Учет расходов по доставке сотрудников к месту работы

Доставка сотрудников на работу

Учет расходов по доставке сотрудников к месту работы

Многие наблюдали картину, когда в определенном месте люди садятся в ведомственный автобус и едут прямо до ворот проходной. Затраты на такую доставку несет организация. Как их отразить в бухгалтерском учете? Можно ли их учесть при налогообложении прибыли? Возникает ли здесь доход, облагаемый ЕСН и НДФЛ? Ответы на эти вопросы вы найдете в этой статье.

В назначенный час к условленному месту подъезжает ведомственный автобус, который везет собравшихся людей на работу. Подобная картина встречается довольно часто, не правда ли? Многие компании осуществляют доставку своих работников из пункта сбора до места работы и обратно. При этом принятие предприятием подобного решения может быть обусловлено различными причинами.

Иногда это связано со спецификой местонахождения и режима работы предприятия. Например, предприятие расположено за городом или в промышленной зоне, куда не ходит общественный транспорт.

А может, смена у работников начинается или заканчивается в то время, когда общественный транспорт не работает.

Тогда уж без служебного транспорта не обойтись — иначе многие работники попросту не доберутся до работы.

В других случаях такая мера не является “жизненной” необходимостью. Просто предприятие заботится о своих работниках, обеспечивая им комфортные условия по пути на работу и обратно.

Обязанность работодателя по доставке работников до места работы и обратно может быть установлена коллективным и (или) трудовым договором или не предусмотрена таковым (таковыми).

Чаще всего работники пользуются служебным автобусом бесплатно. В том случае, если организуются специальные маршруты автобусов для доставки работников, с них может взиматься (частично или полностью) плата за проезд.

Доставка работников может осуществляться собственным автотранспортным средством предприятия или же предприятие может воспользоваться услугами сторонней организации. И в том и в другом случае организация несет затраты.

В бухгалтерском учете затраты на доставку работников до места работы и обратно, на наш взгляд, всегда отражаются на счете 26 “Общехозяйственные расходы” в составе расходов по обычным видам деятельности по статье прочие затраты.

Налог на прибыль

Расходами организации согласно п. 1 ст. 252 НК РФ признаются любые обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, за исключением расходов, прямо перечисленных в ст. 270 НК РФ.

В соответствии с п. 26 ст. 270 НК РФ предприятие вправе включить расходы на оплату проезда работников к месту работы и обратно специальными маршрутами и ведомственным транспортом:

  1. в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, если доставка работников осуществляется в силу технологических особенностей производства;
  2. в состав расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ, если обязанность работодателя по оплате проезда работнику установлена трудовым и (или) коллективным договором.

В иных случаях указанные расходы не учитываются в целях налогообложения прибыли (п. 26 ст. 270 НК РФ).

Что подразумевается под технологическими особенностями производства, Налоговый кодекс РФ не разъясняет. Учитывая, что согласно п. 7 ст. 3 НК РФ все неустранимые сомнения и неясности налогового законодательства толкуются в пользу налогоплательщика, можно трактовать это понятие достаточно широко.

В качестве примера рассмотрим атомную электростанцию. В силу специфики производства АЭС располагается в зоне, безопасной для проживания людей, т.е. на значительном расстоянии от населенных пунктов.

Добраться до нее можно только служебным транспортом или на личном автомобиле.

Поэтому затраты на доставку работников к месту работы и обратно для АЭС обусловлены технологическими особенностями производства.

К числу технологических особенностей можно отнести и непрерывный цикл производства, когда предприятие работает круглосуточно, чаще всего в многосменном режиме.

Причем смена может начинаться или заканчиваться в ночное время, когда общественный транспорт не функционирует. В такой ситуации добраться на работу или с работы можно только личным транспортом или на такси.

Однако далеко не все работники имеют личный автомобиль.

Следовательно, предприятие вынуждено нести затраты по доставке работников на работу и с работы или оплачивать им стоимость проезда на такси.

Данные затраты могут быть квалифицированы как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Обоснованность включения этих затрат в расходы может быть зафиксирована в локальном нормативном акте предприятия.

В нем следует указать также время работы служебного транспорта, его маршрут и т.д.

Расходы на доставку работников в иное время (в часы работы общественного транспорта) не могут быть признаны экономически оправданными, а следовательно, предприятие не сможет учесть их для целей налогообложения прибыли (при условии, что они не предусмотрены коллективным и (или) трудовым договором).

А как быть предприятиям, расположенным “на выселках” не в силу требований закона, а исключительно по доброй воле?

Например, организация арендует офис или склад на территории промышленной зоны или в населенном пункте, который не обслуживается городским транспортом. Вправе ли организации относить на расходы затраты на перевозку работников в этом случае?

На наш взгляд, вправе. Ведь организация несет расходы в связи с производственной необходимостью. Следовательно, эти расходы являются обоснованными.

Источник: https://printscanner.ru/dostavka-sotrudnikov-na-rabotu/

Налогообложение расходов на доставку сотрудников в различных ситуациях

Учет расходов по доставке сотрудников к месту работы

В предыдущей статье этого номера рассмотрены проблемные моменты, возникающие у организаций при отражении в налоговом учете расходов на перевозку работников корпоративным транспортом.

Теперь на конкретных ситуациях из практики проанализируем налоговые последствия для работодателя, организовавшего за свой счет доставку работников к месту работы и обратно.

Также разберемся, возникает ли у работников доход, облагаемый НДФЛ, и обязан ли работодатель начислить на стоимость перевозки страховые взносы во внебюджетные фонды

Итак, необходимость доставки сотрудников к месту работы и обратно за счет работодателя может быть вызвана технологическими особенностями производства (например, многосменный режим работы организации или ее удаленность от остановок общественного транспорта). Но даже если таких обстоятельств нет, организация-работодатель вправе добровольно взять на себя обязанность по перевозке работников к месту работы и обратно, закрепив это в трудовых (коллективном) договорах.

Рассмотрим особенности налогообложения расходов, связанных с доставкой персонала, в каждом из указанных вариантов. Кроме того, проанализируем возможные комбинации этих вариантов. Порядок налогообложения расходов на доставку сотрудников в каждой из ситуаций представлен в таблице.

Таблица. Налогообложение расходов на доставку сотрудников к месту работы и (или) обратно

Доставка работников обусловлена технологическими особенностями производства и предусмотрена трудовыми (коллективным) договорамиСтоимость доставки включается в прочие расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ)Не облагаетсяНачисляются*Начисляются*
Доставка работников обусловлена технологическими особенностями производства, но не закреплена в трудовых (коллективном) договорахСтоимость доставки включается в прочие расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ)Не облагаетсяНачисляются*Начисляются*
Доставка работников предусмотрена трудовыми (коллективным) договорами, но не обусловлена технологическими особенностями производстваСтоимость доставки включается в расходы на оплату труда, уменьшающие налогооблагаемую прибыль (п. 25 ст. 255 НК РФ)Облагается*Начисляются*Начисляются*
Доставка работников не обусловлена технологическими особенностями производства и не предусмотрена трудовыми (коллективным) договорамиСтоимость доставки в целях налогообложения прибыли не учитывается (п. 26 ст. 270 НК РФ)Облагается*Начисляются*Начисляются*
* При наличии персонифицированного учета сотрудников, фактически пользовавшихся корпоративным транспортом.

Ситуация первая — доставка обусловлена технологическими особенностями и предусмотрена трудовыми (коллективным) договорами

Налог на прибыль.

Организация, которая перевозит сотрудников к месту работы и обратно в силу технологических особенностей производства, обязанность которой по доставке персонала отражена в трудовых или коллективных договорах, вправе учесть расходы на доставку при расчете налога на прибыль. Ведь ею выполнено не одно, а даже оба условия, о которых говорится в пункте 26 статьи 270 НК РФ.

Если организация-работодатель перевозит сотрудников собственными силами, в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, она может включить:

сумму ежемесячной амортизации, начисленной по собственным транспортным средствам, используемым для доставки персонала к месту работы и обратно (п. 1 ст. 257 и ст. 259 НК РФ); арендную плату, уплачиваемую за арендованный на стороне транспорт (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ); материальные расходы, непосредственно связанные с доставкой работников, в том числе затраты на приобретение горюче-смазочных материалов и запасных частей (п. 1 ст. 254 НК РФ); расходы на оплату труда водителей, автослесарей, механиков и др. (ст. 255 НК РФ); расходы на содержание служебного транспорта, в том числе расходы на мойку транспорта, оплату услуг парковок, выплату работникам компенсаций за использование для служебных поездок личных автомобилей (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ); иные обоснованные расходы, непосредственно связанные с перевозкой работников (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При доставке сотрудников силами сторонних перевозчиков (специализированных транспортных компаний) стоимость этих услуг включается в прочие расходы, связанные с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

НДФЛ. При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, а также доходы в виде материальной выгоды (п. 1 ст. 210 НК РФ).

В целях налогообложения НДФЛ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и определяемая в соответствии с главой 23 Налогового кодекса (ст. 41 НК РФ).

Оплата организациями за работника (полностью или частично) товаров, работ, услуг и имущественных прав в его интересах признается доходом, полученным физическим лицом в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Источник: https://www.RNK.ru/article/212267-qearh-15-m10-nalogooblojenie-rashodov-na-dostavku-sotrudnikov-v-razlichnyh-situatsiyah

С доставкой на работу, или учет расходов на проезд к офису

Учет расходов по доставке сотрудников к месту работы

Иногда в силу специфики места расположения либо рабочего графика компании осуществляют перевозку сотрудников к месту работы.

Казалось бы, ситуация вынужденная, а значит, списать расходы на «транспортировку» персонала будет несложно. На деле же подобная логика не срабатывает; налоговики же такие суммы снимают с расходов.

Однако построить учет «доставочных» расходов, который бы не вызывал претензий у инспекторов, все-таки возможно.

Компания может организовать своим сотрудникам проезд до места работы и обратно в случае, если ее место расположения труднодоступно.

Что мы понимаем под труднодоступностью расположения компании? Необходимость в бесплатной доставке работников может быть связана с тем, что подразделение располагается в промышленной зоне города, за пределами населенного пункта, либо офис располагается в местности с ограниченной транспортной доступностью, и работники не могут добираться к месту работы на общественном транспорте.

В таком случае считается, что доставка сотрудников к месту работы связана с производственной необходимостью.

Если вы организуете безвозмездную доставку персонала до места работы, это необходимо зафиксировать в учетной политике. В трудовых договорах также должна быть отсылка на это положение о перевозке к офису и обратно.

Организовать перевозку персонала вы можете собственными силами либо с привлечением сторонних перевозчиков. Если в вашей организации используют второй метод, то в учете это выглядит так (см. пример).

Пример

Если траты на перевозку штатного персонала продиктованы особенностями производства, они отражаются в учете следующим образом. Представим, что расходы по доставке персонала к месту работы и обратно произведены по причине того, что офис располагается в удаленной от общественного транспорта местности.

Также примем во внимание то, что положение об организации перевозки зафиксировано в учетной политике и трудовых договорах с персоналом. Работодатель заключил договор об оказании транспортных услуг по перевозке со сторонним перевозчиком на сумму 11 800 руб. (в т. ч. НДС 1800 руб.).

Итак, указанные расходы сопровождаются следующими бухгалтерскими записями:

Дебет 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
— 10 000 руб. (11 800 — 1800) — списана стоимость оказанных сторонним перевозчиком транспортных услуг;

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 60
— 1800 руб. — отражена сумма НДС, предъявленная сторонней организацией;

Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам» Кредит 19
— 1800 руб — предъявленная сумма НДС принята к вычету;

Дебет 60 Кредит 51
— 11 800 руб. — отражена оплата транспортных услуг стороннему перевозчику.

При наличии безвозмездной доставки сотрудников до места работы, как правило, появляется два вопроса:

  • возникает ли доход для целей налогообложения НДФЛ у работников в случае их доставки до офиса;
  • можно ли включать в базу, уменьшающую налогооблагаемую прибыль, затраты на бесплатную перевозку сотрудников?

«Подоходное» налогообложение

Для целей НДФЛ стоимость бесплатной перевозки работников рассматривается следующим образом.

Если перевозка обусловлена удаленностью от населенных пунктов или труднодоступностью мест работы, то логично, что люди не имеют даже физической возможности добираться общественным транспортом.

Поэтому, работодатели обязаны организовать способ, которым сотрудники будут прибывать на рабочее место к установленному времени. Однако в данной ситуации оплату проезда работников на служебных автобусах можно принять за доход, подлежащий обложению НДФЛ.

Спешим успокоить физлиц, ведь бесплатный проезд в ситуации, когда доставка является обязанностью работодателя, не приводит к возникновению у персонала экономической выгоды (дохода). Соответственно стоимость такого проезда не является объектом обложения налогом на доходы физических лиц (письмо Минфина России от 20 октября 2011 г. № 03-03-06/1/680).

Налог на прибыль

Поскольку затраты на перевозку сотрудников, как ни крути, затрагивают интересы трудящихся в компании лиц, то можно предположить, что такие затраты подлежат включению в состав расходов на оплату труда.

Расходами на оплату труда мы можем считать те затраты в пользу работников, которые установлены коллективными или трудовыми договорами.

Что касается учета расходов на перевозку собственных сотрудников транспортом для целей налогообложения прибыли, то пункт 26 статьи 270 Налогового кодекса позволяет квалифицировать расходами суммы, потраченные на оплату проезда к месту работы в силу технологических особенностей производства. Но здесь есть условие: чтобы включать такие растраты в расходы, уменьшающие прибыль, оплата доставки должна быть предусмотрена трудовыми или коллективными договорами.

Не спорят с этим и финансисты, считая, что организация вправе отнести на расходы затраты, связанные с перевозкой работников, если данные расходы обусловлены особенностями производства и предусмотрены трудовыми договорами (письмо Минфина России от 20 мая 2011 г. № 03-03-06/4/49).

Если заключенными трудовыми договорами и правилами внутреннего распорядка на компанию возложена обязанность по перевозке сотрудников до места работы, арбитры, как правило, не сомневаются в правомерности учета таких затрат в составе расходов (постановление ФАС Московского округа от 8 октября 2008 г. № КА-А40/8061-08).

К «оправдывающему» необходимость перевозки сотрудников к месту работы относится и такое условие, как несовпадение времени работы общественного транспорта со временем, к которому работникам необходимо явиться в офис (письмо Минфина России от 31 августа 2012 г. № 03-03-06/1/449).

Расходы на такси

Судьи поддерживают работодателя даже в тех случаях, когда он организует перевозку сотрудников на такси.

Инспекторы придерживаются мнения, что такие затраты необоснованны, поскольку глава 25 Налогового кодекса не предусматривает учет обозначенных затрат для целей налогообложения прибыли.

Оправдательные аргументы для арбитров — спорные расходы понесены в связи с производственной деятельностью, поэтому являются экономически обоснованными.

Более того, если затраты связаны с технологическими особенностями производства, режимом производственных объектов, их удаленностью, вахтовым режимом работы, то они являются реальными (постановление ФАС Дальневосточного округа от 20 мая 2011 г. № Ф03-2085/2011).

Главное, чтобы «доставочные» расходы были подтверждены документально, например, договорами на оказание услуг такси, счетами-фактурами, актами выполненных работ, платежными поручениями.

Но не всегда так благополучно разрешаются аналогичные споры для плательщиков.

Инспекторы намерены выявить неправомерное включение в базу затрат на услуги такси для работников и доначислить налог на прибыль, если такие траты документально не подтверждены (постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 декабря 2010 г. № А56-95584/2009).

Так, кассационная коллегия считает расходы на оплату услуг такси для своих работников не соответствующими обязательным критериям, если:

  • трудовыми договорами расходы на оплату проезда работников к месту работы и обратно не предусмотрены;
  • если не заключен коллективный договор;
  • если приказы по личному составу о работе в сверхурочное время в связи с производственной необходимостью отсутствуют.

Значит, если работодатель докажет необходимость доставки сотрудников к месту работы и обратно, у него есть все шансы отстоять правомерность данных затрат. Например, в деле, рассмотренном в постановлении ФАС Центрального округа от 20 декабря 2011 г.

№ А14-12623/2010, такая потребность была обусловлена отсутствием у места расположения фирмы маршрутов городского пассажирского транспорта.

Более того, в коллективный трудовой договор трудящихся было включено положение о предоставлении права бесплатного пользования автотранспортом предприятия для доставки к месту работы и обратно по установленным маршрутам.

Исходя из данных факторов, арбитры не могли не согласиться с тем, что спорные затраты на перевозку работников являются экономически обоснованными и документально подтвержденными расходами, связанными с производственной деятельностью.

Также судьи отметили, что, оплачивая транспортные услуги, общество реализовало принятую на себя коллективным договором обязанность по предоставлению работникам гарантий.

Иногда инспекторы не признают расходы работодателя на транспортные услуги по причине того, что в путевых листах отсутствуют сведения о регионе регистрации транспортных средств. Как раз аналогичный спор был рассмотрен в постановлении ФАС Московского округа от 19 марта 2012 г. № А40-64845/11-107-280.

Фирма представила в качестве подтверждающих транспортные расходы такие документы, как договоры на оказание транспортных услуг, акты приемки, путевые листы.

Однако судьи опровергли такие доводы, ведь для предприятий, которые не являются транспортными организациями, не установлена обязанность оформлять путевые листы. А расходы компания оправдала актами приемки оказанных услуг.

Отсутствие в первичных документах сведений о регионе регистрации транспортных средств не говорит о том, что услуги фактически не были оказаны.

Признаем перевозку реализацией?

Зачастую надзорные органы признают доставку персонала реализацией услуг по перевозке, подпадающей под обложение НДС.

Так, инспекторы доначисляют НДС со стоимости безвозмездно оказанных работодателем транспортных услуг по перевозке сотрудников, поскольку квалифицируют доставку как реализацию услуг на безвозмездной основе, подпадающую под обложение НДС. И все потому, что не признают обязанность фирмы по перевозке работников и не соглашаются с производственной необходимостью в такой доставке.

Но если у компании имеются договоры об оказании транспортных услуг по перевозке сотрудников со сторонними организациями, если доставка предусмотрена правилами внутреннего трудового распорядка, обусловлена технологическими особенностями производства, то у арбитров нет оснований не поддержать работодателя.

Судьи обращают внимание на то, что сторонние перевозчики оказывают транспортные услуги не сотрудникам фирмы, а непосредственно работодателю. Поэтому доставка персонала к месту работы и обратно не является реализацией услуг, посчитали судьи в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 29 октября 2007 г. № А29-1926/2007.

Вот еще какими аргументами опровергают судьи доначисление НДС со стоимости перевозки штата.

Если руководство компании выполняет требования трудового законодательства о предоставлении работникам права на перерыв в течение рабочего дня для питания, а также для обеспечения производственного процесса, но с учетом удаленности объектов для этого необходима перевозка сотрудников, то фирма вправе отнести к прочим расходам траты на доставку.

А поскольку названные расходы могут быть приняты к вычету при исчислении налога на прибыль, то у работодателя в этом случае в силу подпункта пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса отсутствует объект обложения НДС остановление ФАС Северо-Западного округа от 23 января 2006 г. № А05-5406/05-22).

В заключение отметим: при организации бесплатной перевозки сотрудников собственными силами, есть опасения, что налоговики посчитают это реализацией услуг и доначислят НДС со стоимости таких услуг. Организуя же перевозку персонала при помощи сторонних перевозчиков, следует опасаться претензий в отношении оформления оправдательных документов.

Е.М. Юдахина, редактор-эксперт

Источник: Практическая бухгалтерия

Источник: http://ip-info.ru/art/money/58517-s-dostavkoy-na-rabotu-ili-uchet-rashodov-na-proezd-k-ofisu

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.