Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений

Содержание

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений

– Предпринимательское право – Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

  • Вначале документа указывается название организации.
  • Отдельно вписывается состав комиссии.
  • В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.
  • Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.
  • Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
  • В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.

Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

По результатам работы составляется Акт, который утверждается руководителем и хранится в архиве организации постоянно. После утверждения Акта документы юридически перестают существовать. Под утилизацией документов понимается физическое уничтожение документов и дел, отобранных к уничтожению в ходе архивной обработки.

Документы с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, передаются на утилизацию.
«Архивная Мастерская» сотрудничает с несколькими компаниями, которые специализируются на переработке бумажного вторсырья уже много лет, некоторые еще со времен СССР.

Уничтожение архивов производится на промышленном шредере, выдаются все необходимые документы, которые дополняют Акт о выделении к уничтожению и могут храниться вместе с ним.

Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений

Внимание Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации.

В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

Выделение бухгалтерских документов на уничтожение и методы их утилизации

  1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту.

Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись.

Компенсация за неиспользованный отпуск: десять с половиной месяцев идут за год При увольнении сотрудника, проработавшего в организации 11 месяцев, компенсацию за неиспользованный отпуск ему нужно выплатить как за полный рабочий год (п.28 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Но иногда эти 11 месяцев не такие уж и отработанные.

< … Налог на прибыль: перечень расходов расширен Подписан закон, который внес изменения в перечень расходов, относящихся к оплате труда.

Так, работодатели смогут учитывать в «прибыльной» базе затраты на оплату услуг по организации туризма, санаторно-курортного лечения и отдыха на территории России для работников и членов их семей (родителей, супругов и детей). < …

Уничтожаем документы с истекшими сроками хранения

В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.

Основания для уничтожения документов Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы: Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст.

13 Закона об архивном деле), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше Правилами (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Если срок хранения бухгалтерских документов истекает только в текущем году, уничтожить документы можно будет лишь в следующем (абз. 5 п. 4.11 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Естественно, что документы, по которым срок хранения еще не истек, уничтожать нельзя. В соответствии с перечнем на утилизацию составляются акты на уничтожение бухгалтерских документов.

Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов Акт на уничтожение бухгалтерских документов может быть составлен в произвольной форме.

При этом перечень уничтожаемых документов может быть как приведен в самом акте, так и отражен в описи, являющейся приложением к акту об уничтожении бухгалтерских документов.

Документы могут быть уничтожены путем их измельчения, сожжения, передачи на уничтожение в специализированную компанию и иными способами, которые также должны быть отражены в акте.

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается на основании критериев ценности и определяется время сохранения, согласно требованиям, которые закреплены в организации.

Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя.

Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, а также те, которые необходимо ликвидировать.

Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец. Скачать Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года.

Уничтожаем бухгалтерские документы

Важно

В течение данного срока они хранятся в структурных подразделениях организации, а по истечении сроков хранения уничтожаются (абз. 2 п. 2.3 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Считается, что до уничтожения документов в организации должна быть произведена экспертиза их ценности. Она проводится назначаемой руководителем организации экспертной комиссией.

Эта комиссия является совещательным органом при руководителе и действует на основании положения. Проверка ценности документов должна производиться ежегодно (п. 4.11 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения.

Важно, чтобы срок хранения документов уже истек до 31 декабря предшествующего года включительно.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

В состав комиссии обычно входят главный бухгалтер, руководитель отдела кадров и ответственные представители других подразделений (юрист, сотрудник службы документационного обеспечения и т.п.).

В качестве стороннего эксперта может выступать специалист компании «Архивная Мастерская». Решения Экспертной комиссии оформляются Протоколом заседания и утверждаются руководителем организации.

В случае, если Экспертная комиссия ранее не создавалась, и Вам этот процесс незнаком, сотрудник «Архивной Мастерской» поможет подготовить необходимые документы и даст рекомендации о составе Комиссии именно Вашей фирмы.

Экспертная комиссия совместно с нашим специалистом определяет порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организует экспертизу ценности документов и осуществляет контроль её проведения.

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения украина

Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг. При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы.

Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Акт уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Порядок уничтожения документов Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации последствиями, вплоть до привлечения к ответственности. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения можно разбить на несколько основных этапов. Шаг 1. Формируется экспертная комиссия (далее — комиссия). При этом руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии. В нем необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, а также другие важные для организации сведения.

Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции. Скачать Шаг 2.

Источник: http://buh-nds.ru/unichtozhenie-buhgalterskih-dokumentov-s-istekshim-srokom-hraneniya/

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Как составить акт на уничтожение документов

Как не ошибиться с датой акта

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Оформляем факт уничтожения документов

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

Итоги

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Скачать пример акта

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/unichtozhenie_dokumentov_s_istekshimi_srokami_hraneniya_akt/

Все про утилизацию архивных и бухгалтерских документов

Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений

Утилизация документов с истекшим сроком хранения – процедура, требующая пристального внимания руководства любой организации. Процесс подготовки дел к уничтожению должен осуществляться по определенной схеме и в соответствии с законом. В противном случае руководитель организации может быть привлечен к ответственности вплоть до уголовной.

Порядок и правила утилизации

До непосредственного процесса утилизации документации владельцу бумаг нужно осуществить их подготовку, в ходе которой необходимо:

  1. Определить ценность документов посредством проведения экспертизы согласно установленным государством нормам.
  2. Выделить ряд бумажных носителей информации с истекшим сроком хранения.
  3. Составить акт о выделении для утилизации документов, не подлежащих хранению.
  4. Получить разрешение на уничтожение от органов государственной власти.

Далее документы отправляются на утилизацию.

Ознакомимся с некоторыми моментами порядка уничтожения документации более подробно.

В соответствии с российским законодательством утилизироваться может лишь просроченная документация, т.е. уничтожению подлежат только документы временного (до 10 лет) хранения. Документация, относящаяся к типу регулярного хранения, должна быть отправлена на сохранение в архивы на неограниченное время (от 75 лет).

Экспертизу проводит комиссия, состоящая из квалифицированных специалистов от каждого подразделения организации и возглавляемая выбираемым председателем. При выявлении комиссией нарушений документация переоформляется и разделяется на обособленные категории.

Экспертной комиссией определяется ценность всех проверяемых бумаг и составляется список документов, подлежащих утилизации. Форма и бланк этого списка произвольные.

Далее все данные о выделенной документации переписываются в отдельный акт с указанием в нем количества дел, их заголовков, сроков проведения работ с документами, статей, согласно которым будет осуществлено уничтожение бумаг, и т.д. На следующем этапе руководителем организации подписываются акт и приказ на утилизацию документов.

Нюансы уничтожения бухгалтерских документов организации

Вся бухгалтерская документация (учетные регистры, бухотчетность, счет-фактуры и т.д.) должна храниться в организации минимум 5 лет после момента ее составления. Из этого следует, что утилизация бухгалтерских документов и составление соответствующего акта не могут производиться ранее, чем истечет пятилетний период обязательного хранения этих бумаг.

Вся отчетная документация о проведении финансовых манипуляций предприятием подвергается проверкам налоговых служб. В связи с этим руководители организаций за неправомерное и осознанное уничтожение бухгалтерских документов могут быть привлечены к уголовной ответственности согласно УК РФ.

Обратите внимание! Деятельность организации за определенный срок может быть убыточной, при этом предприниматель имеет право перенести убыток на будущие налоговые периоды. Воспользовавшись такой возможностью, руководитель организации не может уничтожать документы о подтверждении размера убытка в продолжение полного срока его переноса.

После истечения установленного законодательно времени хранения бухгалтерской документации осуществляется составление акта на утилизации в вышеописанном порядке.

Нюансы утилизации архивных документов организации

На простом языке акт о выделении на уничтожение документов архива – это список бумажных носителей информации, которые должны быть удалены ввиду истечения срока их хранения. Также в акте указываются способы и правила утилизации выделенной бумажной массы.

Важно! Противозаконное уничтожение документации архива предприятия предполагает привлечение руководства к административной или уголовной ответственности.

Правильно, когда составление акта осуществляется опытным архивариусом, знания которого помогают избежать серьезных нарушений.

Иногда в организации помимо простых архивных бумаг необходимо произвести утилизацию просроченных конфиденциальных документов.

Процесс уничтожения документации с грифом секретности происходит особенным образом:

  1. Составление списка таких документов осуществляется в отдельном акте.

  2. Утилизацию проводят в месте, не доступном для посторонних.
  3. Наиболее надежный способ удаления конфиденциальных бумаг – сжигание.

Руководителем организации издается специальный приказ, согласно которому действуют члены экспертной комиссии, подготавливающие совокупность секретных документов к уничтожению.

О сроках хранения документов, об ответственности за незаконную их утилизацию, а также о подготовке документации к уничтожению рассказывает аудитор Ирина Мамина в следующем видео.

Способы утилизации документов

Основные способы утилизации документов, применяемые на сегодняшний день:

  • шредирование – наиболее распространенный и простой;
  • сжигание в специальных печах – экологически не безопасный;
  • выездная утилизация – осуществляет специализированная компания.

Обратите внимание! Небольшие организации вправе проводить самостоятельное уничтожение (например, путем простого разрезания) бумажных носителей, если последние не являются секретными и у них истек срок хранения.

Рассмотрим перечисленные способы подробнее.

Шредер, установленный в организации, позволяет осуществлять одновременное уничтожение бумаг в размере 7-85 листов. В состав установки входит емкость, рассчитанная на объем от 13 до 300 литров. Как правило, большинство организаций устанавливают в свои офисы стационарные шредерные машины. В зависимости от техники измельчения документов шредеры подразделяются на:

  • плоскорезы – производят разрезание бумаг на тонкие полосы и их сбрасывание в специальную емкость;
  • крошители – превращают бумажные листы в крошку, используются при утилизации секретной документации;
  • шлифмашины – оснащены экраном, позволяющим осуществлять регулировку ширины разрезаемых документов;
  • промышленные – применяются для уничтожения бумаги высокой плотности.

Шредерные машины способны измельчать бумаги на полосы с шириной 3,9-6 мм и на крошку с диаметром меньше 0,5 мм, величины получаемых фрагментов зависят от степени секретности документов.

Производить сжигание документации по всем требованиям закона могут лишь специализированные компании с использованием высокотемпературных печей, в которых также утилизируются информационные носители с пластиковым корпусом (дискеты, флешки и т.д.).

Специалисты утилизирующей организации помещают бумаги в опечатанную емкость, заключают договор хранения с заказчиком и перевозят контейнеры к месту термической утилизации отходов.

На заводе документы помещаются в печь и полностью сжигаются в ней. В качестве подтверждения проведенного процесса заказчику выдается акт утилизации.

Этот способ уничтожения бумаг дает 100% гарантию надежности и конфиденциальности проводимых операций.

Выездная утилизация подразумевает выезд работников специализированных компаний к организации заказчика для уничтожения бумаг на месте. Процесс происходит с применением промышленного шредера, который располагается в грузовой машине. Эта установка обеспечивает высокую производительность: в течение 1 часа она может измельчить до 2 тонн бумажных носителей информации.

Однако утилизируемый таким способом документ можно (если постараться) восстановить. В связи с этим выездной шредер не пригоден для уничтожения конфиденциальной документации. Вслед за измельчением документы, превратившиеся уже в отходы, подвергаются прессованию и транспортировке к месту последующей переработки.

Вторсырье из уничтоженных документов

Если организация самостоятельно осуществляет утилизацию просроченных архивных документов с помощью офисного шредера, то после их измельчения встает логичный вопрос: «А куда сейчас деть полученную бумажную массу?»

Изрезанные листы представляют собой ценное вторичное сырье. Поэтому бумажные отходы следует сдавать в специальные пункты приема или компаниям, которые занимаются переработкой макулатуры (контакты таких точек сбора и организаций несложно найти в Интернете). Предприятие — источник измельченного сырья — заключает договор на вывоз и переработку бумажного мусора на индивидуальных условиях.

Из такого вторсырья на заводах получают множество новых товаров: лотки под яйца, картонные коробки под напитки и пр., беленую бумагу и т.д.

Фирмы, занимающиеся утилизацией

Иногда организациям гораздо проще и удобнее воспользоваться услугами по утилизации, предоставляемыми специализированными фирмами, нежели осуществлять процесс самостоятельно. Вот некоторые положения, выполняемые современными утилизирующими компаниями:

  • уничтожение документов архива может происходить в присутствии сотрудника организации — заказчика;
  • процесс может сниматься на видеокамеру;
  • после непосредственного уничтожения документации заказчику выдают акт об утилизации (образец представлен ниже);
  • вся процедура соответствует требованиям российского законодательства;
  • измельченное сырье отправляется на дальнейшую переработку для получения новых изделий;
  • по желанию заказчика может производиться выделение дел на уничтожение с выдачей соответствующего акта.

Примеры фирм в России

  • «Делис Архив», г. Москва и г. Санкт-Петербург;
  • «ОРБ», «Столичный архивист», «Архив услуги» г. Москва;
  • «Зест Экспресс» с главным офисом в Москве и филиалами в Санкт-Петербурге, Краснодаре, Екатеринбурге, Саратове, Новосибирске и других городах;
  • «Экологические стратегии Урала», г. Пермь;
  • группа компаний «Тэлос» в Екатеринбурге, Новосибирске, Владивостоке и других городах;
  • «Золотой ресурс», г. Калининград.

Стоимость услуг

Цены на услуги в одной из московских фирм:

  • составление перечня бумаг на уничтожение – 1 дело – 25 руб.;
  • создание акта о выделении просроченных документов к утилизации – 1 дело – 10 руб.;
  • уничтожение документации шредером – 1 кг – 5 руб.;
  • сжигание бумажных носителей – 1000 кг – 25000 руб.;
  • утилизация дисков и пластиковых карточек – 1000 кг – 25000 руб.

При уничтожении каких документов лучше воспользоваться услугами фирм

Самостоятельно организация может легко утилизировать небольшие объемы просроченных документов, не имеющих секретных данных.

Если же уничтожить нужно большое количество бумаг, документацию бухгалтерий или с грифом секретности, лучше воспользоваться услугами специализированных фирм.

Специалисты таких компаний не только произведут конфиденциальную утилизацию документов, но и помогут правильно составить акт о выделении дел, что обезопасит заказчика от наказаний со стороны органов власти.

Небольшая компания может заниматься самостоятельным уничтожением документации, установив офисные шредеры. Однако при утилизации бумаг крупных и важных организаций будет безопаснее обратиться в фирму с квалифицированными работниками и опытными архивариусами. Это поможет заказчику избежать ошибок в документах и утечки информации «шпионам».

Источник: https://vtorothody.ru/utilizatsiya/dokumentov.html

Акт об уничтожении документов

Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации последствиями, вплоть до привлечения к ответственности. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения можно разбить на несколько основных этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия (далее — комиссия). При этом руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии. В нем необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, а также другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается на основании критериев ценности и определяется время сохранения, согласно требованиям, которые закреплены в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя.

Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, а также те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их можно измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. При этом способ должен быть прописан в акте об утилизации.

Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это может привести, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст.

90 ТК РФ).

Обратите внимание, что утилизация документов с истекшим сроком хранения имеет свои особенности. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот.

Все про утилизацию архивных и бухгалтерских документов

Такая документация также подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его также можно составить в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Инструкция по уничтожению секретных документов

Кроме обычных, в организациях может существовать документация со специальными грифами.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения с грифами секретности можно представить, как порядок действий:

  1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
  2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
  3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами должны быть определены специальным приказом руководителя организации.

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения.

От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.


Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.

25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей.

Уничтожение документов

Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом. Инструкция по заполнению акта

  1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту.
    Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись.

6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию

Внимание

Здесь подразумевается, что документы сдаются на уничтожение специальной организации. При этом они взвешиваются, и этот вес отражается в акте. Ни количество электронных носителей, ни общее количество уничтожаемых мегабайт форма также не предусматривает.

Если уничтожаются только бумажные документы, то фраза про электронный носитель вообще убирается из акта. Затем указывается наименование организации-подрядчика и данные договора. Но уничтожить документы компания может и сама, если есть возможность: печь на производстве, промышленный уничтожитель и т.п.
Об этом нужно написать в акте, но немного по-другому, например: Документы в количестве 244 единицы хранения уничтожены в производственном помещении ООО «АБВ» по адресу г. Москва, ул.

У документов истек срок хранения. как их правильно уничтожить

Важно

Когда истекает срок хранения документа, он может быть уничтожен. Но уничтожить не означает пустить на черновики, отдать школьникам на макулатуру (бывает и такое ? ) или выбросить в мусор. Уничтожение документов строго актируется. В этой статье разберем акт об уничтожении документов, который имеет некоторые свои особенности в составлении и утверждении.

Ее полное наименование – Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Предлагаю вам скачать форму акта об уничтожении документов в формате .docx. Она уже имеет все нужные графы, и составителю нужно только ее заполнить.

Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)

Утверждение Особенность акта об уничтожении документов в том, что он утверждается генеральным директором организации не после того, как полностью готов (как большинство других документов), а после того, как составлена его первая часть.

И это объяснимо: директор видит, какие документы планируется уничтожить и, если сочтет нужным, может «спасти» какие-то из них. Если бы акт утверждался уже после уничтожения, директор всего лишь удостоверял бы факт необратимого уничтожения. Толку от такого утверждения мало.

Таким образом, к формулированию второй части акта переходим после утверждения первой. Дополнительно утверждать вторую не нужно: «кухня» уничтожения документов руководителю компании не интересна.

Вторая часть акта Физическое уничтожение документов производится только после того, как глава компании утвердит первую часть акта.
Я предлагаю вам ту форму акта, которая утверждена Правилами-2015.

Акт об уничтожении документов

Сотрудник оформляет пенсию: роль работодателя (часть 1) Оформлением пенсии обычно занимается сам сотрудник.

А что требуется от работодателя? Нужно ли заранее подавать в ПФР списки будущих пенсионеров и документы, необходимые для назначения пенсии? Или обязанности организации ограничиваются представлением в ПФР на будущего пенсионера запрошенной им формы СЗВ-СТАЖ? Какова роль работодателя в процессе оформления пенсии сотрудником, нам рассказали представители Отделения ПФР по г. Москве и Московской области. < … Онлайн-ККТ: кому можно не торопиться с покупкой кассы Отдельные представители бизнеса могут не применять онлайн-ККТ до 01.07.2019 года. Правда, для применения этой отсрочки есть ряд условий (режим налогообложения, вид деятельности, наличие/отсутствие работников). Так кто же вправе работать без кассы до середины следующего года? < …

Первичные и другие документы: храним и уничтожаем

Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Акт списания документов с истекшим сроком хранения

Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Если компания уничтожает документы на основании разных НПА (не только по перечню 2010 года), то графу можно переименовать в «Сроки хранения и их источники», как в моем примере.

8 – примечание Графа «Примечание» традиционно предназначена для всевозможных пометок, которые нельзя поместить в другие графы. Например, что дело электронное. В эту таблицу вносятся все документы, которые будут уничтожены.

В конце цифрами и прописью пишется, сколько всего единиц хранения оправится на уничтожение.

Подписывает эту часть акта либо начальник архива, либо работник, ответственный за хранение документов. Перед утверждением акт согласуется на заседании экспертной комиссии организации, а если ЭК нет, то придется последовательно собрать визы согласования начальников всех подразделений, чьи документы уничтожаются.

Источник: http://strahovanie58.ru/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov-kogda-odin-chlen-komissii/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.