Система электронного документооборота

Содержание

Обзор систем электронного документооборота

Система электронного документооборота

Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта. В исправленных диаграммах указана функциональность системы МОТИВ версии 1.1, существовавшей на момент отбора участников тестирования (март 2010 года). Возможно, что некоторые параметры других систем также оценены некорректно.

Также напоминаем вам, что на данный момент материал сильно устарел и не может являться основанием для оценки функциональности современных версий указанных систем или соотношения между ними.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры.

С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач.

Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.).

СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др.

Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии.

В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%.

В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения.

При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития.

Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции.

В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

О разработчиках сэд

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка.

Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки.

По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management). По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики.

И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами.

Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым.

Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях.

Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется.

Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

  • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
  • Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);

Источник: https://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

Система электронного документооборота (СЭД ): что такое, особенности и рекомендации

Система электронного документооборота

Еще несколько лет назад о системах электронного документооборота говорили как о светлом будущем. Сегодня они уже активно используются на частных и государственных предприятиях. Но самое главное, что спрос постоянно растет на СЭД. Что такое система электронного документооборота и как она действует, рассмотрим на примере действующих в РФ систем.

Предпосылки

Чтобы лучше понять, как функционирует программа СЭД, нужно рассмотреть базовые понятия и задачи. Ключевыми являются факторы, от которых зависит выбор той или иной системы.

Если организация может функционировать в условиях неформального управления, то потребность в документообороте отсутствует. С появлением бизнес-процессов возникает потребность в управлении механизмом с помощью упорядоченной документации. Если не заниматься бумагами своевременно, то они начнут накапливаться и теряться.

В качестве альтернативы бумажным носителям используется специальная схема хранения файлов на сервере. Но и она работает недолго. С ростом объемов компании увеличивается потребность в хранении и синхронизации информации.

Возникает дилемма: использовать ли для хранения информации старые бумажные носители или СЭД. Что такое важное можно получить благодаря электронной системе? Повысить эффективность деятельности организации.

Эффективность работы можно увеличить двумя путями: уменьшить затраты или увеличить результат. Документы СЭД позволяют добиться сразу двух целей. То есть внедрение системы позволяет организации меньше тратить, но больше зарабатывать.

Снижение затрат осуществляется за счет сокращения расходов на бумагу, непроизводительных затрат времени, ускорения процесса обмена информацией, изменения корпоративной культуры.

Чтобы оценить эффективность, которую предоставляет программа СЭД, нужно просчитать затраты рабочего времени на оформление бумажной документации. По оценкам консалтинговых компаний, такие операции занимают 20 % рабочего времени. В системе российской бюрократии на это уходит и того больше – 60 % времени. Внедрение СЭД позволит снизить эти затраты минимум в 10 раз.

Делопроизводство и документооборот

Эти два термина взаимосвязаны. Делопроизводство – это термин, обозначающий формальный набор правил работы с документами. Некоторые системы СЭД можно настраивать под правила делопроизводства, но есть и те системы, на основании которых уже формируется делопроизводство.

Документ является единицей хранения информации в СЭД.

Документооборот формируется из разных источников: других систем, приложений, электронной почты, но прежде всего – с отсканированных бумажных носителей.

Поэтому сканеры и прочее оборудование являются неотъемлемой частью СЭД. Система хранит все документы, ведет их историю, обеспечивает движение по организации, выполняет с ними бизнес-процессы.

В такой базе есть решение, поручение и приказ СЭД. Через них и осуществляется управление организацией. Любой документ снабжается “справкой”. Набор полей в бланке зависит от типа документа. В системе информация хранится в виде базы данных каждого поля такой карточки.

Программа документооборота предназначена для решения таких задач:

  • систематизации работы с документами.
  • созданию документов по шаблонам, их регистрации хранение;
  • автоматизации учёта;
  • классификации документов.

Рассмотрим детальнее функции СЭД. Программа документооборота используется для:

  • создания карточек.
  • формирования текста документа;
  • сохранения данных в формате pdf или ms word;
  • управления правами доступа пользователей;
  • создание маршрутов;
  • управления движением документов;
  • рассылки уведомлений, напоминаний;
  • ведения журналов, справочников, классификаторов;
  • формирования поручений;
  • поиска и подписание документов;
  • формирования отчётов.

К общесистемным функциям можно отнести:

  • удалённую работу с документами;
  • использование СУБД для хранения данных;
  • одновременную работу с СЭД;
  • обеспечение безопасности через сертификаты, штрих-коды и персонализацию.

Преимущества и недостатки

Переход на СЭД имеет больше преимуществ, нежели недостатков. Однако некорректно организованный проект может уничтожить все плюсы автоматизации. Цели внедрения СЭД должны быть достижимыми. К преимуществам можно отнести:

  • централизованное структурированное хранение информации;
  • одинаковый подход к формированию и обработке документов;
  • использование шаблонов;
  • поиск;
  • аудит доступа.

К недостаткам можно отнести высокие начальные затраты и скрупулезную работу по обучению пользователей.

Процессы обработки документов

В СЭД электронный документооборот проходит через ряд этапов, в процессе которых документу присваиваются определенные свойства. Обработка осуществляется как вручную, так и автоматически. Во втором случае задаются:

  • условия переходов между этапами;
  • разделения маршрута;
  • циклы обработки;
  • запуск подпроцессов, таймеров, процедур обработки;
  • задаются роли пользователей.

Виды обработок:

  • Создание документа.
  • Редактирование.
  • Переименование.
  • Перемещение.
  • Сохранение.
  • Индексирование.
  • Удаление.

Расходы на СЭД

Документооборот полноценно не может функционировать без лицензии, серверов, полноценной настройки и обучения всех пользователей. Каждый из этих элементов требует больших денежных затрат. Кроме того, не следует забывать об интеграции СЭД с другими системами, обновлении баз и ПО, консультациях службы техподдержки и прочих затратах на сопровождение.

Внедрение СЭД

Внедрение проекта может занимать нескольких месяцев. Процесс зависит как от количества документационных процессов, так и от финансовых, организационных и ресурсных возможностей. Внедрение осуществляется по такому алгоритму:

  • создание рабочей группы, определение руководителя;
  • определение целей и задач;
  • проверка существующих документационных процессов;
  • разработка технического задания;
  • выбор СЭД;
  • заключение договора на внедрение СЭД;
  • разработка и утверждение регламента работы;
  • проверка первоначального наполнения справочников;
  • предварительное испытание СЭД;
  • обучение персонала работе;
  • тестовое внедрение СЭД;
  • анализ результатов тестовой работы;
  • исправление ошибок;
  • полноценное внедрение СЭД.

Ошибки внедрения

Особое внимание следует уделить тем процессам, в которых необходимо наличие бумажного документа. Основная ошибка – это дублирование бумажного документа электронным. Это усложняет работу и вызывает негативное отношение к автоматизации.

За выполнение двойной работы никто не доплачивает. Нужно выстроить процессы автоматизации без дублирования. Вторая ошибка – неподготовленность кадров. Чаще всего новые процессы воспринимаются в штыки.

Поэтому нужно объяснить сотрудникам, зачем вообще внедряется СЭД, чтобы они осознанно подошли к процессу обучения.

Технологии хранения документов

В СЭД электронный документооборот состоит из атрибутов, на основе которых осуществляется поиск, классификация, группировка и построение отчётов.

Иногда документ создается по шаблону, иногда – путем перенесения данных из базы. Атрибуты хранятся в таблицах. Сам файл помещается в папку хранилища, информация из него – в каталог СУБД.

Доступ к данным получают только пользователи системы СЭД.

Что такое поточное сканирование?

Поточная обработка документов с последующим помещением их образцов в архив осуществляется с использованием сканеров. В процессе сканирования возможно автоматическое создание штрих-кода на документе и его регистрация в базе с последующим направлением по заданному маршруту.

Оптическое распознавание текстов

Эта система электронного документооборота СЭД преобразует электронный образ документа в формате фотографии или jpeg в текстовый формат.

При этом используется специальное ПО в виде самостоятельного приложения или интегрированной ESCOM.BPM в СЭД. Что такое ESCOM.BPM? Это программа по распознаванию документов, набранных разными шрифтами.

Стоит однако отметить, что самостоятельные приложения имеют больше возможностей и распознают даже рукописный текст.

Штрих-кодирование

Данная технология предусматривает комплекс процедур по созданию и нанесение графического штрихкода на документ. Уникальный штрихкод создается через сервер системы.

Он же обеспечивает идентификацию документа, его быстрый поиск в базе и распределение в местах хранения. При регистрации документа на этикетке печатается штрихкод соответствующий идентификатору электронной карточки.

Он клеится на бумажный вариант документа.

ЭЦП

Электронно-цифровая подпись позволяет удостовериться в корректности документа и неизменности данных. Подписание осуществляется с помощью криптопровайдера и программного ключа – сертификата.

Последний представляет собой файл в специальном формате, который регенерируется в центре выдачи лицензии. Для обеспечения сохранности информации следует хранить сертификат на смарт-карте или ключах I-Token. Они защищены PIN-кодом.

Если PIN несколько раз будет введён неправильно, то сертификат автоматически заблокируется.

Полнотекстовой и атрибутный поиск

Атрибутный поиск осуществляется через специальную форму по нескольким значениям из полей карточек. Например, критерий “Контрагент” обеспечивает поиск данных в поле “Получатель” или “Отправитель”.

При этом система сравнивает введенные критерии с данными в карточках и заносит в результат те карточки, по которым прошли совпадения. Поиск осуществляется с учётом точного или частичного совпадения.

Полнотекстовый поиск осуществляется по данным в самом документе, в том числе по словоформам через встроенные средства СУБД, такие как MS SQL SERVER, ORACLE. Для полноценного поиска файлы должны быть занесены в базу в формате документа (doc), таблицы (xls), презентаций, сообщения.

Источник: http://fb.ru/article/279568/sistema-elektronnogo-dokumentooborota-sed-chto-takoe-osobennosti-i-rekomendatsii

Система электронного документооборота – что это и зачем нужно?

Система электронного документооборота

В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой — она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.

Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?

Электронный документооборот — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

Электронный документооборот можно разделить на два больших вида — обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.

Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).

Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.

Внимание! Одним из таких сервисов является «диадок электронный документооборот». Документы, полученные через него, являются юридически значимыми, если на них находится отметка от ЭПЦ обеих сторон документооборота.

Основные преимущества

Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:

  • Упорядочивание делопроизводства — система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
  • Отслеживание положения каждого документа — в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
  • Ускорение обработки документов — если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
  • Удобная работа с версиями — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
  • Круглосуточный удаленный доступ — при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
  • Планирование работы — благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
  • Поиск документов — можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
  • Экономия бумаги — нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.

  Расчет пени по налогам в 2021 году калькулятор

Основные недостатки

Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.

К ним относятся:

  • Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
  • После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;
  • Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;
  • Обеспечение безопасности системы — разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;
  • В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;
  • В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;
  • Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.

Функционал электронного документооборота

Любая система документооборота должна обеспечивать выполнение множества действий:

  • Работать с любыми видами документов — создавать их, оформлять, обрабатывать, регистрировать, контролировать их выполнение, согласовывать и т. д.;
  • Организовывать потоки документооборота — определять маршруты внутри компании, разграничивать доступ между отдельными пользователями, предоставлять возможность работы с одним документом сразу нескольким лицам;
  • Организовывать архив документов с возможностью их поиска, хранения.

Внимание! Электронный документооборот должен обеспечивать ту же возможность работы с документами, как и традиционный бумажный.

Крупные развитые системы предоставляют возможности:

  • Регистрации всех проходящих документов — входящих, исходящих, внутренних, с дальнейшим перенаправлением их к руководителю;
  • Обеспечивать единый порядок работы с документами в каждом подразделении фирмы;
  • Работать с документом как индивидуально, так и коллективно;
  • Обмениваться документами между подразделениями и конкретными сотрудниками;
  • Разграничивать доступ к документам;
  • Использовать стандартные формы для всех документов;
  • Контролировать, что согласование, исполнение и прочая работа с документом будет выполнена вовремя;
  • Формировать отчетность — аналитическую, статистическую и т. д.;
  • Организовывать архивное хранение с фиксацией даты и времени доступа к ним пользователей.

  Онлайн калькулятор расчета отпускных

Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?

После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.

Произойти это может по нескольким причинам:

  • Не все контрагенты пользуются ЭДО;
  • На предприятии уже существует множество бумажных документов, находящихся в архиве.

Тем не менее, существуют принципиальные отличия в работе с электронными и бумажными документами. К примеру, бумажный документ нужно распечатать и принести на подпись руководителю, в то время как электронный подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться на почте во время пересылки, в то время как электронные доходят до адресата.

Главным отличием работы с двумя типами документов является их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи.

Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде.

В то же время, после попадания в компанию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.

Внимание! Таким образом, работа внутри компании все равно должна вестись только в электронном виде. Если приходит бумажный документ, то его видят только те, кто его получает или подписывает. В то же время, работа с электронной копией позволяет защитить оригинал от почти либо утраты, и позволяет работать с ним сразу нескольким пользователям одновременно.

На рынке существует множество систем документооборота, у каждой есть свои достоинства и недостатки. Наиболее распространенные системы:

СистемаОсобенностиСтоимость
ДелоОдна из крупнейших программ по ЭДО. Большая функциональность, простота и удобство использования.От 11 до 13,5 тыс. руб. за одно рабочее место
ЛогикаМожет использоваться в компаниях любого размера, легка в освоении, гибкая подстройка под пользователяОт 4900 до 5900 за одно место.
ЕвфратСчитается самой продвинутой из систем, в поставку входит собственная система баз данных, легкий и приятный дизайнОт 5000 руб за рабочее место при развертывании на сервере организации, от 10000 руб. при размещении на оборудовании разработчика.
1С:АрхивПолная интеграция с любыми продуктами 1С, возможность хранения любых файлов — текстовых, графических, видео и аудио.От 12 до 57 тыс. руб. за всю программу.
DIRECTUMОптимальная система для малых и средних предприятий, можно совмещать электронные документы с бумажными.От 7 тыс. руб. до 2 млн. руб. за лицензию
OPTIMA-WorkFlowНовая система, которая только начинает активно развиваться. Есть несколько функций, уникальных для этой системы.От 55 до 75 тыс. руб. за лицензию.

  Калькулятор расчета зарплаты онлайн в 2021 году

Взаимодействие электронного документа с другими программами

Занимая свое место в электронной среде организации, система ЭДО должна во время работы свободно поддерживать другие бизнес-приложения, уже функционирующие в ней. К примеру, необходимо свободно обрабатывать бухгалтерские документы — счета-фактуры, акты, накладные, доверенности и т. д.

Кроме этого, система электронного документооборота должна работать со всеми согласованно, и оперировать одними и теми же данными. Поэтому необходимо, чтобы система могла поддерживать справочники, которыми пользуются в электронной среде, и умела обновлять данные в них.

Кроме этого, необходимо учитывать и работу с внешними данными — электронной почтой, торговыми площадками и т. д.

При выборе ЭДО необходимо обращать внимание на возможности ее взаимодействия с другими средствами и источниками данных, имеющимися на предприятии. Обычно, популярные, а потому активно развивающиеся системы, имеют в своем составе множество модулей для наиболее популярных программ — 1С, Парус, Oracle и многих других.

К примеру, электронный документооборот программы 1С может позволять прямо из нее формировать, принимать и отправлять электронные бухгалтерские документы, при этом подтверждая их квалифицированной подписью.

Источник: https://ip-on-line.ru/servisy/sistema-elektronnogo-dokumentooborot.html

СЭД: введение

Система электронного документооборота

Обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия или организации — это система документооборота.  Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее сложноорганизованному, трудоемкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать ее.

Использование специализированных систем актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений. Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг, межведомственному взаимодействию и работы с обращениями граждан.

Система электронного документооборота (СЭД) — необходимость, а не опция. Большинство сегодняшних компаний создают офисные бумаги в цифровом виде, но, из-за несовершенства процессов обмена информацией сотрудники вынуждены распечатывать их, передавать в «физическом» виде и терять время и силы на ненужную рутину.

Неэффективный формат бывает трудно поменять — для этого необходимо автоматизировать деятельность фирмы комплексно, но результат превысит все ожидания.

Грамотно организованная СЭД или ЕСМ-система (система управления контентом организаций) поможет наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования.

Общие сведения об элементах и структуре СЭД

Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты. Система электронного документооборота — это решение, которое:

  • обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде;
  • обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы;
  • упрощает контроль над документопотоками;
  • помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами и так далее.

В компании СЭД обеспечивает работу со всеми документами в электронной форме — любым набором информации, сохраненном или переданном на ПК. Их необходимо сопровождать атрибутами на своеобразных «карточках», которые идентифицируют единицу.

Документооборот в электронной форме — это способ централизованно организовать работу с бумагами, где большинство регистров и операций представлены в электронном виде. Соответственно, система, управляющая им, представляет собой решение с инструментарием для осуществления всех процедур по созданию, изменению, поиску документов и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.

Иногда ее называют EDMS (Electronic Document Management System) или вышеупомянутой ЕСМ, но эти термины несколько шире, чем СЭД — к последней необходимо добавить средства обеспечения сохранности информации, ввода бумажных документов в цифровую среду, обработки мультимедийного контента и так далее. Система электронного документооборота базируется на потоках работ — Workflow, представляющих собой действия сотрудников в границах выделенного бизнес-процесса.

Достоинства СЭД

Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба.

Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель) и бизнес-структуры заинтересованы в программных продуктах, упрощающих документооборот.

Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.

Современная система документооборота имеет множество достоинств — она:

  • обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
  • повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
  • сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
  • защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
  • основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
  • легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала;
  • дает предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.

Система электронного документооборота (СЭД) включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому ее работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.

Стандарты и правовая база для СЭД

Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД ее создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:

  • федеральное законодательство об электронной цифровой подписи (1-ФЗ от 10.01.2002), об информации и ее защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
  • Постановления федерального и региональных правительств, отраслевые правила и требования;

Источник: https://docsvision.com/info-centr/articles/sed-vvedenie.html

Электронный документооборот в организации — подключение к системе электронного документооборота

Система электронного документооборота

Меню

X

Банки Сегодня Лайв

Статьи, отмеченные данным знаком всегда актуальны. Мы следим за этим

А на комментарии к данной статье ответы даёт квалифицированный юрист а также сам автор статьи.

Написать

X

Не секрет что успешное ведение любого бизнеса в первую очередь зависит от того, как работает механизм упорядочения документации. Ведь работа с бумажной волокитой хотя и не приносит удовольствия, но является важным звеном в управлении компанией.

К тому же документацией следует заниматься своевременно, иначе она начнет копиться и теряться. Для того чтобы избежать возможных потерь была введена система электронного документооборота.

В этой статье мы расскажем: Что такое СЭД? Какие она имеет виды, преимущества и недостатки?

Что представляет собой СЭД?

С развитием интернета время толстых папок, и пыльных архивов ушло далеко в прошлое. Теперь процесс работы с документами полностью автоматизирован. Необходимые бумаги можно найти в один клик, а архивация производится вообще без участия человека. Такие возможности предприятиям открывает СЭД.

Система электронного документооборота (СЭД) – это специальное программное обеспечение, благодаря которому происходит обработка документов в электронном виде. Другими словами, благодаря СЭД возможна передача документов между сотрудниками, выдача индивидуальных задач, архивация и т.д.

Наверняка многие организации умеют создавать электронные документы, хранить и передавать их. Однако просто электронный формат не будет иметь никакой юридической силы. Для того чтобы электронная бумага обрела вес, важно чтобы она была подписана обеими сторонами. В данном случае, документы должны быть скреплены специальной электронной подписью.

Следовательно, СЭД можно разделить на два вида:

  1. Документооборот внутри компании между сотрудниками;
  2. Документооборот между различными предприятиями и организациями посредством специальных каналов связи.

Для использования СЭД внутри организации необходимо специальное программное обеспечение. Обычно такую программу называют – платформой ЭДО. Кроме того, для бесперебойной работы такого ПО потребуется дополнительное оборудование. Например, сервера, сетевые каналы и прочее.

Оператор электронного документооборота понадобится в том случае, если необходима работа с бумагами между двумя различными фирмами. Такой оператор станет хорошим помощником. Ведь он умеет доставлять сообщения, проверяет, в каком формате документы пересылаются, требует и контролирует проставление электронной подписи, хранит и архивирует бумаги самостоятельно и т.д.

Таким образом, СЭД – это «кровеносная система» всего бизнеса. Она в значительной степени экономит время, и, несомненно, положительно сказывается на работе организации в целом.

Но всегда ли от такого вида обработки информации имеется польза? И способна ли СЭД нанести урон бизнесу? Чтобы ответить на эти вопросы нужно рассмотреть положительные и отрицательные стороны электронного документооборота.

Плюсы и минусы ЭДО

Как и любой другой процесс ЭДО имеет как плюсы, так и минусы. Основные параметры представлены в таблице ниже.

ДостоинстваНедостатки
  • Упорядочивание

    . Система автоматически проставляет номера документам, что избавляет от всяческих ошибок

  • Отслеживание

    . В любой момент можно узнать, кто работает с документом

  • Сохранность

    . Сотрудник не сможет потерять или испортить электронный документ

  • Восстановление

    . Удаленный документ можно в любой момент восстановить

  • Сохранность временных ресурсов

    . Электронный вид документа попадает каждому сотруднику в считанные секунды несмотря от мест их нахождения.

  • Удобно работать

    . При необходимости сотрудник может менять исходную версию документа. ЭДО дает возможность восстановить каждую из них. Кроме того можно отследить фамилии тех специалистов, которые работали над бумагой.

  • Доступность

    . Система ЭДО работает в режиме 24/7. Более того при подключении к ней с помощью интернета, сотрудник может в любое время работать с документацией, даже если он находится в больнице, или в отпуске.

  • Планирование

    . Система дает возможность специалисту запланировать ход работы с бумагами. Можно установить дату, время исполнения, а так же очередность. И в нужный момент программа сама подскажет сотруднику о необходимости выполнения его работы.

  • Удобный поиск

    . Программа разработана таким образом, что она дает возможность найти необходимый документ не только по названию, но и по ключевому слову.

  • Экономия бумаги

    . Нет никакой необходимости распечатывать документацию, сшивать ее в папки и делать опись. Вся информация хранится в электронном виде, и в любой момент нужный документ можно вывести на бумажный носитель.

  • Денежные затраты

    . Создание ЭДО потребует определенных финансовых затрат. Деньги нужны на ПО и оборудование. Величина затрат будет зависеть от количества подключенных сотрудников. В среднем эта сумма составить порядка 100 000 рублей (*).

  • Сразу пользоваться СЭД — не получиться

    . После приобретения установка, внедрение и отладка программы занимает большое количество времени, а также специальных навыков.

  • Обучение персонала

    . Для того чтобы правильно пользоваться СЭД все задействованные сотрудники должны пройти специальное обучение.

  • Обеспечение безопасности

    . Для сохранности информации руководители компании должны уделить особое внимание безопасности. А именно выпустить электронную подпись, определить кто из сотрудников, и какой доступ к бумагам будет иметь, а так же потребуется защитить программу от проникновения из вне.

  • Потребуется администратор СЭД

    . В штате организации должен быть человек, который будет способен решать текущие задачи по работе в СЭД. А именно отлаживать работу сервера, помогать пользователям, следить за функционированием системы.

  • Требуется постоянное резервное копирование

    . В целях сохранности информации пользователи должны постоянно сохранять документы.

  • В некоторых случаях требуется существование электронного и бумажного документа

    . Если, например, у партнера не установлена СЭД, то при работе с ним документация должна быть как в электронном, так и в бумажном виде.

Реальная стоимость ведения электронного документооборота для малого бизнеса

(*) Если фирма небольшая, и подписывать документы собирается лично владелец бизнеса (или сам ИП), то затраты будут минимальными. Они состоят из покупки электронной цифровой подписи — 1500 рублей и доступа к сервису электронного документооборота — от 100 рублей.

Для небольших объёмов наша редакция рекомендует сервис Контур.Диадок. Если выбрать тариф «Универсальный«, то затраты составят всего 9 рублей за отправленный документ. Если сравнивать с пересылкой оригиналов документов по почте, то здесь отправка одного заказного письма внутри области составит минимум 50 рублей. Разница очевидна:

Всем новым пользователям система даёт 50 приветственных бонусных пересылок электронных документов.

Как видно из таблицы, несмотря на положительные стороны, СЭД имеет и отрицательные моменты. В основном они сводятся к материальным затратам, которые как оказалось, могут быть не маленькими.

Компания понесет значительные затраты не только на установку программного обеспечения, и покупку нужного оборудования, но и должна принять в штат работника, без специальных навыков которого, система электронного документооборота просто не будет работать. Такому сотруднику тоже требуется платить зарплату. А это еще одна статья в расходах.

Но не стоит забывать, что затраченные усилия в дальнейшем окупятся, и фирмы, работающие с СЭД, только выиграют. Ведь они будут экономить не только на времени обработки информации, но и значительно сократят расходы на оплату услуг, например, архивариуса. Плюс ко всему прочему электронному архиву не требуется дополнительного помещения, покупки дополнительной канцелярии и прочих моментов.

Что представляет собой система электронного документооборота?

Как правило, это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Чтобы вести электронный документооборот, нужен сертификат электронной подписи.

Интерфейс обычно состоит из 2-3 вкладок, среди которых контрагенты (ваши партнёры и клиенты участвующие в ЭДО) и основная вкладка — Документы. В данной вкладке в разделах Входящие и Исходящие будут содержаться отправленные вами и принятые документы.

Виды ЭДО

Несомненно, при внедрении электронного документооборота организации делают большой упор именно на эффективность. Сложно сказать какой вид ЭДО для определенной организации будет наиболее эффективен. Все зависит от направления деятельности предприятия и от его бизнес процессов.

Однако существует общая квалификация ЭДО по функциональности, технологии управления, составляющим компонентам и т.д. В связи с этим можно выделить основные виды СЭД:

  • Система делопроизводства. Такой вид предназначен для ведения делопроизводства предприятия. Причем работа проводится по всем принятым правилам с вертикальным управлением, т.е. от начальника к подчиненному;
  • Электронные архивы. цель такой системы – это организация работы по хранению документации. Кроме прочего программа позволяет пользователю легко найти необходимую бумагу. Однако передача документации в такой системе будет невозможна;
  • Workflow-системы. Такой вид системы широко распространен среди пользователей благодаря тому, что ее главная задача – это организация и автоматизация бизнес процессов. С таким ПО легко вести бизнес, а документооборот – это всего лишь повод для существования рабочих моментов;
  • ЕСМ-системы. ПО позволяет пользователю внести новизну в систему управления организацией. С помощью комплексных систем, возможно, управлять: документами, подписями, потоками работ, знаниями сотрудников и прочее. Данный вид ЭДО будет значительно дороже, ведь он предлагает пользователю расширенный функционал.

Стоит отметить, что каждый вид СЭД становится наиболее масштабнее предыдущего, и дает больше возможностей пользователям. Однако для того чтобы оценить всю пользу электронного документооборота необходимо правильно сделать выбор.

Как правильно выбрать СЭД

Как уже отмечалось, выбор СЭД – это сложный процесс, который требует особого внимания. Кроме всего прочего руководству фирмы требуется учесть огромное количество решающих факторов, таких как направление деятельности предприятия, штат сотрудников, и т.д.

Например, для коммерческой организации будет правильно установить СЭД как между сотрудниками, так и между партнерами. Только так предприятие сможет получить необходимую экономическую выгоду.

Для государственного учреждения лучше сделать акцент на специфике его работы, и уделить большее внимание именно созданию электронных архивов. А так же требуется обучить сотрудников для работы с ними.

При выборе той или иной СЭД важно учитывать, отвечает ли система заявленным требованиям. К таковым относятся:

  • Полнота функциональности;
  • Удобство использования;
  • С какой скоростью эта система внедрится в рабочий процесс;
  • Наличие настроек, причем они должны быть гибкими;
  • Имеется ли в системе возможность расширения функционала;
  • Возможно, ли подогнать СЭД под существующее программное обеспечение предприятия;
  • Легкость адаптации;
  • Наличие технической поддержки. Важно чтобы такая помощь была на высоком уровне;
  • Репутация производителя и т. д.

Принимая во внимание этот факт, пользователю следует придерживаться следующих действий:

  1. Изучить функционал. Необходимо уделить особое внимание главе «Возможности». Важно чтобы производитель конкретно указал список выполняемых программой задач. Если конкретики нет, то стоит отказаться от такой системы СЭД;
  2. Наличие тематических презентаций. Важно чтобы программа содержала демонстрационный материал, тем самым объясняла пользователю, как пользоваться функционалом;
  3. Изучить скриншоты. Так руководитель сможет убедиться на самом деле ли, прост функционал, и обладает ли он заявленным требованиям;
  4. Обязательно изучить отзывы реальных пользователей. Самый лучший вариант – это просмотр видеороликов на ютубе;
  5. Многие производители предлагают руководителям бесплатные пробные версии. Так пользователь сможет понять подходит ли выбранный продукт или нет;
  6. Что касается стоимости товара, то очевидно, что этот пункт не может не волновать покупателя. Сложно определить какой должна быть реальная стоимость СЭД, однако стоит изучить, с чего складывается та или иная цифра. Поэтому подробное изучение прейскуранта поможет покупателю избежать непредвиденных расходов и трат.

Стоит помнить, что сделать правильный выбор поможет только специалист. Поэтому выбор и установка СЭД должна проводиться только под пристальным вниманием человека, который владеет специальными навыками.

Кредит: что делать, если банк подал в суд

По причине дороговизны, далеко не все организации в нашей стране работают с СЭД. На сегодняшний момент пока только крупные фирмы делают обработку бумаг в электронном виде.

Но все меняется, и вполне вероятно, что в ближайшее время по достоинству оценится необходимость работы с помощью СЭД, и многие фирмы смогут позволить себе вести электронный бизнес.

А значит, станут наиболее эффективными и успешными!

редактура, графическое и текстовое оформление: Мацун АртёмВам также будет интересно:

  • Ждём вас:

Источник: https://bankstoday.net/last-articles/chto-takoe-sistema-elektronnogo-dokumentooborota-i-zachem-ona-nuzhna

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.