Уничтожение документов – вовремя и без проблем!

Содержание

Списание и уничтожение документов

Уничтожение документов – вовремя и без проблем!

  • Архивные услуги
  • Списание и уничтожение документов

Если документы в организации уже мешают, стоит задуматься о наведении в них порядка. Сделать это можно лишь одним способом: провести уничтожение документов. Но прежде чем начать уничтожать ненужные документы, задумайтесь, а все ли можно уничтожить? И если можно, то как сделать это правильно и по закону?

Нормативная база

Главными нормативными документами по вопросам сроков уничтожения документов являются  Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 2004 года и Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённый в 2010 году. Специалисты компании «Архивный Эксперт» обладают большим опытом работы с предприятиями различных форм собственности, в том числе — бюджетными и способны решать все вопросы, связанные с  грамотным и своевременным уничтожением документов.

Правила уничтожения документов

  • Уничтожать только просмотренные документы. Перед уничтожением каждое дело должно быть полистно просмотрено вручную, чтобы не уничтожить случайно попавший важный документ.
  • Документировать каждую уничтоженную бумагу. Обязательно составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который должен утвердить руководитель.
  • Обеспечить конфиденциальность. Чтобы документы не перехватили конкуренты, процесс уничтожения должен проходить в Вашем присутствии.
  • Сроки хранения документов. Всегда нужно их соблюдать и нельзя уничтожать пока срок хранения документов не истек.

Своевременность и регулярность

Делать это регулярно. Своевременное освобождение архива от ненужных документов избавит Вас от проблем с проверяющими органами и штрафов за несоблюдение сроков хранения. Услуги уничтожения документов от компании «Архивный Эксперт» позволят Вам существенно сэкономить на расходах по ведению архива и избавят от дополнительных налоговых и финансовых убытков.

Процедура списания и уничтожения документов

  • проводится экспертиза ценности документов;
  • отбор к уничтожению документов, сроки которых истекли;
  • составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  • предоставление машины и грузчиков;
  • оформление документов об уничтожении (акт);

Внимание! Уничтожаются только те документы, сроки хранения которых истекли. Документы просматриваются полистно, затем отбираются на уничтожение и делается соответствующий акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. После физической утилизации Вам предоставляется акт, где будет зафиксирован только вес уничтоженных документов, без указания какие документы были уничтожены.

Уничтожение бухгалтерских документов

Уничтожение бухгалтерских документов производится на основании соответствующего акта об уничтожении бухгалтерских документов.

Чтобы получить данный акт, необходимо собрать экспертную комиссию для оценки документов предприятия, а затем просмотреть и выделить дела на уничтожение.

Акт уничтожения бухгалтерских документов подписывается руководителем и является документом, подтверждающим законность уничтожения бумаг.

Акт уничтожения документов бухгалтерии является обязательным

Некоторые документы перед уничтожением требуют согласования с архивным органом.

В случае, если бухгалтерские документы были уничтожены без соответствующего акта, они считаются утерянными, и требуются расследование причин пропажи.

Для выяснения этого вопроса создаётся специальная комиссия по расследованию, результатом работы которой становится заключение о причинах гибели документов.

Форс-мажор

Отметим, что если документы были уничтожены или существенно повреждены в результате форс-мажорной ситуации, то в данную комиссию приглашаются представители охранных структур, следственных органов, МЧС, пожарного надзора или других организаций, имеющих непосредственное отношение к ситуации.

Акт уничтожения документов бухгалтерии должен включать:

— название предприятия (компании);— должность руководителя организации;— подпись и расшифровка подписи, номер акта, указание даты;— место составления;— указание основания для уничтожения;— список документов с номерами, заголовками дел, датами дел, номерами описей, индексами дела, количеством дел, сроками хранения и примечаниями;— соответствующие подписи и расшифровки;— наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности.

Уничтожения документов с грифами «Конфиденциально», «Секретно» и «Для служебного пользования» производится исключительно в соответствии со специальными инструкциями.

Источник: https://archivexpert.ru/servise/unichtozhenie_dokumentov/

Порядок уничтожения документов с истёкшим сроком хранения

Уничтожение документов – вовремя и без проблем!

Действующим законодательством Российской Федерации предусмотрено обязательное уничтожение документов с истёкшим сроком хранения. Данная процедура проводится во всех организациях с целью освобождения пространства и упорядочения архива.

Основные способы уничтожения документов

Документы нельзя просто так выбрасывать на свалку, их необходимо уничтожать грамотно. Для этого существуют несколько основных способов.

Механическое измельчение

Это самый недорогой и популярный метод со своими преимуществами. При ликвидации документов таким способом их невозможно восстановить, бумага измельчается быстро, а сами аппараты для уничтожения макулатуры стоят сравнительно дёшево.

Сжигание

Используется для уничтожения большого объёма документов, и является вторым по популярности. На данный момент его используют намного реже, так как у метода есть ряд недостатков:

  • Сжигание документов может осуществляться только на специальных базах, или других оборудованных для этого площадках.
  • Процедура небезопасна для экологии, и этот факт признаётся многими странами мира. Поэтому большое количество утилизированной таким способом бумаги, неизбежно нанесёт вред окружающей среде.
  • Если сжигать документы не в специальных печах, то процесс может пройти некачественно, и некоторые бумаги могут уцелеть.

Закапывание

Это самый ненадёжный, но недорогой и простой вариант утилизации архивных документов. Название говорит за себя – бумага просто закапывается в землю. Методом могут воспользоваться небольшие организации или физические лица. У закапывания есть один, но существенный минус – бумага может быть выкопана. Поэтому документы с важной, секретной информацией следует уничтожать другими методами.

Мобильный шредер

Существуют определённые компании, которые помогают организациям избавиться от документов. Пользоваться такими услугами целесообразно, если в офисе небольшой документооборот, и покупать шредер неразумно.

Мобильный шредер напоминает мусоровоз, в котором уставлено специальное устройство для загрузки макулатуры и измельчитель бумаги. Такая машина может переработать 2 тонны бумаги за 1 час.

Процесс утилизации конфиденциальных и секретных документов

Когда речь идёт о конфиденциальных бумагах, простыми способами уничтожения документов не обойтись. Секретные бумаги с истёкшим сроком хранения утилизируются дорогостоящим и надёжным методом – химической обработкой.

Степени секретности уничтожения документов

Принцип действия подобной обработки состоит в том, что бумага превращается в однородную массу при помощи обычной воды и химических средств. Чтобы уничтожение документов прошло успешно, химическую обработку применяют как дополнение, уже после измельчения шредером.

Метод по карману далеко не всем, и воспользоваться им могут только крупные организации или государственные учреждения.

Дело в том, что полученный состав в обязательном порядке перевозится на полигон ТБО, и именно этот фактор делает процедуру такой дорогой.

Если требуется надёжное уничтожение конфиденциальных бумаг без возможности восстановления, то компании выбирают именно химическую обработку.

Преимущества сотрудничества с компаниями по утилизации

Ликвидация документов – довольно трудоёмкий процесс, который занимает большое количество времени. Выгоднее работать со специализированными службами, так как они в короткие сроки помогут расчистить помещение.

Главное преимущество организаций состоит в том, что они занимаются уничтожением документов на любых носителях. Утилизируются:

  • пластиковые карточки;
  • устаревшие бухгалтерские отчёты;
  • газеты и журналы;
  • документы с конфиденциальной информацией;
  • книги в любом переплёте, и др.

При физической ликвидации между сторонами заключается договор, в котором прописаны все обязанности и условия о неразглашении, в противном случае сотрудники будут привлечены к ответственности.

Обычно компании дорожат своей репутацией, поэтому можно быть уверенным, что утилизация архивных документов пройдёт без неприятных нюансов.

Во время уничтожения к машине (или в цех) не допускаются третьи лица, а процесс протекает с соблюдением всех правил безопасности.

Заказчик имеет полное право лично присутствовать при уничтожении, а также потребовать фото и видео данного процесса.

Особенности уничтожения бухгалтерской документации

Уничтожение документов неозможно без проведения экспертизы

Бухгалтерская отчётность тщательно контролируется законодательством, а различные финансовые отчёты привлекают особое внимание налоговых органов. Самовольно заниматься уничтожением документов категорически запрещается, так же, как и осуществлять попытки по их сокрытию.

Все отчётные документы и финансовые заключения должны быть заархивированы и сохранены в течение 5 лет. Но существуют некоторые виды отчётностей, на которые государственные органы налагают дополнительное время хранения. Если эти условия не будут соблюдены, и бумаги будут уничтожены, то ответственным за это будет руководитель фирмы.

Вышеописанная информация относится только к тем организациям, которые в течение всего времени осуществления своей деятельности не несли убытки.

Если финансовые потери всё же присутствовали, и их распределяли на следующие периоды, то все подтверждающие бумаги должны быть сохранены.

Нельзя проводить уничтожение документов до тех пор, пока не выйдет срок распределения. После этого можно ликвидировать бумаги обычными способами.

Акт об уничтожении документов (образец)

Проводить процедуру необходимо с соблюдением всех правил, с обязательным составлением акта. Если документы будут сформированы неверно, то может быть наложено взыскание за грубое нарушение сроков хранения.

Если юридическое лицо не в состоянии содержать отдельную архивную службу, ему следует нанять ответственных сотрудников. В их обязанности должна входить проверка подлинности, постоянный контроль хранения бумаг и своевременная ликвидация документов с истёкшим сроком годности.

Стоимость услуг по уничтожению документов

Стоимость оказываемых услуг у каждой компании разная, но можно провести сравнительный анализ цен по крупным городам России:

ГородСредняя цена
МоскваСтоимость уничтожения документов — от 15 руб./кг
Санкт-Петербургот 8–9 руб./кг
Новосибирск10 руб./кг
Екатеринбург8 руб./кг
Уфа5–6 руб./кг
Казань6 руб./кг

В таблице перечислены примерные цены по России за уничтожение чистой бумаги. Утилизация банковских карт, жёстких дисков, ноутбуков обойдётся на порядок дороже. Но у разных исполнителей цены отличаются.

Стоимость складывается из нескольких факторов, и в неё обычно входит:

  • подача грузовика;
  • работа грузчиков по переносу документов;
  • измельчение макулатуры в присутствии заказчика;
  • вывоз переработанных отходов;
  • составление акта и других необходимых отчётов.

Если нет возможности провести работу на территории заказчика, то уничтожение происходит в специально оборудованном цехе. В помещении в обязательном порядке присутствует видеонаблюдение, поэтому процесс можно наблюдать в прямом эфире или получить результата на любом носителе.

Часть денег можно вернуть, продав вторсырье сторонней организации или компании, которая предоставила услугу по уничтожению макулатуры. На переработанные бумаги цена меньше. Отходы покупаются от 5 руб./кг.

Несмотря на то, что за услугу придётся заплатить приличную сумму, воспользоваться ею разумнее всего, ведь можно быть уверенным, что документы будут уничтожены по всем правилам и с соблюдением всех нормативных требований.

по теме: Уничтожение документов

Источник: https://VtorExpo.ru/makulatura/poryadok-unichtozheniya-dokumentov.html

Важность своевременного уничтожение архивных документов – ЭкоПроблем

Уничтожение документов – вовремя и без проблем!

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Как составить акт на уничтожение документов

Как не ошибиться с датой акта

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Оформляем факт уничтожения документов

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

Итоги

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Скачать пример акта

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;

Источник:

Уничтожение документов

В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.

Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.

Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.

Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. за дело (это типичная цена данного вида работ на сайтах московских фирм).

Например, за 500 дел вы заплатите 22,5 тыс. руб. и дополнительно с вас возьмут за составление акта на уничтожение не менее 2 тыс. руб. или 40 руб. за каждую позицию в акте. Чудовищные суммы.

Лучше потратьте деньги организации как-нибудь более продуктивно.

Порядок уничтожения документов

Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.

При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

Порядок составления акта

Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.

В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел.

Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ.

]

Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают.

Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться.

Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа.

Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.

Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

  • для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.
  • для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.

Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для дальнейших действий.

Как уничтожить

Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.

Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию.

В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес.

Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.

Все изложенное в данной статье о порядке уничтожения документов представлено в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Я надеюсь, что с помощью приведенной информации вы сможете составить акт на уничтожение документов правильно и обойтись без помощи излишних посредников.

Евгения Полоса

Источник: https://greenomak.ru/ekologicheskie-problemy/vazhnost-svoevremennogo-unichtozhenie-arhivnyh-dokumentov.html

Уничтожение документов в Москве

Уничтожение документов – вовремя и без проблем!

Почему уничтожение архивов очень востребовано компаниями и организациями? В процессе работы любого предприятия накапливаются бумаги, которые просто так нельзя выбросить. Информация из архивов, финансовая отчетность, бухгалтерские документы не должны попасть к конкурентам.

Финансовую информацию предприятия, описание технологических процессов и документацию по делопроизводству прошлых лет обычно хранят в архивах. Со временем бумаги становятся ненужными, но из-за большого объема просто так их не выбросить – необходима утилизация.

Компания «РусМак» предлагает услуги по уничтожению архивов, тиражей, бухгалтерских и других секретных документов, сроки хранения которых истекли. Мы занимаемся этим профессионально, на нашем предприятии имеется все необходимое оборудование.

Уничтожение документов в Москве возможно целым архивом или уже после шредирования. Производительность оборудования позволяет безопасно выполнить ликвидацию любого объема бумаг.

Цена уничтожения документов из архива с истекшими сроками хранения

Мы оплачиваем до 9 000 руб. за 1 тонну!

УслугаЕдиница измеренияСтоимость единицы
Уничтожение документов в присутствии заказчика у нас на складе (шредирование)кгБесплатно
Уничтожение документов промышленным шредером на объем от 5 до 10 тоннкгБесплатно
Уничтожение документов промышленным шредером на объем более 10 тоннкгБесплатно
Уничтожение тиража в присутствии заказчика у нас на складе (шредирование)кгБесплатно
Погрузка (1 человек)часБесплатно

Какие факторы влияют на стоимость услуги?

Цена уничтожения документов, тиражей и архивов в компании «Русмак» рассчитывается исходя из таких факторов:

  1. Дальность расстояния от места вывоза до пункта уничтожения.
  2. Объем сырья и тип транспорта, задействованный для его перевозки;
  3. Выбор способа уничтожения секретных документов.

Предварительно позвонив в нашу компанию, вы всегда можете уточнить все интересующие детали услуги и узнать предварительную стоимость. Точная цена уничтожения документов и архивов полностью рассчитывается после осмотра сырья на месте.

Наш автопарк

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения становится актуальным для предприятия, когда увеличиваются расходы на их хранение. Для создания архива необходимо выделять отдельную комнату, закупать сейфы или шкафы с ячейками на замках, содержать охрану. Подсчитав бюджет, затраченный на обслуживание архива, уже стоит задуматься об утилизации:

  1. Уничтожение документов, срок хранения которых истек, избавит от бессмысленных расходов, цена такой утилизации оправдывает ее безопасность и скорость.
  2. Даже в масштабах небольшого предприятия это выгодно, ведь на месте сложно проследить за процессом, также не всегда есть соответствующее оборудование.
  3. Уничтожение архивов, бухгалтерских документов будет отвлекать сотрудников от рабочих дел. Согласитесь, что это время лучше потратить на решение вопросов, увеличивающих прибыль и развивающих предприятие.

Способы и технология уничтожения документов

Утилизация бухгалтерских отчетов, секретных архивов и других бумаг может оказываться несколькими способами:

  1. Измельчением (шредированием).
  2. Путем сжигания.
  3. Закапыванием.
  4. С применением химических препаратов.

У каждого из перечисленных способов по уничтожению документов есть как плюсы, так и свои минусы.

Сжигание и использование химических препаратов требуют особых условий проведения и отдельного помещения. Уничтожение тиражей, архивов секретных и других документов в основном проводят при помощи измельчения специальным промышленным шредером, превращающим бумагу в тонкие полоски.

В некоторых крупных офисах установлены собственные аппараты для уничтожения документов, имеющих секретный характер. Но это требует выделения специальной комнаты с шумо- и виброизолированными стенами для оборудования, а также обучения персонала.

Плюс к этому, после измельчения бумагу желательно отдать на переработку, чтобы от нее не осталось и следа.

Компания «РусМак» в Москве быстро и конфиденциально уничтожит документы, у которых истек срок хранения, а также секретные документы, полиграфию, неликвидную типографию и другие бумажные и картонные отходы.

Этапы работы

Услуги уничтожения архивов и секретных документов компания «Русмак» оказывает в присутствии заказчика. Процесс проходит в несколько этапов:

  1. Сбор не подлежащих хранению документов на предприятии.
  2. Погрузка/разгрузка архива, доставка на место уничтожения собственным автопарком компании.
  3. Уничтожение документов оптимальным способом. Заказчик или его представитель может присутствовать во время проведения процедуры и задокументировать уничтожение секретных бумаг на видео.
  4. Компания «Русмак» выдает документы о проделанной работе.

Самый современный, надежный и безопасный для экологии метод ликвидации – это шредирование. Услуги по уничтожению документов из архива предполагают тщательное измельчение бумаг и их отправку на вторичную переработку. От секретных документов не остается и следа!

Преимущества нашей компании

  • Уничтожение секретных документов в присутствии клиента или его доверенного лица за минимум времени.
  • Выдача подтверждающих документов по факту завершения утилизации.
  • Все услуги оказываются в соответствии с нормами охраны природы и пожарными требованиями.
  • Предлагаемая нами цена уничтожения документов, архивов и тиражей доступна мелким и крупным предприятиям не только Москвы, но и соседних регионов.

Заказать утилизацию документов, срок хранения которых истек, выгоднее, чем оплачивать издержки на их содержание.

Поручая услуги по уничтожению архива специализированной фирме, вы экономите рабочее время и ресурсы предприятия.

Источник: https://rus-mak.ru/unichtozhenie-dokumentov/

Уничтожение документов

Уничтожение документов – вовремя и без проблем!

  • /
  • Полезно знать /
  • Уничтожение документов

07:15:23 – 11.03.2019

________________

Документы накапливаются, теряют актуальность и превращаются в макулатуру.

Статья: Зачем и как сдавать макулатуру

Если документы содержат коммерческую тайну, сдать их как макулатуру нельзя. Потребуется услуга «Уничтожение документов», которую проводят специальные организации.

Чтобы уничтожить старые документы, сперва создайте новые. Ирония, но того требует закон и порядок.

Уничтожить ценные документы только физически нельзя. Придется пройти бюрократические процедуры. Компании-посредники проводят все необходимые манипуляции, то есть уничтожают документы под ключ, но стоят не дешево.

Стоимость выделения документов и составления акта обойдется в среднем 35 р. за дело. Дело — это совокупность документов, которые относятся одному вопросу и помещаются под одну обложку.

 Если бюджет не позволяет воспользоваться такими услугами, проведите работу сами.

   1. Экспертиза ценности документов

Для определения сроков хранения документов используйте номенклатуру дел организации. Номенклатура — это список дел, которые заводит организация.  Номенклатура составляется по определенной форме.

Каждое дело имеет свой срок хранения. В государственных учреждениях номенклатура обязательное требование.

Но даже небольшим компаниям полезно заводить номенклатуру, так как она облегчает работу с документами.


Номенклатура дел. Образец

Срок хранения дела заканчивается  к 1 января года, когда составлен акт. Если документ появился в 2013 году, хранится 5 лет, то внести его в акт можно не раньше 1 января 2019 года.

Чтобы не попасть под Статью 325 Уголовного Кодекса «Похищение или повреждение документов», не уменьшайте сроки хранения документов. Увеличивать не запрещено.

   2. Акт о выделении дел к уничтожению

Нормативные требования гласят: чтобы отобрать документ для уничтожения, просмотрите каждый лист, чтобы случайно не уничтожить важный документ.

Перенесите данные с обложек уничтожаемых документов в акт. Акт — это документ, который свидетельствует факт жизни или произошедшее действие. Есть более 20 видов актов. Акт «О выделении дел к уничтожению» — это разновидность.

 То есть этот акт констатирует выбор документов с истекшим сроком хранения. Акт имеет юридическую силу. Это гарантия, что действие действительно произошло. Все лица, упомянутые в акте, знакомятся с его содер­жанием под расписку.

Если на обложке дела не хватает информации, которую нужно внести в акт, так же обратитесь за недостающими данными в номенклатуру дел организации. Сотрудник, который провел экспертизу ценности документов, подписывает акт. Далее соберите экспертную комиссию компании и проведите заседание. Рассмотрите акт и составьте протокол.  Этот документ свидетельствует все происходящее на заседании.

Состав экспертной комиссии для составления акта об уничтожении документов. Корректируется в зависимости от состава сотрудников фирмы

Срок хранения таких актов — постоянно.

Нельзя использовать документы, которые уничтожаете, для хозяйственных нужд. Например, как черновики. После всех процедур, переходите к следующему этапу.

   3. Физическое уничтожение документов

Уничтожить документы берутся специальные компании. Оформите накладную или приемо-сдаточный акт, укажите дату, вес и количество документов. На заключительных этапах работы производятся погрузочные работы в присутствии специалиста архивного предприятия, а также транспортировка документов до терминала утилизации с использованием транспорта компании. 

Если вы проводите утилизацию самостоятельно, то воспользуйтесь нашими услугами по погрузке и перевозке утилизируемых документов.

После прочтения — сжечь

Сжигать документы — давняя традиция. Этот способ утилизации подходит для конфиденциальных документов.

Там, где тара подвергается сожжению повышенным спросом на современном рынке пользуются бумажные пакеты. Подобные изделия обладают рядом характерных особенностей, отличающих их от прочих разновидностей тары.

Бумажные пакеты обладают повышенной прочностью и выполняются трехслойными. Бумажная тара отличается экологической безопасностью, поэтому при сжигании (утилизации) не выделяет в атмосферу вредных веществ.

Что касается сжигания бумажных архивов, то для данных целей применяют только бумажные мешки крафт.

Бумажный крафт мешок

Не сжигайте документы самостоятельно. Привлечете пожарную службу, санэпидемстанцию, а и того хуже, экологические организации. Кроме того, это опасное дело, и прибегать к самодеятельности крайне не советуем. Для этого работают специальные компании.

Термическая обработка подходит для всех видов документов. Кроме бумаги, к сжиганию допускаются видеокассеты, диски, жесткие диски, флешки и др.

Мусоросжигательную печь вы найдете только на специализированных заводах. За сжигание документов придется заплатить.

В некоторых странах от метода сжигания постепенно отказываются по причине вреда окружающей среде.

Бумажный уничтожитель — шредер

Шредер — аппарат для измельчения бумаги на мелкие кусочки или полоски. В магазинах техники продаются компактные шредеры. При небольшом количестве документов  такое устройство приобретите в офис.

Офисный шредер

Для утилизации документов в больших масштабах используют промышленный шредер. За час работы промышленный шредер перерабатывает до 3 тонн документов. Способ надежный и экологически чистый. Затем бумага прессуется под прессом.

Легко найти компании, которые займутся измельчением документов с помощью шредера бесплатно. А некоторые еще и заплатят за большие тиражи. После измельчения документы используют как вторсырье и перерабатывают.

Для дополнительной надежности после шредирования документы подвергают химической обработке. Эта процедура превращает бумагу в размягченную массу, и информацию на бумаге точно никак не спасти. Химическая обработка — дорогой способ

   4. Акт о физическом уничтожении документов

После промышленного уничтожения документов, компании выдают акт о физическом уничтожении. Снимите на видео или сфотографируйте процесс физического уничтожения документов. Это даст дополнительную отчетность. Компании-подрядчики гарантируют строгую конфиденциальность.

Четкое соблюдение установленной технологии ведения работ и использование качественных, надежных, прочных бумажных мешков позволяет максимально эффективно решить задачи, поставленные на предприятии, и исключить утечку информации.

И помните: уничтожение документов в России по истечению сроков хранения — это право, а не обязанность.

________________

Возврат к списку

Источник: https://cpereezd.ru/articles/unichtogenie_doc/

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Уничтожение документов – вовремя и без проблем!

Вывоз, переработка и утилизация отходов с 1 по 5 класс опасности

Работаем со всеми регионами России. Действующая лицензия. Полный комплект закрывающих документов. Индивидуальный подход к клиенту и гибкая ценовая политика.

С помощью данной формы вы можете оставить заявку на оказание услуг, запросить коммерческое предложение или получить бесплатную консультацию наших специалистов.

Согласно действующему законодательству РФ в сфере документооборота, документы с истекшим сроком хранения, вышедшие из оборота, подлежат утилизации. Уничтожение документов позволяет освободить часть офисного пространства и упорядочить архив. Это неотъемлемый процесс работы любой организации.

Этапы утилизации

Существуют определенные правила уничтожения документов. Перед процедурой уничтожения все бумаги подвергаются экспертизе, которая включает в себя ряд этапов. На начальном этапе руководство организации должно издать соответствующий приказ. Порядок уничтожения документов такой:

  1. Определение научной и практической ценности. Согласно действующему постановлению, для этого собирается экспертная комиссия, подписывается договор хранения. В ее состав входят квалифицированные специалисты из всех структур организации, а также выбирается председатель. Целесообразно включать в состав комиссии представителя администрации, бухгалтера, юриста, делопроизводителя, представителя службы персонала. Комиссия дает экспертную оценку ценности и издает соответствующий приказ.
  2. Выделение списка документов к уничтожению. Форма и бланк такого списка составляются произвольно. Его составляет комиссия по утилизации. Список представляет собой подробную опись, которая заверяется подписями председателя и всех членов комиссии.
  3. Акт о выделении к уничтожению документов, по которому деловые бумаги подлежат уничтожению. В акте обязательно отражается список бумаг, подлежащих уничтожению, с заголовками, указывается их количество и статьи законодательства, на основании которых будет произведена утилизация документов. Руководитель подписывает приказ и акт об уничтожении документов.
  4. Упорядочение списка. Перед тем, как уничтожить отобранные бланки, комиссия по утилизации обязательно сверяет, подвергались ли бумаги ревизии и когда она проводилась в последний раз. После этого проводится окончательная проверка – бланки для списания, признанные ценными, направляются для дальнейшего хранения в архив, остальные – на утилизацию. На этом этапе также должен быть издан приказ.
  5. Физическое уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Это конфиденциальный процесс.

Существует особый порядок уничтожения секретных документов, он значительно отличается от правил для обычных бумаг.

Для секретных бумаг должен пройти определенный период по истечению срока хранения, только потом подписывают акт о выделении документов.

Уничтожение секретных документов производится в специальных отделах государственных ведомств, после того, как руководителем ведомства будет подписан соответствующий приказ.

Такой подход к утилизации позволяет минимизировать риск ошибочного уничтожения ценных деловых бумаг и оптимизировать процесс утилизации.

Физическое уничтожение

После составления всех актов, и после того, как будет подписан договор хранения, бумаги собираются и направляются на утилизацию.

Для организаций, чей документооборот подлежит хранению в государственных или муниципальных архивах, утилизация документов должна быть обязательно согласована с архивными органами. Уничтожение бухгалтерских документов производится специализированной компанией.

Остальные организации могут организовать уничтожение бумаг по собственному усмотрению или привлечь для этого структуру, уполномоченную производить утилизацию с соблюдением всех правил безопасности.

В настоящее время практикуются следующие способы уничтожения документов:

  • Шредирование. Уничтожение документов путем шредирования считается самым распространенным и простым методом.
  • Сжигание документов, практикуется все реже, так как переработка посредством термического воздействия требует специфического оборудования — нужна печь для сжигания. Методика сжигания документов ранее часто применялась для конфиденциальных бумаг. На данный момент это пример наименее рационального и экологичного способа уничтожения.
  • Утилизация архива с выездом в организацию.

На уничтожение (кроме сжигания) направляется образец, с которого предварительно снимаются целлофановые, пластиковые, слюдяные и прочие обложки. Эти материалы непригодны для переработки.

Организации с небольшим документооборотом имеют право самостоятельно уничтожать бумаги путем разрыва вручную или сдать архив в организацию, собирающую макулатуру, заключив при этом договор. Все это при условии, что истечение срока давности подтверждено, а образец не имеет грифа секретности и не несут информации для промышленного шпионажа.

Шредирование бумаг

Наиболее простым решением для утилизации архивных документов является использование специальной техники – шредеров. Это машина для уничтожения офисных и архивных документов.

В комплект стандартного шредера входит блок — контейнер, рассчитанный на 13 — 300 литров. Техника позволяет уничтожать листы шириной до 450 мм, одновременно через нее могут проходить от 7 до 85 бумажных листов.

Она обеспечивает высокий класс секретности и исключает возможность промышленного шпионажа со стороны конкурирующих фирм.

В зависимости от объема документооборота, специализированные компании используют портативные и промышленные установки с высокой мощностью, способных кроме бумажных носителей, уничтожать дискеты, пластиковые карты, чековые книжки, бумаги в твердых переплетах. Многие компании и организации упрощают для себя процесс утилизации и приобретают стационарные офисные шредеры.

Техника уничтожает документы несколькими способами:

  1. Шредер — плоскорез нарезает бумаги тонкими полосками по длине листа и сбрасывает их в контейнер. Уничтожение документации шредером распространено в обычных офисах.
  2. Шредер — крошитель измельчает в крошку и применяется для информации особой секретности. Так производится уничтожение архива документов под грифом секретно.
  3. Шлифмашина обеспечена специальным экраном, который регулирует ширину порезанной бумаги. Возможна утилизация конфиденциальных, а также неформатных бумаг.
  4. Промышленный шредер используется для плотной бумаги.

В зависимости от требований конфиденциальности, шредеры могут нарезать полоски шириной от 3,9 до 6 мм, фрагментировать или перемалывать на частицы менее 0,5 мм в диаметре.

Организация сама решает, каким способом будет проводиться утилизация. Специализированные компании предоставляют услуги, которые включают:

  • Сбор в опечатанные контейнеры.
  • Транспортировку в переработочный цех.
  • Шредирование в присутствии представителя организации.
  • Составление акта утилизации.
  • Смешивание и опрессовку бумажных отходов под высоким давлением.
  • Договор хранения.
  • Отправку на комбинаты переработки сырья.

Профессиональное шредирование исключает восстановление бумаг с помощью сканирования и использования компьютерной программы, позволяющей объединить разрозненные фрагменты и полоски в единое целое.

Сжигание бумаг

Такой вид утилизации бухгалтерских документов наиболее приемлем для документации особой секретности. Конечно, сжигать документы на открытом воздухе небезопасно для здоровья сотрудников и окружающей среды, кроме того, при таком способе утилизации возможна утечка ценной информации.

Пачки бумаг в кострах могут прогорать не полностью, что недопустимо с позиции конфиденциальности. Кроме того, несанкционированное сжигание карается крупными денежными штрафами. Вот поэтому утилизацией огнем занимаются только специализированные компании, которые используют для процедуры высокотемпературные печи.

Помимо бумажных носителей в печи можно утилизировать все виды пластика и магнитофонную ленту.

Представители компании изымают образец в опечатанные контейнеры, подписывают договор хранения и транспортируют их на завод термической переработки отходов. Там их помещают в печь и сжигают до полного уничтожения. Процедура подтверждается специальным актом. Сжигание гарантирует 100% надежность и анонимность. Этот способ уничтожения бумаг закреплен на законодательном уровне.

Выездное уничтожение

Этот метод предполагает выезд в организацию заказчика и уничтожение документов на месте. Выездное уничтожение проводится силами специализированной компании, обладающей собственным оборудованием.

Для процедуры используется выездной промышленный шредер, располагающийся на платформе грузовой машины. Шредер отличается высокой производительностью и способен переработать за час до двух тонн бумажных носителей, это мощная машина для уничтожения документов. Документ, уничтожаемый шредером, подлежит восстановлению, поэтому этот способ не подходит для работы с секретными бумагами.

Основное преимущество этого метода утилизации – отсутствие рисков потери при транспортировке. Уничтожение бумаг производится непосредственно перед входом в учреждение, при этом подписывается договор хранения.

Промышленные шредеры измельчают образец в соответствии с требованиями 4 уровня безопасности и значительно превосходят по мощности традиционные офисные установки. После утилизации отходы прессуются под давлением и направляются на дальнейшую переработку.

Преимущества работы с компаниями по утилизации

Для любой организации процесс утилизации — довольно трудоемкий, требующий временных затрат. Гораздо выгоднее сотрудничать со специализированными компаниями, которые способны быстро разгрузить места для хранения архивов под новые партии. Основное преимущество их работы – уничтожение бумаг, вышедших из оборота на любых носителях. При этом составляется договор.

Компании могут не только уничтожить документы с истекшим сроком, но также предоставляют услуги по утилизации:

  • Деловых бумаг с секретной информацией.
  • Бумаг любого формата, включающие «водяные» знаки.
  • Бухгалтерских отчетов, вышедших из оборота.
  • Любых видов бумажной продукции, в том числе и с офсетной печатью.
  • Газет и журналов.
  • Книг в мягком и твердом переплете.
  • Цифровых носителей – дисков, дискет, флешек.
  • Пластиковых карт.

Все услуги специализированных компаний регламентированы в соответствии с законодательством России. Когда заключается договор, их представители подписывают соглашение о неразглашении конфиденциальной информации. Многие компании предоставляют услуги профессионального архивариуса.

Организация — заказчик вправе присутствовать при процедуре или затребовать видео или фото отчет, а также можно подписать договор хранения. Компания, которая дорожит своей деловой репутацией, всегда с вниманием относится к вопросам утилизации.

Источник: https://vtorothodi.ru/utilizaciya/utilizaciya-dokumentov

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.