С документом все в порядке, если он хранится в папке

Содержание

Как я организовала хранение документов у меня дома

С документом все в порядке, если он хранится в папке

Осенью 2016 года я проходила обучение на курсе «Профессиональный организатор пространства» у Юлианы Мызниковой.

Одно из заданий курса было таким: нужно было организовать хранение какой-нибудь категории вещей.

Я выбрала организацию полки с документами, на момент прохождения тренинга — это была моя самая «больная» тема.

1 шаг — оценка и план

Сначала я составила для себя опросник и ответила на него, вот например, несколько вопросов и ответов из него:

Зачем вам организация?

Чтобы в моем доме было уютно и красиво всем, а также было удобно найти нужную вещь быстро всем членам семьи.

 Как давно у вас беспорядок?

Беспорядок в документах где-то примерно год – постепенно накопился после рождения 3го ребенка, до этого все было организовано тщательно.

Что является препятствием на пути к сохранению порядка на ваш взгляд?

Отсутствие свободного времени у мамы и не до конца продуманная система хранения вещей.

Семья прикладывает усилия, для сохранения порядка?

С бумагами порядок навожу только я, муж по мере использования возвращает бумаги на место, но не всегда.

Есть ли у вас какие-либо особые потребности к организации?

Чтобы документы можно было легко найти и мне и мужу

Какая организация в вашем доме хорошо работает?

Ранее, когда я раскладывала все входящие документы вовремя – эта система работала хорошо. Все по папочкам. Папочки подписаны. Одна отдельная папка с самыми важными документами.

Что работает плохо или совсем не работает?

Отдельная временная папка для складывания входящих документов, она стала постоянным складированием всех документов за год.

Что хотите получить в итоге?

Хорошо упорядоченную систему хранения документов, в которой легко найти нужный документ, как мне самой, так и мужу и любому другому родственнику.

Какие сложности ожидаются?

  • Документы не разобраны за целый год
  • Документы хранятся не в одном месте
  • У меня есть годовалый ребенок, который может разорвать все документы, если делать организацию при нем (средний ребенок тоже может проявить интерес к происходящему и начать «помогать» маме.

Как их можно преодолеть?

Заниматься организацией этапами, когда дети или спят или находятся вне дома (гуляют с папой или бабушкой, находятся у бабушки в гостях, находятся в другой комнате)

Далее я составила подробный план организации, опираясь на ответы опросника. Определила сроки выполнения каждой задачи, соотнесла план с имеющимися в наличии организационными материалами и бюджетом.

У меня были в наличии следующие организационные материалы:

  • несколько папок с файлами,
  • три канцелярских папки с кольцами,
  • несколько скоросшивателей,
  • большая папка на замке для важных документов,
  • много файлов,
  • папки пластиковые разных цветов и размеров,
  • наклейки для идентификации,
  • один пластиковый органайзер.

Мне осталось купить соответственно моему плану три больших картонных органайзера, что я и сделала.

2 шаг — сортировка документов по категориям

Сначала я прописала возможную сортировку на бумаге, соотнесла с имеющейся структурой, поменяла совсем немного.

Сделала это без перфекционизма: достаточно подробно, но на простом листе в тетрадке за 2 минуты.

Вот как это выглядело:

Потом я приступила к оценке объема работ.

Вот фотографии того, что  мне требовалось разобрать:

Да, бумаг у меня всегда было много: семья большая, направлений, по которым лично мне надо хранить бумаги было и есть достаточно много.

3 шаг — минимизация

Список быстрой утилизации документов:

  • нежелательная почта – такой не было
  • рекламные каталоги – выбрасываю сразу
  • объявлений и рекламные буклеты – выбрасываю сразу
  • журналы старше двух месяцев, если в планах нет сбора коллекции для возврата к нужным публикациям – есть одна коллекция у меня и одна у мужа, коллекции организованы хорошо. Журналы периодически пересматриваем.
  • Просроченные купоны, гарантии, приглашения – нет таких
  • Руководства по эксплуатации техники, которой больше не существует, либо окончательно сломана – пересмотрела, таких руководств не оказалось
  • Важные документы, по которым истек срок хранения – таких оказалось достаточно много
  • Отработанные документы – таких оказалось тоже много

4 шаг — разложить все по местам и 5 шаг контейнеризация

Все оставшиеся документы я разложила на 3 части:

  1. документы, которые я ношу всегда с собой
  2. самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации
  3. остальные документы

Документы, которые всегда со мной, я поместила в небольшую зеленую пластиковую папку.

В этой папке я отдельно разложила по трем голубым файлам документы по каждой дочке отдельно.

В основном я беру эти документы с собой, когда езжу куда-то со всеми дочками.

Но могу взять и документы только по одной из дочек. Теперь это сделать очень легко и быстро.

Самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации.

До начала организации они хранились все в одной папке на замке и выглядело это вот так:

Документы были все вместе, но искать нужные документы в этой папке было не очень удобно.

Я рассортировала эти документы внутри папки на несколько категорий.

Каждую категорию поместила в пластиковую папку своего цвета, папку подписала.

После этого уже все папки поместила все в ту же большую папку на замке, которую легко взять с собой в экстремальной ситуации (пожара, например).

Получилось очень здорово. Поиск нужного документа теперь осуществляется менее, чем за минуту. Причем не только мной, но и мужем.

Остальные документы я также рассортировала по категориям и поместила по отдельным папкам разного формата.

Папки, чтобы не падали, я поместила в большие картонные органайзеры.

В итоге моя полка с документами стала выглядеть вот так:

Отдельно я уделила внимание организации хранения журналов, вырезок и распечаток по видам хобби. Я очень люблю рукоделие и уделяю ему достаточно много времени.

Я организовала хранение по видам: для шитья, для плетения и вязания на вилке, вязания крючком, вышивки, разные другие виды рукоделия (квиллинг, скрапбуккинг и т.д.)

Все поместила по отдельным папкам, все подписала с помощью специальных наклеек.

Вот как это стало выглядеть в итоге:

Шаг 6 — утилизация

Все бумаги, от которых нужно было избавиться, я сразу сортировала на три части ещё во время второго шага:

1)      Оборотки для рисования для детей, я сразу же помещала детям в специальный органайзер в их комнате,

2)      Бумаги на растопку на дачу или для сбора макулатуры в школе – упаковала эти бумаги в большой пакет, который мы увезли на дачу.

3)      Некоторые важные документы с подписями я разорвала на мелкие части и выбросила в мусорное ведро.

Шаг 7 — составление плана дальнейшего поддержания порядка

После окончания разбора всех бумаг, я создала буферную папку для счетов и бумаг для сортировки.

Поместила эту папку на свой рабочий стол. Чтобы папку было удобно хранить, я приобрела специальный удобный органайзер для своего рабочего стола.

В нем я теперь храню документы для сортировки, а также свой ежедневник и некоторые книги и тетради для ежедневного использования.

Я определила, что буду разбирать буферную папку минимум 1 раз в месяц, в идеале 1 раз в неделю (две).

Чтобы не пропускать время разбора, я назначила конкретный день и время для разбора бумаг.

Если я буду разбирать 1 раз в месяц, то мне это удобно делать после оплаты счетов, то есть после 10 числа.

Если я буду разбирать документы 1 раз в неделю, то мне удобно разбирать документы по средам.

Пока вот уже несколько месяцев мне удается придерживаться такого порядка.

Правда пока я разбираю документы не еженедельно, но раз в месяц 11 числа.

Ещё важный момент нужно не забывать осуществлять контроль документов на входе: то есть сразу выбрасывать ненужные.

Чеки мы с мужем выбрасываем сразу, как заносим их в специальную программку. Остальные бумаги я отслеживаю примерно раз в день, когда сажусь за рабочий стол.

Пока все документы в порядке. Получившаяся система работает хорошо! И это здорово!

Вот так вот я организовала хранение документов у себя дома. А как Вы храните свои документы?

Источник: http://tragaruk.ru/kak-ya-organizovala-khranenie-dokument/

Как навести порядок в компьютере? Бесплатная практика!

С документом все в порядке, если он хранится в папке

Сегодня мы раз и навсегда научимся содержать компьютер в чистоте. Не многие понимают, что компьютер – это машина, которая как и вся техника требует ухода за собой.

А правильное, упорядоченное расположение файлов на компьютере – это и есть чистота. Так что уделите 5 минут своего времени и посмотрите, как должна храниться информация на компьютере правильно.

Вступление

Всем привет, пришло время узнать, а для тех, кто в курсе закрепить знания по правильному использованию компьютера.

Я, как человек, который очень часто видит чужие компьютеры,  могу с уверенностью сказать, что причина большинства проблем заключается в неправильном использование ваших компьютеров. Точнее в халатном использование его памяти, вы сами раскидываете различные файлы по всей «памяти» компьютера.

То есть мало того, что в результате не верной эксплуатации страдает операционная система. Так еще и вы сами через год пользования с трудом находите нужные файлы, просто потому что не помните куда их «положили» или записали.

Да, да, включаете компьютер и видите на рабочем столе полный «хаос»! Зачем вы складываете на нем огромные объемы информации? Удобно вам так? А операционной системе нифига не удобно, а потом начинаются слюни, сопли, мол все глючит, тормозит и долго открывается.

Чтобы этого избежать давайте учиться хранить информацию на компьютер – правильно. А, еще забыл, есть ребята, которые мне пишут  — у меня полная чистота.  Ведь я всегда слежу за рабочим столом и не скидываю на него хлам.

Подключаюсь по удаленному доступу к таким ребятам, смотрю рабочий стол и правда чистый, не докопаться, захожу на локальный диск D и все… Вот они где все файлы то, просто взяли одной пачкой и перенесли все на локальный диск Д.

И плевать, что там теперь пара десятков папок и сотни файлов и «черт ногу сломит», где и что там находится. Просто одна огромная – свалка.

Ну неужели у вас дома тоже все так же? Заходите в комнату и кругом валяются джинсы, рубашки, носки, колготки и прочая одежда? Не, ну может быть у некоторых нерях так и есть. Но я  уверен, что у большинства нормальных людей все разложено по шкафам, тумбочкам, полкам. При таких условиях вы знаете, где конкретно, на какой полочке, шкафчике у вас лежит определенная вещь.

Структура файлов — и не надо этого бояться!

Цель сегодняшней статьи навести такой же порядок, только теперь в компьютере. Для этого мы в первую очередь должны научиться структурировать все данные на своем компьютере.

Делать мы этого будем с помощью всего 7-ми папок. Это мой личный опыт, приобретенный за многие годы. Просто заходим на локальный диск D и создаем 7 разных папок.

Я предлагаю вам свои названия, но вы всегда сможете их скорректировать по своим потребностям.

Итак, заходим на локальный диск Д и создаем 7 папок с такими названиями: Игры, Документы, , Музыка, Программы, Фото, Загрузки.

Уже хорошо, но теперь нужно сделать их хорошо визуально воспринимаемыми, для этого просто украшаем их картинками по тематике. Для этого нажимаем правой кнопкой мышки на папку, выбираем строчку свойства, теперь переходим в раскладку настройки и нажимаем кнопку «выбрать значок»

Выбираем для каждой папки по отдельности подходящую по смыслу картинку, получится примерно так.

Установка картинок подробно показана в видео в конце статьи, так что если у вас не получается, то просто пролистайте вниз и посмотрите видео инструкцию.

Основа есть, что делать дальше?

Теперь надо запомнить, что эти семь папок будут основой памяти нашего компьютера. Именно в них мы будем складывать всю информацию, которую хотим сохранить на своем компьютере.

То есть если мы скачиваем фильм, то мы открываем папку с фильмами и вставляем его именно туда. Загрузили песни, значит открыли папку с музыкой и положили песни хранится именно в ней.

Скачали программу и перед тем как начать ее установку положите файлик установки в папку программы. Тогда даже если вы в будущем будите менять операционную систему можно будет без труда установить старые программы.

Ведь все установочные файлы надежно хранятся в вашей папке — программы.

Пришли с гулянки, скинули огромное количество фоток и сразу добавили их в папку фото, так вы точно их не потеряете и не забудете, где они хранятся. Думаю смысл понятен, что каждый файл должен быть в своей папке. Тогда на вашем компьютере всегда будет полный порядок и вы найдете любой нужный файл максимально быстро.

Теперь некоторые скажут мол неудобно, далеко заходить и лазить, с рабочего стола удобнее, так просто обведите все эти папки, нажмите правой кнопкой мышки и выберете строчку отправить и еще раз выберете на рабочий стол.

Подробная инструкция есть в видео ниже, а теперь у вас должно получиться вот так.

Теперь вы видите все свои папки прямо на рабочем столе в виде ярлыков и таким образом можно перемещаться по ним максимально быстро и эффективно.

Кстати, папку загрузки мы сделали для того, чтобы поставить в своих браузерах настройку сохранять все скаченные файлы именно в нее. Это нужно, чтобы снизить нагрузку на локальный диск с операционной системой.

В таком случае вы дольше сможете комфортно работать на своем компьютере без различных глюков и тормозов.

Ну и естественно всегда будите в курсе того, где находятся фотки с прошлой вечеринки или любимый альбом с музыкой.

Друзья, не забудьте написать, как вы относитесь к данной схеме сохранения порядка на компьютере. Расскажите, какие методы используете вы и по честному, до чтения данной статьи было ли чисто на твоем компьютере? (6 3,67 из 5)
Загрузка…

Источник: https://voron-xak.ru/vseokompe/kak-navesti-poryadok-v-kompyutere.html

Как упорядочить документы

С документом все в порядке, если он хранится в папке

Кто должен наводить порядок в документах? С чего начать? В чем хранить документы и как подшить их в папки? О том, как делают это опытные делопроизводители, рассказала эксперт по делопроизводству Татьяна Войцехович.

  • Поиск документов затруднен из-за нагромождения бумаг на столе, в шкафах и пр.
  • Проблематично отследить срок выполнения поручений.
  • Документы часто не регистрируются и без контроля передаются на выполнение в структурные подразделения.
  • Дублируются номера на документах: приказах по основной деятельности, кадровых документах и др.
  • При увольнении работников документы не передаются в срок.
  • Если работник отсутствует на рабочем месте (в отпуске, на больничном), нужный документ невозможно найти.
  • Оригиналы документов и их копии перемешаны вместе.

Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами.

В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению. Например, отделу делопроизводства, канцелярии.

Упорядочить документопотоки поможет распределенная система ответственности: в каждом структурном подразделении могут быть назначены работники, в обязанности которых будет входить ведение делопроизводства. Например, этим может заняться один из работников подразделения плюсом к основным должностным обязанностям. Приказ о соответствующем назначении подписывает руководитель организации.

Как упорядочить документы. Основные этапы

Изучите документы.

Определите классификационный принцип: составьте список категорий (видов, типов) для сортировки; если нужно – подкатегорий (подвидов, подтипов). Например, основная категория документов – договоры, их подкатегории – договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т.п.

Рассортируйте документы согласно списку. Чтобы не запутаться, документы можно подписать карандашом или наклеить на них стикеры.

Если у вас много копий, найдите их оригиналы и проанализируйте, есть ли необходимость хранить копии. По закону копии документов хранятся до минования надобности. После этого их можно уничтожить.

. Определите, каким образом будут храниться документы (лотки, папки, короба). Согласуйте с руководством затраты на канцтовары для оперативного хранения документов.

Как подшить документы в папки

Обычно в папку подшиваются документы одной категории (подкатегории).

Если документы одной категории (подкатегории) не помещаются в одну папку, их распределяют по томам – папкам с одинаковым названием.

Документы раскладываются по дате составления так, чтобы самые поздние оказались сверху. При передаче в архив порядок документов меняется: самый поздний должен быть внизу, самый ранний – сверху.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Чтобы отделить документы разных годов в одной папке, используются цветные стикеры или листы-прокладки. Это облегчает поиск.

После того как документы подшиты в папку, составляется реестр документов этой папки. Указывают регистрационный номер документа, дату его составления, адресат, краткое содержание и др. Лист-реестр размещают поверх документов или закрепляют на обложке папки. В нем нужно оставить свободное место, чтобы позже внести в список (можно вручную) другие документы – по мере их поступления.

Рекомендуется составить реестр всех папок с документами. В реестре указать содержимое каждой папки, дату ее создания и окончания ведения, место хранения и др.

Меняйте делопроизводство, но постепенно

Систематизация документов – только часть работы. Важно организовать движение документов в организации таким образом, чтобы проводить уборку как можно реже.

Для этого обязательно нужно регистрировать входящие и создаваемые документы, контролировать документы, которые находятся в работе, вовремя перемещать отработанные документы в папки и короба согласно выбранному классификационному принципу.

Также рекомендуется разработать локальный нормативный акт – инструкцию по делопроизводству, закрепляющую единые правила работы с документами всех работников компании.

© НААР.РУ

Источник:

Как правильно систематизировать документы и организовать их хранение? | Охрана труда

По объективным, не зависящим от нас причинам, каждый день в любой организации возникает определенное количество документов. Если их не систематизировать, то разобраться в них будет совершенно невозможно. Ведь все эти документы создаются с определенной целью, а как найти документ, который вдруг понадобился начальнику или проверяющему, если все бумаги складываются в одну большую стопку.

Принято разделять документы на входящие (полученные от других организаций либо из других подразделений) и исходящие (предназначенные для отправки). Исходящие документы обычно либо оформляют в двух оригинальных экземплярах, либо сразу делают копию. После этого, оригинал отправляют по назначению, а копия (либо второй оригинал) остается в канцелярии.

Для того чтобы любую бумажку в нужный момент можно было найти, существует система хранения документов. Все документы распределяются по делам, а каждое дело собирается в отдельную папку или несколько папок, если документов в деле много. Папки лучше всего хранить в специальных шкафах для хранения документов.

Обычно практикуется хранение документов в делопроизводстве. Но, когда бумаг становится слишком много, рекомендуется проводить экспертизу ценности документов. Все документы имеют свои сроки хранения.

Например, сроки хранения кадровых документов, как и всех документов, содержащих персональные данные – 75 лет. Длительность хранения регламентируется законодательством и локальными документами предприятия.

В зависимости от сроков хранения документов, в организации проводится разделение документов по группам. Для каждой группы составляется перечень документов со сроками хранения. Документы, которые более не нужны, уничтожаются.

Для этого можно использовать специальные приборы — измельчители. Если документы содержат конфиденциальную информацию, рекомендуется создавать специальную комиссию и оформлять акт об уничтожении.

Если бумаг, которые уже не используются, но должны быть сохранены, становится слишком много, для хранения документов используют их архивирование.

То есть, выделяется отдельное помещение, которое можно запереть, и туда складируют все документы длительного хранения. С документов, которые хранятся в архиве, но постоянно используются в работе, рекомендуется сделать копии.

Таким образом , удастся сберечь оригиналы, не нарушив производственный процесс.

Если нет возможности выделить отдельное помещение, либо нет возможности создать для документов необходимый режим сохранности, рекомендуется воспользоваться услугами хранения документов.

Для этого нужно заключить договор хранения документов с фирмой, которая имеет специально оборудованное хранилище, инфраструктуру и соответствующий персонал. Внеофисное хранение документов обладает рядом преимуществ.

В любой момент можно заказать копию нужного документа либо заказать доставку оригинала. А по окончании срока хранения, документы будут конфиденциально уничтожены.

Источник:

Как систематизировать кадровые документы

  • 1 Порядок формирования дел
  • 2 Подшивка документов в дела
  • 3 Период формирования

Вести работу по формированию дел нужно повседневно в пределах календарного года. Эта работа состоит из следующих операций:

  • распределение документов по папкам (делам) и подшивка их в дела;
  • расположение документов внутри дела в определенной последовательности (обычно хронологической);

Порядок формирования дел описан в пункте 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Рекомендации к формированию дел также приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Коммерческим организациям, а также бюджетным, не отнесенным к источникам комплектования архивов, соблюдать все требования, приведенные в этих документах, необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.

№ 526).

Подшивка документов в дела

В конце календарного года нужно завести столько папок, сколько дел числится в структурном подразделении по номенклатуре дел. На обложки папок из номенклатуры перенесите заголовки дел и индексы, а на корешках проставьте только индексы. После этого в папки можно помещать документы будущих дел. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

При распределении документов по папкам (делам) нужно руководствоваться следующими правилами:

  • подшивайте в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. Если в течение года появятся какие-либо неустановленные документы, сформируйте их в отдельные дела. Для этого в номенклатуре предусмотрите резервные номера;
  • подшивайте документы в дела только после их исполнения. Неисполненный документ может понадобиться для работы, а изъять его из подшивки будет сложно;
  • подшивайте документы в дела в день их исполнения, иначе документы могут затеряться;
  • подшивайте документы в дела только в одном экземпляре. Исключение могут составить экземпляры со служебными пометками, визами и т. п.;
  • в деле должно быть не более 250 листов. Если в деле очень много документов, делите его на тома (части).

Такие правила формирования дел установлены пунктом 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация: какое название организации указать на обложке дела, если в течение периода, пока оно ведется, организация была переименована?

При изменении названия организации (структурного подразделения) на обложке дела допишите новое название. Аналогично нужно поступить и при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение). Об этом сказано в пункте 3.4.2.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Источник: https://novpedkolledg2.ru/sovety/kak-uporyadochit-dokumenty.html

Урок 22. Где НЕЛЬЗЯ хранить файлы, или как навести порядок в компьютере (часть 1)

С документом все в порядке, если он хранится в папке
Сергей Бондаренко        страница » IT-Уроки        219 комментариев

Здравствуйте, читатели сайта IT-уроки!

Первое, что должен знать каждый новичок, сев за компьютер, это где можно хранить файлы в компьютере и где нельзя.

Если не усвоить простые правила, то позже может возникнуть множество проблем (поиск потерявшихся файлов, восстановление случайно удаленных файлов, сложности при переустановке системы и т.д.). Но всех проблем можно избежать заранее, если сразу понять, как навести порядок в своём компьютере.

Этим уроком мы открываем новый важный раздел, который вам поможет повысить надежность и безопасность хранения данных.

Как навести порядок в компьютере?

Многие пользователей компьютера хранят данные (свои файлы и папки), где придется: на рабочем столе, в папке «Мои документы», прямо на диске «C:\»… Когда файлов немного, то это не проблема, но со временем файлов становится всё больше и больше: письма, отчёты, музыка, фотографии, фильмы…  и наступает момент, когда берешься за голову: «а где у меня лежит тот самый файлик»?!

Как известно, порядок проще навести один раз, а потом поддерживать. Но это же надо сесть и подумать!!! Конечно, можно сказать «потом разберу», вот только такое «потом» редко настаёт.

Учтите, что порядок на жестком диске влияет и на безопасность хранения данных.

Сегодня вы можете еще на шаг изменить свою жизнь в компьютерном мире, и помогут вам в этом IT-уроки.

Источник: http://IT-uroki.ru/uroki/gde-nelzya-hranit-fajly-ili-kak-navesti-poryadok-v-kompyutere-1.html

Как хранить документы, варианты хранения примеров

С документом все в порядке, если он хранится в папке

Документы всегда сопровождают человека, начиная с рождения человек получает свидетельство о рождении, в котором указаны кто его родители, пол, имя, гражданство. Далее ребёнок наблюдается в поликлинике и заводят карту с информацией о здоровье, плановых прививках.

Для того, чтобы пользоваться медицинскими услугами в России бесплатно, необходим полис обязательного медицинского страхования (сокращённо ОМС).

С 14 лет в России уже выдают паспорт. Для того, кто водит автомобиль, необходимы документы на вождение автомобиля. При трудоустройстве на работу, нужно иметь ИНН, страховое свидетельство, куда работодатель будет отчислять пенсионные начисления, необходимо иметь резюме.

Человек платит за квартиру, машину, оплачивает различные услуги, печатает фотографии всё это документы, которые необходимо как-то хранить в квартире.

Все люди разные и всем по-разному удобно хранить документы. В нашей статье рассмотрим всевозможные варианты хранения документов. План наведения домашнего порядка по систематизации документов.

Организация хранения документов дома

Прежде всего кладём все документы на рабочую поверхность. Документы и чеки со старыми датами, например, оплата за квартиру, домофон, дата которых 3-5 лет назад можно выкинуть в мусорное ведро, чтобы не собирать хлам в квартире. Старый загранпаспорт, полис, проездные документы срок действия, которых истёк, тоже не нуждается в хранении.

Раскладываем документы по видам: ценные бумаги, семейные, бытовые приборы, договора, счёта, документы на машину, визитки и банковские карточки.

Разложите документы по видам

Как хранить визитки и банковские карточки?

С течением жизни человек пользуется разными видами услуг, чтобы не забыть место расположение, возможно иметь скидку, а главное телефон фирма имеет визитку.
Визитки, банковские карточки, которыми часто пользуется человек оставляем в кошельке.

Карточки, которыми часто пользуетесь, удобно хранить в кошельке

Кошелёк лучше всего брать большой прямой, по размеру денежной купюры с кармашками для того, чтобы вставлять визитки. Материал, цвет и фактура по желанию. Кожаные кошельки стоят дороже, но в носке они не очень практичные, появляются сколы и трещины.

Где хранить?

Визитки, которые нужны изредка складываем в визитницу. Визитницу лучше всего хранить на видном месте, чтобы всегда ей могли воспользоваться все члены семьи, например в коридоре на журнальном столике или ящике стола, на полке возле компьютера или в галошнице.

Визитница для хранения карт

Обычно в галошнице хранят обувь, но плоские галошницы с отсеками подходят также для хранения других предметов, например можно хранить зонты, тапочки, пакеты, очки и расположить визитницу.

Хранение документов в галошнице

При открытии денежного вклада в банке в обязательном порядке выдают пластиковую карточку. Человек может принести в банк денежную сумму и положить под процент на год, карточка ему не нужна. Поэтому данную карточку убираем вместе с документами по вкладу в файл и в свою личную папку.

к оглавлению ↑

Как хранить инструкции к бытовым приборам?

Человек за свою жизнь приобретает много разных приборов для себя: плойка, бигуди, фен, сотовый телефон, автомобиль, покупает приборы для дома: хлебопечка, тостер, микроволновка, утюг, отправитель и другие приборы пользования. Ко всем приборам, есть инструкция по применению. До того, как пользоваться товаром необходимо прочитать инструкцию по его эксплуатации, знать, что можно делать, а что делать нельзя, какой срок гарантии, возврата товара?

Рассмотрим, как и где хранить инструкции к бытовым приборам.

Прежде всего нужно заняться сортировкой, разложить на маленькие, средние и большие. Инструкции к приборам, которых уже нет в наличии можно выкинуть.

Коробка из под обуви.

Берём обычную картонную коробку из под обуви. Размер коробки зависит от того, сколько документов имеется. Если инструкций много, то лучше всего использовать длинную коробку из под зимних сапог.

Чтобы коробка служила долгое время, лучше обклеить её пакетом, упаковочной бумагой или использовать скотч.

Для хранения инструкций можно использовать обувные коробки

Берём коробку и вставляем большие инструкции, затем меньшего размера и ещё меньше. Убираем коробку с инструкциями в шкаф или кладовую, т.к коробка большая, тяжёлая, то лучше ставить на нижние полки.

Пластиковый контейнер.

Можно хранить документы в пластиковом контейнере. Сверху сделать цветные разделители и указать приборы или сделать алфавитный указатель.

Хранение документов в пластиковом контейнере

Если человек не выкидывает коробку из под прибора, то можно оставить инструкцию по применению внутри коробки. Например, можно хранить швейную машинку в коробке, чтобы она не пылилась и там же оставить инструкцию.

к оглавлению ↑

Как хранить документы дома?

У всех людей есть документы: свидетельство о рождении, диплом, сертификаты, квитанции об оплате, полис, договора, а как всё это правильно хранить, расскажем в нашей статье.

Прежде всего делаем сортировку по всем членам семьи, документы мамы, папы, детей нужно хранить отдельно.
Если в доме есть животные, то для них тоже делаем отдельную папку.

Отсортируйте документы по всем членам семьи

Приобретаем в магазине канцелярских товаров папки разного цвета, размера, фактуры и прозрачные файлы разного размера. Есть папки -портфели, которые могут подойти для бухгалтеров. Некоторые люди хранят документы, например квитанции об оплате в альбоме для фотографий.

Берём папку размера А 4 с кольцами, вставляем прозрачные файлы. Печатаем или пашем название «документы Аня», «документы Дима». Чтобы отделить документы друг от друга, лучше делать картинки. Находим картинки в интернете или вырезаем из журнала.

Например, в журнале находим картинку с изображением девушки с документами, офисом, вставляем картинку в прозрачный файл, а за ней вставляем документы, которые касаются работы: резюме, договор, который заключали на работе с работодателем, выписку по заработной плате, ИНН и другие рабочие документы.

Приобретите канцелярские папки разных цветов

Вначале вставляем маленькие файлы и вставляем туда маленькие документы: загранпаспорт, трудовая книжка, пенсионное свидетельство.

Далее, находим другую картинку и вставляем документы, которые необходимы человеку.

Диплом, сертификат небольшого размера, имеет плотную основу. Можно вставить в папку с документами, а можно сложить отдельно в небольшую коробку или плотный прозрачный короб.

Документы небольшого размера храните в маленькой коробке

Берём другую папку и вставляем туда все документы, которые касаются здоровья, называем её «здоровье». В папку с названием «квартира» вставляем все документы, которые касаются квартиры: квитанции на оплату квартиры, домофона, покупка мебели. Если в квартире устанавливали натяжной потолок, проводилась застекление балкона, то все договора нужно хранить, потому что там контакты, гарантии.

Если вы собираетесь вступать в наследство, то лучше купить папку с файлами небольшого размера и хранить всё, что касается наследственных дел в ней.

Как хранить документы клиентов на работе?

Чтобы понять как хранить документы клиентов на работе, вначале нужно определится много ли документов нуждается в хранении. И в каком виде документы? В бумажном или электронном виде.

Документы в бумажном виде.

Если клиентов не очень много, например, фирма только открылась, тогда берём большую папку с кольцами, делаем разделители с буквами, как в записной книжке и вставляем клиентов по фамилии. Можно использовать файлы для хранения документов или использовать дырокол.

Разложите документы клиентов по фамилии

Если документов для хранения много, тогда нужно сделать выдвижные ящики, с буквенными вставками, в которые будут складываться документы. Подобное хранение документов используется в медицинский центрах.
В обычных поликлиниках стоят стеллажи, в которых хранятся карточки с информацией по клиенту. Храниться в алфавитном порядке.

Стеллаж для хранения документов с выдвижными ящиками

Если клиент не прописан в данном районе, то его могут хранить отдельно, в обычной бумажной коробке.

Документы в электронном виде.

Сейчас век технологий, интернета и лучше всего хранить документы в электронном виде. Таким образом можно сэкономить пространство в помещении. Если кто-то из клиентов что-то забыл, то он может попросить родных выслать информацию на электронную почту.

к оглавлению ↑

Как хранить документы автомобилистам?

Для хранения документов на автомобиль лучшим решением будет приобрести авто-органайзер. В продаже разные виды, цвета. В нём много кармашков и каждый документ будет на своём месте. В маленькие кармашки можно вставить визитные карточки, а также скидочные карточки, которые касаются авто: ремонт, АЗС, эвакуатор и другая информация.

Органайзер для хранения документов в автомобиле

Основные документы на автомобиль (чтобы ездить на машине) человек берёт тогда, когда собирается выезжать куда-то. Обычно их хранят в сумке – барсетке.
Неосновные документы, например договор о купле – продаже машины, документы касающиеся машины, например покупка колёс, ремонт машины нужно положить в прозрачный файл, а затем в папку с названием «автомобиль».

Для машин в продаже имеется специальный органайзер для хранения вещей. В него можно положить книги, журналы, карты, бутылку с питьевой водой, детские аксессуары, игрушки.

Автомобильный органайзер для хранения вещей

к оглавлению ↑

Как хранить документы путешественникам?

Есть люди, кто собирается на отдых, в путешествия. Все документы нужно хранить в одном месте и видеть, что все документы на месте и ничего не забыто.

Прозрачные зип-пакеты, пластиковые конверты на кнопке.
В такой папке будет все видно.

Органайзер для документов.

В продаже можно купить холдер, органайзер для путешественников и собираясь в путешествие все документы будут в одном месте.

Холдер для хранения документов в путешествии

Как хранить тетрадки?

Для школьника, студента и педагога документы – это тетрадки. На рабочей поверхности стола можно установить картонные, пластиковые или деревянные накопители для документов (стойка угол) и разложить тетрадки.
Чтобы школьникам и студентам не запутаться в тетрадках, лучше брать разные обложки для каждого предмета.

Пример организации хранения школьных тетрадей

Папки, скоросшиватели, прозрачные зип-пакеты, холдер для документов, можно купить в книжном магазине, газетном киоске, а также заказать в интернет-магазине.

Готовый холдер для хранения школьных принадлежностей

Выбирайте наиболее оптимальный способ хранения документов в домашних условиях и тогда все документы всегда можно будет найти, в экстренных случаях подсказать родным, где они лежат.

к оглавлению ↑

Фотогалерея – как хранить документы

к оглавлению ↑ Михаил Бонд
:
Загрузка…

Источник: https://yellowhome.ru/2017/06/29/kak-xranit-dokumenty-gde-xranit-dokumenty/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.