Управление документооборотом в государственном секторе

Содержание

Статьи и публикации

Управление документооборотом в государственном секторе

Интернет-портал iBusiness.ru, сентябрь, 2014
Экспертный Алексея Сабанова, заместителя генерального директора “Аладдин Р.Д.”

Системы электронного документооборота используются в госорганах и госорганизациях достаточно давно. Переход на электронный документооборот активно поддерживается государством, в том числе в ряде постановлений и программ.

Сами организации в большинстве своём готовы к СЭД. Основными препятствиями являются подсознательное сопротивление внедрению, привычка к бумаге и использование системы не всей организацией, а только некоторыми её отделами. Какие же требования накладывает госсектор на СЭД и что он планирует получить взамен?

Стандарты и обращения: что требует госсектор

Документооборот государственных органов в России всегда был и остаётся жёстко регламентированным.

“СЭД в госсекторе должны полностью соответствовать федеральным ГОСТам по документообороту, требованиям Росархива и требованиям безопасности по нормам ФСО”, — рассказала Елена Иванова, руководитель управления маркетинга ЭОС. Для коммерческих компаний все эти условия не столь жёстко заданы, а в некоторых случаях и вовсе неактуальны.

В условиях формирования межведомственного электронного документооборота между федеральными госорганами внедренные в этих организациях СЭД должны быть способны к взаимодействию друг с другом.

“Системы должны осуществлять автоматическую регистрацию РК (рабочих карточек), получаемых из внешних СЭД, в том числе реализованных на сторонних платформах; поддерживать пересылку регистрационных карт и уведомлений о прохождении документов в СЭД других ведомств”, — объяснила Елена Иванова. Вне госсектора эти функциональные возможности могут быть востребованы в холдинговых структурах, но там, как правило, есть единая программная платформа, даже если филиалы и подразделения работают со своими отдельными базами данных.

“В последнее время сформированы форматы обмена документами и соответствующие протоколы, которые должна поддерживать СЭД госоргана”, — объяснил Владимир Андреев, президент компании “ДоксВижн”.

Неотъемлемым элементом системы документооборота в госучреждении является модуль обработки обращений граждан, который редко требуется в других организациях.

Существуют также специфические процессы, характерные исключительно для госучреждений.

“С точки зрения средств платформы в госсекторе применяются те же средства, что и во всех других организациях; базовая инфраструктура СЭД в госорганах ничем не отличается”, — рассказал Владимир Андреев. Стандартные процессы автоматизируются аналогично процессам в коммерческих структурах: например, согласование договоров или системы поддержки претенциозно-исковой работы и т.п.

Специфические особенности появляются на уровне конечного решения. Например, по словам Владимира Андреева, в госорганах обычно в более полном объёме поддерживается методика документационного обеспечения управления (ДОУ), что предъявляет требования к реализации приложений СЭД.

В ведомствах и организациях сектора чаще возникает задача иерархического и распределённого документооборота, а значит, и контроля исполнительской дисциплины, что также требует от СЭД поддержания соответствующих механизмов.

С появлением СМЭВ (системы межведомственного электронного взаимодействия) появились задачи автоматизации различных процессов оказания госуслуг и соответствующие средства интеграции со СМЭВ.

“Специфика требований к СЭД в госсекторе относится к необходимости поддерживать работу с обращениями граждан и выдавать требуемую отчётность, а также обмениваться электронными документами через систему межведомственного электронного документооборота и т.д.”, — объяснил Сергей Гайдамаков, директор департамента автоматизации государственных структур компании Digital Design.

“При разработке СЭД для госсектора важно уделять пристальное внимание таким аспектам, как сохранность данных, минимизация ошибок, связанных с пресловутым человеческим фактором, и налаживание эффективного взаимодействия между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками”, — рассказал Алексей Трефилов, директор по развитию ELMA.

Качество и контроль: что СЭД даёт госсектору

Деятельность госструктур связана с выполнением определённых административных функций, а также обработкой и хранением данных разной степени конфиденциальности. При этом результативность работы госучреждений напрямую зависит от того, насколько оперативно выполняются поставленные задачи, в какой мере обеспечена безопасность хранения данных и налажено взаимодействие между специалистами.

“Эффективность СЭД в госорганах нужно рассматривать с двух сторон”, — рассказала Елена Иванова. Это роль СЭД, во-первых, в совершенствовании системы управления (“внутренняя” составляющая) и, во-вторых, в общем повышении качества работы госорганов (“внешний” эффект).

Общеизвестно, что СЭД даёт возможность сократить непродуктивные затраты рабочего времени сотрудников на поиск и обработку документов вручную (то есть высвобождает время на продуктивный содержательный труд), является базой для аналитики и принятия управленческих решений, сокращает сроки и повышает качество рассмотрения обращений граждан и организаций в госорганы.

Степень проявления этих результатов напрямую зависит от ряда факторов. Во-первых, это участок автоматизации.

Даже при внедрении нескольких рабочих мест в канцелярии, по словам Елены Ивановой, уже виден эффект — экономится время на обработку документов, сокращается общее время их прохождения в организации.

Когда же СЭД охватывает все подразделения и включает модули по переводу документов в электронный вид, сокращается время обмена документами между отделами, упрощается поиск информации, существенно улучшается исполнительская дисциплина.

Во-вторых, чем больше связанных с документооборотом деловых процессов автоматизировано средствами СЭД, тем выше эффект от её внедрения. Здесь важную роль играет интеграция СЭД с другими IT-системами — в этом случае автоматизация становится комплексной.

В-третьих, лучшие результаты, по словам Елены Ивановой, дают СЭД, в которых работают все сотрудники — от высших руководителей до низовых исполнителей. Если какое-либо звено упускается, теряется целостность деловых процессов. Например, если руководитель не вовлечен в СЭД, электронный документооборот на высшем уровне снова превращается в бумажный, а это и время, и определенные трудности.

“Самой сложной и ключевой проблемой при внедрении и эксплуатации СЭД является человеческий фактор”, — объяснил Сергей Гайдамаков. Требуется время на адаптацию сотрудников к работе с системой и на возникновение корпоративной культуры для работы с электронными документами.

Все большее значение, по словам Сергея Гайдамакова, приобретает простой, удобный и интуитивно понятный пользовательский интерфейс системы, в том числе на мобильных устройствах, а также квалифицированная техническая поддержка, которая должна быстро помогать пользователям решать возникшие проблемы и сопровождать систему в условиях изменения оргструктуры или процессов работы.

Прогресс и закон: готов ли госсектор к СЭД

Сами по себе СЭД в госсекторе (особенно в крупных организациях) используются давно.

Более того, в ближайшее время (по мере реализации “дорожной карты” правительства по переходу на безбумажный документооборот) без них будет просто невозможно обойтись.

Различается лишь уровень проникновения решений: где-то они не вышли за пределы сферы учётного делопроизводства, а где-то уже построены единые системы в масштабе субъекта с отказом от бумажного документооборота.

“Пока ещё СЭД, как правило, используется не на полную мощь, а реализованы только модули ДОУ и КИД (контроля исполнения документов), в то время как сама система может применяться для решения огромного количества задач. Расширенное использование СЭД в госорганах только начинается”, — рассказал Владимир Андреев.

“Стоит говорить не о готовности государственного сектора к СЭД, а о возможности выхода за пределы традиционных участков автоматизации — канцелярско-делопроизводственных процедур и систем контроля.

К электронному документообороту как таковому ещё не готовы ни пользователи в органах власти, ни законодательство”, — считает Елена Иванова.

При этом готовность к использованию мобильных решений, по её словам, уже довольно высока.

Прогресс госсектора в области автоматизации документооборота очевиден. Одно из подтверждений этого — активный рост числа проектов, реализуемых в госучреждениях за последние годы. Есть в России, по словам Сергея Гайдамакова, и успешные примеры внедрения СЭД и полностью электронного документооборота: Минпромторг, Минэкономразвития, Минсельхоз.

“Интерес со стороны госзаказчика к данной проблематике и нацеленность на долгосрочное сотрудничество позволяют с уверенностью говорить о том, что необходимость современных технологий управления осознаётся на государственном уровне”, — объяснил Алексей Трефилов.

“Госсектор в целом готов к СЭД, и всё зависит от воли руководства органа государственной власти отказаться от бумажных документов и перейти к работе с электронными документами. Успех любого внедрения СЭД зависит от того, готов ли руководитель организации работать в СЭД”, — считает Сергей Гайдамаков.

“Госсектор не просто готов к СЭД. В современном российском государстве он является одной из основных сил, формирующих облик и направление развития отрасли и функционального наполнения решений СЭД”, — рассказал Александр Алёшин, директор по производству “АйДесайд”.

От делопроизводства до аналитики: что умеет СЭД в госсекторе

Длительное время СЭД были сфокусированы на оптимизации делопроизводственной деятельности, в частности, обработки входящей документации (писем, обращений, заявок), внутренних распоряжений и приказов, а также создания электронного архива бумажных документов.

“Сейчас требуется не просто автоматизировать документооборот, но и органично встроить его в сквозные процессы организации, реализовать удобные инструменты мониторинга оперативности и качества выполняемых действий и т.д.

“, — рассказал Алексей Трефилов. Это, по его словам, диктует и новые требования к разработке СЭД для госсектора: концепция BPM (Business Process Management) постепенно завоевывает передовые позиции и в данном сегменте.

Развитие СЭД в госсекторе идёт поэтапно по мере зрелости программного обеспечения и готовности пользователей автоматизировать свою работу.

“Помимо общих для любой организации задач (учёт документов, контроль исполнения, поиск, работа с проектами, согласование, пересылка документов исполнителям и т.д.), СЭД в госорганах решают ряд специфических задач, характерных только для этого сектора”, — объяснила Елена Иванова.

Среди таких задач — автоматизация предоставления государственных (муниципальных) услуг в электронном виде, работа с обращениями граждан, учёт специфических требований того или иного ведомства, информирование о прохождении обращения через личный кабинет заявителя на сайте президента России и пр.

Актуальна для СЭД в госсекторе и функция опубликования правовых актов на федеральных и региональных порталах, а также использование СЭД в качестве аналитического инструмента.

“В ближайшее время ожидается переход на полностью безбумажный документооборот между различными госорганами, а также переход к архивам чисто электронных документов”, — рассказал Владимир Андреев.

Бонусы и безопасность: место ли в госсекторе облакам?

Органы государственного управления в своем большинстве скептически относятся к облачным СЭД. Идея хранения конфиденциальной информации где-то ещё, а не на защищенном внутреннем сервере, вызывает опасения.

“Однако преимущества облачных решений могут стать решающими для муниципального звена, прежде всего в плане экономии средств на приобретение ПО, оборудования и обслуживании”, — рассказала Елена Иванова. Современные технологии, по её словам, позволяют обеспечить безопасность облачных СЭД на том же уровне, что и обычных.

Вынос инфраструктуры за границы госучреждения, по словам Владимира Андреева, — это достаточно перспективная задача, а вот о SaaS в госсекторе речи не идёт.

“О применении SaaS можно говорить только для очень небольших учреждений или выносе в облако отдельных задач, но второй подход разрушит целостность СЭД организации”, — объяснил Владимир Андреев.

Наряду с очевидными преимуществами использования облачных технологий в госсекторе, существует и ряд сопутствующих этому рисков. Это, по словам Алексея Трефилова, трудность в сохранении информационной безопасности; потеря контроля над собственными информационными системами; ограничение доступа к ряду услуг, которое может возникнуть по техническим причинам.

“Все эти факторы должны учитываться при реализации облачных технологий в госсекторе”, — пояснил Трефилов.

“Попытки создать СЭД в облаке делались ещё несколько лет назад как на федеральном и региональном уровне, так и для отдельных отраслей”, — рассказал Алексей Сабанов, заместитель генерального директора компании “Аладдин Р.Д.”. Но тут есть две больших преграды: нехватка пропускной способности интернет-канала у небольших компаний и отсутствие внятного решения по обеспечению безопасности и доверенной работы в облаках.

“По соображениям безопасности пока можно использовать только частные облака, которые, как правило, полностью контролируются владельцем инфраструктуры, средств виртуализации и установленной СЭД”, — резюмировал Алексей Сабанов.

“При размещении в облаке возникают дополнительные затраты на защиту каналов связи, новые угрозы из-за отсутствия непосредственного контроля над площадкой (в том числе физического контроля оборудования), большая уязвимость облачного сервиса к направленным атакам (и больший урон от их успешной реализации) по сравнению с размещением информационных систем на мощностях самого предприятия”, — рассказал Александр Алёшин.

Ситуация может измениться в случае, если хост-провайдером, в ЦОДе которого размещены облачные СЭД, будет государственное предприятие. “Это однозначно позволит поднять доверие к площадке и в большей степени гарантировать госкомпаниям защиту хранимой и обрабатываемой информации”, — пояснил Алёшин.

Источник: https://www.aladdin-rd.ru/company/pressroom/articles/kakie_sed_nuzny_gosudarstvu

Сэд в органах государственной власти

Управление документооборотом в государственном секторе

Система электронного документооборота (СЭД) – одна из наиболее современных «помощниц» человечества. Она является детищем автоматизированной системы обмена данными. Также эта система породила электронную коммерцию, которая по сей день не может существовать без систем обмена цифровыми данными.

Важнейшей составной частью СЭД является электронный документ. Он представляет собой набор цифровых кодов. С помощью такого закодированного документа физические и юридические лица могут обмениваться информацией в кратчайшие сроки. Благодаря простоте и рациональной организации пользоваться любым из видов СЭДО может любой человек.

Система электронного документооборота как один из важнейших составляющих процесса управления

Документооборот – это перемещение документов организации между ее составляющими элементами. Ранее документы хранились преимущественно в бумажном виде. Такой формат не позволял быстро и легко обработать имеющуюся информацию. Теперь процесс обработки данных включает в себя:

  • создание;
  • хранение;
  • передачу;
  • преобразование.

Таким образом, СЭД – это автоматизированная система накопления, обработки, передачи и хранения электронных данных, которые образуют электронные документы. Такие документы могут быть сохранены и трансформированы только на электронных носителях.

Процесс перевода документов с аналоговых носителей (бумаги) на цифровые – затратное и трудоемкое дело, но оно того стоит. Выбранная вами система сможет окупиться буквально за пару месяцев после ее внедрения.

Принципы СЭД:

  1. Документ может быть зарегистрирован в одной системе только один раз. В такой ситуации можно избежать лишних дубликатов документов.
  2. Обработка одного документа может быть осуществлена из нескольких точек доступа. То есть, в организации происходит оперативная работа со всей имеющейся информацией.
  3. Все данные СЭД находятся в постоянном движении. Так можно в любой момент времени определить, кто именно и каким образом работал с тем или иным документом.
  4. Система построена таким образом, что все ее структурные единицы согласованы между собой, поэтому нет повторяющихся элементов.
  5. Поиск необходимых документов происходит в системе буквально за считанные секунды, обладая при этом минимальной информацией о искомом объекте.
  6. СЭД, благодаря своей рациональной структуре, не только дает возможность ускорения процесса выполнения организационных функций, но и помогает управленцам в кратчайшие сроки принимать ответственные решения.

Систему электронного обмена данными используют не только юридические лица в качестве коммерческих и некоммерческих организаций, но и физические лица, например, индивидуальные предприниматели.

Внедрение инновационных систем управления

Существуют 4 основные функции менеджмента:

  • планирование;
  • организация;
  • мотивация;
  • контроль.

Должным образом воплощать в жизнь вышеперечисленные управленческие функции помогают современные автоматические системы управления (АСУ), в которые входит СЭД.

Однако любое нововведение не всегда бывает просто для освоения самой важной частью любой организации – персоналу.

Именно поэтому были выведены классификации проблем, связанных с внедрением автоматизированных систем документооборота, к которым можно отнести следующие моменты:

  • Проблемы, связанные с профессиональными настроениями персонала. Учеными давно было подмечено, что современному поколению намного проще адаптироваться к переменам в современном мире, чем более старшим поколениям. Поэтому можно сказать, что если на вашем предприятии трудятся люди еще старой закалки, то перевести их с обычного документооборота на цифровой (электронный) будет значительно сложнее, чем «зеленых» специалистов.
  • Некоторые управляющие намеренно не хотят переходить на более новый и удобный формат функционирования организации, так как в результате такого перехода наружу выплывут их теневые схемы работы. Действительно, работа СЭД обеспечивает некую прозрачность всех организационных процессов.
  • Скачкообразный переход от бумаги к компьютеру. Имеется в виду не постепенная адаптация организации к новым условиям, а в некотором смысле насильственное принуждение персонала работать в новых и незнакомых условиях. Руководитель должен ясно понимать, что система электронного документооборота должна вводиться в работу организации только постепенно и во всех структурных подразделениях одновременно. Только с таким подходом можно достичь положительных результатов. Если же переход будет проводиться несогласованно, то система цифрового обмена документами просто не приживется.
  • Множество объективных проблем внедрения систем электронного документооборота.

Тем не менее, большинство хозяйствующих субъектов, контролирующих и страховых структур давно стали использовать инструменты различных электронных систем обмена данными. Вот, например, некоторые виды СЭД используются органами ПФР.

Основная цель – создать наиболее комфортные условия для успешного сотрудничества подотчетных субъектов и органов Федерального пенсионного фонда России. Обмен электронными данными в таком случае осуществляется между страхователями и структурными подразделениями ПФ.

Если вы хотите стать участником такого сотрудничества, то вам необходимо:

  • Составить заявление о подключении вас к СЭД. Документ оформляется в единственном экземпляре по установленной законодательными актами РФ форме.
  • Подписать соглашение о сотрудничестве. Этот документ оформляется в нескольких экземплярах (по одному каждой из сторон соглашения).
  • Ознакомиться и подписать дополнительные соглашения между сторонами.

Любой документ в обязательном порядке должен быть заверен подписью и печатью. Что же делать с электронным документом? В случае с бумагами, находящимися в СЭД, имеет место электронная цифровая подпись.

Право на ее получение имеет не только непосредственный руководитель компании, но и любое другое уполномоченное лицо. Выдавать разрешения на такие подписи имеют право только специальные структуры – сертификационные центры.

На сегодняшний день именно этот деловой атрибут дает возможность защитить и удостоверить информацию, находящуюся в виде электронного документа.

Применение в госорганах

Что нужно знать об использовании Сэд в органах государственной власти? Внедрение систем электронного документооборота не обошло и эти инстанции. На данный момент вопрос развития электронного документооборота в государственных структурах РФ приобрел стратегическое значение.

Чиновники для качественного и полноценного выполнения своих прямых обязанностей перед государством обязаны постоянно собирать и обрабатывать необходимую информацию.

Учитывая масштабы государства, без СЭД делать это просто невозможно. Поэтому на ближайшие несколько лет правительство поставило задачу перевести работу всех государственных органов на электронный формат.

В данной ситуации существуют две проблемные стороны:

  • Материальная. Для повсеместного внедрения систем цифрового документооборота необходимы колоссальные денежные средства.
  • Правовая. Придать юридический статус документу может только цифровая подпись, однако необходимо укрепить пока еще шаткую правовую базу, связанную с электронным обменом данными.

Многие специалисты предполагают, что к 2021 году все государственные структуры будут полностью переведены на электронную систему документооборота. Такая реформа даст возможность оперативно выполнять все задачи, поставленные перед государственными служащими.

На рынке информационных технологий Российской Федерации появилось огромное количество компаний, которые оказывают услуги по подключению к различным СЭД. Более того, существуют различные тарифные планы на такой сервис.

То есть вы можете не только выбрать вид системы, который подходит именно вам, но и способ и форму его использования и оплаты.

В умелых руках система электронного документооборота станет надежным инструментом для развития не только отдельных хозяйствующих субъектов, коммерческих и некоммерческих организаций и государственных структур, но и всей страны в целом.

Лучшие практики внедрения Сэд в органах государственной власти Украины

СЭД iTs-Office Для органов государственной власти

Опыт внедрения СЭД в органах власти Башкортостана

О внедрении электронного документооборота в органах государственной власти

Источник: http://documentooborot.com/dokumentooborot/sistemy-elektronnogo-dokumentooborota.html

Управление документооборотом

Управление документооборотом в государственном секторе

Тотальный переход современных деловых отношений в сферу электронного обмена информацией привел к тому, что привычная система документооборота стала нуждаться в существенном видоизменении.

Хранение большого объема корпоративных бумаг в архиве, пересылка отчетов почтовым способом и использование услуг курьера для передачи договора контрагенту — это действия, требующие больших затрат времени и человеческих ресурсов.

Именно поэтому вопрос перемещения входящей и исходящей корреспонденции на предприятии постепенно перешел в нематериальную область электронной передачи информации.

Управление документооборотом — это термин, который возник одновременно с началом разработки специального программного обеспечения в виде СЭД. По своей сути он обозначает некий автоматизированный функционал, призванный облегчить процесс хранения, группировки, поиска и архивирования корпоративной информации на предприятии.

Официальная документация предназначена для полноценного ведения хозяйственной деятельности и дальнейшего составления различных отчетов. Любой приказ, договор, акт или счет в организации последовательно проходят этапы создания, подтверждения, отправки, завершения действия и сдачи в архив. Организация движения всех рабочих файлов не должна противоречить положениям законодательства.

Чем дольше существует юридическое лицо, активно ведущее свою деятельность, тем больше у него накапливается договоров. Для них необходимо заводить специальный реестр. Все входящие документы нуждаются в регистрации. Со временем может возникнуть необходимость найти данные по сделке, проведенной несколько лет назад.

Чтобы все эти процессы не вызывали непредвиденных задержек или проблем (несвоевременное согласование, утеря данных), необходимо организовать грамотное управление документооборотом. Максимально облегчить его помогают готовые автоматизированные решения — системы электронного документооборота (СЭД).

С их помощью можно упорядочить и усовершенствовать хранение и обмен информацией как внутри организации, так и при сотрудничестве с другими бизнес-субъектами.

Преимущества управления документооборотом в электронном формате

Использование систем электронного документооборота позволяет переложить рутинные, но важные рабочие процессы на программу, которая не допускает ошибок и не ограничена рабочим днем. Помимо этого, автоматизированные решения привносят следующие положительные моменты и преимущества:

  • гарантия сохранности документов;
  • сокращение времени на поиск и согласование важной рабочей информации;
  • уменьшение объема бумажной документации;
  • возможность хранить все типы файлов: видео, схемы, графики, презентации;
  • унификация процессов обработки данных;
  • контроль движения документов и исполнительной дисциплины;
  • обеспечение конфиденциальности и высокого уровня безопасности информации.

После внедрения СЭД на предприятиях наблюдается общее повышение работоспособности и уровня удовлетворенности рабочим процессом. Персонал освобождается от выполнения однотипных действий и имеет возможность вести эффективную деятельность в соответствии с должностными обязанностями.

Задачи, решаемые в процессе управления документооборотом

Управление документооборотом — важная область функционирования компании независимо от рода ее деятельности.

Сложно достигать больших объемов продаж и заключать выгодные сделки, когда система не налажена, данные постоянно теряются, а переизбыток неупорядоченной информации задерживает работу занятых в этой сфере сотрудников. Эффективная система управления призвана оперативно решать следующие задачи:

  • грамотная организация и взаимодействие бухгалтерского, налогового и управленческого учета;
  • своевременное реагирование на важные входящие документы — постановления государственных органов, выгодные коммерческие предложения, претензии от покупателей или поставщиков (особенно актуально в случаях, когда информация касается сразу нескольких подразделений и требует быстрого ответа или принятия соответствующих мер);
  • организация своевременной обработки заявок и обеспечение автоматизации повторяющихся операций;
  • отслеживание внутренних рабочих процессов с целью определения продуктивности работы, достижения плана и необходимости начисления премий и поощрений;
  • сбор предложений сотрудников по улучшению системы, воплощение в жизнь идеи эффективной обратной связи;
  • организация удобного взаимодействия связанных служб и отделов на предприятии.

Данные задачи должны решаться в рамках управления документооборотом независимо от того, в каком виде он реализован — цифровом или бумажном. Но при использовании электронных систем продуктивность работы возрастает в разы и позволяет руководящему составу и сотрудникам фирмы направить свои силы на основную деятельность, не отвлекаясь на решение организационных вопросов.

Автоматизация управления документооборотом от Docsvision

Автоматизация управления документооборотом на базе СЭД Docsvision — это выгодное решение для крупных и средних компаний коммерческого сектора, а также государственных организаций. Среди наиболее популярных областей документооборота на платформе Docsvision возможна автоматизация таких областей как:

  • делопроизводство;
  • электронный архив;
  • договорная работа;
  • оперативное управление;
  • различные специализированные и отраслевые решения.

Дружественный интерфейс позволяет быстро изучить особенности нового продукта и незамедлительно начать работу с ним. По истечении короткого времени привычное движение документов полностью перейдет в современный электронный формат.

Управление документооборотом при помощи правильно установленной и отлаженной СЭД позволит предприятию значительно повысить эффективность деятельности и выйти на новый бизнес-уровень.  

Подробнее о возможностях СЭД Docsvision для автоматизации управления документооборотом →

Источник: https://docsvision.com/info-centr/articles/upravlenie-dokumentooborotom.html

Управление документооборотом коммерческого сектора СЭД ДЕЛО

Управление документооборотом в государственном секторе

Приветствуем читателей Хабра! В нескольких своих прошлых статьях мы писали о системе электронного документооборота EOS for SharePoint, — система «ДЕЛО», речь о которой пойдет в этой статье, отличается от него самостоятельностью (в плане платформы) и отсутствием таких дополнительных модулей, как управление совещаниями и файловое хранилище.

Несмотря на широкую популярность решения в госструктурах, изначально СЭД «ДЕЛО» создана для коммерческих предприятий и давно и прочно завоевала эту нишу. Сегодня мы хотим поговорить о ее применении в частном бизнесе различного масштаба и о задачах, которые она решает.

Функции и назначение системы

Система электронного документооборота «ДЕЛО» — готовое решение для обеспечения автоматизированного документооборота в организации. Система применяется и в организациях малого бизнеса, и в крупных холдинговых коммерческих структурах. Количество пользователей системы превышает 6000 компаний и 500000 рабочих мест в России и СНГ.

Система «ДЕЛО» обладает следующими функциональными возможностями:

  • создание, изменение, согласование и утверждение проектов документов;
  • регистрация, контроль и учет документов, включая документы с ЭЦП;
  • учет, контроль исполнения документов, наложение резолюций;
  • возможность сделать скан и опознать бумажные документы;
  • предоставление пользователям системы собственного личного кабинета с доступом к файлам в рамках своей компетенции;
  • рассылка файлов по личным кабинетам сотрудников;
  • быстрый поиск документов;
  • списание документов, передача на архивное хранение.

Преимущества СЭД «ДЕЛО» для коммерческих организаций

Система обеспечивает электронный документооборот и связанные с ним бизнес-процессы. Это комплексный продукт для бизнеса, который подойдёт для предприятий от одного рабочего места до десятков тысяч. При использовании СЭД «ДЕЛО» преимущества имеют все уровни коммерческой организации, начиная от руководителя, заканчивая рядовыми сотрудниками, которые работают с документацией.

Для руководителя это:

  • удобная навигация по документам: их легко найти на любом этапе, составить отчёт и аналитику;
  • возможность удаленного и мобильного доступа, в том числе оффлайн;
  • прозрачный контроль за документооборотом и исполнением поручений по нему;
  • единая площадка для подготовки и согласования договоров с минимальной цепочкой действий.

Преимущества для помощников руководителей, секретарей:

  • вся информация и документы в одном месте, удобная работа с ними;
  • простые процедуры приёма, отправки и регистрации документов, включая использование шифрования сообщений и электронной подписи;
  • автоматическая отправка поручений и документов сотрудникам, уведомления о поступлении новых входящих документов, напоминания сотрудникам по поручениям;
  • контроль за исполнением поручений, в т. ч. уведомления всех членов совместной работы о состоянии документа на настоящий момент;
  • автоматическое оповещение о несоблюдении сроков рассмотрения или реализации документа.

Преимущества для сотрудников компании, работающих с документацией:

  • полнофункциональное рабочее место;
  • удобная навигация по документам: есть расширенный поиск с произвольным сочетанием реквизитов, поиск по запросам любой сложности;
  • возможность распределения документов по папкам в рабочих кабинетах, информационные рубрики и связки документов в одной тематике обеспечивают удобное хранение и использование;
  • контроль за движением документов, оповещения об их состоянии, автоотчёты позволяют получать данные по различным параметрам для анализа и отчётности.

IT-специалисты компании также без труда смогут настраивать программу под задачи организации, интегрировать её через API-интерфейс с прочими системами и приложениями для бизнеса. Автоматическое занесение в протокол наиболее важных действий пользователя в процессе работы с документацией позволит специалисту быстро решить возможные непредвиденные проблемы.

-канал по системе документооборота “ДЕЛО”:

Опыт внедрения системы «ДЕЛО»

СЭД «ДЕЛО» успешно применяется сейчас в следующих отраслях: в нефтегазовой, в строительстве, промышленности, торговле, транспорте, в компаниях топливно-энергетического комплекса, в финансовых и страховых компаниях.

Вот несколько примеров организаций, которые уже внедрили «ДЕЛО» у себя.

В банке «Петрокоммерц», с разветвленной структурой из множества филиалов и подразделений, которые связаны с головным офисом, автоматизированы больше 4000 рабочих мест и введен в эксплуатацию собственный сервер для хранения документов.

После внедрения системы заметно повысилась скорость и качество обработки документов, в том числе обращений клиентов компании, осуществлена непрерывная связь внутри компании, сделано безопасное хранение, быстрый доступ, а также использование архивных документов.

ОАО «Мордовцемент» использует систему «ДЕЛО» во всех отделах и подразделениях фирмы.

Использование системы позволило выполнить такие задачи, как увеличение «прозрачности» перемещения документов как внутри организации, так и вне её, создание внутрикорпоративного информационного пространства.

В результате внедрения «ДЕЛО» на четверть увеличилось время, которое персонал может использовать для выполнения работы, непосредственно связанной с производственной деятельностью компании.

Начиная с 2000 года в ОАО «Татнефть» функционирует система «ДЕЛО», осуществляя автоматизированный документооборот в компании. Сейчас в системе зарегистрировано более 2 млн. документов.

Это дало возможность контролировать обмен документации подразделений и непосредственных исполнителей, что способствовало повышению управляемости организации, скорости и качества принимаемых решений.

В компании осуществлена централизованная регистрация всей документации и улучшен контроль исполнения решений. ‏

Также СЭД «ДЕЛО» используют следующие крупные компании:

• Мострансгаз, • Газпромэнерго, • ТрансКредитБанк, • СДМ-Банк, • Коммерсантъ, • Сибавиастрой, • Велесстрой, • Нижнекамскнефтехим, • Корпорация АВТОКАПИТАЛ, • Группа компаний «Основа Холдинг», • Международный аэропорт «Казань»,

• Авиакомпания «Якутия».

Источник: http://savepearlharbor.com/?p=255305

Сэд для государственных организаций

Управление документооборотом в государственном секторе

  • Документация
  • /
  • Сэд для государственных организаций

На рынке современного программного обеспечения для управления документами представлено достаточно много систем, которые позиционируются, как предназначенные для государственных организаций.

Серди них присутствуют как решения-надстройки на известных платформах, таких как Lotus Notes, Share Point, 1C, так и самостоятельные разработки – Дело, БОСС Референт, Docs Vision, FossDoc и другие.

Какие общие требования предъявляются к данным продуктам для работы в госорганах?

Когда говорят о документообороте в госорганах предполагают прежде всего, что Система работает в достаточно крупной (ориентировочно 100 пользователей и более) организации или ее подразделении с устоявшимися регламентами работы с документами на основе классического делопроизводства. Т.е.

достаточно большая часть задач СЭД в госучреждении посвящена обычным канцелярским вопросам: заполнение регистрационно-контрольных карточек; прием и обработка входящей почты; формирование и отправка исходящей корреспонденции; обработка служебных записок и организационно-распорядительной документации; прием и реагирование на жалобы и обращения граждан; реализация контроля над исполнением документов и пр.

В отличие от коммерческих структур, где существенный аспект документооборота – быстрая адаптация бизнес-процессов под постоянно изменяющиеся условия на рынке, для государственного предприятия важна полнота охвата всех поддерживаемых в учреждении процедур делопроизводства и документирования процессов. Ниже будут перечислены все значимые, на наш взгляд, требования для систем электронного документооборота, которые стоит анализировать при оценке возможности внедрения того или иного программного решения в государственных структурах.

1. Информационная безопасность

Это одно из главных требований к СЭД для госструктур, обусловленное самой спецификой их деятельности, когда хранящиеся документы могут представлять государственную тайну или информацию различной степени закрытости.

В связи с этим можно выделить такие подзадачи, которые должна решать СЭД:

  • Надежная идентификация и аутентификация пользователей. Использование средств электронно-цифровой подписи для подтверждения аутентичности действий пользователей.
  • Защищенный протокол связи между приложениями.
  • Интеграция с хорошо зарекомендовавшими службами каталогов на уровне ОС, например, Active Directory.
  • Организация различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей. “Тонкая” настройка отдельных прав доступа (чтение, редактирование, удаление и т.п.) к документам и их папкам.
  • Делегирование прав доступа сотрудников от одного лица другому.

2. Хранилище документов и почтовый сервис

Централизованным хранением документов и писем на практике часто и ограничивается использование документооборота на государственном предприятии, т.е. в этом случае СЭД представляется как объединение почтового клиента и хранилища документов на базе данных.

Таким образом, представляются важными следующие требования:

  • Минимальная зависимость скорости работы с документами от их количества в базе данных и числа одновременно работающих в системе пользователей.
  • Мощный поисковый сервис: по полям (реквизитам) документов, полнотекстовый поиск (по вложенным файлам).
  • Наличие встроенного почтового сервера на домене организации.
  • Возможность архивации документов и писем с быстрым извлечением из архива (поиск, чтение).
  • Высокая устойчивость хранилища к сбоям базы данных.
  • Возможность резервного копирования и быстрой репликации данных.

3. Коллективная работа сотрудников над документами

Если на предприятии документооборот используется не только для хранения документов, но и для реализации бизнес-процессов, связанных с их исполнением, то СЭД, таким образом, становится средой для организации коллективной работы сотрудников. В крупных организациях разветвленной структуры с устоявшимися регламентами делопроизводства важными будут следующие требования:

  • Поддержка работы с различными типами документов, используемых в современном делопроизводстве (входящие, исходящие, служебные, приказы и т.д.), возможность визуального проектирования новых типов документов и библиотек.
  • Настройка справочных (подстановочных) полей.
  • Визуальное проектирование маршрутов документов, шаблонов маршрутов.
  • Автоматический ввод и распознавание бумажных документов (потоковое сканирование), импорт из файлов различных форматов.
  • Поддержка создания документов из проектов и версионности документов.
  • Отправка задач для сотрудников и отслеживание их исполнения.
  • Организация работы отделов контроля и обработки обращений граждан.
  • Логирование действий пользователей в Системе (сервисы типа “история” и “статистика” работы пользователей).

4. Требования к аппаратному и программному обеспечению

Очень часто в государственных организациях аппаратные и программные ресурсы не соответствуют текущему “среднему” уровню развития компьютерной техники.

Поэтому, если ваша структура использует устаревшую технику, следует обратить внимание на заявленные производителем СЭД ресурсные требования, а именно:

  • Требования к аппаратным ресурсам и операционной системе.
  • Требования к СУБД, можно ли использовать бесплатную СУБД для работы системы и каковы ее ограничения?
  • Зависимость системы от сторонних продуктов. Если СЭД работает на сторонней платформе, например Lotus Notes или Share Point, также следует проанализировать зависимость данных продуктов от ресурсов.
  • Аналогично следует изучить все дополнительное программное обеспечение, которое необходимо для работы системы.

5. Стоимость продукта

Как правило, покупка Системы документооборота для государственного предприятия – достаточно затратное приобретение: автоматизируется большое число рабочих мест, требуется расширенная функциональность для удовлетворения всех возможных вариантов использования СЭД. Таким образом, стоимость продукта является комплексной величиной, которая учитывает многие факторы:

  • Стоимость серверной и клиентской частей Системы.
  • Возможная модернизация аппаратного и системного программного обеспечения.
  • Стоимость СУБД (если используется коммерческая версия данного ПО).
  • Стоимость дополнительного программного обеспечения: офисные приложения, другое ПО.
  • Покупка ЭЦП у провайдера и сопутствующего стороннего ПО для работы цифровой подписи (если необходимо).
  • Приобретение доменного имени для обеспечения работы внутренних почтовых ящиков предприятия (если необходимо).
  • Затраты на обучение ваших сотрудников.
  • Затраты на внедрение и подготовку решения под конкретные условия функционирования вашей организации.
  • Затраты на техническую поддержку (как правило, планируют ежегодные отчисления).

6. Удобство сопровождения

Важной составляющей успешного внедрения СЭД являются условия сопровождения, которые предлагает поставщик системы документооборота. Печально известная инертность сотрудников госструктур в отношении внедрения СЭД часто является следствием недостаточного уровня сопровождения системы. Необходимо обратить внимание на такие вопросы, как:

  • Удобство использования и простота работы с Системой, наличие инструкций типа “Быстрый старт”.
  • Полнота документации и ее соответствие текущей версии продукта.
  • Наличие электронных обучающих материалов (видеороликов, презентаций).
  • Возможности расширения системы и освещенность вопросов самостоятельной доработки системы заказчиком (если возможно).
  • Предоставление всех доступных вариантов технической поддержки: телефон, интернет, удаленное администрирование.
  • Регулярное обновление программного обеспечения с ведением лога внесенных изменений.

Опыт внедрения и преимущества FossDoc

Система документооборота FossDoc внедрена и используется во многих государственных структурах Украины. Среди наших клиентов:

  • Национальный банк Украины (Система используется в составе комплекса FossDocMail)
  • Служба внешней разведки Украины
  • Сумская, Черниговская, Закарпатская областные государственные администрации
  • Отдельные районные и городские администрации Украины, местные советы
  • Исследовательско-проектный центр кораблестроения (г. Николаев)

Главными преимуществами Системы, которые отмечают наши клиенты из госструктур, являются: идущие в поставке типовые документы, принятые в отечественном делопроизводстве; адаптируемость решения под новые задачи, возможность оперативного сканирования и внесения в систему копий бумажных оригиналов документов, механизм делегирования и гибкое управление правами доступа и поддержка популярных провайдеров ЭЦП.

FossDoc позволяет существенно снизить требования к квалификации администратора системы. Программное обеспечение рабочих мест пользователя обладает интуитивно-понятным интерфейсом, похожим на привычный почтовый клиент. Данные обстоятельства способствуют быстрому внедрению Системы в госорганах и массовому переходу на нее сотрудников.

Отдельно стоит упомянуть возможность связывания удаленных подразделений организации и работы их на один сервер.

Внимание: Для государственных организаций и учебных заведений действует гибкая система скидок на все наши программные продукты. Обращайтесь к нам за консультацией!

Источник: https://fossdoc.com/ru/goverments-sed

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.