рационально планировать бюджет. Поэтому он вместо дополнительной подработки предпочитает получать «надбавку к зарплате» за счет работодателя.

Психологические. Желание быстрой наживы, хвастовство, амбициозность или синдром «мне все должны». Сотрудник с особым удовольствием участвует в махинациях. Работать лучше и развиваться в профессии он не желает. При увольнении огорчен, что попался.

Личная месть. Обида на начальника или булинг в коллективе — веские основания совершить преступление у недооцененного сотрудника.

Попустительское отношение руководства. Сотрудники совершают махинации, а руководство закрывает глаза. Оно сознательно платит маленькую зарплату, ведь работники все равно возьмут свое. Те, кто пытаются противостоять такому порядку, могут быть уволены за правоту негласно.

Плохая организация контроля и учета на предприятии. Редкие инвентаризации, излишнее доверие и наделение полномочиями сотрудника вызывают искушение подзаработать на работодателе.

Отсутствие мотивации сотрудников. Руководство не желает сплотить коллектив и поощрять сотрудника. У него нет стимула совершенствоваться и быть полезным компании. Зато есть желание «взять свое» в коллективе поощряется.

Признаки мошенничества сотрудников

Чтобы мошенничество сотрудника компании не стало сюрпризом для руководителя, обратите внимание на странное поведение при собеседовании. Подозрительно, если соискатель не желает упоминать о прошлой работе, знакомых, личной жизни.

Мошенничество со стороны сотрудников может совершаться и проверенными годами работниками. Во избежание этого обратите внимание на такие признаки:

Резкое улучшение жизни сотрудника. Работник неожиданно купил дорогой товар (иномарку, квартиру) или неожиданно закрыл кредит (ипотеку).

Сотрудник часто отлучается во время работы. Важные переговоры, связанные с откатом проводятся с поставщиками во внерабочей обстановке и телефонном режиме.

Жалобы на сотрудника (ведет разгульный образ жизни, занимает и не отдает долги, увлечение алкоголем и игровыми автоматами).

Необычное ведение документации. В бухгалтерских документах резко увеличиваются расходная часть, в другой рабочей документации резко изменяется ассортимент и цена продукции.

Далее рассмотрим подробнее 4 способа борьбы с мошенничеством.

Кредитный отчет

Кредитный отчет представляет собой информацию о займах и кредитах, сроках погашения и просрочках. С помощью этого инструмента проверки можно проследить участие сотрудника в откатах или предположить его участие в махинациях. Проверка сотрудника по кредитной истории возможна с письменного согласия работника. Отказ от проверки — повод присмотреться к сотруднику. Ему есть, что скрывать.

https://www.youtube.com/watch?v=7TsJ4aeqT_4

Рассмотрим подробнее кредитный отчет на примере сервиса unirate24: 

Отрицательными признаками в кредитном отчете являются:

  • Кредитная нагрузка более 50%.
  • Просрочки по кредитам.
  • Много разных кредитов.
  • Несовпадение данных.
  • Более 5 обращений за кредитом в течение месяца.

Все эти факторы свидетельствуют о неумении работника планировать личные финансы. Такой сотрудник может рискнуть улучшить кредитную историю за счет работодателя.

Если сотрудник резко погасил кредит, значит у него появились деньги. Теоретически он мог воспользоваться своим положением, поэтому стоит присмотреться к сотруднику внимательно.

С помощью кредитной истории можно отследить и вычислить, получал ли сотрудник откаты.

Далее рассмотрим, как с помощью профайлинга проверить соискателя на должность.

Программа АПОРТ

Профайлинг сотрудника — система описания личности соискателя (работника) с прогнозированием его поведения в разных ситуациях. Такая проверка нужна для выявления мотивации и других установок у работника.

Программа Апорт предлагает оценить возможные риски при трудоустройстве работника. При проверке потенциальный работник должен ответить на 127 вопросов анкеты. Ответы на вопросы определяют, насколько работник лоялен к мошенничеству.

 

На основании отчета можно сделать вывод о порядочности соискателя.

Проверка на полиграфе

Работодатель имеет право проверить сотрудника на полиграфе при наличии заявления работника о согласии на прохождение проверки. Статья 86 Трудового кодекса РФ регулирует это положение.

Тестирование на полиграфе включает в себя опрос с применением тестов из специально подобранных вопросов. Они учитывают качества и принципы соискателя. Примерные вопросы представлены ниже.

  • Проверка на полиграфе выявляет такие проблемы с потенциальным сотрудником:
  • Хищения.
  • Работа на конкурента.
  • Получение откатов.
  • Взяточничество.
  • Халатность.
  • Причастие к событиям.

Проверка на честность 

Этот способ подойдет для проверки штатного сотрудника при условии расчетов по зарплате через кассу предприятия. Для реализации этого метода выполните такие шаги: 1) Договоритесь с бухгалтером-кассиром о выдаче проверяемому сотруднику зарплату на 300 рублей больше, чем положено.

Сумма должна быть небольшой, чтобы работник не догадался о проверке. Также руководитель должен учесть риск невозврата, поэтому он установит сумму, которой готов рискнуть. 2) Ожидайте реакции работника. Если сотрудник на месте сразу отдаст деньги, значит сотрудник честный.

Если не отдаст, приступаем к шагу 3. 3) Подождите до следующего утра. Возможно, работник не посчитал зарплату и не обнаружил лишние деньги.

4) Если сотрудник не заметил, то нужно бухгалтеру-кассиру спросить у коллектива о полученной сумме.

Если сотрудник не признается и присвоил деньги себе, руководителю стоит проверять и контролировать его деятельность.

Единственный недостаток этого метода заключается в возможном субъективизме сотрудника. Сотрудник мог действительно не заметить увеличение зарплаты или посчитать за премию. Но суть эксперимента и заключается проверке честности на небольшой сумме. Если сотрудник не вернул деньги даже 300 рублей, нужно внимательней к нему присмотреться.

Таким образом, проверка кредитной истории, профайлинг сотрудника, проверка на полиграфе и на честность — профилактика махинаций работников. Применять их к комплексе или отдельно к каждому подчиненному и соискателю принимает руководитель. Чем больше информации, тем легче принять решение.

Источник: https://www.unirate24.ru/vyyavit-moshennika/

Как предпринимателю проверить своего бухгалтера

Проверка бухгалтера на мошенничество

представлено Б. Дабаевым

Каждый руководитель понимает, что для стабильной работы предприятия нужен высококвалифицированный бухгалтер, так как в бухгалтерском учете и российском налоговом законодательстве несведущему человеку разобраться практически невозможно. К тому же, время от времени предприниматели делятся друг с другом историями, как, например, директор компании случайно узнал о запущенности бухучета в своей фирме.

Как вовремя проверить работу бухгалтера, рассказал эксперт infpol.ru.

Арбитражный юрист, член Палаты налоговых консультантов России, консультант по налогам и сборам, специалист по договорному праву Бато Дабаев:

– Более всего под такую опасность подпадают небольшие предприятия, ведь руководство таких компаний осуществляется директором самостоятельно. Порою, директор не в состоянии своевременно проконтролировать качество работы бухгалтерского отдела. Иногда у него просто нет для этого необходимых знаний.

Самая распространенная ситуация для бизнеса в нашем городе, когда срочно необходим бухгалтер и руководитель.

Пытаясь сэкономить, директор приглашает на работу неопытных бухгалтеров, родственников, «на которых можно положиться», в результате чего, отчетность может сдаваться нерегулярно, но в это – никто не вдается.

А то, что отчетность совершенно не отражает реальности, а сам учет не велся вообще, выясняется уже тогда, когда такой бухгалтер уходит с должности. В дальнейшем стоимость восстановления учета зачастую оказывается очень высокой.

Проведение аудиторской проверки. Безусловно, один из самых надежных способов проверки качества работы бухгалтера и всей компании. Однако на практике, аудиторская проверка – весьма затратное мероприятие, которое может себе позволить не каждая организация.

К примеру, аудиторскую проверку в нашем городе, вероятно, могут позволить крупные торговые сети. При этом возникает сложность в передаче на проверку всего огромного «пласта» документов. Также возникает проблема отсутствия доступных в Бурятии по ценовой категории и по качеству услуг аудитора.

Некоторых предпринимателей отпугивает аудиторская проверка раскрытием внутренней, конфиденциальной информации перед третьими лицами.

Конечно, если вы руководитель крупного предприятия и считаете подобные траты оправданными, то вызывайте аудиторов, и они проверят вашу бухгалтерию.

Если аудиторская проверка, на ваш взгляд – слишком дорогое мероприятие, попытайтесь проверить главного бухгалтера самостоятельно.

Даже если вы далеки от бухгалтерской отчетности, существуют документы, содержащие сведения, которые вам как руководителю наверняка известны.

Поэтому, давайте рассмотрим 7 простых способов контроля бухгалтера, которые можно применить уже сегодня.

Способ №1. Как проверить состояние расчётов с контрагентами?

Возьмите отчет о расчетах с контрагентами. Это документ, который наглядно демонстрирует, что должны вы своим поставщикам и что должны вам покупатели. Скорее всего, такие сведения известны вам не хуже, чем бухгалтеру. Поэтому вы с легкостью можете проверить достоверность бухгалтерских документов.

Руководителю рекомендуется раз в месяц (можно и раз в квартал) отслеживать задолженность контрагентов. Желательно, проверку проводить в начале и конце периода, когда произошло уменьшение или увеличение долга. По отдельным сделкам можно выборочно проверить документы – убедиться, что они в порядке. Выявленные недостатки послужат сигналом к более детальной проверке.

Способ №2. Как проверить движения денежных средств по расчетному счету?

Директору нужно убедиться в отсутствии «несанкционированных» платежей. Сейчас руководители очень осмотрительно относятся к ключу первой подписи. Но всё ещё остается практика, когда руководитель, желая освободить своё время, передаёт ключ напрямую бухгалтеру. В этом случае бухгалтер может отправить платежи не по тому каналу.

Иногда бухгалтер говорит, что ему необходим ключ для подготовки «платёжек». Сейчас в банке есть «технический» ключ. Он позволяет подготовить платёжку, посмотреть выписки и загрузить их в «1С». Но без подписи директора программа не отправит ни один платёж. Таким образом, можно останавливать сомнительные или непонятные платежи.

Сейчас налоговые органы имеют право напрямую из банка запросить движение по расчётным счетам. Поэтому важно, чтобы сходились все ключевые показатели, которые отправляются внешним контролирующим органам.

Способ №3. Как проверить кассу?

Для проверки кассы нужно запросить у бухгалтера кассовую книгу. Она у него должна храниться в распечатанном виде. И «минуса» в кассе быть не должно ни при каких обстоятельствах.

Способ №4. Как проверить склад?

Склад проверяется не по фактическому наличию на нём товара, а по учёту. Обороты можно отдать на откуп бухгалтеру, а вот остатки по товарам и материалам следует проверять.

Попросите у бухгалтера отчет по остаткам на складе и первичные документы. Подсчитайте суммы, указанные в приемных накладных и документах по отгрузке. Это даст вам некоторое представление об организации складского учета и своевременности заполнения документов бухгалтером.

Полученные результаты также отразятся в бухгалтерском балансе, который потом идёт в налоговые органы.

Любые непонятные вам расхождения в этих значениях говорят о наличии проблем.

Способ №5. Как проверить расчёты по налогам?

Самый быстрый способ — это взять сверку в налоговой инспекции.

Руководитель может без ведома бухгалтера с паспортом сходить в налоговую инспекцию по месту учета и запросить справку о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам.

У налогового инспектора можно спросить откуда и когда образовалась переплата или недоимка в данной справке. С этими же вопросами можно обратиться к бухгалтеру для разъяснения.

Чтобы избежать потерю времени в налоговой, можно подключится к личному кабинету налогоплательщика и не вставая с рабочего места руководитель может проверить сданные декларации с начисленными суммами налогов и оплату налогов.

Способ №6. Как проверить качество оприходования и учета товарно-материальных ценностей?

Для контроля оприходования товарно-материальных ценностей, ознакомьтесь выборочно с документами по приобретению товара и других ценностей. При осмотре документации вам следует обратить внимание на наличие следующих фактов:

  • наличие реквизитов сторон;
  • указание материально ответственных лиц, которые оприходуют ценности;
  • наличие оригинальных подписей ответственных лиц за оприходования ценностей;
  • наличие визирования документа соответствующими отделами вашей компании;
  • наличие печатей сторон.

Если вы обнаружите документы, оформленные без обязательных реквизитов и принятые в учет бухгалтерией, это будет свидетельствовать, что контроль ценностей не достаточен или отсутствует.

Способ №7. Как выявить существуют ли «хвосты» в бухгалтерии вашей компании?

В бухгалтерии не всегда можно спрогнозировать затраченное время на обработку того или иного документа. А потому, если бухгалтер что-то не успевает, он оставляет менее важную работу на потом. А в первую очередь выполняет ту, которая непосредственно связана с подготовкой отчетности.

Несомненно, самая первоочередная работа бухгалтера – это составление отчетности, а все остальное менее значимое. И та работа, которая осталась невыполненной, остается на тот момент, когда отчетность сдана, нет «горячки» и в наличии есть спокойное время до начала следующего налогового месяца.

Человеческая природа такова, что дела, оставленные на потом, очень часто превращаются в «хвосты». А «хвосты» имеют свойство накапливаться. О результатах такой ситуации можно только догадываться.

Рекомендуем вам проверить документацию, которая в первую очередь попадает в разряд «хвостов». К такой документации относятся: сведения по начислению зарплаты, табеля учета рабочего времени, авансовые отчеты.

Предложите вашему бухгалтеру показать последние распечатанные и подписанные вами документы. Если документация не оформлялась более чем за один месяц, то ваша бухгалтерия имеет видимые «хвосты» и их следует немедленно устранять.

Как видим, для того чтобы выявить потенциальные проблемы работы компании, директор может самостоятельно проконтролировать работу бухгалтерии, выделив для этого всего несколько часов своего времени.

Пусть данный контроль не даст стопроцентного ответа о нарушениях в цифрах, но он позволит оценить работу бухгалтерии в целом и может стать отправной точкой для принятия соответствующих решений.

Также просьба прислушаться к народной поговорке «Доверяй, но проверяй». Эти слова, не потеряли актуальность и по сей день.

Читать далее

Источник: https://www.infpol.ru/101036-kak-predprinimatelyu-proverit-svoego-bukhgaltera/

Проверяем бухгалтерию, а заодно и бухгалтера

Проверка бухгалтера на мошенничество

Как руководитель может проверить своего главного бухгалтера на профессионализм и порядочность? Не всегда есть время и возможность вникнуть в ведение бухгалтерии, рассмотреть с должным вниманием все аспекты… Поэтому мы решили опубликовать тест из 7 главных вопросов, который выведет нечестного бухгалтера на чистую воду.

В качестве дополнительного бонуса мы нашли несколько бесплатных инструментов, которые дадут оценку вышей бухгалтерии и предостерегут от обмана. «Доверяй, но бухгалтерию знай!» или «Знай, как проверить своего бухгалтера»: только так можно избежать рисков и обезопасить свой бизнес.

Почему важно быть уверенным в своем бухгалтере?
Чтобы не возникло подобных ситуаций:

Для уверенности в своем бухгалтере достаточно знать семь контрольных точек, на которых и основан данный тест. Подсчитайте баллы своих ответов (даны в скобках после каждого варианта), и по итоговой сумме выберите результат теста.

Тест: Что скрывает ваш бухгалтер?

Ваш бухгалтер проводит сверку с налоговой инспекцией?

  1. Да, у нас все корректно. (0)
  2. Нет, а что это, разве это обязательно? (2)
  3. Нет, у нас простой учет. (1)

Вы уплачивали штрафы в налоговую или в Пенсионный фонд?

  1. Нет, штрафов не приходило (0)
  2. Да, приходилось (2)
  3. Нет, компания новая, пока об этом даже не думали (1)

Вас устраивает скорость получения и доступность информации от бухгалтера (консультации, управленческая отчетность…)?

  1. Да, все оперативно. (0)
  2. Не устраивает. (2)
  3. Могло быть оперативнее и удобней, но мне не критично (1)

Ваша бухгалтерская база всегда вам доступна?

  1. Да, хранится у меня и есть постоянный доступ. (0)
  2. Нет, базу ведет бухгалтер у себя. (2)
  3. База у меня, могу получить доступ, но мне это не нужно. (1)

Работа с банком передана бухгалтеру полностью?

  1. Нет, я смотрю остатки по расчетному счету и контролирую каждый платеж. (0)
  2. Да, передал задачу бухгалтеру, он все делает сам. (2)
  3. Остатки на работу бухгалтера иногда проверяю, ведет он. (1)
  4. Работа по банку минимальная, делаю ее сам. (0)

Вас устраивают итоги сверок с контрагентами?

  1. Да, регулярно проводим, у нас все чисто. (0)
  2. Не очень, иногда появляются странные контрагенты и всплывают старые долги. (2)
  3. У нас мало контрагентов, все взаиморасчеты наизусть знаю. (1)

У вас возникают сложности с мониторингом кассы?

  1. Нет, проверяю кассовую книгу, все чисто. (0)
  2. Бывает, что возникают несогласованные расходы (чеки за такси, нецелевые покупки) (2)
  3. Никогда не проверял, а что это нужно делать? (1)
  4. У нас нет кассы. (0)

(0 – 7) Ваш бизнес в относительной безопасности

Поздравляем, вы контролируете бухгалтера, и скорее всего он действительно работает на совесть, раз до сих пор занимает должность в вашей компании. Но контроль — это не самоцель.

Главное — это экономичность ведения учета, технологичность и современность, максимальное исключение человеческого фактора. У Вас есть отличный работник, но так ли хороши его инструменты.

Возможно, Вам следует задуматься об онлайн-бухгалтерии, программах, формирующих отчеты быстро и без ошибок.

(7 – 14) Высокий риск безопасности бизнеса

https://www.youtube.com/watch?v=FkVrooNv1K8

Вы не контролируете бухгалтера, и он может делать все, что ему захочется! В данной ситуации бизнес не застрахован от мошенничества.

Но, к счастью, Вам не нужно срочно бросаться изучать бухгалтерию, достаточно взять на вооружение услуги по проверке и контролю.

Например, вы можете в любой момент провести аудит своей бухгалтерии или воспользоваться бухгалтерским обслуживанием 1С. Подробнее о бесплатных инструментах читайте далее.

Бесплатные инструменты для ведения бухгалтерии

Для вашего удобства мы решили составить гид по полезным и бесплатным инструментам для эффективного ведения бухгалтерии. Чтобы воспользоваться спецпредложениями, не нужно регистрироваться, отправлять СМС, заключать договор на энный срок, что-то платить. Узнать про инструмент подробнее и попробовать его в действии вы можете, перейдя по ссылке. Итак, список полезностей:

  1. Бесплатный бухгалтерский аудит бизнеса. Поможет выявить потенциальные налоговые риски и исправить ситуацию раньше, чем проблемами заинтересуется налоговая. Вы сможете получить независимую оценку работы своего бухгалтера или лишний раз проверить самого себя. Вовремя выявленные недочеты могут сэкономить вам немалые деньги, которые бы вы потратили на уплату штрафов и пеней. Попробовать →
  2. Месяц бесплатной онлайн-бухгалтерии 1С. Вы или ваш бухгалтер пользуетесь программой 1С:Предприниматель абсолютно бесплатно в течение месяца, пробуете ее возможности, оцениваете эффективность ведения бухгалтерии онлайн. И это без гарантии последующего заключения договора с 1С. Попробовать →
  3. Бесплатный месяц бухгалтерского обслуживания от 1С. Передайте свою бухгалтерию команде профессионалов, заинтересованных только в вашей выгоде и долгосрочном сотрудничестве. Вы сможете оценить качество услуги по факту и сделать для себя выводы. Попробовать →
  4. Бесплатная часовая консультация по налогообложению. Вы узнаете, как оптимизировать налоги на свой бизнес, чем грозят те или иные ошибки/просрочки/невыплаты, сможете задать вопросы по налогам ИП и ООО, проконсультироваться по своей или интересующей вас системе налогообложения. Попробовать →

Все это мы попробовали сами, поэтому можем рекомендовать вам.

Спасибо сервису по бесплатной подготовке документом для регистрации 1С-Старт, который предоставил в пользование столько полезных возможностей. Пишите комментарии к статье, удалось ли вам воспользоваться бесплатными инструментами, что понравилось, а что нет. И предлагайте свои «полезности» и «фишки», их много не бывает.

Проверяем бухгалтерию, а заодно и бухгалтера. обновлено: Ноябрь 30, 2018 автором: Все для ИП

Источник: https://vse-dlya-ip.ru/ucet/proverit-kak-vedetsya-buhgalteriya

Проверка главного бухгалтера руководителем: на что обратить внимание и по каким точкам контролировать

Проверка бухгалтера на мошенничество

По Федеральному Закону «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ руководитель отвечает за организацию налогового, бухгалтерского учета, своевременность, правильность начисления, уплаты налогов. Главный бухгалтер – за ведение бухгалтерского учета, предоставление достоверной, полной отчетности. Получается, что за ошибки главбуха платить руководителю.

1. Внешние признаки проблем в бухучете

2. Проверка банковских выписок

Выбирая организационно-правовую форму, 2/3 российских предпринимателей склоняются к ООО, полагая, что Статья 56 ГК РФ освобождает их от финансовой ответственности за деятельность юридического лица, точнее ограничивает ее размерами учредительного капитала. Эта точка зрения не совсем верна.

По Федеральному Закону «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ руководитель отвечает за организацию налогового, бухгалтерского учета, своевременность, правильность начисления, уплаты налогов. Главный бухгалтер – за ведение бухгалтерского учета, предоставление достоверной, полной отчетности.

Получается, что за ошибки главбуха платить руководителю.

По ст. 3 закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ: «В случае несостоятельности (банкротства) общества по вине его участников на указанных лиц в случае недостаточности имущества общества может быть возложена субсидиарная ответственность по его обязательствам».

То есть от оплаты задолженности государству, частным кредиторам, доказанной судом, владельца фирмы ничего не спасет, причем оплата эта будет из личных средств. Прибавьте возможность уголовной ответственности по доброму десятку статей УК РФ со сроками лишения свободы до 15 лет, и станет понятно, что доверять надо, но проверка бухгалтера руководителем необходима.

Внешние признаки проблем в бухучете

Понятия «проверка» и «контроль» разные, контролировать главного бухгалтера надо собственными силами, а проверить профессионала сможет только сторонний аудитор, превосходящей квалификации.

Перед началом проверки, стоит сформулировать для себя ее цели, порядок действий, если она выявит серьезные нарушения. Контроль же необходим постоянный, чтобы оградить себя от мошенников, просто ошибок, вызванных усталостью, невнимательностью, даже некомпетентностью.

  Существует несколько основополагающих моментов, по которым руководитель может судить о качестве бухучета. Признаки проблем:

  1. Ошибки в базе данных 1С, выявленные технологическим анализом, за истекшие периоды со сданной отчетностью. Если база выдает список ошибок, то причина только одна: низкая квалификация бухгалтеров, незнание ими программы 1С. Когда бухгалтерия состоит из нескольких человек, по списку ошибок можно определить, кто из пользователей их допустил. А виноват в этом глава подразделения, не справившийся с контролем подчиненных, не сумевший избавиться от некомпетентных работников.
  2. Беспорядочный документооборот, отсутствие архива отчетности, сверок, реестра документов. Все перечисленное можно определить по:    – Документам, хранящимся россыпью, а не раздельно, по группам учета. Причина этого одна: халатность. Бумаги за истекшие периоды должны быть за архивированы, прошиты, опечатаны. Вторым листом архива должен идти сверенный реестр документов, подписанный главбухом. Если всего этого нет (проверить просто: попросите принести бумаги полугодовой давности по любому клиенту, поставщику), установите сроки наведения порядка. Параллельно назначьте экспресс проверку работы бухгалтера или аудит. Когда порядок наведут, увольте главбуха: этот человек некомпетентен.- Присутствию в архиве ксерокопий финансовых документов, бумаг без синих печатей или подписей. Это нарушение допускают 99% компаний, чем обширнее клиентская база, тем сложнее получить оригиналы. Другое дело, что въедливый главбух душу вынет из персонала, пока к окончанию отчетного периода не получит необходимое, и большинство бумаг занимают, свое место в архиве. Если этого не происходит, значит человек не соответствует занимаемой должности.- Отсутствию архива, при упорядоченном хранении бумаг. Тут лучше действовать не кнутом, а пряником. Выпишите главбуху премию за своевременное архивирование (работа нудная, но нужная), дайте ему рычаги административного, материального воздействия на подчиненных.
  3. Отсутствие налогового планирования: квалифицированный руководитель финансового подразделения должен ежеквартально (лучше ежемесячно) подавать директору план предстоящих выплат в бюджет. Не происходит это в 90% случаев при многочисленных ошибках базы 1С. В этом случае с сотрудником лучше расстаться: крупные налоговые штрафы исчисляются сотнями тысяч рублей, за нарушения налогового законодательства предусмотрена уголовная ответственность.

Перечисленные пункты легко контролировать самостоятельно, помощь аудитора понадобится при более детальном анализе документов.

Проверка банковских выписок

Контролировать банковские документы необходимо, чтобы спать спокойно. Ниже мы рассмотрим наиболее распространенные схемы злоупотреблений, пользующиеся спросом, у главных бухгалтеров компаний.

Откаты от дебиторов

С ними сталкиваются организации, имеющие большую клиентскую базу, торгующие с отсрочкой платежа. Полная информация о размере задолженности, сроках оплаты, причинах отсрочки, должна быть не только у бухгалтерии.

Иначе можно столкнуться со схемой: за перенос сроков оплаты, клиент в конверте платит вашему бухгалтеру (суммы доходят до 0,3% за день), или рассчитывается услугами, товаром.

Избежать этого можно устраивая периодические проверки дебиторской задолженности, обязав бухгалтерию сообщать о возникновении просрочки платежа в день ее появления.

Другие виды откатов

Финансовый директор, главбух, перераспределяют денежные потоки компании. У них всегда есть возможность словчить, а рассчитаться с ними могут не наличкой, а выставив счет на оплату курсов повышения квалификации, семинара.

Если страсть подчиненного к учебе стала внушать подозрения, среди банковских выписок за полгода есть оплата нескольких подобных мероприятий, поговорите с ним. Выясните подробно где, когда проходит семинар, кто его ведет, кто участвует.

Не поленитесь, переговорите с руководителями других участников семинара.

Воровство при нехватке оборотных средств

Поступление денег происходит неравномерно, компании периодически сталкиваются с ситуацией, когда необходимо сделать платежи, в том числе налоговые, на определенную сумму за короткий срок, а есть только ее половина, вторая появится через несколько дней.

Вот тут и наступает момент, которым пользуется нечистый на руку бухгалтер. Сначала он налоговые выплаты делает вовремя, потом может ими пожертвовать. Отслеживайте сроки выплат в бюджет, их исполнение полностью.

За первоочередное перечисление денег одному кредитору вместо другого он может вымогать откат. Хорошо, если об этом сообщат, но ситуация может остаться тайной. По этой схеме могут действовать мошенники и в организациях, не испытывающих проблем с оборотными средствами.

Они искусственно создают дефицит, наживаясь на «левых» вознаграждениях. Сообщником главбуха может быть снабженец, руководитель отдела поставок, начальник отдела продаж.

Источник: https://www.business.ru/article/828-proverka-glavnogo-buhgaltera-rukovoditelem-tochki-kontrolya-chast-1

Как контролировать бухгалтера интернет-магазина

Проверка бухгалтера на мошенничество

Владелец интернет-магазина обычно подбирает бухгалтера, ссылаясь на его характеристики и опыт работы, а аутсорс бухучета на основе отзывов. Но никакие хвалебные рецензии и идеальное резюме не станут гарантией от недобросовестного бухгалтера.

Очень часто руководители отмечают сотрудника, как старательного, проникаются к нему доверием, а в итоге оказываются у разбитого корыта – бухгалтер исчезает, а владелец остается один на один со штрафными начислениями из налоговой и неоплаченными счетами.

Размер интернет-магазина и его ниша никак не влияют на позиции бухгалтера – он остается одним из самых важных людей в компании. Без его подписи кредитные и финансовые обязательства считаются недействительными, так же как и расчетные документы.

Уровень ответственности этого специалиста не зависит от того, является он приходящим или штатным сотрудником.

Бухгалтер обязан грамотно формулировать учетную политику, вести бухгалтерский учет, предоставлять своевременно правдивую финансовую отчетность.

Такие случаи не редки и подрывают доверие ко всем бухгалтерам. Если на старте организации бизнеса владелец удосужился разобраться в азах бухгалтерии самостоятельно, хотябы на базовом уровне, ему, конечно, будет намного легче.

Как контролировать бухгалтера и уберечься от непосильных проблем, которые могут понести за собой ликвидацию интернет магазина? Не обязательно привлеченный бухгалтер окажется мошенником – из-за низкой компетентности он может просто ошибиться в расчетах и нанести тем самым компании ощутимый ущерб.

В любом случае, стоит подстраховаться и принять превентивные меры, провести проверку деятельности бухгалтера.

Возможные последствия отсутствия контроля

Ошибки бухгалтера могут обернуться катастрофой для бизнеса.

Последствия недостаточной или отсутствующей отчетности интернет магазина часто выливаются в то, что владелец просто не может получить достоверную информацию о положении дел.

Совсем плохо, когда налоговая проверка заканчивается дополнительными начислениями и штрафами. Иногда объем проблем настолько велик, что поглощает все свободные и несвободные ресурсы, и магазин попросту закрывается.

Фирмы-однодневки и бухгалтера-мошенники

Деловые информационные порталы пестрят заголовками такого типа: «Бухгалтер оказался мошенником: как уберечься?» Действия таких лиц являются, по сути, уголовным преступлением.

В качестве движущего фактора может быть обычная жажда наживы или происки конкурентов. Растраты и недостачи могут быть в любой организации.

Руководитель редко принимает адекватные меры против злоумышленников, в результате и возникают подобные прецеденты и предостерегающие статьи в прессе.

Бухгалтер, управляющий финансовыми потоками, не эффективно использует средства. Происходит хищение наличности при выдаче подотчетных средств или заработной платы.

Фирмы-однодневки, которые предлагают услуги таких бухгалтеров, регистрируются каждый день. Внедряя своих сотрудников в организации, они получают нечестную прибыль, уклоняются от налогов, обналичивают «черный нал».

Проведя, две-три крупных сделки, такие фирмы исчезают за горизонт вместе со своими лжебухгалтерами.

Как владельцу интернет магазина не попасть под их «каток» при поиске бухгалтера? Признаки фирмы-однодневки:

  • Нет офиса и штатных сотрудников.
  • Стационарный телефон отсутствует, общение проходит через электронную почту или по мобильному телефону.
  • Фирма зарегистрирована на «зиц-председателя» – стороннего человека, не имеющего к ней отношения.
  • Определенный юридический адрес отсутствует.
  • Отчетной документации у такой фирмы нет. Если она и платит налоги, то только символические.
  • Срок существования такой фирмы не больше 1,5 лет.
  • Бухгалтерская документация оформлена с ошибками.

Прежде, чем иметь дело с бухгалтером из такой сомнительной организации, следует детально изучить все документы.

Застраховаться на все 100% нельзя, ведь иногда даже близкие люди, которых владелец назначил на финансовую должность, могут подложить «свинью» в виде ложной отчетности или денежной растраты.

А бухгалтера, привлеченные извне, наоборот добросовестно исполнять свои обязанности, выводя организацию на новый уровень.

Методы проверки работы

Не посвященному в бухгалтерские тонкости человеку, может показаться, что эта сфера – «китайская грамота». Очень часто владельцы интернет магазинов оправдываются: «Фирма работает, как часы – чего мне туда лезть?» и самоустраняются от контроля. Но такая позиция почти всегда проигрышная.

Необходимо держать руку «на пульсе» финансовых дел своей организации, тогда можно избежать неприятных моментов в будущем. Базовые знания налогово-бухгалтерского дела дадут бизнесмену возможность хотя бы иметь поверхностное представление о «правильном» или «неправильном» ведении финансовых дел.

Что нужно предпринять бизнесмену:

  • Стоит регулярно просматривать бухгалтерскую отчетность, задавая сотруднику вопросы. Если что-то не понятно – можно спросить. Быть некомпетентным не должно быть стыдно.
  • Оговорить с бухгалтером заранее, какие санкции он претерпит в случае допущения ошибки в отчетных бумагах. Если налоговая назначит штраф по вине бухгалтера – значит он также должен разделить ответственность за это.
  • Можно пригласить аудитора для получения более точной картины.

Соблюдать элементарные правила финансовой безопасности обязан каждый руководитель. Вникать в работу своего бухгалтера и контролировать его – хороший способ сохранить время и деньги.

Как производить контроль

С чего начать контроль своего сотрудника? Не стоит бояться термина «бухгалтерия» – это не «темный лес», а вполне понятная система расчетов. Осуществлять контроль не только можно, но и необходимо – пускать на самотек финансовые дела могут лишь недальновидные бизнесмены. Мы рассмотрим самые действенные методы контроля бухгалтеров.

Берем под контроль финансы организации

Следует ужесточить правила перевода средств. Не стоит давать бухгалтеру «карт-бланш» в руки в виде осуществления переводов только с его подписью. Подпись руководителя должна быть обязательной. Система двух ключей будет в этом случае оптимальной – чтобы провести платеж, необходимы два ключа – бухгалтера и владельца магазина. Без этих двух составляющих перевод не пройдет.

Еще несколько советов по платежам:

  • Если у банка-партнера присутствует услуга «СМС контроль платежей», тогда можно успешно использовать этот инструмент для контроля. Правда, если за день проходит очень много операций, это будет доставлять неудобства. Но ради сохранения своих средств можно и потерпеть.
  • Не стоит подписывать платежные квитанции не глядя, даже если их много. Необходимо обязательно их просматривать – это поможет избежать казусных ситуаций.
  • Если ключ для совершения платежей записан на флешку – не стоит оставлять ее надолго у бухгалтера – использование только под личным контролем.
  • Если есть фирменная кредитная карточка, тогда стоит установить на ней допустимый лимит по операциям.

Контролируем отчетность компании

Даже далекий от бухгалтерии человек понимает, что несвоевременная сдача отчетности обернется большими неприятностями. Некоторые нерадивые бухгалтера на скорую руку лепят «липовый» отчет, укладываясь в срок, который ограничен на законодательном уровне.

Таким образом, они отвлекают внимание налоговой, и не нарываются на санкции. После, такие бухгалтеры сдают уже точную декларацию. За такие действия штрафы не выписываются, но первые подозрения от налоговой – и организация бизнесмена станет любимым местом паломничества инспекторов на долгое время.

Чтобы уберечь себя от таких последствий, стоит самостоятельно проводить проверку бухгалтерской отчетности – даже электронной. Можно предложить бухгалтеру составить календарь, где будут прописаны сроки сдачи отчетности на некоторое время вперед, и контролировать сроки сдачи.

Бухгалтер будет видеть, что руководитель следит за процессом и вряд ли позволит себе лишнего.

Контролируем уплату налогов

Налоговая оптимизация – довольно сложный процесс, который требует участия особых специалистов. Их цель – не снижение налогового бремени, а увеличение прибыли компании. Такую услугу стоит заказывать отдельно.

Сначала следует начать хотя бы с контроля уплаты налогов. Своевременная оплата избавит компанию от начисления пени и штрафов. Также нужно не допускать возможность ошибок в отчетной документации – из-за них налоги не будут считаться выплаченными.

В обязанности бухгалтера должна входить регулярная подача документации руководителю на стол. Этот процесс лучше проводить заранее, за несколько недель до официальных сроков. Это даст возможность владельцу высвободить необходимые средства для уплаты налогов.

Ежегодная сверка отчетной документации с налоговой должна стать традицией в компании.

Следим за бухгалтером

Если бухгалтер будет видеть заинтересованность руководителя в финансовых делах, он дважды подумает, прежде чем обманывать. Прописное правило финансовой безопасности – вникать в работу бухгалтера. Некомпетентность предпринимателя в бухгалтерском деле не должна стать причиной переживаний.

Если владелец будет задавать финансовому сотруднику много вопросов – бухгалтер должен подробно на них отвечать. Пусть не будут постигнуты все тонкости бухучета, но это послужит сотруднику сигналом: «Руководитель интересуется и наблюдает!» Прибегать к услугам сторонних консультантов не зазорно, а полезно.

Они помогут уточнить правомерность тех или иных действий, предостерегут от совершения ошибок.

Не стоит гнушаться методами безопасности – можно установить видеонаблюдение на месте работы сотрудника, а также установить прослушивающие устройства. Это станет прекрасной подстраховкой от неожиданностей. Однако следует помнить, что по закону сотрудник должен быть проинформирован об этом, а также ему нужно подписать документ о согласии с такими мерами.

Как самостоятельно проверить работу бухгалтера:

  • Изучение расчетов с контрагентами.
  • Сверка документов о состоянии остатков на складе с реальными позициями. Если есть расхождения – это должно насторожить.
  • Следует узнать, не было ли в последнее время квитанций из налоговой о начислении пени и штрафов.
  • Узнать, не участились ли визиты инспекторов.

Проверка данных бухгалтерского учета поможет узнать истинное положение вещей на фирме. Если все-таки не захочется с головой окунаться в бухгалтерию – аудитор станет оптимальным решением.

Варианты привлечения сторонних сотрудников для проверки своего бухгалтера:

  • Провести бухгалтерскую аудиторскую проверку. Тогда над отчетностью будут работать сразу несколько специалистов: аудитор, юрист, налоговик. Но такой сервис довольно затратный и будет не выгодным для небольшой точки продаж.
  • Аудитор частного характера – более доступный вариант, который поможет проверить финансовые дела с минимальными затратами.
  • Бухгалтер из другой фирмы, работающий в аналогичной сфере.

Если по каким-то причинам предприниматель не хочет, чтобы бухгалтер знал о его действиях, он может заказать анонимную проверку. Так бизнесмен получит объективные данные о состоянии налогового и бухгалтерского учета и избежит возможных конфликтов с сотрудником. Что делать дальше, если обнаружатся ошибки в документации, будет зависеть от их масштаба и характера.

Если бухгалтер исчез

Если вместе с сотрудником исчезли документы и наличные, тогда следует писать заявление в полицию. Также необходимо взять в полиции справку о подаче заявления и принести ее в налоговую. Такие действия помогут избежать начисления пени и штрафов за несвоевременную уплату налогов и сдачу отчетной документации.

Не стоит сразу подписывать приказ об увольнении нерадивого сотрудника, пока не будет ясно к какой ответственности его можно привлечь – административной или уголовной.

Как выбрать хорошего бухгалтера

Для работы в малом и среднем бизнесе необходим сотрудник, который постоянно следит за изменениями в законодательстве и вносит на их основе коррективы в свою работу.

Советы при подборе бухгалтера:

  • Необходимо сразу определить уровень участия в делах компании: он будет заниматься только бухучетом или еще и вопросами налогообложения, а также кадровыми проблемами?
  • Определить уровень сотрудника: предпринимателю нужен «мастодонт» в своей сфере, который работает в разных направлениях, или подойдет аккуратный сотрудник с узкой бухгалтерской направленностью.
  • Определиться с размером заработной платы. В этот пункт включить необходимые траты на семинары или курсы повышения квалификации, а также обращения в сторонние фирмы за дополнительными консультациями.
  • Стоит решить – предприниматель сам будет заниматься подбором кандидата (беседовать с претендентами, отвечать на звонки, изучать резюме и рекомендации) или поручит это дело рекрутерам.

Чтобы сотрудник работал более старательно, его необходимо мотивировать. В малых и средних сферах бизнеса карьерный рост ограничен. Поэтому следует подумать над премиями или графиком роста заработной платы, а также над компенсационным пакетом.

Признаки хорошего бухгалтера:

  1. Он знает все действующие законы, постоянно предлагает новые идеи по оптимизации работы;
  2. Прекрасно находит общий язык с налоговой инспекцией;
  3. Отчеты такого бухгалтера прозрачны и понятны;
  4. Имеет большой опыт работы в разных сферах;
  5. Вся первичная и отчетная документация хранится в идеальном порядке.

Для проверки знаний бухгалтера существуют специальные тесты. Можно подготовить собственные вопросы, тестируя претендента на лояльность и надежность. Тестирование желательно проводить до собеседования, чтобы сэкономить всем время.

Хороший сотрудник будет находиться в постоянном контакте со своим руководителем. Если бухгалтер не задает вопросов и не интересуется дополнительными сведениями, скорее всего составленные им балансы будут неправильными, что повлечет возникновение проблем. Следует помнить, что грамотно подобранный бухгалтер – это плюс 40% прибыли предприятия!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/kak-kontrolirovat-buhgaltera

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.